E-narzędzia, czyli zrób to sam

Jeśli jesteśmy dopiero na początku naszej drogi ku transformacji cyfrowej, znalezienie odpowiednich rozwiązań i usług będzie stanowić problem. Wynikający z nadmiaru ofert na rynku. Wybór jest bardzo szeroki, a wiele z udostępnionych usług czy produktów okaże się albo zbyt rozbudowanych na nasze potrzeby, albo wręcz przeciwnie – nie zaoferuje tego, czego szukamy. Z tego powodu czekają nas próby i testy na żywym organizmie, jakim jest firma. Jak najlepiej zabrać się za cyfrową transformację, gdy robimy to na własną rękę?

Łączność i sprzęt

Kluczowy jest sprzęt, czyli smartfon, tablet i komputer. Potem dochodzą kolejne narzędzia jak łączność oraz odpowiednie oprogramowanie i aplikacje. – My udostępniamy możliwość zakupu w jednym miejscu całościowego rozwiązania, jakim jest sprzęt i platforma Microsoft 365. Wcześniej te rozwiązania przetestowaliśmy w naszej organizacji. Nasi doradcy biznesowi na co dzień z nich korzystają więc są najlepszymi ambasadorami – mówi Adam Jakubiak, kierownik ds. produktu w departamencie wsparcia biznesowego sieci Plus.

Jest to jedna z najłatwiejszych dróg, aby zadbać o podstawy, bo u jednej firmy możemy zakupić sprzęt, łączność, a nawet dostęp do niezbędnych narzędzi do pracy. Bo to nie tylko aplikacje biurowe – Microsoft 365 to także poczta e-mailowa chroniona przed spamem i złośliwym oprogramowaniem malware, aplikacja do komunikacji Teams czy też przestrzeń dyskowa na dane.

Inni operatorzy również mają tutaj sporo do zaoferowania. W T-Mobile możemy np. zamówić usługę monitoringu SIM (lokalizacja pracowników i pojazdów), uruchomić własną infolinię dla klientów czy nawet stworzyć sklep internetowy z usługą proSklep (od 49 zł netto za miesiąc). Orange z kolei może zaoferować np. dostęp do terminali płatniczych bez abonamentu (płacimy tylko wtedy, gdy z nich korzystamy), oprogramowanie Mobile Device Management do bezpiecznego zarządzania urządzeniami mobilnymi czy system do e-rezerwacji, który możemy udostępnić klientom wraz z katalogiem usług i terminarzami pracowników. To oczywiście tylko przykładowe usługi operatorów. Warto natomiast podkreślić, że jeśli do tej pory nie interesowaliśmy się cyfryzacją, zapoznanie się z możliwościami operatorów będzie dobrym pierwszym krokiem. Zwłaszcza że każda z tych firm, poza bogatą ofertą usług, zapewnia też wsparcie techniczne.

Chmura dokumentów

Już te rzeczy – dobrej klasy sprzęt, szybkie łącze oraz pakiet Microsoft 365 (lub Google G Suite) – zapewnią duże korzyści. – Oszczędność czasu, sprawne wykonywanie obowiązków, więcej zasobów przeznaczanych na rozwój i ulepszenie działalności przedsiębiorstwa to kilka ogólnych korzyści, które wynikać mogą z digitalizacji podstawowych obszarów firmy – wskazuje Maja Ciechańska, project manager i specjalistka ds. marketingu w firmie konsultingowej ConQuest Consulting.

Po tych podstawowych działaniach możemy zabrać się za dalszą digitalizację. Ciechańska przekonuje, że dobrym kierunkiem będzie dział HR. – Otrzymywane CV, zgłoszenia e-mailowe, zgłoszenia z najróżniejszych portali – LinkedIn, Pracuj.pl, OLX itd. – generują ogromny chaos w dokumentacji. Przechowywanie jej w chmurze oraz stworzenie bazy osób zainteresowanych pracą wpłyną na skrócenie czasu rekrutacji, łatwiejsze porównanie między sobą konkretnych osób oraz posiadanie bazy, która wykorzystana może być przy kolejnych rekrutacjach, jeżeli tylko aplikujący wyrażą na to zgodę – tłumaczy. I dodajmy, że są to korzyści, które możemy uzyskać bardzo szybko.

Ale oczywiście tutaj transformacja tylko się zaczyna. Co dalej? Kolejnym krokiem, polecanym przez ekspertów, jest digitalizacja procesów związanych z obiegiem dokumentów w firmie – zwłaszcza dokumentów finansowych. – Elektroniczne zarządzanie obiegiem faktur pozwala sprawować pełną kontrolę nad ponoszonymi kosztami. Dokumenty przestają ginąć, a czas potrzebny na ich wyszukanie czy sporządzenie ulega znacznemu skróceniu. Ze względu na te zalety oraz dobrze widoczne wymierne korzyści jest to obszar, w którym najłatwiej zdecydować się na wdrożenie zmian – radzi Marcin Wojtoń, dyrektor handlowy w agencji interaktywnej i software housie Ideo.

Dokładniejsza sprzedaż

Kolejnym obszarem działalności firmy MSP, który warto i w stosunkowo łatwy sposób można poddać digitalizacji, jest sprzedaż. – Baza leadów, klientów, zestawy umów, związane z nimi załączniki, otrzymywane referencje czy przekazywanie dokumentów do osób, które będą realizować konkretne zamówienie – to tylko kilka aspektów, które można usprawnić dzięki korzystaniu z rozwiązań chmurowych czy systemu CRM – wymienia Maja Ciechańska z ConQuest Consulting. CRM, czyli Customer Relationship Managment, to system automatyzujący i wspomagający procesy firmowe polegające na pozyskiwaniu, utrzymywaniu i obsłudze klienta. – Stanowi pomoc w funkcjonowaniu m.in. działów sprzedaży, ale też marketingu. Jest również przydatny dla zarządu – tłumaczy.

A jeśli jesteśmy już przy kliencie, warto tutaj również pokusić się o stosunkowo proste, a dające efekty rozwiązanie: chatboty. To wirtualni asystenci, którzy opierają się na sztucznej inteligencji i mogą znacznie usprawnić proces obsługi klienta. – Według badań nawet 30 proc. konsumentów decyduje się na dokonanie zakupu, jeśli natychmiast otrzymają odpowiedź na nurtujące ich pytanie. Około 70 proc. pytań kierowanych do obsługi klienta może zostać obsłużonych przez wspomnianego chatbota – twierdzi Ciechańska.

Webinar – sposób na klienta

Jeśli do tej pory organizowaliśmy wiele spotkań biznesowych, szkoleń czy kursów, możemy przenieść te działania do świata online i zacząć organizować webinary i wideokonferencje. W tym celu możemy skorzystać z jednej z popularnych platform do webinarów – ClickMeeting. W tracie webinaru możemy np. prezentować i omawiać cechy produktu potencjalnym klientom, dołączać linki do zakupów, które uczestnik może kliknąć, aby przejść do wskazanej strony czy naszego e-sklepu. Możemy też tworzyć nagrania wideo, które zapiszemy i będziemy udostępniać później w formie materiału szkoleniowego. Dodatkowe możliwości interaktywne zapewnia m.in. wirtualna tablica, wyświetlanie plików różnego rodzaju, udostępnianie ekranu czy dodatkowe okno chatu.

Polecane narzędzia

- Microsoft Office 365: nie da się zignorować tego pakietu biurowego, kiedy myślimy o narzędziach do cyfrowej transformacji. Zapewnia świetne narzędzia do współpracy online, umożliwia łatwą komunikację, wymianę i przechowywanie danych, czy też zarządzanie działalnością biznesową. Word, Excel, Teams, Outlook czy OneNote to aplikacje, które zwiększają produktywność wśród wszystkich pracowników. https://www.office.com

- Google G Suite: równie dobry pakiet aplikacji, zawierający znane w świecie cyfrowym narzędzia takie jak Gmail, Dokumenty, Arkusze Dysk, Kalendarz czy Meet do spotkań online. Podobnie jak Office, pakiet Google to szereg aplikacji, które ułatwiają i usprawniają prowadzenie firmy. https://gsuite.google.pl

- Slack: w przeciwieństwie do poczty e-mailowej, platforma Slack centralizuje wszystkie ważne informacje i zapewnia jedno źródło danych w komunikacji firmowej. Pozwala na wygodny chat i wymianę plików. https://slack.com/intl/en-pl/

- Microsoft Teams: bez problemu stworzymy tu grupy robocze, do których dodamy wybranych pracowników i będziemy mogli w jednym miejscu wygodnie omawiać dany projekt. Podobnie jak Slack, pozwala na lepszy obieg informacji niż e-mail. https://www.microsoft.com/pl-pl/

- LumApps: firmowy intranet, który ułatwia współpracę między pracownikami, zapewniając łatwe dzielenie się wiedzą z możliwością integracji z pakietem biurowym i innymi aplikacjami biznesowymi. Bardzo dopracowany system, który świetnie sprawdzi się zwłaszcza w większych firmach, zatrudniających ponad 100 osób. https://www.lumapps.com

- Salesforce Sales Cloud CRM: system CRM z dużą liczbą funkcji i możliwości dostosowywania do własnych potrzeb. Zawiera też sporo opcji związanych ze współpracą online i możliwością dodawania narzędzi firm trzecich. Z pewnością jeden z lepszych CRM-ów na rynku. https://www.salesforce.com

- Zoho CRM: bardzo dużo przydatnych funkcji - od zarządzania leadami, przez automatyzacje sprzedażowe, po interakcje omnichannel i zarządzanie bazą kontaktów. Pomoże każdej firmie zrozumieć i zaspokoić potrzeby klientów, automatyzując wiele zadań i skracając cykle sprzedaży. https://www.zpartner.pl

- Dropbox: jeden z najlepszych dysków online. Możemy przechowywać dane w chmurze i korzystać z nich na dowolnym urządzeniu. Pozwala tworzyć też foldery offline, dodawać znakowanie wodne do dokumentów, czy też przydzielać uprawnienia do udostępniania. https://www.dropbox.com

- Trello: tablice, listy i karty – bardzo intuicyjny w obsłudze system do zarządzania projektami. Można tu organizować i kategoryzować projekty w przystępny, elastyczny i praktyczny sposób. Ma też funkcję automatyzacji przepływu pracy, która pozwala usunąć żmudne zadania z listy rzeczy do zrobienia. https://trello.com/pl

- Monday: system do zarządzania projektami, ale bardziej rozbudowany niż Trello. Pozwala automatyzować prace, współpracuje z wieloma narzędziami firm trzecich, a także może wyświetlać dane w wielu formach wizualnych (np. mapy, osie czasu, tablice Kanban). Doskonale sprawdzi się w każdej branży. https://monday.com

- Stripe: dokonywanie i otrzymywanie płatności online to codzienność dla firm MSP. Stripe to jedna z najbardziej rozbudowanych platform do zarządzania płatnościami. Możemy go zintegrować na praktycznie każdej stronie i obsługuje ponad 300 różnych bramek płatniczych. Pozwala na akceptację płatności w różnych walutach, a także za pomocą e-portfeli. https://stripe.com/en-pl

- Social Pilot: platforma do zarządzania profilami w social mediach. Doceni ją z pewnością każdy zespół marketingu i komunikacji oraz PR. Z jednego miejsca możemy zarządzać wszystkimi social mediami. Bardzo ułatwia pracę i pozwala zaoszczędzić dużo czasu. https://www.socialpilot.co