Okiem eksperta. Jak przygotować budżet w firmie?
Przygotowanie budżetu powinno rozpocząć się jeszcze przed rozpoczęciem kolejnego roku. Jeśli tego dobrze nie przygotowaliśmy, nic straconego – wciąż mamy czas na dopracowanie planu. Podstawą jest komunikacja między osobami zajmującymi się stricte koordynowaniem i tworzeniem budżetu a właścicielami danych o przychodach i kosztach. Każdy musi mieć te same liczby i przyjąć te same założenia.
Drugi etap to zdecydowanie o tym, kto odpowiada za jaki obszar przygotowania budżetu. Standardem jest przygotowanie go na poziomie konkretnych działów, na jak najwyższym poziomie szczegółowości. Tu kluczowe są wspólne założenia dla całej firmy pod względem np. raportowania różnych wydatków i przychodów, bo to ułatwia późniejsze raportowanie i analizę. Ten proces powinien zająć od 7 do 10 dni.
Następnie przychodzi czas na dochodzenie do ostatecznych liczb w oparciu o realne i przemyślane założenia co do rozwoju firmy i rynku. To potrafi zająć nawet miesiąc. Najważniejsze zadanie to nie odrywanie się od rzeczywistości. Nie jest niczym trudnym wpisanie liczb „od ręki” albo budżetowanie różnych przychodów i kosztów na zasadzie „plus 10 proc. w porównaniu do poprzedniego roku”. To tak nie działa i ostatecznie cały budżet nam się rozłoży.
Na tym etapie osoby odpowiedzialne za przygotowanie budżetu powinny zadbać o to, by był on rozpisany w ujęciu minimum miesięcznym. Pozostałe założenia związane z poziomem szczegółowości zapisów zależą od firmy. Mam jednak kilka porad co do sposobu jego przygotowania:
• budżet powinien być robiony biznesowo tak, żeby było bezpośrednie odniesienie do kontraktów/warunków handlowych.
• budżet powinien zawierać rachunek przepływów pieniężnych. Planowanie płynności oraz zaplanowanie finansowania jest bardzo istotne.
• na każdym etapie warto robić podsumowania - w ten sposób sprawdzimy, czy liczby mają sens.
• przychody są oczywiście kluczowe - budżet powinien odzwierciedlać „mechanikę” generowania przychodów, inna będzie w e-commerce, a inna w kontraktach budowalnych.
• koszty i inwestycje powinny być skorelowane z budżetem przychodów (to są zasoby jakich firma będzie potrzebowała, żeby osiągnąć planowane przychody). Zachęcam do stworzenia szczegółowego modelu przychodów i związanych z nimi zasobów, co ułatwia definiowanie i śledzenie celów.
• zalecamy ponowne przygotowywanie budżetu po każdym kwartale w oparciu o aktualne dane.
Kto za to wszystko odpowiada?
Pieczę nad procesem przygotowania budżetu powinna trzymać osoba, która albo jest dyrektorem finansowym albo pełni jego funkcję. Do jego zadań należy koordynacja budżetu, przygotowanie narzędzi, sprawna komunikacja tak aby wszyscy znali założenia, cele oraz zasoby założone do ich realizacji, przygotowanie cash flow, a później bieżący monitoring płynności. Na każdym etapie powinien angażować osoby merytorycznie odpowiedzialne za wyniki finansowe działów.
Ważnym zadaniem stojącym przed dyrektorem finansowym jest krytyczne podejście do prognoz działu sprzedaży (bo to od niego przede wszystkim zależy płynność firmy). Jednocześnie to dyrektor finansowy powinien jako pierwszy podejmować działania, jeśli zauważy alarmującą sytuację w firmie. Dlatego taka osoba powinna zapewnić w firmie szerokie wsparcie. W zakresie finansów operacyjnych będzie to dostarczanie informacji zarządczej do podejmowania decyzji, zarządzanie kapitałem obrotowym, zarządzanie ryzykiem, optymalizacja struktury kosztów, ocena rentowności i ryzyka inwestycji, pozyskiwanie finansowania czy organizacja procesów, obiegu dokumentów i organizacja transformacji cyfrowej.
Nie wszystko na jednej głowie
Szczególnie w małych i średnich firmach, rola dyrektora finansowego oraz kwestia przygotowania budżetu może być dość skomplikowana. Problemem na pewno są koszty – stworzenie zespołu, który się tym zajmie albo ściągnięcie fachowca z naprawdę górnej półki dla takich przedsiębiorstw jest poza zasięgiem kosztowym. Na szczęście na rynku są rozwiązania, które mogą im pomóc. Przykładowo, na naszej stronie znajdziecie plik Excel z przykładowym prostym budżetem, bardziej pokazującym układ budżetu i powiązania między jego elementami niż końcowy budżet jakiejkolwiek firmy. To ważna pomoc szczególnie dla działów, które nie mają kompetencji dla tworzenia skomplikowanych planów.
Firmy z tego sektora stykają się także z innym problemem. Amerykańscy eksperci wyróżniają 4 typy dyrektorów finansowych w dużych firmach: the finance expert, the generalist, the performance leader i the growth champion. Korporacje wybierają profil, który najbardziej odpowiada aktualnym potrzebom.. Czy to oznacza, że w małych firmach też trzeba wybierać? Wręcz przeciwnie, skala MŚP ma tę przewagę, że odpowiednio zaprojektowana usługa pozwala dostarczyć funkcję CFO 4w1, czyli eksperta finansowego, osoby która widzi „duży obrazek”, lidera efektywności oraz osoby wspierającej rozwój biznesu. Tak zaprojektowana usługa zapewnia bezpieczeństwo i komfort prowadzenia biznesu.
CFOServices dostarcza usługę zewnętrznego dyrektora oraz kontrolera finansowego dla MŚP i start-upów w elastycznej i przystępnej cenowo formule. Usługę tę stworzyliśmy, aby zapewnić im wzrost wartości i konkurencyjności, bezpieczeństwo finansowe i jakość funkcji finansowej, na jaką zasługują. Misją CFOServices jest promowanie i wdrażanie wysokich standardów rynkowych w zakresie szeroko pojętych finansów wśród MŚP i start-upów oraz dbanie o bezpieczeństwo finansowe naszych klientów.
Zapraszamy do śledzenia naszej strony CFOServices oraz naszego profilu na Facebooku oraz LinkedIn.
Podsumowanie
Niezależnie od biznesu jaki prowadzisz, budżet jest jednym z podstawowych narzędzi planowania Twojej działalności. Jest kilka podstawowych korzyści, jakie może przynieść poprawne przygotowanie budżetu:
• masz plan na rok, wiesz jakie masz cele przychodowe i jak je osiągnąć (planowanie zasobów).
• znasz swoją przewidywalną płynność; wiesz czy będziesz potrzebował dodatkowego finansowania.
• proces budżetowania wymusza usystematyzowane podejście do planowania działalności i pozwala uniknąć wielu ryzyk, a niektóre sobie uświadomić;
