KSeF nie naprawi twojej firmy. Vaidas Knieža (Fitek): „To system, który brutalnie obnaża bałagan w procesach”
Jakie problemy KSeF rzeczywiście rozwiązuje, a które jedynie mocniej uwidacznia? Gdzie sztuczna inteligencja już dziś daje działom finansowym realną wartość, a gdzie nadal wymaga kontroli człowieka? I czego polskie firmy mogą spodziewać się w ciągu najbliższych dwóch-trzech lat, patrząc na doświadczenia bardziej zdigitalizowanych rynków Europy Północnej i krajów bałtyckich?
Między innymi o tym rozmawiamy z Vaidasem Kniežą, CEO Fitek, który opowiada o automatyzacji finansów, skalowaniu firmy na europejskich rynkach i budowaniu biznesu w Polsce.
W Polsce rozmowa o KSeF często zatrzymuje się na samym obowiązku wdrożenia nowego systemu. Wy mówicie jednak, że to dopiero początek większej zmiany w zarządzaniu finansami firm. Co masz na myśli?
Faktycznie, wiele firm traktuje KSeF przede wszystkim jako kolejny obowiązek regulacyjny. Ja widzę w nim jednak impuls do znacznie szerszej cyfryzacji finansów.
KSeF rozwiązuje pierwszy problem, który pojawia się, gdy firma chce cyfryzować i automatyzować procesy finansowe. Porządkuje początek całego obiegu, gdzie faktury trafiają do organizacji w ustrukturyzowanej, cyfrowej formie. Dzięki temu przedsiębiorstwa mogą przejść do kolejnego etapu i automatyzować znacznie więcej niż samą wymianę dokumentów. Mówimy tu o całym procesie, od akceptacji faktury, przez jej opisanie i księgowanie, po analizę danych z wykorzystaniem AI oraz wykrywanie błędów czy nadużyć. Samo wdrożenie KSeF nie powinno być więc celem samym w sobie. To raczej bardzo dobry fundament do budowy bardziej efektywnego, bezpiecznego i opartego na danych systemu zarządzania finansami przedsiębiorstwa
KSeF porządkuje sposób wystawiania i odbierania faktur, ale nie rozwiązuje automatycznie tego, co dzieje się z dokumentem później. Co Twoim zdaniem realnie zmienia, a które problemy tylko mocniej pokazuje?
W praktyce największe opóźnienia zaczynają się dopiero wtedy, gdy faktura trafia już do firmy. Trzeba ją sprawdzić, przypisać do odpowiedniej osoby, zaakceptować i przekazać dalej. Jeśli ten proces nie jest dobrze uporządkowany, dokument nadal krąży między mailami, arkuszami i kolejnymi osobami, a dział finansowy musi ręcznie pilnować, co się z nim dzieje. KSeF tego nie zmienia, ale sprawia, że takie problemy stają się bardziej widoczne. Skoro faktura pojawia się w systemie od razu i ma ujednoliconą formę, trudniej tłumaczyć opóźnienia samym obiegiem dokumentów. Szybko okazuje się, że największym wyzwaniem są procesy wewnątrz firmy i brak jasnych zasad dotyczących tego, kto i kiedy powinien zająć się danym dokumentem.
Dlatego samo “podłączenie” firmy do KSeF nie musi jeszcze oznaczać dużej zmiany w codziennej pracy. Najwięcej zyskają organizacje, które potraktują go jako dobry moment na uporządkowanie całego procesu. Dopiero wtedy cyfrowa faktura rzeczywiście przekłada się na mniej ręcznej pracy, szybsze płatności i lepszą kontrolę nad wydatkami.
Wiele firm wychodzi z założenia, że skoro ma ERP, to temat faktur jest już uporządkowany. Co firmy najczęściej odkrywają, kiedy zaczynają dokładnie analizować drogę dokumentu od odbioru aż do płatności?
Najczęściej okazuje się, że ERP porządkuje księgowanie, ale nie cały proces, który do niego prowadzi. Zanim faktura trafi do systemu, nadal musi przejść przez kilka osób, zostać sprawdzona i zatwierdzona. W wielu firmach odbywa się to poza ERP, głównie w mailach, arkuszach i komunikatorach, przez co trudno szybko ustalić, na jakim etapie jest dokument i dlaczego nadal czeka. Dopiero dokładne prześledzenie całej drogi faktury pokazuje, ile czasu pochłaniają drobne, powtarzalne czynności. Problemem często nie jest jeden duży błąd w procesie, ale wiele małych opóźnień, które z czasem zaczynają wpływać na terminowość płatności i pracę działu finansowego. Taka analiza pozwala zobaczyć, które etapy można uprościć lub zautomatyzować, a gdzie potrzebne są po prostu jaśniejsze zasady odpowiedzialności.
Wspominałeś wcześniej, że wiele firm ma już odpowiednie systemy, ale nadal pracuje według starych schematów. Czy właśnie przyzwyczajenie do Excela, maila i ręcznego przekazywania dokumentów jest dziś największą barierą dla automatyzacji finansów?
Tak, w wielu przypadkach to właśnie sposób pracy okazuje się większym wyzwaniem niż sama technologia. Firmy przez lata wypracowały procesy, które są wszystkim dobrze znane, dlatego funkcjonują dalej, nawet jeśli wymagają wielu ręcznych działań i ciągłego pilnowania dokumentów.
Problem zaczyna się wtedy, gdy organizacja wdraża nowe narzędzie, ale próbuje odtworzyć w nim dotychczasowy proces niemal jeden do jednego. W efekcie zmienia się system, ale nie zmienia się sposób pracy. Dokument nadal przechodzi przez zbyt wiele osób, decyzje zapadają poza systemem, a część informacji trzeba uzupełniać ręcznie. Dlatego skuteczna automatyzacja wymaga czegoś więcej niż zakupu technologii. Firma musi być gotowa uprościć proces, zrezygnować z niepotrzebnych etapów i jasno określić, kto za co odpowiada. Dopiero wtedy nowe narzędzie rzeczywiście odciąża zespół, zamiast tylko przenosić stare przyzwyczajenia do nowego systemu.
W 2025 roku w Polsce wykryto ponad 376 tys. fikcyjnych faktur. Dlaczego sama cyfryzacja dokumentów nie wystarczy, żeby ograniczyć ryzyko oszustw?
Bo cyfrowa faktura nadal może zawierać fałszywe lub zmanipulowane informacje. Sam fakt, że dokument trafia do firmy elektronicznie, nie oznacza jeszcze, że dostawca jest wiarygodny, numer rachunku się zgadza, a dana płatność rzeczywiście powinna zostać wykonana. Cyfryzacja ułatwia śledzenie dokumentu, ale nie podejmuje za firmę decyzji, czy można mu zaufać. Największe ryzyko pojawia się tam, gdzie dokument przechodzi przez proces bez odpowiedniej kontroli. Jeśli zmiana numeru konta, nowy kontrahent albo nietypowa kwota nie wywołują dodatkowej weryfikacji, fałszywa faktura może wyglądać jak każda inna i zostać zaakceptowana rutynowo.
Bezpieczeństwo nie wynika z samego formatu dokumentu, lecz z tego, co dzieje się później. System powinien wychwytywać nieprawidłowości, kierować podejrzane przypadki do sprawdzenia i pozostawiać jasny ślad tego, kto podjął decyzję. Dopiero wtedy cyfryzacja nie tylko przyspiesza pracę, ale rzeczywiście pomaga ograniczyć ryzyko finansowe.
AI coraz mocniej wchodzi do finansów, ale w tym obszarze koszt błędu może być wyjątkowo wysoki. Gdzie sztuczna inteligencja już dziś daje działom finansowym realną wartość, a gdzie nadal widzisz więcej marketingu niż praktyki?
Największą wartość AI daje dziś tam, gdzie człowiek musi wykonywać dużą liczbę podobnych czynności i za każdym razem analizować te same rodzaje danych. System może wstępnie rozpoznać dokument, podpowiedzieć sposób jego zaksięgowania, wychwycić duplikat albo zwrócić uwagę na transakcję, która nie pasuje do wcześniejszego sposobu działania firmy. Nie oznacza to, że podejmuje decyzję za pracownika, ale pozwala mu szybciej skupić się na tym, co rzeczywiście wymaga oceny.
To właśnie w takim modelu AI sprawdza się najlepiej. Nie jako autonomiczny księgowy czy dyrektor finansowy, ale jako dodatkowa warstwa analizy. Może przeglądać więcej danych, niż byłby w stanie człowiek, wskazywać nietypowe zdarzenia i podpowiadać, gdzie warto zajrzeć głębiej. Ostateczna decyzja nadal powinna jednak należeć do osoby, która rozumie kontekst biznesowy i bierze za nią odpowiedzialność.
Znacznie więcej marketingu widzę natomiast w hasłach o całkowicie autonomicznych działach finansowych. Firmy nie potrzebują systemu, który samodzielnie zatwierdzi płatność albo podejmie decyzję podatkową bez kontroli. Potrzebują narzędzia, które ograniczy ręczną pracę, szybciej pokaże ryzyko i dostarczy lepszych informacji do podjęcia decyzji.
Fitek działa na rynkach, które wcześniej przeszły podobną cyfryzację finansów. Patrząc na doświadczenia Europy Północnej i krajów bałtyckich, czego polskie firmy mogą spodziewać się w najbliższych dwóch-trzech latach?
Doświadczenia Estonii dobrze pokazują, z czym w najbliższych latach mogą mierzyć się polskie firmy. W badaniu Fitek obejmującym 350 organizacji z sektora prywatnego i publicznego obsługa faktur zakupowych nadal była największym „pożeraczem czasu” księgowych i zajmowała średnio 18,4% ich czasu pracy. Największym problemem nie było jednak samo otrzymanie dokumentu, ale to, co działo się z nim później. Aż 65,9% respondentów wskazało oczekiwanie na akceptację jako główne wąskie gardło, a wielu zwracało też uwagę na błędne dokumenty oraz trudności z dopasowaniem faktur do zamówień i umów. W Polsce najpewniej zobaczymy podobny scenariusz. KSeF ograniczy część ręcznego wprowadzania danych, ale uwaga firm szybko przeniesie się na akceptacje, dekretację, dopasowywanie dokumentów, integrację z ERP i szerszą automatyzację procesów.
Na tym tle wejście Fitek do Polski wydaje się dość naturalnym ruchem. Dlaczego uznaliście, że to właściwy moment na start i co będzie dla Was najważniejsze w pierwszym etapie obecności na polskim rynku?
Nasza strategia od zawsze zakłada obecność na rynkach, na których zachodzą istotne zmiany regulacyjne. Gdy państwa wprowadzają obowiązkowe e-fakturowanie, firmy aktywnie zaczynają poszukiwać zaufanych partnerów, a cały rynek przyspiesza. Widzieliśmy ten schemat już wcześniej, a dziś obserwujemy go w Polsce wraz z wdrażaniem KSeF. Wielu lokalnych dostawców, którzy wcześniej mieli trudności z pozyskiwaniem klientów, rozwija się bardzo dynamicznie, ponieważ przedsiębiorstwa aktywnie poszukują rozwiązań i kompetencji. Chcieliśmy być obecni w momencie, gdy rynek się zmienia, a nie wtedy, gdy transformacja będzie już zakończona.
Podobna sytuacja dotyczy też Słowacji, gdzie obowiązkowe e-fakturowanie zostanie wprowadzone w 2027 roku. Od wielu lat mamy tam lokalne biuro i zespół, dlatego jesteśmy dobrze przygotowani do wspierania klientów w okresie transformacji. Silną pozycję mamy również w Belgii, gdzie obowiązek e-fakturowania wszedł w życie w styczniu 2026 roku, dzięki czemu zdobyliśmy kolejne doświadczenia z rynku przechodzącego podobną zmianę. Zmiana przepisów to moment, w którym firmy na nowo projektują swoje procesy finansowe. A my właśnie wtedy możemy dostarczyć największą wartość.
Fitek działa jako warstwa przedksięgowa pomiędzy fakturą a systemem ERP lub księgowym. To brzmi prosto, ale w praktyce oznacza integracje, dane, workflow, akceptacje i kontrolę ryzyka. Co jest najtrudniejsze technologicznie w zbudowaniu takiego rozwiązania, żeby działało w realnych procesach firm, a nie tylko w idealnym scenariuszu demo?
Najtrudniejsze jest połączenie automatyzacji z elastycznością. Każda firma ma własny sposób akceptowania kosztów, inny podział odpowiedzialności i wiele wyjątków, które pojawiają się w codziennej pracy. Dokument może nie mieć numeru zamówienia, dotyczyć kilku działów albo wymagać dodatkowej zgody ze względu na kwotę. W praktyce takie sytuacje nie są rzadkością, lecz stałym elementem procesu.
Prosty scenariusz można zautomatyzować stosunkowo łatwo. Prawdziwym wyzwaniem jest stworzenie systemu, który wie, co zrobić, gdy coś nie pasuje do standardowej ścieżki. Powinien skierować dokument do właściwej osoby, zachować pełną historię decyzji i nie blokować całego procesu tylko dlatego, że pojawił się wyjątek. O jakości takiego rozwiązania świadczy więc nie to, jak szybko obsługuje idealnie przygotowaną fakturę, ale jak radzi sobie z rzeczywistością firmy. Jednocześnie nie może wymagać budowania całego procesu od początku dla każdego klienta, bo wtedy trudno mówić o skalowalnym produkcie. Największa praca technologiczna polega właśnie na znalezieniu równowagi między wspólnym standardem a możliwością dopasowania go do konkretnej organizacji.
Rynek narzędzi dla finansów, księgowości i obiegu dokumentów jest dziś mocno zatłoczony. Z perspektywy klienta wiele firm obiecuje automatyzację, integracje i oszczędność czasu. Co Twoim zdaniem realnie odróżnia Fitek od innych rozwiązań dostępnych na rynku?
Przede wszystkim to, że nie oferujemy jedynie pojedynczego elementu procesu obsługi faktur. Łączymy odbiór faktur, europejskie e-fakturowanie w standardzie Peppol, zgodność z KSeF, walidację danych, akceptacje, automatyzację księgowania oraz integrację z ERP w jeden spójny proces end-to-end. Innym ważnym wyróżnikiem jest nasze międzynarodowe doświadczenie. Posiadamy własne zespoły w krajach bałtyckich, Polsce, Belgii i na Słowacji oraz rozbudowaną sieć partnerów na Bałkanach, w Niemczech, Francji i wielu innych krajach Europy. Dodatkowo przez kilka lat Fitek był częścią notowanej na giełdzie grupy Unifiedpost Group. Dzięki temu zdobyliśmy szerokie doświadczenie we wdrażaniu rozwiązań e-fakturowania w całej Europie. Po wykupie menedżerskim, wspartym przez BaltCap, czyli jeden z największych funduszy private equity w krajach nordyckich i bałtyckich, zachowaliśmy te kompetencje i nadal wspieramy klientów dzięki doświadczonym zespołom działającym w wielu państwach Europy.
Dzięki temu, jeśli klient potrzebuje wymieniać faktury elektroniczne praktycznie w dowolnym kraju europejskim, jesteśmy w stanie wskazać najlepsze rozwiązanie, niezależnie od tego, czy będzie to Peppol, krajowa platforma e-fakturowania czy inny lokalny standard. Nie jesteśmy jedynie dostawcą oprogramowania. Wnosimy praktyczne europejskie doświadczenie zdobyte podczas wspierania firm w cyfrowej transformacji procesów fakturowania na wielu rynkach.
