Ponad połowa firm korzysta z narzędzi HR Tech wspartych AI – raport Polskiego Forum HR

Zainteresowanie nowymi technologiami w obszarze HR rośnie z roku na rok. Innowacje nie tylko otwierają przed branżą nowe możliwości, ale także stawiają przed nią wyzwania, które wymagają odważnych i przemyślanych rozwiązań. Polskie Forum HR, od lat obserwuje te dynamiczne zmiany, a także organizuje konkurs HR TECH CHANGER oraz corocznie publikuje raport pod tym samym tytułem, który stał się kluczowym źródłem wiedzy o trendach w branży. Tegoroczna edycja pokazała wyraźne trendy w kierunku integracji i kompleksowości narzędzi HR, a także rosnącą rolę sztucznej inteligencji, która z narzędzia przyszłości stała się rzeczywistością. Czy automatyzacja procesów HR to jedynie sposób na redukcję kosztów, czy kluczowy element strategii biznesowej?

Kolejny rok z rzędu przeprowdzacie szerokie badanie i opracowujecie Raport HR TECH Changer, więc macie z pewnością porównanie, jak zmieniały się odpowiedzi respondentów na przestrzeni lat. Czy w tym roku pojawiło się coś, co szczególnie Was zaskoczyło lub zwróciło Waszą uwagę?

Anna Wicha: W obszarze technologii dzieje się naprawdę dużo, a HR z pewnością nie pozostaje w tyle. Z roku na rok rośnie zainteresowanie nowoczesnymi rozwiązaniami HR Tech, co widać nie tylko w rosnącej liczbie zgłoszeń do konkursu HR TECH CHANGER, ale także w liczbie uczestników konferencji o tym samym tytule, którą organizowaliśmy w tym roku. To wyraźny znak, że firmy coraz bardziej dostrzegają wartość technologii w HR i są gotowe inwestować w innowacje, które mogą usprawnić zarządzanie zasobami ludzkimi. 

Równocześnie widać, że firmy technologiczne skutecznie odpowiadają na rosnące potrzeby rynku, oferując rozwiązania dostosowane do zmieniających się oczekiwań pracodawców. W ubiegłym roku do konkursu zgłoszono niewiele rozwiązań, które obejmowały szerokie, parasolowe podejście do wielu procesów HR, zarówno twardych, jak i miękkich. Tym razem jednak takich zgłoszeń było znacznie więcej, co wskazuje na wyraźny trend w stronę kompleksowości i integracji różnych obszarów zarządzania personelem w jednym narzędziu. To dla nas jako organizatorów ważna lekcja – w przyszłorocznej edycji konkursu będziemy musieli jeszcze lepiej uwzględnić te zmieniające się potrzeby. Kolejnym, bardzo wyraźnym trendem, który zauważyliśmy, jest wzrost znaczenia sztucznej inteligencji w rozwiązaniach HR Tech. 

Jeszcze niedawno AI pojawiało się rzadko w zgłoszeniach, a teraz staje się integralną częścią większości narzędzi. To dowód na to, że sztuczna inteligencja nie jest już tylko odległą przyszłością – stała się kluczowym elementem współczesnych technologii HR, które pomagają firmom w automatyzacji procesów, analizie danych i podejmowaniu bardziej trafnych decyzji. Zdecydowanie widać, że AI będzie odgrywać coraz większą rolę w transformacji działów HR.

Technologia bez wątpienia odgrywa kluczową rolę w rozwoju biznesu i wzmacnianiu konkurencyjności przedsiębiorstw. Jako Polskie Forum HR jesteście najbliżej rynku, stąd chciałam zapytać czy widzicie znaczące różnice w adopcji technologii HR między dużymi korporacjami, a małymi i średnimi firmami?

Anna Wicha: Technologie HR to dziś nieodzowny element strategii zarządzania zasobami ludzkimi, ale podejście do ich wdrażania różni się między dużymi korporacjami a małymi i średnimi przedsiębiorstwami. Obie grupy dążą do tego samego celu – zwiększenia efektywności oraz lepszego wsparcia procesów HR – ale ich potrzeby i możliwości wyznaczają inne ścieżki działania. Duże korporacje stawiają częściej na kompleksowe, parasolowe rozwiązania, które integrują wiele procesów HR, od rekrutacji i onboardingu, przez zarządzanie talentami, aż po analitykę i prognozowanie. Kluczowym wymogiem jest tutaj kompatybilność z istniejącymi, często globalnymi systemami IT, takimi jak platformy ERP czy CRM. 

Z uwagi na skalę działania, decyzje o wyborze strategicznych technologii są zazwyczaj podejmowane w centralnych strukturach organizacji, często ulokowanych poza Polską, co przekłada się na lokalne wyzwania związane z wdrażaniem tych rozwiązań. W przypadku MŚP adopcja technologii HR jest bardziej pragmatyczna. Częściej skupiają się one na automatyzacji pojedynczych procesów – takich jak rekrutacja, rozliczanie czasu pracy czy zarządzanie dokumentacją pracowniczą – wybierając gotowe, łatwe w implementacji narzędzia dostępne na rynku. Dzięki temu mogą szybko poprawić swoją efektywność operacyjną, ale jednocześnie rzadziej decydują się na integrację tych systemów w jeden, spójny ekosystem. 

Transfer wiedzy i podejście do innowacji również różnią się znacząco. Duże korporacje korzystają z zasobów globalnych, mają dostęp do specjalistycznej wiedzy i dedykowanych zespołów wdrożeniowych. W MŚP często kluczową rolę odgrywa lokalny dostawca technologii, a decyzje o inwestycjach są bardziej uzależnione od bieżących potrzeb i ograniczeń budżetowych. Pomimo tych różnic, kierunek jest wspólny – zarówno korporacje, jak i MŚP zmierzają w stronę cyfryzacji procesów HR, szukając narzędzi, które nie tylko zoptymalizują ich działania, ale także pozwolą skuteczniej konkurować na dynamicznie zmieniającym się rynku pracy.

Z raportu wynika, że aż 53% firm w Polsce korzysta już z narzędzi HR Tech wspartych AI – to naprawdę imponujący wynik! Jednocześnie wciąż istnieje grupa organizacji, które, mimo dostępności takich rozwiązań, mają trudności z ich wdrażaniem, nie tylko ze względu na koszty. Jakie, Waszym zdaniem, są największe bariery utrudniające zastosowanie technologii opartych na sztucznej inteligencji i jak to będzie się zmieniało w najbliższych latach?

Agnieszka Zielińska: Sztuczna inteligencja może być ogromnym wsparciem dla działów HR, automatyzując rutynowe zadania i usprawniając procesy, ale jej rola nie zastąpi człowieka. To ludzie – liderzy i specjaliści HR – pozostaną strategami, podejmującymi kluczowe decyzje i kształtującymi kierunki działań. AI rozwija się dynamicznie, dostarczając coraz to nowych funkcji, ale sukces wdrożeń zależy od skutecznego zarządzania zmianą i budowania zaufania do technologii. Rola liderów jest tu nieoceniona – to oni muszą przygotować zespoły na wykorzystanie AI, rozwiewać obawy i pokazywać korzyści płynące z automatyzacji. 

Opór przed zmianą może być poważnym wyzwaniem, jeśli nie zadbamy o edukację i zaangażowanie pracowników. Jednocześnie musimy pamiętać o zagrożeniach: algorytmy mogą utrwalać uprzedzenia, prowadząc do dyskryminacji, a nadmierna automatyzacja ryzykuje dehumanizację procesów. Kluczowe stają się transparentność działania AI oraz ochrona danych osobowych. 

Pomimo tych wyzwań, transformacja już trwa. 53% firm korzysta z AI w HR, co pokazuje, że korzyści, takie jak szybsze procesy rekrutacji czy personalizacja rozwoju pracowników, zaczynają przeważać nad obawami. W najbliższych latach bariery – takie jak brak wiedzy, nieufność wobec technologii czy wysokie koszty – będą malały, dzięki upowszechnieniu narzędzi i większej dostępności szkoleń. Przyszłość HR z AI to równowaga między technologią a ludzkim podejściem. Sztuczna inteligencja będzie wspierać, ale to człowiek pozostanie w centrum – jako lider, twórca relacji i gwarant sprawiedliwych procesów.

Oczywiście HR Tech to nie tylko narzędzia oparte o AI. Mam wrażenie, że wbrew pozorom dopiero uczymy się wykorzystywać sztuczną inteligencję na większą skalę w tej branży. Stąd pytanie jak wygląda kwestia wykorzystania przez firmy i specjalistów od zasobów ludzkich szeroko rozumianych narzędzi technologicznych - do czego są najczęściej wykorzystywane i czy współczesny HR mógłby w ogóle funkcjonować bez rozwiązań HR Tech?

Agnieszka Zielińska: Technologie stały się integralną częścią współczesnego HR, wspierając niemal każdy aspekt zarządzania zasobami ludzkimi. Narzędzia do pozyskiwania kandydatów i zarządzania bazą danych, takie jak ATS, są wykorzystywane przez ponad połowę specjalistów HR. 44% używa technologii w procesach selekcji aplikacji, a 26% w ocenie kompetencji kandydatów. W obszarze twardego HR kluczowe zastosowania obejmują digitalizację dokumentacji pracowniczej (42%), obsługę payrollu i zarządzanie czasem pracy (34%). W miękkim HR technologie wspierają onboarding, komunikację z pracownikami i kandydatami (31%), a także programy wellbeingu i benefity (25%). Jedną z największych korzyści płynących z wdrożenia technologii jest możliwość gromadzenia i analizowania danych. 

Do tej pory analityka HR była często zaniedbywana, ale dzięki nowoczesnym rozwiązaniom firmy mogą efektywnie zarządzać danymi, co przekłada się na lepsze decyzje strategiczne. Już 27% specjalistów HR wykorzystuje narzędzia HR Tech do analizy i zarządzania danymi, co znacząco usprawnia zarządzanie kapitałem ludzkim. 

Dzisiejszy HR opiera się na zróżnicowanym ekosystemie technologii – od automatyzacji procesów administracyjnych, przez zaawansowaną analitykę danych, aż po platformy e-learningowe. Narzędzia te nie tylko usprawniają codzienną pracę, ale także umożliwiają elastyczne reagowanie na wyzwania, takie jak dynamiczne zmiany na rynku pracy czy przejście na model pracy zdalnej. 

Czy HR mógłby funkcjonować bez technologii? W teorii tak, ale w praktyce byłoby to niezwykle trudne, szczególnie w dużych organizacjach. Technologie HR Tech nie tylko pozwalają na efektywne zarządzanie procesami, ale także wspierają budowanie zaangażowania i zaufania w zespołach. Kluczowe jest jednak utrzymanie równowagi między automatyzacją a „ludzkim dotykiem” – bo to on wciąż stanowi fundament skutecznego zarządzania zasobami ludzkimi.

Czy automatyzacja procesów HR jest traktowana jako krok w stronę redukcji kosztów, czy raczej narzędzie wspierające strategiczny rozwój organizacji?

Anna Wicha: Automatyzacja procesów HR to temat, który odzwierciedla szerszą debatę o roli działów HR w organizacjach. Chociaż chciałoby się jednoznacznie powiedzieć, że HR pełni funkcję strategiczną, wciąż w wielu firmach postrzegany jest głównie przez pryzmat kosztów. To podejście zmienia się, ale nie na tyle szybko, by można było mówić o przełomie. 

Tam, gdzie HR jest traktowany jako partner strategiczny, automatyzacja technologii HR wspiera realizację długofalowych celów biznesowych. Automatyzacja jest czymś więcej niż tylko narzędziem do redukcji kosztów. Owszem, usprawnienie procesów administracyjnych, takich jak zarządzanie czasem pracy, obsługa płac czy digitalizacja dokumentacji, pomaga ograniczyć wydatki i poprawia efektywność operacyjną. Jednak jej prawdziwa siła tkwi w potencjale transformacyjnym. 

Automatyzacja uwalnia zasoby HR od powtarzalnych zadań, umożliwiając skupienie się na budowaniu zaangażowania pracowników, planowaniu ich rozwoju czy realizacji strategii retencji. Nowoczesne technologie HR, w tym zaawansowana analityka danych, wspierają podejmowanie trafniejszych decyzji, pozwalają przewidywać trendy i dopasowywać działania do dynamicznych zmian na rynku pracy. Ułatwiają również skalowanie procesów w szybko rozwijających się organizacjach, w których zarządzanie dużymi zespołami wymaga precyzji i elastyczności. Dodatkowo, narzędzia technologiczne w obszarze rekrutacji czy personalizacji doświadczeń kandydatów i pracowników pomagają budować kulturę organizacyjną opartą na danych, ale wzbogaconą o indywidualne podejście. 

Patrząc w przyszłość, automatyzacja HR będzie jeszcze silniej wspierać strategiczne cele organizacji, ale kluczowe będzie to, czy liderzy dostrzegą jej potencjał jako motoru innowacji i rozwoju, a nie jedynie narzędzia do obniżania kosztów. Organizacje, które postrzegają HR i technologie wspierające ten obszar jako elementy kluczowe dla budowy przewagi konkurencyjnej, będą miały szansę na trwały sukces. Wygrają Ci, którzy widzą szerszy kontekst automatyzacji procesów, nie tylko przez pryzmat kosztów, ale szerokiej wartości dodanej dla HR i wszystkich pracowników. W końcu ludzie – wspierani technologią – pozostają największym kapitałem każdej firmy.

Wasz raport porusza również ważną kwestię – jedynie 44% respondentów wskazuje, że ich firmy oferują szkolenia technologiczne. Jakie działania mogą podjąć organizacje, aby nie tylko zwiększyć dostępność takich szkoleń, ale także zachęcić specjalistów HR do rozwijania swoich kompetencji technologicznych i lepiej przygotować ich na wyzwania związane z cyfrową transformacją?

Agnieszka Zielińska: Kwestia szkoleń technologicznych w HR to kluczowy element przygotowania organizacji na wyzwania cyfrowej transformacji. Wynik z raportu, według którego jedynie 44% firm oferuje takie szkolenia, pokazuje, jak wiele jest jeszcze do zrobienia. Spora grupa pracowników bo 36% samodzielnie podnosi swoje kompetencje technologiczne, co pokazuje że już teraz mamy sporą świadomość profesjonalistów HR co do tego jak istotna jest ich rola w cyfrowej transformacji organizacji. 

To dział HR stoi na styku technologii i ludzi, a jego przygotowanie może przesądzić o sukcesie wdrażanych zmian. W tym celu warto organizować wewnętrzne kampanie informacyjne i warsztaty, które pokażą, jakie korzyści niesie za sobą korzystanie z nowych narzędzi oraz jak technologie mogą wspierać ich codzienną pracę, ułatwiając realizację celów. Kluczowe jest tutaj dopasowanie formatów do potrzeb i poziomu zaawansowania uczestników. Dzięki temu nawet osoby z mniejszym doświadczeniem technologicznym poczują się komfortowo, stopniowo oswajając się z nowymi narzędziami. 

Dodatkowo, warto stworzyć kulturę ciągłego uczenia się poprzez integrację szkoleń technologicznych z innymi programami rozwoju kompetencji. Przykładem może być włączenie modułów technologicznych do szkoleń z zakresu przywództwa czy zarządzania zmianą, co pokaże, że kompetencje technologiczne są integralną częścią roli lidera HR. Kluczowym elementem jest również zaangażowanie liderów w promocję tych inicjatyw. To właśnie ich wsparcie i osobisty przykład – np. aktywne uczestnictwo w szkoleniach – może zachęcić zespoły do nauki i pokazać, że rozwój technologiczny jest priorytetem dla całej organizacji.

Na koniec, warto budować przestrzeń na wymianę doświadczeń. Tworzenie wewnętrznych społeczności praktyków, w których specjaliści HR mogą dzielić się wiedzą i doświadczeniami z korzystania z narzędzi technologicznych, może skutecznie zwiększyć zaangażowanie. Dobrze działające forum wymiany wiedzy czy regularne spotkania z ekspertami HR Tech mogą być nieocenionym wsparciem. Cyfrowa transformacja HR nie wydarzy się bez ludzi, którzy ją zrealizują. Kluczowym wyzwaniem organizacji jest nie tylko dostarczenie narzędzi i szkoleń, ale również budowanie w pracownikach przekonania, że rozwój ich kompetencji technologicznych to inwestycja w przyszłość – zarówno ich własną, jak i całej organizacji.

Chciałabym zapytać także o konkurs HR Tech Changer, który wydaje się być świetną platformą do promowania innowacji w branży HR. Wspominacie, że liczba zgłoszeń wzrosła w tym roku aż o 25%. To wyraźny sygnał rosnącego zainteresowania nowoczesnymi technologiami w HR. Jak myślicie, co przyczynia się do tego, że w Polsce powstaje coraz więcej rozwiązań HR Tech?

Agnieszka Zielińska: Wzrost liczby zgłoszeń do konkursu HR TECH CHANGER to wyraźny sygnał rosnącego zainteresowania nowoczesnymi technologiami w HR w Polsce. Kolejnym dowodem na to jest raport Fundacji Startup Poland, który wskazuje, że rozwiązania HR Tech stanowiły 9% wszystkich startupów w Polsce w 2023 roku, podczas gdy jeszcze w 2021 roku było to zaledwie 5%. Rośnie świadomość firm na temat roli technologii w zarządzaniu zasobami ludzkimi – coraz więcej organizacji dostrzega, jak technologie mogą wspierać ich rozwój, poprawiać efektywność procesów rekrutacyjnych, selekcyjnych, a także w obszarze rozwoju i retencji talentów. 

Ważnym czynnikiem sprzyjającym rozwojowi HR Tech jest także wsparcie ze strony funduszy inwestycyjnych, inkubatorów oraz programów rozwoju przedsiębiorczości, które pomagają młodym firmom realizować innowacyjne pomysły. Równocześnie zmieniający się rynek pracy stawia przed organizacjami wyzwania, które wymagają szybszego i bardziej elastycznego podejścia do zarządzania personelem. Wzrost kosztów pracy oraz zmiany demograficzne, prowadzące do mniejszej liczby kandydatów na rynku, przyspieszają te zmiany. Technologie HR pozwalają na sprawniejsze zarządzanie procesami rekrutacyjnymi, pracą zdalną i personalizację doświadczeń pracowników i kandydatów, co jest szczególnie istotne w obliczu wchodzenia na rynek pracy nowych pokoleń z odmiennymi oczekiwaniami. 

Dodatkowo technologie stają się coraz bardziej dostępne dzięki wzrostowi liczby rozwiązań typu SaaS (Software as a Service), które oferują elastyczne modele płatności i skalowalność. Dzięki temu małe i średnie firmy mogą łatwiej wdrażać narzędzia HR Tech i adaptować je do swoich potrzeb. Zainteresowanie HR Tech w Polsce to więc efekt połączenia rosnącej świadomości organizacji, dynamicznego rozwoju sektora technologii i ewolucji rynku pracy. Mimo to, mamy świadomość, że liczba innowacyjnych rozwiązań mogłaby być jeszcze większa, gdyby rola HR w organizacjach była traktowana częściej w sposób strategiczny.

W raporcie zwracacie również uwagę na znaczenie integracji narzędzi HR Tech z istniejącymi procesami w firmach. Czy prawdziwym “changerem” staną się narzędzia, które nie tylko są łatwe w implementacji, ale również elastyczne i dostosowane do zmieniających się potrzeb organizacji?

Anna Wicha: Zdecydowanie tak – kluczem do sukcesu narzędzi HR Tech w organizacjach jest ich integracja z istniejącymi systemami oraz elastyczność w dostosowywaniu się do zmieniających się potrzeb. Technologie, które są łatwe do wdrożenia, ale jednocześnie potrafią się adaptować do specyficznych wymagań firmy, mają największy potencjał, aby stać się prawdziwymi "changerami" w branży HR.

Organizacje, które inwestują w narzędzia HR Tech, nie tylko oczekują efektywności operacyjnej, ale także dążą do zwiększenia elastyczności i zdolności szybkiego reagowania na zmiany – zarówno te wewnętrzne, jak i zewnętrzne. Technologie, które są w stanie dynamicznie dopasować się do rozwoju firmy, zmieniających się celów strategicznych czy nowych trendów na rynku pracy, stanowią ogromną wartość. Narzędzia HR Tech, które łatwo integrują się z istniejącymi systemami, zapewniają płynność i oszczędność czasu w codziennej pracy działów HR. Elastyczność i możliwość personalizacji takich rozwiązań pozwala na ich pełne dopasowanie do organizacyjnych potrzeb. W miarę jak organizacje stają się coraz bardziej cyfrowe, a rynek pracy się zmienia, technologie, które potrafią się przystosować do tych wyzwań, będą kluczowe w utrzymaniu konkurencyjności i wspieraniu dalszego rozwoju organizacji. W obliczu tych trendów, rozwiązania, które oferują elastyczność, skalowalność i łatwość w integracji, staną się rzeczywiście przełomowe.

Na zakończenie chciałabym spojrzeć w przyszłość. Jakie wyzwania rynkowe, Waszym zdaniem, mogą w najbliższych latach stać się największym motorem napędowym dla rozwoju narzędzi HR Tech i pomóc jeszcze bardziej usprawnić funkcjonowanie działów HR?

Anna Wicha: Wzrost kosztów pracy w Polsce, które już stanowią 13,6% wszystkich kosztów operacyjnych w firmach, oraz nieubłagana demografia, która w ciągu najbliższej dekady ma zmniejszyć zasób pracowników na rynku o 12,6%, stanowią poważne wyzwania dla pracodawców. W odpowiedzi na te problemy, rozwiązania technologiczne stają się kluczowe. Poszukiwanie kandydatów z określonymi kompetencjami będzie coraz trudniejsze, a firmy będą dążyć do ograniczenia rotacji pracowników, szukając sposobów na efektywne zarządzanie talentami.

Jednym z największych wyzwań będzie konieczność elastycznego podejścia do pracowników i kandydatów, szczególnie w kontekście rosnących oczekiwań nowych pokoleń. Technologie, które umożliwiają personalizację doświadczeń zawodowych, dostosowywanie ścieżek kariery czy ofert benefitów do indywidualnych potrzeb, będą niezbędne, by utrzymać zaangażowanie pracowników. 

W przyszłości narzędzia HR Tech, które oferują spersonalizowane doświadczenia, będą kluczowe dla budowania pozytywnej kultury organizacyjnej oraz przyciągania talentów. Dodatkowo, rozwój narzędzi analitycznych, które umożliwiają podejmowanie decyzji opartych na danych, będzie istotnym elementem transformacji HR. Przewidywanie rotacji, analiza zaangażowania czy efektywności szkoleń staną się podstawą do optymalizacji procesów HR i podejmowania strategicznych decyzji. 

Wraz z rozwojem sztucznej inteligencji, procesy HR będą coraz bardziej zautomatyzowane, co pozwoli na oszczędności czasu i zasobów, umożliwiając działom HR koncentrację na bardziej strategicznych zadaniach. Równocześnie, rosnące znaczenie wellbeing'u pracowników będzie miało wpływ na rozwój narzędzi HR Tech wspierających programy zdrowia i dobrostanu. Technologie monitorujące nastroje pracowników, dostosowujące benefity czy wspierające wellbeing staną się kluczowe dla utrzymania zaangażowania i lojalności pracowników. 

W miarę jak organizacje stają się coraz bardziej cyfrowe, integracja narzędzi HR Tech z innymi systemami, takimi jak ERP, CRM czy narzędzia do zarządzania projektami, będzie koniecznością. Rozwiązania HR Tech, które umożliwiają płynne połączenie różnych platform, będą miały przewagę na rynku, umożliwiając sprawniejsze zarządzanie danymi i procesami w firmach. Rozwój narzędzi HR Tech będzie napędzany rosnącą potrzebą elastyczności, personalizacji, analityki i automatyzacji. Technologie HR staną się integralną częścią strategii biznesowych, pozwalając organizacjom lepiej odnaleźć się w dynamicznie zmieniającym się świecie pracy.

--> Pełen raport przeczytasz tu: HR TECH CHANGER