Praca zdalna. Co dalej ze skuteczną komunikacją?

Praca zdalna nieoczekiwanie wkradła się do naszego życia. Zmieniła znane nam schematy i nauczyła nas nowych standardów komunikacji. To, że zostanie z nami na dłużej, jest już pewne. Ma sporo zalet. Łączymy się z różnymi miejscami na świecie bez wychodzenia z domu. Oszczędzamy czas związany z dojazdami, nie musimy martwić się o bilet, korki, czy wolne miejsce na parkingu. Włączamy komputer i „już”. Można pomyśleć, że gdyby głównym kryterium decydującym o skutecznej komunikacji był czas jaki przeznaczamy na cały proces, praca zdalna dominowałaby w naszym życiu, szczególnie zawodowym, już od dawna. 

Za skuteczną komunikacją stoi jednak znacznie więcej. To proces, w którym pomiędzy nadawcą i odbiorcą komunikatu powstaje relacja, która ma doprowadzić do zrozumienia i porozumienia. To układ polegający na mówieniu, słuchaniu i obserwacji, szczególnie naszych niewerbalnych zachowań, tak, aby ocenić, czy komunikat jest spójny, czy nadawca i odbiorca aktywnie uczestniczą w rozmowie, czy mają prawidłowe zrozumienie tematu rozmowy.

Praca zdalna. Co z komunikacją online?

Pojawia się pytanie, jak jest z tą komunikacją online? Pomyślmy o sekundowym opóźnieniu głosu w stosunku do ruchu warg nadawcy, który często ma miejsce w połączeniach zdalnych lub o zamrożeniu obrazu i jedynie dostępności głosowej. Dla naszych wyuczonych schematów w ramach procesów poznawczych to niespójność, błąd, zakłócenie. Wyostrzamy nasze zmysły na zrozumieniu, co się dzieje, próbując „dopowiedzieć” sobie w głowie ciągłość komunikatu i komunikacji w ogóle. Potrzebujemy spójności, nasz umysł wymaga ładu, porządku – tak jest nauczony, taki jest jego schemat poznawczy. Jeśli sytuacja będzie trwała dłużej, może dojść do przeciążenia i nasz umysł po prostu się wyłączy. Jest to jeden z powodów, dla których wiele osób na początku wzmożonego wykonywania pracy on-line, po prostu czuło się zmęczonych.

Nasz system poznawczy był wystawiony na większy niż zwykle wysiłek. Nie dotyczy to tylko zakłóceń. Spotkanie on-line może odbywać się prawidłowo, w dobrej jakości, a osoby w nim uczestniczące mogą czuć zmęczenie. Wszystko dlatego, że uczymy się nowych schematów. Oczywiście dotyczy to osób, które wcześniej nie pracowały intensywnie w trybie online. Pozytywne jest to, że tak zwana „krzywa uczenia się” działa na naszą korzyść, czyli z czasem przyswajamy nowe umiejętności, nowy sposób obserwacji, nowe doświadczenia i wykonujemy nowy sposób pracy szybciej i z mniejszym obciążeniem.

Praca zdalna. Komunikaty niewerbalne problem większym niż myślisz

O wiele łatwiej jest nam z czasem opanować obsługę techniczną spotkań. Trudnej jednak obserwować komunikaty niewerbalne, tak ważne w skutecznej komunikacji. Nadawca poprzez obserwację może ocenić zainteresowanie lub znużenie odbiorcy, może moderować głos, zmienić sposób prezentacji lub zaproponować przerwę. W sytuacji on-line często nie widzimy całej sylwetki rozmówcy. Dodatkowo możemy mieć kilku rozmówców jednocześnie, widocznych jedynie w niewielkich okienkach, o ile nie mają wyłączonych kamer. Powstają zestawy zasad dotyczące  spotkań on-line, które mają nam pomóc i ułatwić zdalną komunikację. Dobre praktyki są cenne i warto je pielęgnować w organizacjach oraz wymieniać się dobrymi doświadczeniami. Dlaczego? Ponieważ praca zdalna na stałe zagości w naszych kulturach organizacyjnych. Każda podpowiedź, która usprawni nasz proces uczenia się, w tym uczenia się nowych schematów poznawczych, pozwoli nam na większą skuteczność. 

Praca z domu? Pomysły na biznes

Najlepszym rozwiązaniem dla osiągnięcia skutecznej komunikacji w długiej perspektywie wydaje się model hybrydowy. Część zadań realizujemy on-line, natomiast część organizujemy tradycyjnie. Wideorozmowy mogą być świetnym przygotowaniem do spotkania tradycyjnego. Jeśli w ramach relacji zdalnych zadbamy o treść i wartość merytoryczną planowanego spotkania tradycyjnego, to podczas rozmowy w sali większą uwagę możemy skoncentrować na budowaniu kontaktu i cieszeniu się z faktu, że jesteśmy obok siebie, w pełnym wymiarze. Zatem praca zdalna staje się istotnym aspektem warunkującym skuteczną komunikację.