Odzyskiwanie należności. Jak skutecznie odebrać swoje pieniądze? [WYWIAD]

Na jakie zapisy w umowie powinni zwrócić uwagę przedsiębiorcy, by mieć największą szansę na odzyskanie należności od swoich kontrahentów?

Nawet najlepsza i najobszerniejsza umowa nie uchroni nas przed kimś, kto ma złe intencje i umyślenie dąży do uniknięcia zapłaty za odebrany towar lub usługę. Nie oznacza to jednak, że nie można i nie należy minimalizować potencjalnego ryzyka.  Na płaszczyźnie zapisów umownych przede wszystkim chciałbym zwrócić uwagę na pomijaną często instytucję, a znaną polskiemu kodeksowi cywilnemu, jak i wszystkim systemom prawnym kultury łacińskiej, mianowicie zastrzeżenie własności towaru/praw do czasu zapłaty ceny nabycia (retention title). Już sama nazwa wskazuje na znaczenie, ale gwoli ścisłości doprecyzujmy, iż mówimy tutaj o zapisie umownym, który zastrzega przejście własności towaru/prawa dopiero w chwili uiszczenia ceny nabycia. Dzięki takim klauzulom nasz kontrahent do czasu zapłaty pozostaje wyłącznie posiadaczem rzeczy/prawa i nie nabywa własności i wynikającej z tego ochrony prawnej. Otwiera to nam drogę nie tylko do dochodzenia ceny zapłaty, ale zyskujemy też alternatywę w postaci prawa domagania się zwrotu rzeczy, co czasami może okazać się łatwiejsze niż uzyskanie od dłużnika świadczenia pieniężnego. Ale co jest najbardziej istotne, że mając takie zastrzeżenie umowne i angażując do działania profesjonalnego przedsiębiorcę,  oferującego wydobywanie rzeczy od dłużników, możemy to zrobić zdecydowanie szybciej i taniej niż przed sądem. Również należy podnieść, iż zastrzeżenie własności w przypadku upadłości dłużnika daje nam możliwość wydobycia takich przedmiotów z masy upadłości a tym samym unikamy „stania w kolejce” z innymi wierzycielami do środków pieniężnych pochodzących ze spieniężenia majątku po upadłym dłużniku. 

Na co jeszcze powinni zwracać uwagę przedsiębiorcy?

Kolejnym istotnym zapisem umownym, którego tym razem lepiej unikać w umowa jest zakaz cesji wierzytelności. Wprowadzenie do kontraktu takiej klauzuli może skutecznie uniemożliwić nam skorzystanie z różnych form finansowania zapłaty za transakcje, szczególnie mowa tu o wszelkich formach faktoringu. 

Częstym powiedzeniem jest, iż to co najważniejsze w umowach zawsze zapisane jest drobnym drukiem na samym końcu. I jest w tym sporo prawdy. Jednym z częstych zapisów dodawanych właśnie na samym końcu umowy jest zastrzeżenie właściwości sądu lub też obowiązek skierowania sprawy do arbitrażu przed skorzystaniem z drogi sądowej. Nieuczciwy kontrahent potrafi wykorzystać takie zapisy to odwlekania możliwości odzyskania należności na drodze postępowania egzekucyjnego. W przypadku transakcji transgranicznych unikajmy zapisów zmuszających do korzystania z sądu w innym kraju niż siedziba dłużnika. Mimo, iż nasz lokalny sąd może być i tańszy i szybszy, to w finalnym rozrachunku proces notyfikacji/uwierzytelniania (nawet w dobie wspólnoty Unii Europejskiej) tytułu wykonawczego w kraju dłużnika może znacznie oddalić moment, kiedy do dłużnika zapuka komornik.

Poza samymi zapisami umownymi pamiętajmy też o standardach określanych terminem KYC – Know Your Customer. Sprawdzajmy z kim wchodzimy w relacje biznesowe, jakie osoby i kapitał stoją za danym podmiotem, co rynek wie o takim przedsiębiorcy oraz co na jego temat wiedzą wywiadownie gospodarcze i Biura Informacji Gospodarczej. 

Jak zwiększyć skuteczność odzyskiwania należności? Od razu idziemy do sądu?

W każdym procesie kontroli należności i stanu rozrachunków z danym kontrahentem droga sądowa powinna być ostatecznością. Układajmy procesy w naszej firmie tak, aby rozmowa z kontrahentem o spłacie (windykacja) nie była zadaniem „dorzucanym” do podstawowych obowiązków osób zajmujących się na co dzień innymi zadaniami. Nie oczekujmy od naszej księgowości, iż będzie w stanie poświęcać uwagę na prowadzenie działań windykacyjnych. Osoba, której taki procesy „dorzucimy” do podstawowych zadań, zapewne ograniczy swoje działania do rozmowy z dłużnikiem, w czasie której ustali, iż ten nie zapłacił bo nie  mógł i zapłaci jak tylko będzie w stanie. Implikuje to też inny istotny wniosek – nie zwlekajmy z podejmowaniem profesjonalnych działań windykacyjnych wobec nierzetelnego partnera. Jeżeli nie mamy w naszej firmie ustalonych procesów windykacyjnych lub osób dedykowanych takim działaniom, nie zwlekajmy z powierzeniem zadania odzyskania naszych środków  profesjonalistom. Czas gra tutaj na naszą niekorzyść, a każdy wyspecjalizowany windykator będzie tańszy niż stracony czas i należność spisana w straty. Przekonującym argumentem tutaj będzie też stwierdzenie oparte o nasze doświadczenia, iż skuteczność działań windykacyjnych po 60 dniu wymagalności spada wykładniczo do czasu przeterminowania naszych należności. 

A mediacje?

Co do samych mediacji należy stwierdzić, iż profesjonalna windykacja jest wąską specjalizacją mediacji (negocjacji), gdzie przedmiotem ustaleń (ustępstw) jest termin zapłaty roszczenia. Z kolei arbitraż w swojej czystej postaci jest sposobem rozstrzygania sporów, co do samego obowiązku zapłaty, zakresu świadczenia oraz innych elementów stosunku prawnego łączącego strony transakcji. Zatem z samej tak postawionej definicji możemy śmiało stwierdzić, iż arbitraż nie jest narzędziem windykacji. Bowiem o procesie windykacji możemy mówić tylko, gdy przedmiotem negocjacji jest wyłącznie sposób spełnienia świadczenia, a nie samo istnienie takiego obowiązku. Jeżeli druga strona co do zasady neguje obowiązek spełnienia swojego świadczenia, to nie mamy o czym rozmawiać, a skierowanie sprawy na drogę postępowania sądowego jawi się jako najszybszy środek do uzyskania tytułu egzekucyjnego przeciwko nierzetelnemu kontrahentowi. 

Jeżeli już podejmujemy działania windykacyjne to pamiętajmy aby zawsze dążyć do uzyskania od dłużnika uznania długu w formie pisemnej. Po pierwsze odmowa podpisania takiego oświadczenia przez drugą stronę może świadczyć o jej złych intencjach i braku podstaw do prób polubownego załatwienia sprawy. Drugim istotnym argumentem na rzecz pozyskiwania takiego rodzaju dokumentów jest fakt, iż uznanie długu umożliwia nam skorzystania z uproszczonych trybów dochodzenia należności przed sądem, które również zazwyczaj wiążą się też z niższymi kosztami sądowymi aniżeli zwykły tryb procesowy. A skoro już wspomniałem o uznaniu długu to warto też podkreślić znaczenie innych form zabezpieczenia, takich jak weksel, oświadczenie o poddaniu się egzekucji, hipoteka, przewłaszczenie na zabezpieczenie oraz cesja wierzytelności. Najprostszym do zastosowania (i bardzo skutecznym) jest weksel własny dłużnika. Wymogi formalne stawiane wekslowi są bardzo proste i takowy można w zasadzie sporządzić ad hoc na przysłowiowej kartce papieru, przy okazji spotkania z kontrahentem. 

Odzyskiwanie należności w czasie pandemii. W pierwszych tygodniach tzw. "koronakryzysu" mieliśmy do czynienia z potężnymi zatorami płatniczymi. Jak zachęcić dłużnika do zapłacenia faktury mimo trudnej sytuacji?

Omawiając zagadnienie windykacji w kontekście trwającej epidemii przede wszystkim trzeba zwrócić uwagę na jedno zjawisko. To co obserwujemy w ramach własnych działań to fakt, iż wielu przedsiębiorców wykorzystuje argument „z pandemii” do tego by nie regulować swoich zobowiązań, podczas gdy obecna sytuacja pozostaje bez wpływu na ich zdolność regulowania zobowiązań. Często też problemy finansowe są pochodną kondycji przedsiębiorcy z okresu sprzed epidemii, co z kolei prowadzi nas do tego by takich parterów nie darzyć zbytnią empatią powodowaną trwającymi obostrzeniami. Dlatego podstawową radą jaką można dać w przedmiocie windykacji i trwającej pandemii jest przygotowanie do rozmowy z dłużnikiem, rozeznanie się w jego branży tak abyśmy to my a nie dłużnik potrafili sobie odpowiedzieć na pytanie, czy „koronakryzys” dotyczy też naszego kontrahenta. Przed każdą rozmową z dłużnikiem warto abyśmy też sami odpowiedzieli na kilka pytań. Kiedy miała miejsce dostawa/wykonanie usługi? Kiedy zapadła wymagalność roszczenia? W wielu branżach jesteśmy właściwie w momencie przejścia, gdzie przez przerwany łańcuch produkcji/dostaw/dystrybucji, część z właśnie zapadających zobowiązań nie będzie mogło być wykonanych. W jakiej branży działa dłużnik? Czy wcześniej u dłużnika też występowały problemy z terminowym regulowaniem zadłużenia?  W jakim celu dłużnik zakupił od nas usługę/towar? Czy w celu dalszej odsprzedaży? Czy w celu użycia w produkcji? A może w celu przetworzenia?  Czy w celu wykorzystania w inwestycji rozpoczętej przed czy po pojawieniu się pandemii?

Jak prowadzić taką rozmowę?

Z prostych recept na rozmowę z dłużnikiem w dzisiejszych czasach warto podkreślić dwie rzeczy. Po pierwsze pytajmy a nie tylko słuchajmy co ma nam do powiedzenia druga strona. Pozwala to nam kontrolować przebieg rozmowy. Drugim dobrym nawykiem jest wątpić. Dlatego to nie my lub ogólna sytuacja ma nas przekonać do tego, że dłużnik faktycznie ma problemy spowodowane koronawirusem. To dłużnik w sposób wiarygodny powinien nam wykazać, czy i jak obecna sytuacja wpływa na jego zdolności regulowania zobowiązań. Dla wzmocnienia powyższego efektu warto jest zacząć takie rozmowy od przedstawienia dłużnikowi stwierdzenia, iż wedle naszych najlepszych i obiektywnych informacji, COVID 19, na ten moment pozostaje bez wpływu na kondycję finansową branży w której działa. W powyższym zakresie zawsze powinniśmy odwoływać się do obiektywnej i zewnętrznej wiedzy, powszechnych autorytetów w danej dziedzinie, czy też dokumentów takich jak raporty GUS, czy innych analiz ekonomicznych. W ten sposób tworzymy argument nie pochodzący od nas, argument za który nie musimy brać odpowiedzialności udowodnienia i pozostawiamy dłużnika z koniecznością obalenia takiego stwierdzenia własną argumentacją. Warto wspomnieć też o jednym typie dłużnika, na którego trzeba szczególnie uważać w dzisiejszych czasach. Mowa o typie, którego dla wewnętrznych potrzeb nazywamy „TAK, TAK”. Czyli dłużnik, który zgadza się ze wszystkim co mówimy lub też składa nam deklaracje pokrywające się w pełni z naszymi oczekiwaniami. Skoro bowiem dłużnik godzi się na wszystkie nasze warunki, nie ma żadnych zastrzeżeń i w ogóle nie widzi żadnego problemu, czemu zatem do tej pory nie uregulował swojego zobowiązania? 

Na sam koniec przybliżmy też kilka podstawowych zasad rozmowy z dłużnikiem. Podsumowanie rozmowy jest kluczem do tego by wszystko co zostało w jej trakcie ustalone, zostało wykonane. By dłużnik odebrał nasz przekaz, jako stanowczy. Dowiedziono, iż ludzie przeważnie zapamiętują treści z początku i końca rozmowy, a przecież ustaleń dokonuje się w trakcie! Dlatego każda rozmowa na zakończenie musi być podsumowana odpowiedziami na trzy pytania: ILE? KIEDY? JAK? Czyli jaka kwota ma być wpłacona? Unikajmy zwrotów niedookreślonych typu "połowa należności", "największe faktury". Operujmy kwotami. Kiedy ta kwota ma być wpłacona? Używajmy dat kalendarzowych zawężonych do pojedynczych dni a nie tygodni. W jaki sposób dłużnik zapłaci? W kasie? Przelewem? I co najważniejsze dążmy do tego, aby w ramach podsumowania rozmowy to dłużnik odpowiedział na te pytania.