Raport PPK. Nie wdrożyłeś działaj

Partner merytoryczny:

Jednym z założeń programu Pracowniczych Planów Kapitałowych miało być stworzenie dobrowolnego systemu oszczędzania na emeryturę dla wszystkich pracujących Polaków. PPK miało nie powielać błędów dotychczasowych programów takich jak OFE, a jednocześnie mieć powszechny charakter w odróżnieniu od np. PPE. 

I etap wdrożenia PPK wystartował na początku 2019 r., ostatni, IV, w maju br. Głównym wyzwaniem okazała się być pandemia – rząd podjął decyzję m.in. o przesunięciu czasowym drugiego etapu, by pracodawcy w trudnym czasie nie musieli dodatkowo zajmować się jego uruchamianiem. Dziś formalnie wdrażanie PPK zostało zakończone. Tysiące przedsiębiorców nie zrealizowało jednak ustawowego obowiązku i nie podpisało umowy o zarządzanie i prowadzenie z jedną z instytucji zajmujących się programem. Jeśli i ty do nich należysz, lepiej szybko zainteresuj się sprawą. 

Setki tysięcy firm bez programu

Docelowo w programie miało uczestniczyć nawet kilkanaście milionów pracujących. Jak wynika z ostatecznego podsumowania po IV etapie wdrażania, poziom partycypacji wyniósł 32,9 proc. Przy czym jest to odsetek obejmujący również program Pracowniczych Planów Emerytalnych w tych firmach, w których spełniał on ustawowe warunki (m.in. wysokości składek odprowadzanych przez pracodawców przy założeniu, że co najmniej 25 proc. pracowników zostało nim objętych).

Jak tłumaczą przedstawiciele PFR TFI w odpowiedzi na nasze pytania, po ostatnim etapie wdrażania PPK aktywny program miało łącznie 265,5 tys. firm. Tymczasem taką powinność miało zdecydowanie więcej przedsiębiorstw. Podczas majowej konferencji prasowej Paweł Borys, szef PFR, wyliczył, że ani PPK, ani PPE nie wdrożyło łącznie 19 dużych firm, 282 średnich, 1817 małych i dokładnie 678 536 mikrofirm. Nie oznacza to, że każda z nich złamała prawo. Część mogła skorzystać z ustawowego wyłączenia od obowiązku uruchomienia PPK.

To, czy miały do tego podstawy zbada PFR. Do głównych przyczyn tak dużej liczby firm, które teraz  będą sprawdzane, już dziś można zaliczyć np. wypisanie się z programu wszystkich pracowników, co zwalnia najmniejszych przedsiębiorców z obowiązku uruchamiania PPK. Inne przyczyny to albo brak wiedzy o tym, że przedsiębiorstwo powinno uruchomić program w określonym terminie albo też celowe działanie przedsiębiorców.

Niezależnie od powodów każdy przedsiębiorca, który nie wdrożył PPK w swojej firmie, powinien jeszcze raz sprawdzić, czy nie popełnił błędu. Konsekwencje pomyłki mogą być dotkliwe. Prawo przwiduje karę grzywny. To może być poważny, ale i zupełnie niepotrzebny wydatek. Dlatego lepiej upewnić się, czy negatywne konsekwencje tej decyzji nie spadną na nas.

Kto nie musi wdrożyć PPK

Przedstawiciele firm, którzy posiadają już PPK, mogą spokojnie przejść do kolejnego artykułu. Reszta powinna dokładnie zapoznać się z poniższymi akapitami.

Zwolniona z uruchomienia PPK jest bardzo konkretna grupa przedsiębiorców. Pierwsi to mikroprzedsiębiorcy (czyli zgodnie z prawem  osoby, które zatrudniają średniorocznie mniej niż 10 pracowników, a ich roczny obrót netto nie przekraczał 2 mln euro), u których wszyscy pracownicy złożyli deklarację o wypisaniu się z programu.

Kolejna grupa podmiotów zwolnionych z PPK to ci, którzy jako osoby fizyczne zatrudniają kogoś, ale w zakresie niezwiązanym z działalnością gospodarczą. Przykładowo, sprzątaczkę lub opiekunkę do dziecka – jeśli naturalnie nie prowadzą biznesu w tych branżach.

Z PPK mogą także zrezygnować te firmy, które podpisały umowę o zarządzanie i o prowadzenie PPK, ale następnie uruchomiły PPE i odprowadzają składki w ramach programu w wysokości co najmniej 3,5 proc. wynagrodzenia. Wówczas, w porozumieniu z zakładową organizacją związkową, mogą przestać finansować wpłaty podstawowe i dodatkowe do PPK za osoby zatrudnione, które przystąpiły do PPE. 

W razie potencjalnych kontroli przedsiębiorcy powinni posiadać dokumenty potwierdzające zwolnienie z konieczności obowiązku uruchomienia PPK.

Ile to kosztuje

Przedsiębiorcy, którzy powinni wdrożyć program, ale tego nie zrobili, muszą jak najszybciej podjąć działania, czyli zapisać się do programu. Tym bardziej że samo wdrożenie PPK nic nie kosztuje. Jedyny koszt pracodawcy to jego składka od każdego pracownika, który nie wypisał się z programu. Przypomnijmy, w ramach PPK w wersji podstawowej pracodawca wpłaca 1,5 proc. pensji brutto pracownika. To w zasadzie jedyny konkretny koszt, który czeka firmę. Do tego doliczyć trzeba koszt pracy osoby, która zajmuje się ewidencją zatrudnionych osób oraz nadzorem comiesięcznych przelewów. Nie jest to jednak czasochłonne zadanie, po jednorazowym przygotowaniu ewidencji i jej regularnym aktualizowaniu zajmuje to kilka chwil, nawet przy braku gotowego systemu zajmującego się obsługą kadr. W przypadku mikroprzedsiębiorców takimi rzeczami zajmują się również biura rachunkowe, co dodatkowo obniża wymagane nakłady czasu.

PPK wdraża się poprzez podpisanie dwóch umów z jedną z instytucji finansowych, które dołączyły do programu. Informację o podmiotach można znaleźć na stronie mojeppk.pl. Zarówno umowa o prowadzenie, jak i zarządzanie PPK, jest całkowicie bezkosztowa. Bezkosztowe dla pracodawcy jest także zarządzanie środkami wpłacanymi do programów. Opłata za zarządzanie potrącana jest z pieniędzy, które należą już do pracowników i dzieje się to automatycznie, podobnie jak w przypadku tradycyjnych funduszy inwestycyjnych.

Co czeka przedsiębiorców

Po pierwsze, jest jeszcze czas, żeby wdrożyć PPK. Wsparciem służy PFR TFI, które jako instytucja wyznaczona zapewnia powszechny dostęp do programu. Oznacza to, że PFR TFI podpisze umowę z każdym pracodawcą, który będzie chciał utworzyć PPK, bez względu na wielkość przedsiębiorstwa i specyfikę działalności.

Obecnie PFR zaczyna weryfikację firm, które nie uruchomiły programu. Pracodawcy, którzy mieli obowiązek wdrożenia PPK, a nie zrobili tego w ustawowym terminie, mogą spodziewać się monitu z Polskiego Funduszu Rozwoju odpowiadającego za ewidencję systemu. Podmioty, które nie zawarły umowy w terminie, otrzymają pisemne wezwanie do zawarcia umowy o zarządzanie PPK z PFR TFI jako wyznaczoną instytucją finansową lub przedstawienia potwierdzenia, że zawarli umowę z inną instytucją uprawnioną  do zarządzania PPK lub korzystają z wyłączeń zwalniających z obowiązku uruchomienia PPK (np. posiadają PPE, w którym uczestniczy co najmniej 25 proc. zatrudnionych). Przekazanie informacji o zawarciu umowy o zarządzanie PPK albo przedstawienie informacji o braku obowiązku zawierania takiej umowy ułatwi formularz dołączony do wezwania.

Na zawarcie umowy z PFR TFI lub przesłanie informacji do PFR o zawarciu umowy z inną instytucją bądź istnieniu powodów skutkujących brakiem konieczności uruchomienia PPK pracodawca będzie miał 30 dni od momentu otrzymania wezwania. Będą one wysyłane sukcesywnie, począwszy od listopada br. Pracodawcy otrzymają je przez Platformę Usług Elektronicznych (PUE) ZUS. 

W wezwaniu do zawarcia umowy znajdzie się jeszcze jedna, bardzo ważna informacja, a mianowicie o karach przewidzianych za niedopełnienie obowiązków wynikających z ustawy o PPK. To kara grzywny w wysokości do 1,5 proc. funduszu wynagrodzeń pracodawcy w roku obrotowym poprzedzającym niedopełnienie obowiązku zawarcia umowy o zarządzanie PPK.

Zawierając umowę o zarządzanie PPK po ustawowym terminie, należy pamiętać o wypełnieniu standardowych obowiązków informacyjnych wobec pracowników i zapewnieniu im dostępu do rzetelnych informacji o PPK, na podstawie których będą mogli podjąć świadomą decyzję o uczestnictwie w tym programie. Pomogą w tym właśnie instytucje finansowe. Po wdrożeniu setek tysięcy takich programów dysponują one kompletem materiałów i gotowych rozwiązań na wiele wyzwań, z którymi dotychczas musieli borykać się przedsiębiorcy.

Online, czyli jak to zrobić szybko

Wdrożenie PPK nawet po przekroczeniu ustawowego terminu można przeprowadzić szybko i skutecznie w formule zdalnej. PFR TFI zapewnia cały system umożliwiający całkowicie zdalne wdrożenie programu, a także wsparcie ekspertów, szkolenia czy materiały informacyjne.

Najprostszym sposobem zawarcia umowy jest skorzystanie z formularza online, dzięki któremu cały proces trwa zaledwie kilkanaście minut. Po wypełnieniu podstawowych danych firmy, pozostałe dane pobierane są automatycznie. Następnie wystarczy wskazać osoby uprawnione do podpisania umowy w imieniu firmy, osoby, które będą koordynować wdrożenie i kontaktować się z instytucją finansową, a także zadeklarować wysokość wpłat do PPK. Ostatnim krokiem jest uwierzytelnienie umowy za pomocą hasła SMS. 

Kolejnym krokiem do wdrożenia programu jest podpisanie umowy o prowadzenie PPK w imieniu i na rzecz pracowników. Do podpisania takiej umowy niezbędna jest lista pracowników, którzy chcą przystąpić do PPK. Dlatego należy jak najszybciej powiadomić pracowników o uruchomieniu programu. Mają oni wtedy czas na podjęcie decyzji, czy uczestniczyć w PPK, czy nie.

Następnie pracodawca powinien obliczyć wysokość wpłat do PPK – przypominamy, że wpłata podstawowa pracodawcy wynosi 1,5 proc., a pracownika 2 proc. wynagrodzenia brutto. Wysokość wpłat powinna zostać obliczona od pierwszego wynagrodzenia pracowników wypłacanego po zapisaniu ich do programu. Ostatnim etapem zamykającym wdrożenie jest przekazanie naliczonych wpłat do wybranej instytucji finansowej w celu rozliczenia na indywidualnych rachunkach PPK. Tę czynność pracodawca powinien zrealizować do 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym wpłaty zostały obliczone, a pracownikom wypłacone wynagrodzenie.

Niebawem kolejna runda 

Przedsiębiorcy powinni także pamiętać o 2023 r. Dokładnie 1 kwietnia wystartuje „automatyczny zapis” pracowników do programu. Dotyczy to pracowników, którzy podjęli decyzję o rezygnacji z PPK podczas pierwszego etapu wdrożeń. 

Będzie to rodziło nowy obowiązek dla firm. Od 1 stycznia 2023 r. każdy pracodawca będzie musiał poinformować pracowników, którzy zrezygnowali z wpłat o wznowieniu przekazywania za nich wpłat do programu. Oznacza to, że pracownicy będą musieli ponownie składać deklarację o rezygnacji z udziału w PPK. Pracodawca będzie miał czas na przeprowadzenie takiej operacji do końca lutego 2023 r. Jeśli nie otrzyma rezygnacji, wówczas od kwietnia będzie musiał przekazywać wpłaty za wszystkich pracowników uprawnionych do uczestnictwa w programie.

--------------------------------------------------

Zainteresuj się PPK

Katarzyna Chmielak, dyrektor Departamentu Rozwoju i Operacji PPK, PFR TFI

Zachęcamy firmy, które jeszcze nie zawarły umowy o zarządzanie PPK, aby nie czekały na formalne wezwanie. Umowę można podpisać w każdej chwili. Pozwoli to uniknąć presji czasu i niepotrzebnego stresu w momencie, kiedy dużo firm będzie chciało zawrzeć umowę. 

W PFR TFI zapewniamy pracodawcom kompleksowe wsparcie na każdym etapie współpracy – od podpisania umowy o zarządzanie PPK przez naliczanie wpłat aż po bieżącą obsługę uczestników. Proponujemy szkolenia, materiały informacyjne, konsultacje z ekspertami. Dostarczamy rzetelną wiedzę o PPK. Poznanie zasad programu pozwala na sprawne wdrożenie PPK i uniknięcie błędów również na etapie obsługi.

Dużą wagę przywiązujemy też do nowoczesnych i przyjaznych narzędzi, które umożliwiają sprawną obsługę PPK. Dlatego naszym klientom udostępniamy systemy, za pomocą których mogą online zawrzeć umowy o zarządzanie i prowadzenie PPK, przekazywać listy wpłat do PPK czy obsługiwać wybrane dyspozycje pracowników. Co najważniejsze systemy są zintegrowane z systemami kadrowo-płacowymi, co zdecydowanie usprawnia obieg dokumentów w firmie.

--------------------------------------------------

Jak działa ppk

Mimo że proces dołączenia do PPK jest automatyczny (oprócz osób, które mają ponad 55 lat), to w każdej chwili można się z niego wypisać. Środki osób, które pozostały w programie, są inwestowane w fundusze zdefiniowanej daty. Co miesiąc z ich wynagrodzenia pobierana jest składka: w wersji podstawowej wynosząca 2 proc. wynagrodzenia brutto. Do tego „dorzuca” pracodawca  kolejne 1,5 proc. Co roku możemy także liczyć na przelew od państwa w wysokości 240 zł (plus dopłatę powitalną za dołączenie do programu w wysokości 250 zł). Pieniądze te trafiają do jednego z funduszy, które zostały założone przez instytucje finansowe – towarzystwa funduszy inwestycyjnych czy firmy ubezpieczeniowe. Pieniądze te następnie są inwestowane na rynku akcji czy obligacji  w zależności od horyzontu czasowego (im bliżej do naszej emerytury, tym inwestycje są bezpieczniejsze – to „klasyka” inwestowania). 

Pieniądze możemy wybrać jeszcze przed osiągnięciem wieku emerytalnego - wtedy stracimy jednak dopłaty od państwa i będziemy musieli m.in. zapłacić podatek od zysków kapitałowych. Wciąż jednak będzie to więcej, niż włożyliśmy z naszej pensji. W dodatku możemy wykorzystać te środki bez dodatkowych kosztów np. przy finansowaniu wkładu własnego przy zakupie mieszkania lub też w przypadku poważnej choroby.