Bezpieczeństwo firmy w cyfrowym świecie

Czy menedżerowie są świadomi zagrożeń, jakie płyną z niewłaściwego zabezpieczenia się przed wyciekiem wrażliwych danych? Czy wiedzą jak się przed tym bronić?

Bezpieczne biuro dziś

Obecnie przedsiębiorstwa gromadzą dużo więcej poufnych danych niż kiedykolwiek wcześniej. Jednocześnie połączenie laptopów, tabletów, telefonów komórkowych i innych urządzeń bezprzewodowych z siecią przedsiębiorstwa otwiera nowe możliwości do ataku hakerom. Aby należycie chronić firmowe dane przed takimi sytuacjami i zapobiegać wyciekom informacji, warto zwrócić uwagę na kilka kluczowych elementów.

1. Hardware, czyli silnik

Większość drukarek i skanerów firmowych zawiera dysk twardy, podobnie jak komputer. Drukarki sieciowe i skanery Canon przystosowane do ścisłej kontroli za pośrednictwem uprawnień administracyjnych są specjalnie zaprojektowane pod kątem cyfrowego workflow i gotowe do konfiguracji zgodnie z wymaganiami różnych środowisk.

Jako jeden z globalnych liderów w obszarze kompleksowych rozwiązań do przetwarzania cyfrowych dokumentów, Canon zaprezentował niedawno trzecią generację innowacyjnych urządzeń imageRUNNER ADVANCE (wersja II). Zostały one zaprojektowane jako elementy floty firmowych drukarek i urządzeń wielofunkcyjnych w taki sposób, aby można je było precyzyjnie skonfigurować i dostosować do obowiązującej polityki bezpieczeństwa.

2. Software, czyli olej napędowy

Bezpieczne oprogramowanie pozwala użytkownikowi przesłać poufne dokumenty do dowolnej drukarki sieciowej w biurze lub poza nim i wydrukować je dopiero wtedy, gdy pracownik zjawi się, by odebrać gotowe wydruki. Wykorzystując rozwiązanie Canon uniFLOW, administrator może ustanowić reguły dotyczące sposobu i miejsca drukowania dokumentów. Pozwala to uniknąć dużych zadań, które powodują kolejki przy drukarkach biurkowych, i zapewnia oszczędności, np. za sprawą centralnego zarządzania liczbą kolorowych wydruków.

„Weźmy codzienny przykład z życia niemal każdej firmy: drukujemy dokumenty zawierające krytyczne dla organizacji dane na urządzeniu dostępnym dla wszystkich. W teorii może to być drukarka na innym piętrze, w innym budynku czy nawet kraju. Dzięki oprogramowaniu uniFLOW na urządzeniach imageRUNNER ADVANCE przesłanie takiego dokumentu do dowolnej drukarki sieciowej jest w pełni bezpieczne, a sam fizyczny wydruk może zostać wykonany dopiero, gdy użytkownik potwierdzi wykonanie zadania bezpośrednio na urządzeniu. Proste, funkcjonalne i bezpieczne” – wylicza Patryk Wąsowicz, menedżer produktu i marketingu, Canon Polska.

3. Czynnik ludzki

Cyfryzacja biura to proces. Na jego początku zawsze są ambitne cele i założenia. Na końcu zaś zawsze stoi człowiek, dla którego nowe rozwiązania są codziennym narzędziem pracy. Nieumiejętne korzystanie z cyfrowych rozwiązań do przetwarzania dokumentów może rodzić poważne problemy. W rzeczywistości bowiem zagrożenia sprzętowe są dużo rzadsze niż np. zagrożenia dla bezpieczeństwa danych wynikające z tzw. czynnika ludzkiego. Może je spowodować każdy pracownik, np. wychodząc z listą klientów zapisaną w pamięci USB, czy też handlowiec, który drukuje poza firmą szczegółowe informacje o kliencie.

Cyfryzacja a RODO

Zbliżające się wejście w życie nowego unijnego rozporządzenia o ochronie danych osobowych (RODO) to dzwonek alarmowy i pilne przypomnienie dla firm, żeby dokonały przeglądu istniejących procesów, a co za tym idzie także ewentualnych zmian w kwestii bezpieczeństwa swojego biura.

Według przeprowadzonego w 2017 r. przez Ponemon Institute badania w zakresie kosztów naruszenia bezpieczeństwa danych, średni koszt takiego naruszenia w 2017 r. wynosił 3,62 mln dol., czyli 3,07 mln euro (https://www.ibm.com/security/data-breach). Dla większości organizacji jest to zawrotna kwota. Korzyści z zapewnienia bezpieczeństwa danych wydają się więc bezcenne.

Nie ma jednego, uniwersalnego systemu, który skutecznie ochroni firmowe dane przed cyberzagrożeniami. Dlatego aby odpowiednio przygotować organizację do nowych regulacji i zabezpieczyć cyfrowy przepływ danych wewnątrz firmy (i na zewnątrz), warto podejść do tematu w sposób kompleksowy.

Czy firmy są w stanie samodzielnie wdrożyć te zmiany?

Projektując rozwiązania zapewniające bezpieczeństwo informacji, nie można polegać na jednej koncepcji, pasującej do wszystkich sytuacji. W przypadku małych, średnich i dużych organizacji warto mieć wsparcie sprawdzonego partnera technologicznego i merytorycznego na każdym etapie cyfrowej zmiany.

Ogromne zaplecze technologiczne, ponad 80-letnie doświadczenie w branży IT i biznesowy know-how sprawiają, że Canon jest organizacją, która pomaga firmom radzić sobie z natłokiem danych i informacji, skutecznie zabezpieczając cyfrowy workflow w firmie na każdym etapie. Obecnie bowiem organizacje mają do dyspozycji ogromną ilość danych, które pozwalają wiedzieć wszystko o swoich klientach. Rzadko kiedy jednak dysponują odpowiednio intuicyjnymi i bezpiecznymi narzędziami, dzięki którym te dane mogą być przekształcone w wartościowe informacje.

„Zaawansowane opcje i funkcjonalności sprzętu drukującego, oferowane jeszcze kilka lat temu za dopłatą, obecnie są już standardem. Nasze urządzenia przechodzą bardzo rygorystyczne testy i są certyfikowane przez niezależne organizacje. W Canon bardzo poważnie podchodzimy również do części konsultingowej – zawsze traktujemy systemy druku jako integralny element infrastruktury IT, co zmusza nas to odpowiedzialności nie tylko za same drukarki, ale również za odpowiednie zintegrowanie systemu drukującego z oprogramowaniem czy serwerami” – przyznaje Patryk Wąsowicz.

Poznaj cztery kroki do bezpiecznego biura

Nieustannie dążąc do wzrostu świadomości na temat bezpieczeństwa danych, Canon w ramach kampanii Office Unlimited przygotował praktyczny przewodnik dla osób zarządzających procesami przetwarzania dokumentów w firmie. Opracowanie dotyka czterech kluczowych obszarów cyfryzacji firm: Bezpiecznego biura, Ochrony danych, Mobilności i Zarządzania procesami w środowisku biurowym.

Pobierz raport „Internet Rzeczy a bezpieczeństwo IT: 4 kroki do bezpiecznego biura” i dowiedz się, jak wprowadzić firmę na wyższy, w pełni cyfrowy poziom rozwoju. Pełną wersję raportu można pobrać tutaj.