Zarządzanie projektami? Zamiast ściągania gotowców z internetu pomyśl, czego potrzebuje twoja firma

Pierwsza rada – nie ściągaj „gotowców” z internetu. Niby oczywiste, ale wielu menedżerów szuka w internecie gotowej metodologii zarządzania projektami i bezmyślnie stara się ją wdrożyć u siebie w firmie. To błąd. Szansa, że w takiej sytuacji uda się osiągnąć zakładane cele, jest znikoma. Bo wszystkie decyzje o organizacji firmy powinny być dopasowane do jej celów i zasobów. Wiele firm nie potrzebuje wdrażania żadnej konkretnej metodologii, bo skoro wszystko działa u nich jak należy, to nie ma sensu robić rewolucji.

Zanim podejmiesz jakąkolwiek decyzję, zrób wewnętrzny audyt w firmie. Porozmawiaj z pracownikami, co jest dla nich największym problemem. Czy procedury odpowiadają rzeczywistości. Zastanów się, w jakim kierunku zmierzacie. I dopiero wtedy zastanów się, czy potrzebujesz wdrażać rozwiązania, które nie tylko wymagają wewnętrznej rewolucji, ale także często sporych wydatków. 

W niektórych wypadkach zamiast tworzenia systemów zarządzania projektami, wystarczy wdrożyć efektywne zarządzanie procesami operacyjnymi. To dobra propozycja dla firm, które rozwijają się w sposób powtarzalny. Zarządzanie projektami nie jest lekiem na wszystko. Nie ma w praktyce firmy, w której zarządzanie projektami, by się nie przydało, ale czasem są po prostu lepsze sposoby na osiągnięcie efektywności biznesowej.

Gdzie znajduje się granica? Weźmy firmę produkującą żywność, która chciałaby wejść na zagraniczny rynek. Czy ona potrzebuje do tego zarządzania projektami? Jeśli miałaby to być jednorazowa operacja, to lepszym rozwiązaniem wydaje się zatrudnienie menedżera z odpowiednimi kompetencjami. Jeśli jednak będziemy rozwijali się na kolejne rynki, ale do których musimy się w sposób unikalny dopasować, wtedy powinno się budować zarządzanie projektami. W dodatku jeśli coś się robi na siłę, może to przynieść odwrotny skutek. Należy dostosować narzędzia do celu, a nie na odwrót. Zadać sobie pytanie: Po co chcemy zmiany? Jeśli nie będzie to sztuka dla sztuki, to można działać. Ale jeśli chcemy to zrobić tylko po to, by robić tak jak inne firmy, to może jest gdzieś lepsze i tańsze rozwiązanie? 

Ponadto trzeba pamiętać, że bardzo często opór przed zmianami pochodzi od pracowników średniego szczebla. Dlatego, jak tłumaczą eksperci wyspecjalizowani w tematyce zarządzania projektami, to do najwyższych władz należy zachęcanie i motywowanie do zmiany podejścia. Oczywiście nie zawsze tak jest. W niektórych firmach to właśnie oddolnie postulaty o wprowadzenie zarządzania projektami przynosiły zmianę. Nie oznacza to z automatu sukcesu, bo nawet, jeśli szefostwo firmy zgodzi się na propozycje pracowników, to jeśli nie zaangażuje się w proces, niewiele może się zmienić. Szczególnie wtedy, kiedy trzeba zmienić już istniejące procedury wśród osób, które są niechętne zmianom.