Poradnik biznesowego przetrwania

oszczędności w firmie
Jak budować oszczędności w firmie? Fot. Shutterstock
„Nie możemy dopuścić do siebie myśli o zrezygnowaniu – pokusa byłaby zbyt silna”. To dewiza Jacka Pałkiewicza, którą podróżnik zawarł w książce „Syberia. Wyprawa na biegun zimna”. Teraz podobne wyzwanie staje przed polskimi przedsiębiorcami. Zaczyna się dla nich prawdziwa wyprawa – nie tylko do bieguna zimna, ale także do groźnego świata kryzysu gospodarczego, szalejącej inflacji i kosmicznych cen wszelkich nośników energii.
ARTYKUŁ BEZPŁATNY

z miesięcznika „My Company Polska”, wydanie 10/2022 (85)

Zyskaj dostęp do bazy artykułów z „My Company Polska” Zamów teraz!

Jak nie dać się pokonać? Analogia z umiejętnością przetrwania w nieprzyjaznych warunkach, a więc trudną sztuką survivalu, nasuwa się sama. A jakie są jej naczelne zasady? W obliczu realnego zagrożenia życia niezwykle ważna jest analiza każdego wykonywanego ruchu, bo błędne posunięcia mogą okazać się tragiczne w skutkach. Przyda się także wiedza, jaką posiadają amazońscy Indianie, którzy są przekonani, że dżungla jest jak supermarket, można znaleźć w niej wszystko, czego się potrzebuje! Ale konieczne jest przede wszystkim realizowanie z żelazną konsekwencją królewskiej „zasady stu procent”, a więc pełnego zaangażowania i niezachwianej wiary w końcowy sukces. Oto krótki przegląd biznesowej sztuki survivalu. Może dzięki niektórym poradom uda się przedsiębiorcom nie tylko przetrwać w trudnym czasie, ale także potem powrócić cało i bez groźnych odmrożeń z krainy wiecznego lodu. 

Wola przeżycia

W trudnych czasach niezbędne są bardzo dobre relacje z pracownikami oraz informowanie ich o prawdziwej kondycji firmy. To warunek uzyskania zgody na wyrzeczenia i akceptację trudnych decyzji. Do zbudowania ducha zespołu konieczne jest sprawiedliwe rozłożenie wszelkich ciężarów. Lee Iacocca, słynny amerykański menedżer przemysłu samochodowego, prezes Chryslera, restrukturyzując firmę pogrążoną w kłopotach finansowych i dokonując cięć budżetowych obniżył swoje wynagrodzenie do jednego dolara rocznie. Ceną za przetrwanie firmy i jej pracowników mogą być powszechne urlopy bezpłatne. Utrzymanie pełnego zatrudnienia – przy wprowadzeniu zasady, że każdy z dotychczas zatrudnionych będzie korzystać w ciągu roku z takiego miesięcznego urlopu. Jesteśmy jedną drużyną i wspólnie odpowiadamy za naszą firmę. Ponosimy razem koszty, ale pozostajemy nadal w grze. Jeden za wszystkich, wszyscy za jednego! 

Wiedza o survivalu

Śledźmy wszystkie nowe przepisy i regulacje. Sytuacja jest niezwykle dynamiczna. Nadzwyczajne rozwiązania mogą być przyjmowane, jak wcześniej tarcze antykryzysowe. Rzecznik Małych i Średnich Przedsiębiorców konsekwentnie apeluje do przedstawicieli władz o objęcie podmiotów z sektora MSP rozwiązaniami osłonowymi służącymi ochronie przed negatywnymi skutkami wzrostu cen surowców energetycznych. Zwrócił się on także do Ministra Finansów o udzielenie wyjaśnień, czy z tzw. wakacji kredytowych będzie mógł skorzystać przedsiębiorca, który kupił nieruchomość w celach mieszkaniowych i ma zarejestrowaną działalność gospodarczą pod tym adresem. 

Bezpieczne schronienie 

Ograniczenie powierzchni lokalowej, a tym samym znaczące obniżenie kosztów, możemy wprowadzić poprzez skrócenie lub uelastycznienie czasu pracy, a także przejście na system zadaniowy. Wprowadzenie pracy zdalnej, przy dodatkowo powtarzających się cyklicznie falach koronawirusa, jest dobrym rozwiązaniem. Na podstawie przygotowywanych nowych przepisów w Kodeksie pracy (rozdział II C) pracodawca nadal będzie mógł jednostronnie skierować pracownika do pracy z domu w czasie trwania stanu: nadzwyczajnego, zagrożenia epidemicznego lub epidemii oraz przez trzy miesiące od ich odwołania. 

Całkowicie nowym rozwiązaniem będzie wprowadzenie pracy zdalnej w uzgodnieniu z pracownikiem lub na jego wniosek. To otworzy możliwości w organizacji przedsiębiorstwa. Tym bardziej że firmy będą zobowiązane do przyjęcia stosownych regulaminów określających zasady wykonywania pracy zdalnej. Oszczędności – w wielu branżach – uzyskamy, organizując swoje tzw. wirtualne biuro. To usługa, która polega na pełnym outsourcingu obsługi biurowej bez konieczności fizycznej obecności firmy w danym miejscu. Umożliwia ono znaczną redukcję kosztów związanych z wynajmem lokalu i zatrudnieniem pracowników biurowych. W podstawowym wariancie polega tylko na udostępnieniu adresu (miasto, ulica, numer lokalu) na potrzeby rejestracji przedsiębiorstwa z możliwością posługiwania się nim w obrocie prawnym i gospodarczym. Dodatkowo to także odbiór korespondencji i połączeń telefonicznych, skanowanie poczty oraz możliwość korzystania z sali konferencyjnej czy biurka z komputerem. Wirtualne biuro w Warszawie wraz z pakietem podobnych usług to koszt ok. 200 zł. miesięcznie. Możliwe są też także znacznie szersze pakiety świadczeń – przygotowywanie korespondencji, podstawowa obsługa prawna i księgowa.

Ciepło i ogień

Przeprowadzenie audytu energetycznego w sytuacji szalejących cen stało się koniecznością. Trzeba coś z nimi zrobić tak jak włoski fizyk Giorgio Parisi, laureat Nobla w 2021 r., który opracował sposób gotowania makaronu częściowo przy wyłączonym gazie! Tymczasem w Polsce odbiorcy biznesowi płacą za gaz i energię elektryczną przeciętnie pięć razy więcej niż konsumenci indywidualni, których chroni tarcza antyinflacyjna. Dlatego prowadzenie firmy w prywatnym mieszkaniu i korzystanie z cen prądu „dla ludności” jest dobrym rozwiązaniem. Refinansowanie takich wydatków pracownikowi jest zdecydowanie korzystniejsze niż płacenie pięciokrotnie wyższej stawki za prąd przeznaczony dla odbiorców biznesowych. Oczywiście to opcja możliwa jedynie dla niektórych firm. 

Kolejna to – coraz częściej stosowane – przestawianie się na nocny tryb pracy, kiedy energia elektryczna jest tańsza. Warto pamiętać także o interpretacji Krajowej Informacji Skarbowej z 8 lipca 2022 r. potwierdzającą jej wcześniejsze stanowisko. Chodzi o wykładnię art. 31b ust. 1 pkt. 5 ustawy o podatku akcyzowym. Przedsiębiorstwa, które wydzielą organizacyjnie, finansowo i funkcjonalnie odrębny dział firmowy wyłącznie w celu zużycia wyrobów gazowych (a także węglowych) na cele ogrzewcze, (a nie produkcyjne) skorzystają ze zwolnienia z akcyzy. Od podatku zwolnione jest nabycie wyrobów gazowych do celów opałowych przez zakład energochłonnego (gdy koszt zakupu gazu, to co najmniej 5 proc. wartości sprzedanej produkcji), w którym wprowadzono tzw. system prośrodowiskowy.

Pożywienie

Zmiana systemu wynagrodzenia może wprowadzać – większe niż poprzednio – uzależnienie miesięcznych zarobków od zysku i aktualnej sytuacji finansowej firmy. Następuje poprzez porozumienie i podpisanie stosownego aneksu do umowy albo wypowiedzenie warunków pracy i płacy. 

Gdy są one niekorzystne dla pracownika, wprowadza się je w drodze wypowiedzenia dotychczasowych warunków pracy i płacy. Art. 42 § 1 Kodeksu pracy stanowi, że przepisy o wypowiedzeniu umowy stosuje się odpowiednio w takim właśnie przypadku. Jeżeli dotyczy ono umowy o pracę zawartej na czas nieokreślony, to pracodawca jest zobowiązany podać przyczynę uzasadniającą wypowiedzenie oraz zawiadomić zakładową organizację związkową. W razie odmowy przyjęcia przez pracownika nowych warunków, umowa o pracę rozwiązuje się z upływem wskazanego okresu wypowiedzenia. Jeżeli pracownik przed upływem połowy tego okresu nie złoży oświadczenia o odmowie przyjęcia zaproponowanych warunków, to automatycznie godzi się na nie. 

Oszczędności budżetowe także uzyskamy, przechodząc z umów o pracę na samozatrudnienie dotychczasowych pracowników. Umowa B2B może zatem pozwolić na otrzymywanie takiego samego wynagrodzenia „na rękę” jak poprzednio, przy obniżeniu kosztów ponoszonych przez pracodawcę. 

Przykrą ostatecznością może być likwidacja stanowisk pracy. W takim przypadku zwykle pojawia się pytanie o konieczność zapłacenia odprawy pracownikowi. Kwestie te reguluje ustawa z 13 marca 2003 r. o szczególnych zasadach rozwiązywania z pracownikami stosunków pracy z przyczyn niedotyczących pracowników. Wypłata odszkodowania zależy od liczby osób zatrudnionych w firmie. Jeżeli nie przekracza ona progu 20 – to nie ma takiego obowiązku. W przypadku przekroczenia tego progu pracodawca zawsze musi wypłacić odprawę. 

Polowanie

Terminowe otrzymywanie należności z wystawionych faktur to fundament działania każdego przedsiębiorstwa. Na coraz bardziej niepewnym rynku dobrym modelem biznesowym może być faktoring polegający na sprzedaży innemu przedsiębiorcy niewymagalnych wierzytelności z tytułu prowadzonej działalności gospodarczej np. sprzedaży, dostawy lub usługi, w zamian za określoną cenę. To zazwyczaj 90 proc. wysokości wystawionej faktury. Pieniądze, które mamy na fakturze dostajemy więc praktycznie od ręki. Minus: płacimy za to sporo. Plus: faktoring daje gwarancję bezpieczeństwa zapewniając płynność i stabilność finansową. Alternatywą jest ściąganie zaległości płatniczych, sprzedaż wymagalnych wierzytelności lub zlecenie windykacji polubownej.

Obrona przed dzikimi bestiami

Według danych Krajowego Rejestru Długów polscy przedsiębiorcy są obecnie winni innym firmom aż 8,1 mld zł. Zaległości finansowe ma 260 tys. podmiotów. W takiej sytuacji najważniejsze jest wykazywanie stosownej aktywności i rozpoczęcie negocjacje z kontrahentami związane z wydłużeniem terminu płatności. 

W tym wypadku sprawdza się maksyma, że czas to pieniądz, bo takie rozwiązania zabezpiecza nas przed koniecznością zapłaty karnych odsetek. Aktywne podejście do zaległości płatniczych to dowód wiarygodności i odpowiedzialności, w przeciwieństwie do „chowania głowy w piasek” i niezauważania tego problemu. Utrzymywanie stałego kontaktu z wierzycielami to czytelny sygnał –  chcemy się porozumieć, a sprawę zaległości płatniczych traktujemy bardzo poważnie. Długi można także zabezpieczyć wekslem albo składnikami majątku. W takim wypadku konieczne jest oczywiście podpisanie stosownego porozumienia. Negocjacje z wierzycielami można prowadzić w ramach sformalizowanych mediacji.   

Sygnalizacja swojego położenia

Jeżeli nie płacimy zobowiązań dłużej niż 90 dni po obowiązującym terminie zapłaty, to zgodnie z przepisami prawa, mamy tylko 30 dni na złożenie wniosku o upadłość. Znacznie lepszym wariantem jest jednak przeprowadzenie postępowania restrukturyzacyjnego. Może być ono prowadzone wobec dłużnika niewypłacalnego lub zagrożonego niewypłacalnością. Od stycznia 2016 r. funkcjonuje ustawa „Prawo restrukturyzacyjne”. Z jej przepisów mogą korzystać wszystkie podmioty gospodarcze, w tym te prowadzone w formie działalności jednoosobowych. Ustawa daje przedsiębiorcom będącym w kłopotach finansowych użyteczne narzędzia pozwalające na uporządkowanie ich sytuacji. Najważniejszą z korzyści jest zawieszenie obowiązku spłaty zobowiązań oraz egzekucji z majątku dłużnika na okres trwania postępowania. 

Pierwsza pomoc

W razie trudności płatniczych możemy wystąpić o zawieszenie płatności składek na ZUS. Art.  29.  ust. 1 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych stanowi, że: „Ze względów gospodarczych lub innych przyczyn zasługujących na uwzględnienie Zakład może na wniosek dłużnika odroczyć termin płatności należności z tytułu składek oraz rozłożyć należność na raty, uwzględniając możliwości płatnicze dłużnika oraz stan finansów ubezpieczeń społecznych”. Takie odroczenie terminu płatności składek oraz rozłożenie ich na raty następuje ma podstawie umowy podpisywanej z Zakładem Ubezpieczeń Społecznych. Od składek, które rozłożono na raty, nie nalicza się odsetek za zwłokę począwszy od następnego dnia po wpłynięciu wniosku. 

Umorzenie zaległości podatkowych przewiduje z kolei art. 67a § 1 pkt. 3 Ordynacji podatkowej. Urząd skarbowy, na wniosek podatnika, w przypadkach uzasadnionych jego ważnym interesem lub interesem publicznym, może umorzyć w całości lub w części zaległości podatkowe. Dotyczy to VAT, PIT i CIT. Wniosek o umorzenie zaległości podatkowej należy złożyć najwcześniej dzień po terminie płatności podatku – nie wcześniej, gdyż umorzenie dotyczy tylko już istniejących zaległości podatkowych. 

Decyzja o umorzeniu zaległości podatkowej jest uznaniowa. Urząd w takim postępowaniu może sprawdzić sytuację majątkową i zweryfikować, jakie skutki spowoduje odmowa umorzenia zaległości podatkowej. Co oznaczają pojęcia: ważny interes podatnika oraz interes publiczny, które warunkują możliwość uzyskania umorzenia danin publicznych? Przepisy podatkowe nie zawierają definicji tych pojęć. Przydatna wykładnia jest jednak zawarta w wyroku z 22 kwietnia 1999 r. Naczelnego Sądu Administracyjnego. „Ważny interes podatnika to sytuacja, gdy z powodu nadzwyczajnych, losowych przypadków, podatnik nie jest w stanie zaległości podatkowych uregulować. Będzie to utrata możliwości zarobkowania, utrata losowa majątku. Interes publiczny to sytuacja, gdy zapłata zaległości podatkowej spowoduje konieczność sięgania przez podatnika do środków pomocy państwa, gdyż nie będzie w stanie zaspokajać swoich potrzeb materialnych”. 

Sztuczne oddychanie

Zawieszenie indywidualnej działalności gospodarczej jest możliwe już od 30 dni, a spółki wpisanej do KRS na okres od 30 dni do 24 miesięcy. W takiej sytuacji przedsiębiorca może wykonywać tylko niektóre swoje czynności, ale oczywiście nie wolno mu wystawiać żadnych faktur. W konsekwencji nie składa deklaracji ani nie odprowadza składek i podatków. To jednak uwalnia go tylko od zobowiązań wobec państwa, a nie jest podstawą do zwolnienia ze zobowiązań wobec innych uczestników obrotu gospodarczego, takich jak zapłata czynszu najmu czy rat leasingowych. Zawieszenie działalności należy zgłosić do stosownego rejestru oraz urzędu skarbowego. Należy pamiętać, że nie opłacanie składki zdrowotnej na ZUS prowadzi do utraty prawa do świadczeń zdrowotnych. 

Ewakuacja z miejsca zagrożenia

Likwidacja przedsiębiorstwa to ostateczność. W pierwszej połowie bieżącego roku do rejestru Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (CEIDG) wpłynęło o 26 proc. więcej takich wniosków niż w analogicznym okresie ubiegłego roku. Średnia miesięczna wynosi aż 17 tys. (wcześniej było to 3,5 tys.). Należy pamiętać, że niepodejmowanie takich trudnych decyzji w odpowiednim terminie może prowadzić do wielkich kłopotów finansowych. Artykuł 299 § 1 Kodeksu spółek handlowych reguluje tzw. odpowiedzialność subsydiarną członków zarządu. Następuje ona kiedy egzekucja przeciwko spółce okaże się bezskuteczna. Wówczas członkowie zarządu za zobowiązania spółki odpowiadają solidarnie całym swoim majątkiem. Obowiązkiem zarządu jest zatem we właściwym czasie złożenie wniosku o ogłoszenie upadłości lub zaczęcie postępowania restrukturyzacyjnego lub układowego. Pamiętać należy, że osoby prowadzące jednoosobową działalność gospodarczą odpowiadają za zobowiązania swoim osobistym majątkiem. Jest ona zatem pełna. Nie ma więc rozgraniczenia na majątek firmy i prywatny. Bardzo ważne jest zatem, aby niepotrzebnie nie pogarszać całej sytuacji finansowej, bo może się to zakończyć totalnym krachem.  

My Company Polska wydanie 10/2022 (85)

Więcej możesz przeczytać w 10/2022 (85) wydaniu miesięcznika „My Company Polska”.


Zamów w prenumeracie

ZOBACZ RÓWNIEŻ

POLECAMY