Raport Efektywność Kosztowa. Narzędzia dla poprawy firmy

Obniż koszty biura lub firmy

Firma Ricoh przeprowadziła niedawno badania pracowników biurowych w Europie. Okazało się, że mimo dwóch lat od wybuchu pandemii tylko co piąty badany potwierdza wdrożenie nowych zasad dostosowanych do wymogów pracy hybrydowej. Pracownicy żalą się na brak narzędzi – np. aż połowa nie ma dostępu do technologii pozwalających na organizację spotkań w formule hybrydowej. Oczywiście to również dodatkowa inwestycja, ale praca hybrydowa zostanie z nami na stałe. Brak nowoczesnych rozwiązań oznacza obniżenie efektywności firmy.

Weźmy za przykład wydawanie sprzętu ze strony zespołu IT. Dziś najczęściej wymaga to bezpośredniego spotkania dwóch osób. A co, jeśli ich terminy pracy z biura po prostu się nie pokrywają? Wtedy przekazanie sprzętu następuje później, niż powinno, co wydłuża np. realizację projektu. Są na to sposoby, np. inteligentne szafki, które mogą służyć do wydawania takiego sprzętu lub też do przekazywania sobie dokumentów lub innych przedmiotów. Wkładasz rzecz do szafki i odbiorca może ją otworzyć kodem, który dostanie mailem czy SMS-em. Proste i skuteczne rozwiązanie, oszczędzające czas i poprawiające bezpieczeństwo w firmie.

Ciekawym rozwiązaniem jest pomysł firmy Ford, czyli stworzenie w pełni mobilnego biura. Wprowadzono je w samochodzie F-150 Lightning, czyli nowym elektryku tej amerykańskiej marki. Rozwiązanie powstało przy współpracy z Cisco Webex. Polega ono na zastosowaniu nowego ekranu, na którym zamontowany został system Sync 4A. Umożliwia on instalację specjalistycznego oprogramowania, w tym m.in. Webex pozwalającego na zdalne połączenia z innymi ludźmi. Ford dostosował także systemy do zarządzania głosem tak, by kierowca mógł rozmawiać bez konieczności odrywania rąk od kierownicy.

Konieczność dostosowania się do pracy hybrydowej wiąże się także ze zmianą podejścia do miejsca pracy. Firmy od marca 2020 r. zajmowały się przede wszystkim zmniejszaniem zajmowanej powierzchni w biurowcach. Nowy styl pracy zostanie z nami na dłużej, ale wciąż można zrobić więcej, by poprawić optymalizację działania pracowników. 

Business Link i firma deweloperska Skanska przeprowadziły badanie, z którego wynika, że wiele firm przeżywa kryzys kultury organizacyjnej. W ostatnich miesiącach doszło do sporej rotacji pracowników – nowe osoby przez dużą ilość czasu spędzonego w domu nie czują przynależności do zespołu. To obniża skuteczność działania. 

– Praca hybrydowa wymaga elastyczności również od strony zarządzania zespołami. Pracownicy oczekują pewnego kompromisu w zakresie ustalania dni pracy z domu i w biurach, tymczasem pracodawcy nie zawsze mogą dawać im wystarczająco dużo swobody. Tylko 19 proc. polskich pracowników przyznało, że ma całkowitą swobodę w zarządzaniu pracą z domu i z biura. Takie podejście wynika z kultury organizacyjnej w naszym kraju. Warto jednak podkreślić, że oczekiwania pracowników to jedno, ale ważne jest również zachowanie skuteczności operacyjnej biznesu. Poszukiwanie najbardziej optymalnego, zadowalającego obie strony rozwiązania jest obecnie jednym z największych wyzwań stojących przed pracodawcami, tym bardziej że praca w tym modelu zostanie z nami na dłużej – mówi Magdalena Ujda-Tarczyńska z firmy Skanska.

Badani rekomendują podjęcie kilku kroków, które pomogą usprawnić komunikację online i osiągnąć w tym aspekcie większą równowagę. Wśród propozycji pojawiły się m.in. piątki bez służbowych spotkań, skrócony czas trwania konferencji, dokładna selekcja uczestników spotkań oraz obowiązek włączonych kamer, by mieć wgląd w stopień zaangażowania odbiorców. Osoby pełniące menedżerskie funkcje wyszczególniły też potrzebę dostarczenia dodatkowych benefitów dla pracowników. W przypadku niektórych firm kierowanych przez respondentów takie benefity już funkcjonują. Dla osób mających dzieci pomocne okazały się dofinansowanie do 100 proc. płatnego urlopu czy dodatkowe płatne dni wolne. Ważną sprawą stał się także komfort psychiczny i fizyczny pracowników. W części firm poszerzono pakiety programów pomocy, a także zorganizowano dodatkowe szkolenia i warsztaty (również dla dzieci pracowników) czy konsultacje psychologiczne. Tego typu aktywności były szczególnie ważne dla osób mieszkających samotnie, dla których izolacja była najbardziej dotkliwa. 

Przenieś biznes do chmury

O konieczności przenoszenia działalności do chmury piszemy od lat. Robią to kolejne firmy. Wiele startupów wręcz od pierwszego dnia opiera swój biznes na tego typu projektach. W tym kierunku idzie również poważny biznes, także jeden z najbardziej konserwatywnych (m.in. ze względu na obowiązki prawne), czyli finansowy. W marcu do chmury publicznej opartej na platformie Microsoft Azure  zaczął przenosiny PKO Faktoring. Zakończenie procesu planowane jest do końca 2022 r. PKO Faktoring jest pierwszą spółką z Grupy PKO BP, która zdecydowała się na pełne przeniesienie zasobów IT do chmury obliczeniowej.

Firma przeniesie do chmury wszystkie aplikacje, z których korzystają jej pracownicy. Dlaczego zapadła taka decyzja? By obniżyć koszty. 

– Rosnące koszty serwisowania dotychczasowej infrastruktury oraz coraz bardziej ograniczone możliwości dostosowywania istniejących aplikacji do potrzeb biznesowych w tempie zgodnym z rozwojem rynku skłoniły spółkę do podjęcia strategicznej decyzji o przeniesieniu wszystkich zasobów do środowiska chmurowego. Nowa platforma technologiczna nie tylko zaspokoi bieżące potrzeby, ale także stworzy możliwości szybkiego rozwoju w kolejnych latach – informuje firma.

Do chmury publicznej zostaną przeniesione wszystkie aplikacje wykorzystywane w organizacji, włącznie z krytycznymi. Aby zapewnić płynne i bezpieczne przejście do nowego środowiska IT z zachowaniem ciągłości działania, w pierwszym etapie PKO Faktoring będzie korzystało z modelu hybrydowego: aplikacje będą umieszczane w środowisku łączącym infrastrukturę on-premise i chmurę Microsoft Azure. Po weryfikacji stabilności działania wszystkie aplikacje będą docelowo w pełni funkcjonować w chmurze. W zależności od potrzeb oprogramowanie będzie przenoszone w modelu lift and shift, czyli bez istotnych modyfikacji, lub modernizowane z zastosowaniem podejścia cloud native. W tym drugim przypadku, który docelowo powinien stać się podstawowym sposobem projektowania oraz rozwijania aplikacji i systemów działających w chmurze, kluczową rolę na każdym etapie pracy odgrywa automatyzacja kodem (Infrastructure as a Code) oraz wykorzystanie usług serverless. Pozwala ona w znaczący sposób usprawnić procesy skalowania infrastruktury i aplikacji, monitorowanie, bezpieczeństwo i szybkość wprowadzania zmian, a także kontrolę nad kosztami całych systemów IT.

Pod koniec 2021 r. firma GFT przeprowadziła badanie, jak sektor finansowy odbiera technologię chmurową oraz jak jej wdrożenie pomaga ulepszyć procedury i poprawić efektywność w zarządzaniu bankiem. Wynika z niego, że 86 proc. banków zaadaptowało usługi w chmurze właśnie po to, by wykorzystać ich praktycznie nieograniczoną skalowalność. 81 proc. ankietowanych potwierdza, że stosuje technologię chmury właśnie w celu obniżenia kosztów. Instalowanie i utrzymywanie systemów informatycznych jest dla instytucji finansowych długotrwałe i kosztowne. Gdy korzystają z chmury, to do obowiązków dostawcy należy zadbanie o całą wymaganą infrastrukturę. Zarządzanie sprzętem jest wliczone w cenę, co dodatkowo obniża całkowity koszt wsparcia informatycznego. Ponadto 95 proc. bankowców rozumie, że technologia chmury może skrócić czas wprowadzania produktów na rynek

Zbuduj efektywność finansową 

Firmy mogą stosować rozmaite narzędzia, jeśli chodzi o poprawienie efektywności finansowej. Pierwsze i najprostsze to poszukanie tanich źródeł finansowania. W dobie rosnącego WIBOR-u pole do popisu nie jest zbyt duże, ale z drugiej strony można korzystać z takich produktów jak faktoring czy ubezpieczenie należności. Dzięki nim zwiększamy pewność otrzymania pieniędzy za sprzedane towary lub usługi, oczywiście za pewną cenę. Jeśli jednak na rynku panuje niepewność…

Warto również poszukać zdywersyfikowanych źródeł finansowania. Nie chodzi tu wyłącznie o kredyty bankowe, ale o kierowane projekty związane z dofinansowaniem różnych przedsięwzięć. Przykładowo 30 marca br. Agencja Badań Medycznych ogłosiła nabór wniosków o dofinansowanie realizowanych przez przedsiębiorstwa projektów mających na celu opracowanie, ocenę działania i ocenę kliniczną innowacyjnych wyrobów medycznych. Łączna kwota dofinansowań wynosi 100 mln zł. Firmy mogą składać wnioski do końca czerwca br. 

Takich projektów jest więcej. Cały czas działają różnego rodzaju produkty przygotowane w ramach walki z pandemią. Z Tarczy Finansowej PFR już raczej nie skorzystamy, ale warto rozejrzeć się po stronach instytucji finansowych, czy nowa sytuacja związana z wojną w Ukrainie nie pozwoli pozyskać np. gwarancji czy też niskooprocentowanych pożyczek.

Od kilku miesięcy na rynku dostępny jest nowy produkt, czyli pożyczka antyinflacyjna od ARP. Obejmuje ona firmy, które np. rozpoczęły proces inwestycyjny w czasie niskich stóp procentowych, ale przez ich ostatnie wzrosty mają problemy. Oferta ARP kierowana jest do małych i średnich przedsiębiorstw. Firmy mogą skorzystać z dwóch rodzajów pożyczek: inwestycyjnej lub obrotowej. Jeden biznes może otrzymać od 800 tys. do nawet 10 mln zł. Okres spłaty wynosi maksymalnie cztery lata dla pożyczek obrotowych i 10 lat dla pożyczek inwestycyjnych. Wciąż ciekawe pozostają dotacje ze środków unijnych. Startupy mogą zaś korzystać z różnego rodzaju konkursów, organizowanych np. przez NCBR. Ciekawy jest program wspierający innowacyjne firmy z rejonu Polski Wschodniej.

Efektywność finansowa to też obniżenie kosztów w obszarze motoryzacji. Karty paliwowe czy programy lojalnościowe to jedno, ale ciekawy jest system leasingu samochodów elektrycznych z dofinansowaniem od NFOŚiGW.

Na rynku pojawiają się także rozwiązania dostosowane do zupełnie nowych warunków prowadzenia biznesu, czyli np. użytkowania samochodów elektrycznych. Także i w Polsce firmy zajmujące się leasingiem lub wynajmem aut rozszerzają ofertę o pojazdy napędzane silnikami elektrycznymi, w tym m.in. pojazdów dostawczych. Takie maszyny sprawdzają się w wielu przypadkach – korzystają z nich np. firma kurierska DHL czy też serwisy sklepów Żabka. 

Oczywiście samochody elektryczne to również wyzwanie, związane m.in. z kwestią ładowania. Z drugiej strony to obniżka wydatków na flotę, ze względu na zdecydowanie mniejsze koszty paliwa (w tym przypadku energii). Firmy mogą także wykorzystać istniejące panele fotowoltaiczne do produkcji energii, z której następnie takie pojazdy są ładowane. 

Oszczędności można również szukać przy wyszukiwaniu ofert firm zajmujących się leasingiem samochodów. Przykładowo pojawiają się nowe produkty, jak darmowe szkolenia dla kierowców czy też rozszerzone pakiety ubezpieczeń.

Przydatne aplikacje do zwiększenia wydajności w firmie

Nowoczesne firmy powinny także poszukiwać rozwiązań z zakresu sztucznej inteligencji. Jak wynika z badania przeprowadzonego przez MIT Sloan Management Review Connections przy współpracy z SAS, 40 proc. światowych firm zamierza inwestować w rozwój technologii CX (customer experience – doświadczeń klienta). W tym celu możliwe jest stosowanie przede wszystkim zaawansowanej analityki i sztucznej inteligencji.

Jak to zrobić? Na rynku istnieją systemy, które pozwalają na połączenie np. danych gromadzonych na popularnych platformach sprzedażowych z algorytmami analizującymi zachowania użytkowników. W tym celu możliwe jest określanie pewnych wniosków. Najprostsze takie rozwiązanie znane jest od lat. Jeśli klient ma kartę lojalnościową i potrafimy monitorować, co kupuje, wówczas możemy zaproponować mu rabaty na produkty komplementarne. Jeśli połączymy to ze światem cyfrowym i sprawimy, że klient jest zalogowany na swoim koncie, dysponując narzędziami, możemy sprawdzić, jakie przedmioty oglądał, jakie włożył do „koszyka” i jak zrobił zakupy. Jeśli nie mamy czasu na ręczne śledzenie takich działań, można zaprzęgnąć AI, która automatycznie wyświetli klientowi promocje na oglądane przez niego rzeczy. Bardziej zaawansowane systemy potrafią także komunikować się z klientem, również za pomocą czatów.

Taki schemat potwierdza opisane przed chwilą badanie. 86 proc. firm będzie rozwijało zaawansowane rozwiązania do personalizacji, 84 proc. chce rozszerzyć technologię zbierania danych w czasie rzeczywistym, 81 proc. będzie stawiało na chatboty oparte na AI, a 72 proc. przedsiębiorstw będzie próbowało łączyć doświadczenia omnichannelowe. 

Należy także pamiętać, że przy wdrażaniu nowych narzędzi trzeba stosować szeroką strategię cyfryzacji firmy. Bo jeśli już inwestujemy w tego typu rozwiązania, warto się postarać, by kluczowi pracownicy potrafili z nich korzystać. To wiąże się także ze zmianami np. w ocenie pracowników. Jednocześnie wykorzystanie takich technik wymaga budowy większej autonomii ze strony zespołów. A to wyzwanie, bo im większa autonomia, tym trudniej zachować efektywność kosztową. Kluczowe staje się więc posiadanie narzędzi do nadzorowania działań takich grup, tym bardziej przy pracy hybrydowej lub rozproszonej.

Coraz większą popularność zyskują również voiceboty, czyli automatyczne systemy do rozmów telefonicznych. Można je wykorzystać w czasie rekrutacji. Z takich rozwiązań korzysta wiele polskich firm, np. Decathlon, Centrum Medyczne Enelmed, serwis wakacje.pl czy Let’s Deliver. Oczywiście mowa o pierwszych etapach rekrutacji. Voiceboty przeprowadzają wstępne rozmowy telefoniczne, planują spotkania z prawdziwymi rekruterami, ale także udzielają informacji zwrotnych kandydatom. Dodatkowo potrafią one raportować odbyte rozmowy do jednego systemu. Co więcej, voicebot może zadzwonić do kandydata dosłownie w chwilę po tym, kiedy złożył zgłoszenie.

Dane o efektach działania voicebotów zebrała firma Apifonica na podstawie 21 tys. rozmów z kandydatami w Polsce i innych krajach. Były one w stanie skontaktować się z 92 proc. kandydatów, przy czym 68 proc. aplikujących zostało zakwalifikowanych do ostatecznej rekrutacji. Przykładowo, jeśli chodzi o wyniki rekrutacji w firmie Decathlon, rozmowę z voicebotem zakończyło łącznie 78 proc. aplikujących. Do kolejnego etapu skierowano 65 proc. kandydatów. Tego typu narzędzie umożliwia obniżenie kosztów rekrutacji. Oczywiście nie jest jedyne. Systemy do dzielenia się informacjami o kandydatach czy też analizy CV również są dostępne.

Nowe ścieżki, nowe pomysły

Zwiększenie efektywności często oznacza otwarcie się na zupełnie nowe perspektywy dla rozwoju biznesu. Dobrym przykładem jest Lotos, który w 2002 r. (formalnie jako Rafineria Gdańska) otrzymał licencję na przewóz transportów kolejowych. Początkowo chodziło wyłącznie o przewóz produktów rafineryjnych, ale spółka odkryła tu możliwość do rozwoju. W efekcie stała się jednym z największych w Polsce przewoźników towarów.

Takich możliwości szukają także inne firmy. Spółka Redan znana jest bardziej jako właściciel marki Top Secret. Firma w ostatnich latach boryka się z różnymi problemami, które skłoniły ją do poszukania konkretnych rozwiązań. Oprócz optymalizacji biznesu handlowego podjęła decyzję o wykorzystaniu posiadanych mocy w logistyce. W 2021 r. Redan rozpoczął świadczenie usług logistycznych dla zewnętrznych odbiorców na zasadzie zewnętrznego operatora logistycznego dla operacji związanych z obsługą zamówień z e-commerce. Pierwsze przychody zostały zrealizowane we wrześniu ubiegłego roku. Spółka zamierza rozwijać skalę działania w tym zakresie i pozyskiwać nowych klientów. W kolejnych latach znaczenie tej części biznesu powinno szybko i znacząco rosnąć.

– Chcemy wykorzystać posiadane kompetencje w zakresie prowadzenia usług logistycznych, obejmujące m.in. transport międzynarodowy, odprawy celne, kompletacje i realizacje wysyłek towarów, prowadząc takie działania dla nowych partnerów biznesowych. Podobnie w zakresie sprzedaży zagranicznej zamierzamy poszerzać zakres działania. Dotychczas przedmiotem obrotu były wyłącznie towary Top Secret. Obecnie podejmujemy działania, aby wprowadzić do tego kanału także sprzedaż towarów innych dostawców. Oczekujemy pierwszych transakcji tego rodzaju w 2022 r. Z pewnością początkowo ich znaczenie nie będzie duże, ale w każdym kolejnym roku ich udział powinien się zwiększać. Dzięki tym obu obszarom zmian – usług logistycznych oraz wprowadzaniu do sprzedaży także innych towarów niż pod marką Top Secret – zależność Redanu od tego brandu będzie maleć - mówi Bogusz Kruszyński, prezes firmy Redan.

Reorientacja biznesu dotyczy także ekspansji międzynarodowej. To kosztowny krok, ale wraz ze słabą złotówką może się okazać ciekawą alternatywą dla firm, które potrafią zdiagnozować swoje przewagi i je wykorzystać. Tu przykładem mogą być polskie spółki modowe, które od lat podbijają zagraniczne rynki. Taką ekspansję prowadzi także InPost, czyli znany w Polsce właściciel paczkomatów. W minionym roku wykonał on największą w historii polskich firm prywatnych akwizycję francuskiego Mondial Relay. Mocno rozpycha się także na konkurencyjnym, brytyjskim rynku. W Chinach wciąż rosną polskie spółki kosmetyczne. Takich przykładów jest więcej. Oczywiście to nie jest zadanie dla początkujących biznesów, choć jeśli prowadzisz firmę technologiczną, to właśnie działalność w skali międzynarodowej powinna być pierwszym wyborem.