Wyjazd zamiast premii

Na wyjazdy motywacyjne, określane często mianem incentive travel (turystyka motywacyjna), firmy najczęściej wysyłają swoje zespoły handlowe, pracowników sieci sprzedaży czy kontrahentów. Są to nieraz dłuższe wypady (co najmniej na tydzień), traktowane jako forma nagrody, i mają ekskluzywny charakter. Jak podaje wrocławska spółka Bissole, która specjalizuje się w tego typu turystyce, jej klienci chętnie wybierają np. wyjazdy połączone z obejrzeniem prestiżowych przedstawień teatralnych czy operowych, stawiają na koncerty gwiazd światowego formatu, mecze piłkarskie najlepszych drużyn albo wyścigi Formuły 1. Regułą jest też zorganizowanie uroczystej kolacji w specjalnym lokalu z bardzo oryginalnym menu. Ale czy to wszystko zawsze jest potrzebne?

Nie przesadzajcie z atrakcjami

Na rynku jest sporo usługodawców, którzy specjalizują się w wyjazdach motywacyjnych i oferują bogaty wybór atrakcji: oprócz imprez kulturalnych albo zwiedzania, także kursy jazdy konnej, rejsy, wyprawy rowerowe, warsztaty samoobrony czy pokazy barmańskie, aż po kursy medytacji, rzucania palenia, a nawet szkolenia z technik uwodzenia. Do wyboru do koloru, ale i tak najważniejsze jest, aby wybrać dobrze. 

Tymczasem jednym z nagminnie popełnianych błędów jest źle dobrany program incentive travel. Firmy nie wiedzą np., czego właściwie potrzebują ludzie, których chcą na wyjazd zabrać: jak lubią spędzać czas, co będzie dla nich atrakcyjne, a w czym nie chcieliby wziąć udziału. Jeśli nie utrafi się w ich preferencje, nici ze zmotywowania do pracy czy wzmocnienia lojalności. Dlatego, przed opracowaniem planu wyjazdu, firma powinna się w tych preferencjach zorientować. Może zebrać potrzebne informacje choćby za pomocą ankiety rozesłanej e-mailem do wszystkich zainteresowanych. 

Dobór atrakcji w dużym stopniu powinien zależeć od tego, kim są członkowie wyjazdowej grupy: ilu ich jest, jaka jest średnia ich wieku, płeć, jakie mają zainteresowania, a nawet – jaki jest ich stan cywilny. Grupie składającej się np. z 20 osób, której większość stanowią osoby pozostające w związkach, raczej nie powinno się proponować kursu podrywania, a młodzi mężczyźni prawdopodobnie bardziej docenią imprezę pod hasłem „odpicuj mi brykę” (przerabianie samochodów) i pokaz Monster Trucków niż warsztaty gotowania. 

Należy też pilnować, aby zachować równowagę. – Wyjazd nie powinien być nudny, ale trzeba przy tym pamiętać, żeby nie przeładować programu atrakcjami. Brak chwili dla siebie może spowodować u uczestników efekt odwrotny do zamierzonego – przestrzega Monika Żelakiewicz, kierownik biura w polskim oddziale Lenovo. 

Ważne jest poza tym, aby niektóre zajęcia były typowo zespołowe, gdzie jedna osoba musi polegać na drugiej lub na całej grupie. – Jest tutaj mnóstwo możliwości, np. gry miejskie, dzięki którym uczestnicy lepiej poznają dane miasto, albo gry wiejskie, nawiązujące do regionu, w którym przebywają – mówi Żelakiewicz. To pomaga integrować zespół, pozwala zbudować wspólną historię i potem jest co wspominać. 

Jasny cel

Jak jeszcze przygotować wyjazd motywacyjny, aby dał jak najwięcej korzyści? Otóż zacząć, czasami na wiele miesięcy przed, od tego, jaki ma być dokładnie jego cel. Można np. na początku roku powiadomić zespół handlowy, że trzech najskuteczniejszych sprzedawców będzie miało okazję wyjechać we wrześniu w ramach premii w miejsce, gdzie będą mogli jeszcze bardziej umocnić swoje relacje z najlepszymi kontrahentami firmy i dystrybutorami. W takich wypadkach zwykle chodzi o wyjazd z „efektem wow”. Może on np. obejmować spotkanie ze światowej sławy trenerem biznesu, w dodatku na szczycie drapacza chmur, by później – po sesji szkoleniowej – zeskoczyć w dół na spadochronie. 

Innymi słowy, wyjazd trzeba zawsze organizować także pod kątem jego biznesowego celu. – W naszym przypadku chodziło o wspólne spędzenie czasu poza biurem i lepsze poznanie się ludzi, żeby poprawić wewnętrzną komunikację w firmie, o budowanie ducha zespołowego i wzmocnienie motywacji pracowników – wylicza Monika Żelakiewicz. – Była to również dobra okazja do krótkiego podsumowania sytuacji w firmie i osiągniętych wyników. 

Czas i pieniądz

W zależności od tego, gdzie chcemy zabrać pracowników czy klientów, będziemy potrzebować odpowiednio dużo czasu i pieniędzy. Średni czas trwania wyjazdów motywacyjnych odbywających się w kraju to dwa dni. Jeśli odbywają się za granicą, ale w Europie, trwają cztery do pięciu dni, a jeżeli poza Starym Kontynentem, od ośmiu do 10 dni. Najwięcej organizuje się ich wiosną (kwiecień, maj) i jesienią (wrzesień, październik), lecz popularne są również wyjazdy narciarskie na początku grudnia lub na przełomie lutego i marca. 

Pozostaje jeszcze kwestia kosztów. Mogą się oczywiście bardzo od siebie różnić, niemniej możemy podać ceny uśrednione, w przeliczeniu na uczestnika. I tak, za jedną osobę w przypadku wyjazdu w obrębie Polski zapłacimy ok. 2 tys. zł. Za  granicą, ale w Europie – 4–6 tys. zł, a gdzieś dalej – ok. 8 tys. zł. Jeśli więc firma chciałaby zabrać np. do RPA 15-osobową grupę, budżet na taki incentive travel może przekroczyć nawet 100 tys. zł. Bez wątpienia jednak wyjazd ten zapadnie wszystkim w pamięć i poczują się docenieni. A czy przełoży się to na ich zmotywowanie czy lojalność? Możliwe, o ile wszystko z głową zorganizujemy. Bo, jak wiadomo, diabeł tkwi w szczegółach. 

Co trzeba wiedzieć, nim zabierze się kogoś na wyjazd motywacyjny

Jaki ma być cel wyjazdu – motywacja, integracja, nagroda, szkolenie?

Jakie są preferencje jego uczestników – dotyczące oferowanych atrakcji i miejsca pobytu.

Kto się wybiera – ile osób, ich wiek, płeć, proporcje płci w grupie.

Kiedy i gdzie – w tym na jak długo.

Budżet – ile pieniędzy możemy przeznaczyć na jedną osobę.

Jakie są ewentualne ograniczenia – społeczne, kulturowe, związane z kondycją fizyczną uczestników czy ich umiejętnościami, dotychczas wykorzystanymi kierunkami i atrakcjami itp.

Dodatkowe aspekty – np. struktura zakwaterowania, dodatkowa obsługa marketingowa wyjazdu.

Źródło: Bissole

Częste błędy popełniane podczas planowania wyjazdu motywacyjnego

1. Menedżerowie i dyrektorzy decydują o docelowej lokalizacji bez konsultacji z zespołem, który ma być motywowany. To jego członkowie powinni wskazać, dokąd chcieliby pojechać.

2. Program motywacyjny skupia się głównie na handlowcach, a osoby, które zajmują się pozyskiwaniem leadów, przygotowywaniem ofert czy działaniami marketingowymi, są zaniedbywane. Warto ustalić przed wyjazdem, jakie dokładnie zachowania pracowników chcemy poprzez motywowanie wzmocnić lub uzyskać.

3. Nie do końca przemyślane koszty. Firma powinna dokładnie się zorientować, jakie ceny panują na miejscu, np. w hotelu czy spa, z których ma korzystać zespół. Nie jest dobrze, gdy okazuje się, że pracowników na nic potem nie stać.

4. Brak planu B. Trzeba go mieć, bo może się okazać, że dana atrakcja (np. pływanie z delfinami) nie będzie mogła być zaoferowana z przyczyn losowych (jak choroba opiekuna delfinów). Warto mieć nawet plan C.

5. Brak follow-up. Każdy wyjazd motywacyjny należy przedyskutować z zespołem zarówno zanim do niego dojdzie, jak i po powrocie. Pracownicy powinni wiedzieć, dlaczego kierownictwo zdecydowało się przeznaczyć pieniądze na taki wyjazd i jak powinien on wpłynąć na ich zachowanie i wyniki pracy.

Źródło: United Incentives