Cyfrowe miejsce pracy staje się normą

Niektórym praca wciąż kojarzy się z biurem, własnym biurkiem i tonami dokumentów poukładanych w segregatorach na regale. W dzisiejszych czasach jednak następuje radykalna zmiana w organizacji przestrzeni pracy i sposobach jej wykonywania. Coraz więcej firm oferuje pracownikom możliwość wypełniania swoich obowiązków i zadań z dowolnego miejsca, o dowolnej porze, a to wszystko dzięki postępującej cyfryzacji miejsc pracy.

Cyfryzacja miejsca pracy to taka organizacja działań w firmie, aby każdy pracownik z dowolnego miejsca i o dowolnej porze miał dostęp do swoich zadań. Może ona przybierać różne oblicza. Komunikacja wewnętrzna odbywa się przy użyciu narzędzi technologicznych, m.in. za pomocą intranetu, chmury i wideokonferencji. W podobny sposób następuje wymiana informacji między pracownikami a klientami firmy – dokumenty przesyłane są w formie cyfrowej, a kontakt często odbywa się przez Internet, zazwyczaj za pomocą maila. 

Firmy dążące do digitalizacji muszą opracować odpowiednią strategię i zaproponować opcje ułatwiające zdalną pracę. BYOD (Bring Your Own Device) to angielska nazwa rozwiązania, jakie można zaproponować pracownikom czy wykonawcom zadania, czyli umożliwianie im pracy z poziomu własnego sprzętu. Zazwyczaj każdemu pracuje się najlepiej i najwygodniej na własnym sprzęcie, laptopie i smartfonie, który samemu się sobie wybrało. Dla firm jest to z pewnością spore wyzwanie wymagające opracowania systemów bezpieczeństwa informacji i materiałów firmy, oszacowania ryzyka wycieku czy utraty danych, odpowiedniego przeszkolenia i zabezpieczenia kwestii prawnych.

Kolejnym krokiem na drodze digitalizacji miejsca pracy są trendy takie jak BYOT (Bring Your Own Technology) czy BYOA (Bring Your Own Apps). Już teraz pracownicy w miejscach pracy używają licznych technologii i aplikacji, aby gromadzić materiały (eg. Dropbox), współpracować (join.me, Skype, Google meetings), optymalizować pracę (Google Docs, Evernote) czy tworzyć sieci społecznościowe (LinkedIn, Yammer). Wzrost ich użycia w środowisku pracy jest już faktem. Niemniej pozostawia on pracodawców i firmy przed pytaniem o granice swobody dostępu i bezpieczeństwa danych przy wykorzystaniu zewnętrznych technologii.

Digitalizacja sprzyja i umożliwia wprowadzanie mechanizmów znanych z gier do przestrzeni pracy, czyli grywalizację. Dzięki narzędziom cyfrowym dokładnie widać postępy, a osiągnięte rezultaty mogą zostać szybko ocenione np. za pomocą motywujących komentarzy. Krótko mówiąc, w pracowniku budzi się jego wewnętrzne dziecko, które uwielbia grać, konkurować i dostawać nagrody. Elementy grywalizacji można wprowadzić pokazując poziomy lub drabinkę do pokonania, przyznając odznaki, punkty czy nagrody rzeczowe lub formy konkurencji. Stosowanie elementów grywalizacji ułatwia komunikację i przekazywanie informacji zwrotnej, służy podtrzymaniu zaangażowania w pracę i daje możliwość stałego docenienia pracowników.

Digitalizacja miejsc pracy jest odpowiedzią na potrzeby dwóch pokoleń: millenialsów (ludzie urodzeni w latach 80. i 90. XX wieku) i wchodzącego właśnie na rynek pracy pokolenia Z (urodzeni po 2000 roku). Obie grupy mają ze sobą wiele wspólnego, według socjologów. Aktywnie korzystają z osiągnięć technologicznych, a wiedzę czerpią głównie z Internetu, za pomocą którego komunikują się z otaczającym ich światem. „Zetki” nie znają świata bez telefonów komórkowych, komputerów, mediów cyfrowych i społecznościowych. Świetnie sprawdzają się w profesjach związanych z branżą IT: projektowaniem stron internetowych, programowaniem czy tworzeniem aplikacji mobilnych.

Młodzi ludzie nie mają kompleksów i obaw, jakie często towarzyszyły ich starszym kolegom. Znają swoją wartość i mają wysokie wymagania względem potencjalnego miejsca zatrudnienia.  Ich oczekiwania są po części motorem zmian i postępującej digitalizacji w miejscach pracy.

Najnowsze badania Deloitte z 2019 r.  , w ktorych przebadano prawie 14 tysięcy millenialsów i przedstawicieli pokolenia Z, w tym 300 osób z Polski, potwierdziły, że osoby wchodzące obecnie w dorosłość i rozpoczynające swoje życie zawodowe oczekują od miejsca zatrudnienia elastycznego podejścia i zdigitalizowanego środowiska pracy. Doskonale zdają sobie sprawę z faktu, że coraz bardziej dynamiczny rozwój nowych technologii umożliwia im swobodę wykonywania obowiązków z dowolnego miejsca, w dowolnym czasie. To wszystko stawia przed firmami wyzwanie i wymaga dostosowania się do oczekiwań nowych pokoleń. 

Cyfrowy pracownik

Istnieją już firmy, które funkcjonują w oparciu o „cyfrowych pracowników”. Przykładem jest wchodzący na polski rynek węgierski start-up i platforma rekrutacyjna Talentuno. Miejsce pracy MatchMakerów, czyli osób polecających na dane stanowisko swoich znajomych, jest całkowicie online. Mogą oni zamieszczać na platformie CV swoich znajomych i łączyć je z ofertami pracy aktywnymi w systemie w dowolnym miejscu i czasie. Co więcej, dzięki sztucznej inteligencji zgłoszenia na dane ogłoszenie są automatycznie weryfikowane, a pracodawca, po wstępnej selekcji przez system, dostaje CV najlepszych kandydatów.

– Zauważyliśmy, że młode pokolenia lubią pracować w zdigitalizowanym świecie, czują się w nim swobodnie i cenią wolność i niezależność, jaką to daje. Wychodząc naprzeciw oczekiwaniom cyfrowych nomadów i idąc z duchem czasów, stworzyliśmy platformę dla osób, które chcą dorabiać lub pracować całkowicie online – mówi Peter Balazsik, prezes i współzałożyciel Talentuno.

„Digital workplace” to przyszłość także polskiego rynku pracy, choćby dlatego, że taka organizacja pracy zdecydowanie się opłaca. Pracodawcom pozwala na optymalizację kosztów i sprawniejsze zarządzanie firmą, a pracownikom daje swobodę działania, jakiej oczekują od współczesnych miejsc pracy.