Wdrożenie PPK w Twojej firmie – jak je zaplanować, by nie zwariować? 

Przede wszystkim warto dokładnie sprawdzić harmonogram wdrażania programu. Czy wszystkie firmy muszą wdrożyć PPK? Pamiętajmy, że z tego obowiązku zwolnione są:

• przedsiębiorstwa, które na dzień wejścia w życie ustawy o PPK realizują Pracownicze Plany Emerytalne (PPE) dla co najmniej 25 proc. osób zatrudnionych, a składki stanowią co najmniej 3,5 proc. wynagrodzenia w rozumieniu ustawy o PPE. 

• mikroprzedsiębiorstwa, które zatrudniają do 9 osób, gdzie każda z nich złoży deklarację o rezygnacji z przystąpienia do PPK

Proces wdrażania warto wcześniej zaplanować nie tylko pod względem finansowym, ale także czasowym – zazwyczaj zajmuje około pół roku. Odpowiedzialne i skuteczne wdrożenie PPK może przynieść firmie spore korzyści wizerunkowe. Ma szansę stać się także kartą przetargową w kwestiach rekrutacyjnych i pozytywnie wpływać na odbiór firmy oraz na decyzje potencjalnych pracowników dotyczące aplikowania na dane stanowiska. 

O wdrażaniu programu należy myśleć jak o procesie, na który składa się kilka kluczowych płaszczyzn. Jedną z nich są finanse – pamiętajmy, że to przedsiębiorca decyduje o wysokości finansowanej przez siebie wpłaty na rzecz PPK.

• Przedsiębiorca maksymalnie może przekazywać do PPK 4 proc. wynagrodzenia pracownika (minimalnie 1,5 proc.)

• Pracownik może zdecydować czy jego wpłaty będą stanowić minimum, czyli 2 proc. czy maksimum – 4 proc. jego wynagrodzenia 

Na zatrudniających spoczywa także obowiązek odprowadzania wpłat pracowników oraz ich szczegółowe dokumentowanie. Do budżetu związanego z wdrażaniem PPK warto także dopisać koszty związane z wyborem odpowiednich systemów informatycznych, które będą usprawniać obieg dokumentów związanych z PPK czy zatrudnienie osób odpowiedzialnych za koordynowanie programu w przedsiębiorstwie. 

Kolejną kwestią, o którą należy zadbać w kontekście wdrożenia PPK jest przygotowanie do zmian pod kątem funkcjonującego systemu kadrowo-płacowego. Zanim poinformujemy pracowników o zasadach i wprowadzaniu PPK, należy opracować odpowiednie wzory deklaracji, do których przedsiębiorcę obliguje ustawa. Na tym etapie rekomendowane jest także odpowiednie przygotowanie i wdrożenie w proces realizacji programu działu kadr czy HR. Jego zadaniem będzie m.in. zebranie pisemnych deklaracji dotyczących ewentualnych rezygnacji lub przystąpienia do programu. Należy pamiętać, że administracja oraz dział HR będą w firmie pierwszymi miejscami, w których pracownicy będą poszukiwać informacji o programie – dlatego warto jak najdokładniej poinformować te działy o nadchodzących zmianach. 

Istotnym elementem przygotowań do wdrożenia PPK są dane osobowe pracowników – muszą być kompletne i aktualne – warto o nie zadbać możliwie wcześnie, aby oszczędzić sobie niepotrzebnego stresu. 

Ważnym etapem jest także wybór instytucji finansowej, która będzie operacyjnie realizować wpłaty w ramach PPK. Podmiotami, które są uprawnione do koordynowania i wspierania działania PPK w firmach są Towarzystwa Funduszy Inwestycyjnych, Powszechne Towarzystwa Emerytalne, Pracownicze Towarzystwa Emerytalne oraz Zakłady Ubezpieczeń. Przy ich wyborze warto wziąć pod uwagę takie czynniki jak: 

• doświadczenie i efektywność w zarządzaniu funduszami inwestycyjnymi oraz emerytalnymi,

• wysokość i rodzaje opłaty, które wiążą się z programem PPK,

• zakres wsparcia jaki oferują zarówno dla pracodawcy, jak i pracownika 

W jaki sposób podjąć decyzję? Ustawa mówi o tym, by skonsultować się w tej kwestii ze związkami zawodowymi lub, jeżeli ich w przedsiębiorstwie nie ma, z reprezentacją pracowników. Pamiętajmy jednak, że w przypadku, gdy nie uda się osiągnąć konsensusu, decyzja należy zawsze do pracodawcy. Ostatecznie to przedsiębiorstwo zobligowane jest do zawarcia z wybraną instytucją finansową dwóch umów: pierwszej o zarządzaniu PPK i drugiej dotyczącej prowadzenia PPK. Tą drugą zawiera się w imieniu oraz na rzecz osób zatrudnionych.

Niezwykle ważnym, choć często najmniej dokładnie realizowanym obowiązkiem, jest także skuteczne poinformowanie swoich pracowników o zasadach funkcjonowania i możliwości przystąpienia do PPK. To właśnie na tym etapie zostaje zbudowane oraz ugruntowane zaufanie do pracodawcy. Skuteczność wprowadzania programu w ogromnej mierze zależy właśnie od tego, w jaki sposób poinformujemy o nim swoich pracowników. Badania zrealizowane dla PKO TFI przez agencję badawczą PBS po wprowadzeniu programu w największych przedsiębiorstwach wykazały, że w firmach wciąż za mało mówi się o PPK. Aż 41 proc. badanych twierdzi, że pracodawca nie przedstawił im zasad funkcjonowania programu. W jaki sposób informować, by zostać usłyszanym i zrozumianym? Przede wszystkim kluczowe jest odpowiednie przygotowanie działów kadrowych oraz HR. Następnie należałoby zatroszczyć się o wybór odpowiedniego sposobu komunikacji. Wśród najczęściej wybieranych są: broszury informacyjne, plakaty, wiadomości przesyłane intranetem, wiadomości e-mail czy specjalne warsztaty dla pracowników lub indywidualne rozmowy. Jakie sposoby informowania o PPK zostały wskazane przez badanych jako najskuteczniejsze? 38 proc. respondentów na pierwszym miejscu umieściło rozmowę, na drugim wiadomość w intranecie (ta metoda jest skuteczna według 36 proc. badanych). Kolejne pozycje to warsztaty (35 proc.) oraz broszura informacyjna (31 proc.).

Odpowiednio przeprowadzone wdrożenie PPK w firmie to korzyści nie tylko dla pracowników. Jest to przede wszystkim okazja do zbudowania zaufania wobec pracodawcy oraz wzmocnienia swojej pozycji na rynku. Profity wizerunkowe mogą być niebagatelne. By je osiągnąć trzeba jednak rozpocząć proces wdrażania w odpowiednim czasie, dokładnie go zaplanować i zdecydowanie nie pozostawiać go na ostatnią chwilę.