Wszystko na pulpicie

Mój mąż ma strasznie roztrzepanego kierownika. Zawsze przed urlopem są nerwy, czy znów nie zagubił gdzieś e-maila z prośbą o urlop, na który teoretycznie zgodził się podczas rozmowy, ale potwierdzenia na piśmie nie ma...

... i huśtawka do ostatniego dnia – wyjedziemy, czy nie wyjedziemy? Całego tego chaosu można by było łatwo uniknąć, korzystając z możliwości, jakie dają nowoczesne technologie. Wystarczyłoby, żeby firma męża wdrożyła aplikację do samoobsługi pracowniczej. Mąż składałby elektroniczny wniosek urlopowy, a kierownik na Pulpicie Kierownika dostałby powiadomienie o sprawie do rozpatrzenia. Po zaakceptowaniu wniosku informacja wróciłaby elektronicznie do pracownika, a dział HR zostałby powiadomiony o akceptacji wniosku i nieobecność zostałaby zapisana w kartotece pracownika.

Jakie to proste, prawda? Nie trzeba się martwić, że ktoś zapomniał o wniosku i dokument się zawieruszył. Zawieruszył to ważne słowo – wiadomo jak jest z dokumentami, łatwo coś zapodziać.

Korzystając z rozwiązań technologicznych, wcale nie tak łatwo, bo elektroniczny obieg dokumentów kadrowych porządkuje procesy HR w przedsiębiorstwie. To system dba o to, by dokumenty wpływały do właściwych osób na czas. Dokumenty się nie gubią, bardzo łatwo można sprawdzić u kogo wniosek „utknął”. Na końcu procesu dokument zasili odpowiednią kartotekę i e-teczkę pracownika. 

Spójrzmy na to od strony pracownika. 

Zawsze najtrudniejszy w załatwianiu spraw był fakt, że trzeba iść do kadr, wziąć odpowiedni papierek, potem go wypełnić, dać do podpisu szefowi, a potem znowu gdzieś zanieść. Kilka lat temu dużym usprawnieniem i nowością był intranet firmowy, pozwalał zgromadzić w jednym miejscu wzory druków, regulaminów oraz ogłoszeń. Pracownik mógł sam pobrać odpowiedni wniosek i wydrukować, czasem nawet wysłać elektronicznie. Obecnie obserwujemy dużą zmianę i zainteresowanie aplikacjami do samoobsługi pracowniczej, które są poszerzeniem aplikacji kadrowo-płacowych używanych przez działy HR. W enova365 pracownik ma swój pulpit, który nie tylko pozwala mu na zalogowanie się z komputera, ale także z urządzeń mobilnych, np. z telefonu – co zwłaszcza w nagłych sytuacjach, gdy z jakiegoś powodu potrzebujemy szybko urlopu, jest niezwykle ważne. 

Kluczem jest przejrzystość i dostęp do informacji. Pracownik w każdej chwili ma dostęp do podstawowych informacji kadrowych, takich jak adres zamieszkania czy do korespondencji. Może zweryfikować PESEL, czy sprawdzić, kogo z rodziny zgłosił do ubezpieczenia zdrowotnego. W łatwy sposób sprawdzi informację o umowach o pracę lub zweryfikuje aktualność badań lekarskich i szkoleń BHP. Może sam sprawdzić informacje o dostępnym limicie urlopowym oraz nieobecnościach, jakie miał w danym roku.

Kolejnym ważnym elementem są dokumenty, jakie przez Pulpit może odebrać pracownik z działu HR wraz z potwierdzeniem ich odbioru. Należą do nich roczne deklaracje PIT, dokument RMUA, pasek wypłaty. 

Pracownik poprzez eRCP może potwierdzać obecność w pracy, również zdalnej wraz ze wskazaniem lokalizacji, w jakiej danego dnia pracuje. 

Pulpit Pracownika pozwala pracownikowi także automatycznie składać różnego rodzaju wnioski kadrowe: wniosek o zmianę adresu, rachunku bankowego, przystąpienie do PPK czy o różnego typu nieobecności. Wystarczy wypełnić, wysłać i gotowe. 

No nie tak szybko, ktoś jeszcze musi te wnioski zatwierdzić, trzeba poczekać na szefa lub pracownika HR.

Ale to czekanie nie trwa długo, bo po wypełnieniu wniosku, na Pulpicie Kierownika wyświetla się powiadomienie o tym, że wpłynął wniosek, więc nie da się go przeoczyć. Pulpit Kierownika, obok zatwierdzania wniosków pracowniczych, daje możliwość zweryfikowania danych kadrowych o podwładnych, takich jak umowy o pracę, szkolenia BHP, badania lekarskie, wypłaty pracowników itp.

Istotnym elementem jest możliwość bardzo łatwego zarządzania czasem pracy pracowników poprzez planowanie czasu i zlecanie zadań. Zwłaszcza dziś, kiedy mamy do czynienia z różnymi modelami pracy: od stacjonarnej przez zdalną po hybrydową, jest to bardzo ważna funkcjonalność. Dzięki eRCP szef i kadry łatwo sprawdzą, czy pracownik jest w pracy i wbrew pozorom nie chodzi tu tylko o kontrolę, czy nikt się nie obija w godzinach pracy. Tak naprawdę ta ewidencja czasu to po pierwsze, wymóg kodeksowy. Prawo nakłada na pracodawcę konieczność ewidencjonowania go, niezależnie, czy pracownik pracuje w biurze czy zdalnie. Po drugie, zabezpieczenie. Wyobraźmy sobie, że ktoś pracując zdalnie, łamie rękę. Jeśli będzie to w czasie pracy, to nawet gdy potknął się, idąc do własnej łazienki, to zostanie to zakwalifikowane jako wypadek przy pracy i będzie należało mu się odszkodowanie. 

Pulpit Kierownika pozwala też zarządzać zadaniami zespołu. Szef może przydzielać zadania, przesuwać je, jeśli okaże się, że ktoś się nagle rozchorował, wspierać tych pracowników, którzy potrzebują supportu, bo im się nawarstwiła praca. To sprawia, że da się sprawiedliwie i bardzo efektywnie zarządzać zespołem. 

Zadnia rozdzielone, praca wre, czas na wynagrodzenie.

Najlepiej od razu premię. Kierownik może ze swojego Pulpitu wysłać taki wniosek i już przy najbliższej pensji płace automatycznie doliczą bonusową sumę. Nasz program to nie tylko wygoda dla pracownika i kierownika, ale przede wszystkim dla działu kadr, płac, księgowości, kontrolingu. Kompleksowo wspieramy wszystkie procesy i procedury w firmie. Dzięki temu nie tylko ułatwiony jest obieg dokumentów, prowadzenie e-teczki pracownika, weryfikacja wskaźników KPI, ale – co najważniejsze – także szybkie dostosowanie wszystkiego do zmieniającego się prawa.

To w tym roku się nie nudziliście, sposób naliczania płac na początku roku zmieniał się jak w kalejdoskopie.

To prawda, przepisy się zmieniały, interpretacje się zmieniały, ale udało nam się w czasie rzeczywistym tak dostosować nasze oprogramowanie, by wszyscy pracownicy w firmach, które korzystają z naszych rozwiązań, na koniec miesiąca otrzymali prawidłowo naliczone wynagrodzenie. Myślę, że ta elastyczność i szybkość w dostosowywaniu rozwiązań dla firm do zmieniającej się sytuacji rynkowej to nasza największa przewaga konkurencyjna. Pierwszy test przeszliśmy wraz z początkiem pandemii. Nasi klienci nie mieli żadnych kłopotów z wdrożeniem przepisów wynikających z poszczególnych tarcz antykryzysowych. Jeżeli była taka konieczność, wypuszczaliśmy nową wersje oprogramowania w zasadzie z dnia na dzień. Podobnie było z Polskim Ładem. Podkreślić należy, że nasze rozwiązanie jest kompleksowe. Dołączając kolejne moduły, możemy zaopiekować się wszystkimi kluczowymi obszarami w działaniu firmy. 

Co jeszcze jest ważne przy wyborze nowoczesnego oprogramowania HR-owego do firmy?

Ważny jest świadomy klient. Nim firma wybierze oprogramowanie, musi zidentyfikować i zdefiniować potrzeby, jakie ma. Dobrze, by miała zdefiniowane procesy w przedsiębiorstwie, które chce zautomatyzować. Następnie świadomie powinna wybrać oprogramowanie i partnera, który je wdroży. Każde wdrożenie powinno być poprzedzone analizą przedwdrożeniową. Ten dokument jest kluczowy przy wdrożeniu. To w nim zawarte są potrzeby klienta i opisane są rozwiązania, jakie będą zastosowane. Powinien zostać również sporządzony dokument komunikacji między zespołem wdrożeniowym ze strony klienta, jak również partnera. To takie ABC, które spowoduje, że usługa będzie kompleksowa, a program zostanie skrojony na miarę potrzeb konkretnego klienta.   

Należy zwrócić uwagę jeszcze na jeden ważny aspekt, a mianowicie bezpieczeństwo danych. Trzeba zweryfikować, czy narzędzie informatyczne, które wdrażamy, jest w pełni zgodne z przepisami RODO, jakich wymaga się od systemu informatycznego.