Pierwszy bułgarski jednorożec otwiera biuro w Warszawie i buduje polski zespół
Platforma oparta na sztucznej inteligencji, która służy do zarządzania wydatkami firmowymi, oficjalnie wchodzi do Polski. Dla wielu przedsiębiorców nowy system fakturowania wciąż oznacza pomyłki i dodatkowe obowiązki, a Ministerstwo Finansów zaproponowało niedawno odroczenie kar do 2028 r.. Twórcy Payhawk uznali jednak obecną sytuację za idealny moment na inwestycję.
– Polskie firmy zaczęły korzystać z Payhawk, zanim pojawiliśmy się tu z własnym zespołem. Dziś pracuje z nami już blisko 100 firm w Polsce, a w ciągu ostatniego roku ich liczba wzrosła o blisko 30 proc. To był dla nas jasny sygnał, że warto tu zainwestować – mówi Hristo Borisov, CEO i współzałożyciel Payhawk. – Dzięki KSeF polskie działy finansowe wyprzedziły większość Europy w cyfryzacji faktur. Teraz przyszedł czas na kolejny krok, czyli automatyzację wszystkiego, co dzieje się wokół faktury: od zakupu, przez akceptację, po zaksięgowanie. Budujemy zespół w Warszawie, aby pomóc kolejnym firmom zrobić ten krok i lepiej wspierać tych klientów, którzy już nam zaufali – dodaje Hristo Borisov.
Cyfrowa faktura, ręczna praca
Harmonogram wdrożeń przewiduje, że od 1 lutego 2026 r. faktury w KSeF wystawiają największe firmy, a od 1 kwietnia – większość pozostałych. Źródłem frustracji w biznesie okazują się jednak nie tyle same e-dokumenty, ile całe procesy wokół ich obsługi. W wielu organizacjach akceptacja zakupu, powiązanie faktury z wydatkiem, jej merytoryczne opisanie, zaksięgowanie oraz zamknięcie miesiąca nadal odbywają się w sposób w pełni manualny.
Skutki tego widać w twardych statystykach. Analiza przygotowana przez Exorigo-Upos wykazała, że błędy zawiera co piąta faktura korygująca w KSeF (18 proc.).
Kolejną barierą stały się wydatki służbowe. Sprzedawca ma prawo wystawić e-fakturę wyłącznie w systemie, nie dając pracownikowi żadnego potwierdzenia papierowego. Dział księgowy musi więc we własnym zakresie ustalać, kto dokonał zakupu, w jakim celu oraz do jakiego projektu lub oddziału należy go zakwalifikować. Opublikowany 23 września przez Ministerstwo Finansów projekt ustawy ma dać rynkowi dodatkowy rok na uporządkowanie tego chaosu, zanim zaczną obowiązywać sankcje finansowe.
Statystyki obnażają braki w automatyzacji
Problem wąskich gardeł w finansach sięga znacznie głębiej niż sam KSeF. Raport KPMG pt. „Technologia w finansach: automatyzacja i AI” wskazuje, że choć ponad trzy czwarte (ponad 75 proc.) średnich i dużych firm w Polsce podjęło próby wdrażania sztucznej inteligencji, to jej szerokie zastosowanie odnotowano jedynie w 8 proc. przedsiębiorstw.
Poważnym wyzwaniem jest też tempo pracy:
- Zaledwie 18 proc. firm jest w stanie zamknąć miesiąc w 3 dni lub szybciej.
- Aż co trzecia organizacja potrzebuje na to minimum tygodnia.
- W co czwartej firmie ponad połowa operacji z tym związanych wykonywana jest bez wsparcia jakiejkolwiek automatyzacji.
- W kolejnych blisko 60 proc. przedsiębiorstw ręczna praca pochłania od 30 do 50 proc. powtarzalnych czynności.
Podobne wnioski przynosi międzynarodowe badanie Payhawk, przeprowadzone wśród 1520 przedsiębiorców i specjalistów finansowo-księgowych w Europie i USA. Choć 57 proc. ankietowanychdeklaruje wysoką optymalizację co najmniej jednego procesu wydatkowego, to jedynie 7 proc. może powiedzieć to o wszystkich procedurach. Za w pełni zautomatyzowaną uznaje swoją księgowość 30 proc. badanych, a z funkcji automatycznego dopasowywania faktur korzysta zaledwie 21 proc.Firmy kupowały dotychczas narzędzia do pojedynczych zadań, rzadko łącząc je w zintegrowany łańcuch.
Od wniosku zakupowego do zaksięgowanej faktury
Odpowiedzią na tę fragmentaryczność ma być zintegrowany obieg: od złożenia zapotrzebowania, przez zakup, aż po finał w księgach. W platformie Payhawk faktury z KSeF spływają bezpośrednio do aplikacji, a system samodzielnie łączy je z transakcją kartową, zamówieniem lub konkretnym projektem, zdejmując z księgowości obowiązek ręcznego poszukiwania danych.
Dla polskich odbiorców przygotowano:
- Karty płatnicze w złotych,
- Polskie numery rachunków IBAN,
- Pełną platformę w języku polskim.
Oprogramowanie jest zintegrowane z czołowymi światowymi platformami ERP i księgowymi, a dla popularnych polskich programów finansowych oferuje dedykowane szablony eksportu. Z kolei wbudowane scenariusze (Playbooks) dają możliwość prowadzenia pełnych operacji finansowych bezpośrednio z poziomu modeli Claude oraz ChatGPT.
Z Sofii do Warszawy
Otwarcie biura w Warszawie to kolejny krok w zagranicznej ekspansji spółki, po oddziałach m.in. w Londynie, Nowym Jorku i Paryżu. Payhawk powstał w 2018 r. w Sofii, a w 2022 r. uzyskał status jednorożca, osiągając wycenę na poziomie 1 mld dolarów. Obecnie z jego usług korzysta niemal 7 tys. firm z ponad 33 państw, które rozliczają przez system wydatki przekraczające 5 mld euro rocznie.
Debiut zespołu w Polsce powiązano z rolą partnera głównego obchodów 4. urodzin Endeavor Poland, które odbyły się 30 września w Warszawie. Przy tej okazji fintech zorganizował zamknięte spotkanie CFO Circle dedykowane dyrektorom finansowym.
