Powrót do biura? Nowe zasady w miejscach pracy

- Wracamy do biur, ale nie będą one już tym czym były kiedyś. Pandemia koronawirusa zmieniła sposób w jaki żyjemy i w jaki będziemy funkcjonować w przestrzeni biurowej. Wielu z tych zmian nie należy traktować jako tymczasowych. Na stałe odmienią one podejście pracowników i pracodawców do środowiska pracy. Nastała nowa normalność. A w niej priorytetem są elastyczność, efektywność i przede wszystkim bezpieczeństwo – mówi Jakub Jędrys, dyrektor działu doradztwa budowlanego i projektowego, Savills.

Główne wytyczne dotyczące środowiska pracy nie odbiegają od aktualnych zaleceń Światowej Organizacji Zdrowia oraz Głównego Inspektoratu Sanitarnego odnośnie wszystkich innych miejsc, w których może dojść do kontaktu z drugą osobą. Obowiązuje zatem reguła dystansu społecznego oraz bezwzględne przestrzeganie zasad higieny. Większość procedur, jakie firma Savills rekomenduje firmom przygotowującym się na powrót pracowników, opiera się na skutecznym informowaniu pracowników o powyższych zasadach oraz takiej reorganizacji pracy biurowej, która ułatwi ich przestrzeganie.

Dystans społeczny w biurze można zachować wdrażając system rotacyjny, łącząc go z kontynuowaniem pracy zdalnej części pracowników. Firmy posiadające biura zaprojektowane na planie otwartym (tzw. open space) mogą zapewnić odstęp 1,5-2 metrów pomiędzy pracownikami poprzez wyłączenie części stanowisk pracy, tak by oba sąsiednie stanowiska pozostawały wolne i by nie siedzieć naprzeciwko drugiej osoby. Jeżeli pozwala na to infrastruktura, można również rozważyć wstawienie ścianek dzielnych pomiędzy rzędami biurek.

- Nie jest ważne czy koronawirus zostanie z nami na dłużej czy nie, firmy powinny zadbać o bezpieczeństwo pracowników. Pewne rozwiązania, które możemy wprowadzić w biurze pomogą nas chronić nie tylko przed szerzeniem się obecnej pandemii, ale mają zastosowanie wobec wszystkich epidemii wywołanych wirusami przenoszonymi drogą kropelkową – mówi prof. Włodzimierz Gut.

Według wytycznych prof. Włodzimierza Guta, jedną z podstawowych zasad, jaką wszystkie firmy powinny przyjąć jest założenie, że do biura przychodzą tylko osoby, u których nie występują objawy choroby Covid-19. Wobec wątpliwości dotyczących możliwości sprawdzania temperatury u osób przebywających w budynkach biurowych, kluczowa staje się zasada odpowiedzialności za siebie i innych. W przypadku gorszego samopoczucia i zaobserwowania u siebie objawów grypopodobnych, należy bezwzględnie pozostać w domu i nie pojawiać się w biurze.

W opinii prof. Włodzimierza Guta biuro gwarantujące zachowanie dystansu społecznego eliminuje konieczność noszenia maseczki ochronnej w momencie, kiedy siedzimy przed komputerem i nie odchodzimy od biurka. Chcąc jednak w pełni przygotować się na powrót pracowników do biura warto dokonać analizy całej wykorzystywanej powierzchni najmu i wdrożyć na niej odpowiednie procedury, a także sprawdzić jakiego rodzaju środki bezpieczeństwa na powierzchniach wspólnych podjął właściciel budynku.

Jak proponuje Savills, o ile pozwala na to plan danego biura, można rozważyć wprowadzenie ruchu jednostronnego w ciągach komunikacyjnych i wydzielenie obszarów najbardziej narażonych na kontakt z osobami spoza firmy. W przypadku biur, które odwiedza duża liczba klientów, jednym z opcjonalnych rozwiązań pozwalających chronić pracowników recepcji jest zainstalowanie szyby z pleksi. W biurze wskazane jest także czasowe wyłączenie z użytkowania stref relaksu oraz zminimalizowanie liczby osób korzystających z kuchni i sal konferencyjnych. Dobrze jest, jeśli pomiędzy spotkaniami zaplanowane zostaną przerwy pozwalające na wymianę powierza w sali. Warto również skontaktować się z zarządcą budynku, by zapytać o procedurę korzystania z wind, punktów handlowych i gastronomicznych dostępnych w obiekcie oraz upewnić się czy zwiększona została częstotliwość sprzątania i dezynfekcji na powierzchniach wspólnych.

Bardzo ważne w zmniejszaniu ryzyka zarażenia w środowisku biurowym jest przestrzeganie zasad higieny. Zgodnie z rekomendacjami Savills, należy dbać, by w toaletach dostępne było mydło i ręczniki papierowe oraz zachęcać pracowników do mycia rąk. Najczęściej dotykane powierzchnie, np. panel sterowania xero czy automatu do kawy, powinny być regularnie dezynfekowane środkiem na bazie alkoholu o stężeniu minimum 60 proc., a całe biuro można dodatkowo co pewien czas odkażać jedną z dostępnych metod, która nie uszkadza sprzętu biurowego, np. poprzez ozonowanie. Stanowiska do pracy rotacyjnej, zwłaszcza tzw. hot deski, powinny być dezynfekowane po każdej osobie.

W planowaniu bezpiecznego środowiska pracy z pomocą mogą przyjść również nowe technologie. Oprócz wdrożenia narzędzi umożliwiających zdalny kontakt z klientami i współpracownikami np. w formie wideokonferencji, zaleca się implementację rozwiązań bezdotykowych automatyzujących procesy lub sterowanych głosem. Zgodnie z rekomendacjami Savills, można również wprowadzić dedykowane aplikacje usprawniające zarządzanie pracą zmianową i regulujące aktualne obłożenie biura. 

- Strach przed zarażeniem, w połączeniu z natłokiem informacji na temat pandemii, doprowadzają do powstania wielu mitów dotyczących koronawirusa. Tworząc procedury bezpiecznego środowiska pracy należy opierać się na sprawdzonych informacjach i starać się unikać rozwiązań, które mogą okazać się nierealne do wdrożenia lub wyegzekwowania. Nie można przy tym zapominać o potrzebie komunikacji z pracownikami. Warto zacząć od przeprowadzenia wśród nich ankiety, a wszelkie procedury powinny być wytłumaczone w sposób jasny i wsparte oznaczeniami rozmieszczonymi w przestrzeni biurowej – dodaje Jakub Jędrys z Savills.

- Obecnie w trybie przyśpieszonym firmy modyfikują swoje aktualne siedziby, ale pandemia koronawirusa może wpłynąć również na to, jakich biur będą one szukały w przyszłości. Najemcy z pewnością mogą zacząć zwracać większą uwagę na rozwiązania budynkowe umożliwiające bezdotykowe korzystanie z baterii umywalkowych, podajników mydła czy zastosowanie czujników oświetlenia. Być może również zauważalna będzie chęć powrotu części firm do biur w układzie gabinetowym. Z pewnością jednak najemcy dążyć będą do większej elastyczności, np. poprzez łączenie wynajmu tradycyjnej powierzchni biurowej z okresowym korzystaniem z powierzchni coworkingowej, co pozwala ograniczać ryzyka związane z długoterminową umową najmu – podsumowuje Jarosław Pilch, dyrektor działu powierzchni biurowych, reprezentacja najemcy, Savills.