Prawny start w start-up. Zasady pracy zdalnej, czyli o czym powinien pamiętać pracodawca?

Najbardziej spektakularną zmianą w ostatnim roku na rynku pracy jest upowszechnienie się pracy zdalnej. Oczywiście w tak kreatywnym i innowacyjnym rodzaju działalności, jakim jest start-up, często podejmuje się współpracę z ekspertami w ramach elastycznych form zatrudnienia, np. umowa B2B, w czasie której współpracownik ma prawo świadczyć usługi z dowolnie wybranego przez siebie miejsca bez konieczności ustalania dodatkowych reguł w tym zakresie. Gdy start-up decyduje się jednak na zawieranie bardziej klasycznych kontraktów – umowa o pracę – warto, aby przyjrzał się obowiązkom i możliwościom pracodawcy dotyczącym wdrożenia pracy zdalnej, tym samym czyniąc bardziej atrakcyjnym ten typ zatrudnienia. 

Praca zdalna. Przepisy

Pierwszy przepis dotyczący pracy zdalnej wprowadziła do polskiego porządku prawnego Ustawa z 2 marca 2020 r. o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem covid-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych (Dz.U. z 2020 r. poz. 374 ze zm.). Sprowadza się on do możliwości polecania pracownikom pracy poza stałym miejscem jej wykonywania w związku z epidemią koronawirusa. I choć raz po raz wracają głosy o wprowadzeniu bardziej rozbudowanej regulacji dotyczącej home office na stałe do kodeksu pracy, to do tej pory nie udało się uzgodnić jej treści.

Zwięzłość przepisów dotyczących nowej instytucji, niekiedy tak pożądana, rozpoczęła wśród pracodawców i ekspertów burzliwą dyskusję o tym, jakie kroki są niezbędne, a jakie dopuszczalne przy jej wdrażaniu i o co należy zadbać, aby była bezpieczna i efektywna. Szczególnie dużo wątpliwości wzbudziły kwestie odpowiedzialności za bezpieczeństwo i higienę pracy oraz pokrywania kosztów narzędzi i materiałów potrzebnych pracownikowi do wykonywania czynności służbowych w domu.

Regulamin pracy zdalnej

Jako trafny należy więc ocenić pomysł wprowadzenia w firmie wewnętrznej procedury, która ureguluje zasady pracy zdalnej. Warto zrobić to przede wszystkim dlatego, że zapewnienie pracownikom bezpiecznych i higienicznych warunków pracy jest jednym z najważniejszych obowiązków zatrudniającego. Obecna konstrukcja przepisów dotyczących BHP pozwala natomiast wysnuć wniosek, że pracodawca jest odpowiedzialny za swoich podwładnych niezależnie od miejsca, z którego świadczą pracę. Aby zmniejszyć ryzyko wypadku w czasie home office lub określić zasady postępowania, gdyby nie udało się go uniknąć, należy odpowiednio poinstruować pracowników i zobowiązać do przestrzegania zasad bezpiecznej i higienicznej pracy niezależnie od miejsca jej wykonywania. Dobrym miejscem na przekazanie w tym zakresie instrukcji pracownikom jest właśnie wewnętrzna procedura.

Podstawą sukcesu start-upu jest innowacyjny i oryginalny pomysł. Jego założyciele powinni więc przykładać szczególną uwagę do stosowania rozwiązań mających na celu ochronę tajemnicy przedsiębiorstwa. Niezbędne jest, aby w procedurze dotyczącej pracy zdalnej znalazły się tego typu postanowienia, jak np. zakaz korzystania z prywatnych urządzeń elektronicznych przy wykonywaniu zadań służbowych czy obowiązek zabezpieczania dostępu do komputera służbowego hasłem.

W procedurze opisującej reguły pracy zdalnej cenne jest również przypomnienie pracownikowi o obowiązku stosowania podczas pracy w domu innych wewnętrznych przepisów i regulaminów funkcjonujących u pracodawcy. 

Podkreślenia wymaga również fakt, że świadczenie pracy w formie home office nie zwalnia pracodawcy z obowiązku prowadzenia ewidencji czasu pracy (za wyjątkiem osób zatrudnianych w zadaniowym czasie pracy i zarządzających w imieniu pracodawcy). Wewnętrzny regulamin powinien określać więc przede wszystkim sposób komunikacji pomiędzy przełożonym i pracownikiem, aby zapewnić efektywną współpracę, ale także umożliwić pracownikowi zgłaszanie np. godziny rozpoczęcia pracy, godzin zakończenia pracy czy sytuacji awaryjnych. 

Pod rozwagę należy wziąć umieszczenie w procedurze obowiązku wskazywania miejsca świadczenia pracy zdalnej przez pracownika. Z jednej strony zwiększa to możliwość kontrolowania aspektów BHP wykonywanej pracy (np. pracodawca wie, że pracownik ma do dyspozycji w swoim domu oddzielny pokój z ergonomicznym fotelem i nowoczesnym monitorem), a z drugiej pozwala z wyprzedzeniem zaplanować i zorganizować pracę w przypadku, gdyby pilnie wezwany do biura pracownik oświadczył, że swoje obowiązki służbowe aktualnie wykonuje na odległej o 10 000 kilometrów od zakładu pracy wyspie.

Z drugiej jednak strony wprowadzenie jasnych reguł pracy zdalnej może przyczynić się do tego, że start-up będzie atrakcyjniejszy dla potencjalnych nowych pracowników, którzy niekoniecznie mieszkają w pobliżu przedsiębiorstwa. W ten sposób obszar rekrutacji znacznie się poszerza, pozwalając start-upowi na efektywniejsze wyszukiwanie osób o pożądanych umiejętnościach. 

Kolejnym ważnym aspektem podejmowanym w procedurze pracy zdalnej są reguły wyposażania pracowników w odpowiednie narzędzia i sprzęt do jej wykonywania, jak również decyzja o ewentualnej wypłacie ekwiwalentu za korzystanie z własnego telefonu, Internetu czy drukarki. Ten obszar, biorąc pod uwagę aktualne brzmienie przepisów, może być przez pracodawcę praktycznie dowolnie regulowany. Standardem stało się np. przyznawanie zatrudnionym ekwiwalentu za zwiększone rachunki za energię elektryczną, ale są też pracodawcy, którzy na swoje barki biorą wyposażenie pracownika w biurko, krzesło czy nawet kawę.

Praca zdalna a telepraca

W Kodeksie pracy brakuje przepisów o pracy zdalnej, ale znajdują się w nim postanowienia dotyczące tzw. telepracy, czyli regularnego wykonywania pracy poza zakładem pracy z wykorzystaniem środków komunikacji elektronicznej. Z uwagi na to, że przepisy te szczegółowo wskazują prawidłowy sposób wdrożenia telepracy i nakładają na pracodawcę szereg obowiązków, to warto zadbać o to, aby nasza procedura wewnętrzna lub inne rozwiązania stosowane w celu umożliwienia pracownikom wykonywania home office nie mogły zostać uznane za telepracę. Osiągnąć to można poprzez określenie ram czasowych stosowania pracy zdalnej, a w przypadku chęci korzystania z tej instytucji również po zakończeniu pandemii rozwiązaniem może być praca w trybie hybrydowym lub zobowiązanie osób zatrudnionych do przepracowania określonej ilości dni w tygodniu/miesiącu stacjonarnie.