Akademia młodego szefa. Jak mówić pracownikowi nie

Kiedy tak naprawdę poczułeś się przełożonym? – spytali podczas szkolenia doświadczonych menedżerów psychologowie biznesu Wojciech Haman i Jerzy Gut, autorzy książki „Psychologia szefa”. Najczęstsza odpowiedź ich zaskoczyła: szefowie odpowiadali, że stało się to wtedy, gdy po raz pierwszy powiedzieli swojemu pracownikowi „nie” i nie mieli z tego powodu wyrzutów sumienia. 

Nic dziwnego, pokusą każdego nowego przełożonego –ale też np. nauczyciela, wychowawcy czy wykładowcy – jest stworzenie takiej sytuacji, żeby wszyscy go lubili. Tyle że to praktycznie niemożliwe. Kiedy kierujemy zespołem ludzi, jesteśmy skazani na decyzje trudne i niepopularne. Nie można się też godzić na wszystkie propozycje i prośby podwładnych. Taka postawa uniemożliwia bowiem skuteczne zarządzanie. 

Niestety, w okresie wychodzenia z koronakryzysu konieczność mówienia „nie” jest częstsza niż wcześniej. Z przeprowadzonej przez agencję Randstad 42. edycji badania Plany Pracodawców, wynika, że tylko 16 proc. pracodawców zamierza w najbliższym czasie zaoferować pracownikom podwyżki. Przed pandemią plany takie miała co druga firma!

Jak zatem umiejętnie odmawiać podwładnym, jednocześnie nie zniechęcając ich do pracy i nie zmniejszając ich zaangażowania?

Przedstawiamy siedem sposobów, jak skutecznie odmawiać podwładnym, jednocześnie nie demotywując ich do pracy. 

 Lekcja pierwsza. Poproś o chwilę czasu

Kiedy słyszymy skierowaną w naszą stronę prośbę, w pierwszej chwili zazwyczaj chcemy powiedzieć „tak”. To naturalny odruch psychologiczny. Zwłaszcza, jeśli mamy problem z asertywnością i zależy nam na opinii innych. Dlatego naszą zasadą powinna być prośba o czas do namysłu. Wtedy spokojnie i bez emocji możemy się zastanowić, czy przystać na prośbę. Gdy szczegółowo rozważymy za i przeciw naszej ewentualnej zgody, mamy szansę ocenić, czy nie zagrozi ona interesom naszym i firmy. Jeśli okaże się, że jest takie niebezpieczeństwo, powinniśmy odmówić.

A jeśli nasza decyzja będzie pozytywna? I tak odwleczenie jej w czasie będzie miało zalety. Pracownik zrozumie, że nie była ona formalnością, wiązała się z pewnym wysiłkiem i miała swoją cenę. A zatem bardziej ją doceni.   

 Lekcja druga. Pokaż swoje intencje

Wielu szefów uważa, że nie musi się tłumaczyć przed swoimi pracownikami. Generalnie mają rację: nie muszą, ale… powinni. Nikt nie lubi być traktowany jak dziecko, jeśli odmawiasz, uzasadnij spokojnie, dlaczego. Powołaj się na dobro firmy, konieczność równego traktowania wszystkich członków załogi albo trudną sytuacją firmy. Jeśli w żaden sposób nie wyjaśnisz swojej decyzji, twój rozmówca może uznać, że to jakaś osobista niechęć. Wbrew pozorom wyjaśnienie trudnych decyzji nie tylko nie podważy twojego autorytetu wśród pracowników, ale go wręcz wzmocni. 

Szczególnie trudno przekazać pracownikowi, że na spełnienie jego prośby sobie nie zasłużył. Na przykład nie ma wystarczających kompetencji, by otrzymać awans. Trzeba jednak to zrobić, proponując jednocześnie konstruktywne rozwiązanie. Zaproponujmy więc rozmówcy pomoc w rozwoju osobistym – polećmy konkretne szkolenia lub skorzystanie z mentoringu innej osoby.

Doradczyni biznesowa Marla Tabaka radzi, by odmowę dostosować do charakteru rozmówcy. Jeśli więc rozmawiamy z osobą o ścisłym umyśle, zastosujmy krótki, żołnierski komunikat. Jeśli pracownik jest emocjonalny, użyjmy empatii, okażmy współczucie i zrozumienie. Ważne jednak, by nie wejść w rolę przyłapanego na złym zachowaniu ucznia, który za wszelką cenę chce się usprawiedliwić. 

Warto też wcześniej przygotować argumenty, jakich zamierzamy użyć. Improwizacja nie będzie bowiem najlepszym rozwiązaniem. Joseph Weintraub, profesor w Babson College, sugeruje, aby nie improwizować w takiej sytuacji i zaplanować, co dokładnie chcemy powiedzieć pracownikowi. – Przekazując negatywne informacje zwrotne, działamy w trybie ataku lub ucieczki. Chcemy mieć już to za sobą. Nasz mózg nie pracuje optymalnie, czujemy się niezręcznie, mając utrudniony kontakt z emocjami innych – ostrzega naukowiec.

 Lekcja trzecia. Bądź konsekwentny

Często negatywną odpowiedź staramy się owinąć w bawełnę. Wydaje nam się, że w ten sposób nie zranimy i nie zmotywujemy pracownika. Jeśli więc ktoś nas prosi o awans, odpowiadamy: „Nie mówię nie, ale muszę porozmawiać z prezesem”. Na wniosek o podwyżkę, reagujemy unikiem w stylu:...