W innym rytmie

Mam wrażenie, że przejście z pracy synchronicznej na pracę asynchroniczną w wielu firmach odbywa się bez wcześniejszego wprowadzenia dodatkowych zasad i procedur, co często powoduje ogromny chaos.

Jeśli mówiąc o „pracy asynchronicznej” myślimy o tym samym, to zgadzam się – niewiele firm i menedżerów jest na to przejście gotowych i to ma fatalne skutki – projekty nie są realizowane na czas, ludzie odchodzą, firma traci pieniądze.

Miałam na myśli taki tryb pracy, w którym ludzie wykonują swoje obowiązki w różnych godzinach – takich, jakie im najbardziej pasują.

Tak, to rozumiemy ten termin tak samo. Nie jest on więc tożsamy z pracą zdalną, bo ta może być zarówno synchroniczna, jak i asynchroniczna. Tak samo jak można pracować w siedzibie firmy w trybie asynchronicznym. Są przecież przedsiębiorstwa otwarte dla pracowników przez siedem dni w tygodniu 24 godziny na dobę i każdy przychodzi, kiedy chce. Tryb asynchroniczny nie musi też być trybem zadaniowym – ludzie mogą być rozliczani także z tego, że przez określony czas będą wykonywać swoje obowiązki. Mówię o tym, bo to też często się myli. Tryb pracy trzeba więc dopasować do rodzaju działalności i potrzeb firmy.

A jak należy przygotować się do przejścia na tryb asynchroniczny?

Przede wszystkim należy zadbać o komunikację i transparentność. Trzeba mieć narzędzia i procedury, dzięki którym pracownicy będą poinformowani, co się dzieje w firmie i czego się od niego oczekuje, a menedżer będzie wiedział, w jakim stopniu podwładni są obciążeni pracą, będzie mógł efektywnie planować pracę i dobrze rozdzielać zadania. To mogą być proste narzędzia np. my korzystamy ze współdzielonych tabelek w Excelu i Kalendarza Google. Są jednak firmy, w których to nie wystarczy. Skomplikowanymi procesami i większą liczbą pracowników pomagają skutecznie zarządzać takie narzędzia jak Jira czy platforma ServiceNow.

Jak te dokumenty są u was wykorzystywane?

W tabelce wpisujemy to, czego potrzebujemy od innych członków zespołu, czas, jaki według nas zajmie wykonanie tego zadania i deadline. Ten, kto je przejmuje, zaznacza to w dokumencie, a potem informuje, że je wykonał. Takie rozwiązanie sprawdzi się w zespołach, w których zakresy obowiązków na różnych stanowiskach są do siebie podobne. Co ważne – posługujemy się tym samym nazewnictwem np. używamy słowa proofreading, które jest w naszym systemie dokładnie opisane – mamy checklistę 20 rzeczy, które trzeba w ramach tego zadania wykonać. Nowa osoba może więc w każdej chwili sprawdzić, co dokładnie ma zrobić. Gdyby każdy używał własnego nazewnictwa, wpisywał np. „sczytanie tekstu” albo „sprawdzenie tekstu pod kątem literówek”, byłby bałagan. A tak dzięki temu, że mamy wszystko dokładnie zdefiniowane, nie musimy ze sobą rozmawiać. To może brzmi źle…

Masz rację. To nie brzmi dobrze. 

Poczekaj. Nie miałam na myśli rezygnacji ze wszystkich rozmów, a tylko z tych niepotrzebnych. Chodziło mi o tracenie czasu na dopytywanie się i wyjaśnianie, kto co miał na myśli. Rozmowy o rzeczach ważnych, strategicznych, służące wymianie myśli i pomysłów powinny zostać. My mamy np. spotkania dotyczące konkretnych projektów. Ostatnio była burza mózgów, podczas której zastanawialiśmy się, w jaki sposób wykorzystać AI w naszej firmie. Wcześniej każdy dostał e-mailem informacje, jak się do tego spotkania przygotować....