Raport Efektywność kosztowa. Za co zapłacimy mniej

Każdy biznes oprócz ryzyka niesie za sobą koszty. I w zależności od branży, w której działamy, modelu biznesowego i struktury stanowią one istotną pozycję – większą bądź mniejszą. Jednak przedsiębiorcom zwykle zależy, by były one mniejsze. I te różnice pojawiają się już na starcie, biorąc np. pod uwagę formę prawną naszej działalności. Spółka z o.o. ze względu na konieczność prowadzenia pełnej księgowości będzie miała wyższe koszty niż jednoosobowa działalność gospodarcza. Jeśli przeanalizujemy, jak działa nasz biznes, na pewno znajdziemy kilka możliwości na obniżenie kosztów. Nagle okaże się, że możemy dostarczać produkt lub usługę tej samej jakości i w taki sam sposób, ale z mniejszymi kosztami. Od czego zacząć?

Koszty stałe do poprawki

Opcji dostępnych dla przedsiębiorców jest bardzo dużo, ale zacznijmy od kosztów stałych. To te, które zwykle nie są szczególnie zależne od przedsiębiorcy, np.: wynagrodzenie pracowników administracji, ubezpieczenie maszyn produkcyjnych czy czynsz za wynajem budynku zakładu pracy. Tego rodzaju koszty określamy stałymi, nawet jeśli po czasie czynsz będzie wyższy, a maszyny zaczną pracować mniej wydajnie, co sprawi, że wyprodukowanie danego produktu będzie wiązało się np. z większą opłatą za prąd. Ceny za energię, opłacane miesięcznie, również wliczają się w koszty stałe.

Czy możemy jednak je obniżyć? Tak, jednak najpierw warto przeprowadzić małą analizę. Aby efektywnie zarządzać swoją firmą i wiedzieć, jakie koszty warto zoptymalizować, zacznijmy od stworzenia struktury kosztów w rozbiciu na poszczególne elementy: czynsze, amortyzacja, energia czy wynagrodzenia. Zależnie od branży i rodzaju przedsiębiorstwa, elementy te będą się różnić – ważne, aby spisać wszystkie i stworzyć strukturę dla naszej firmy.

Następnie sprawdzamy, jak zmieniały się koszty stałe w firmie na przestrzeni co najmniej sześciu ostatnich miesięcy, a lepiej w ciągu roku. Które z nich wzrosły, a które pozostały na względnie stałym poziomie.

Kolejnym krokiem jest sprawdzenie, czy możemy renegocjować zawarte umowy. Często okazuje się, że za pewne usługi płacimy za dużo. Dla przykładu, operator sieci komórkowej mógł zmienić stawki, ale nie ma obowiązku informowania o tym klientów, więc nadal będziemy opłacać usługi po starych cenach, z umowy, która mogła być zawarta np. rok wcześniej. Warto sprawdzić, jakie ceny oferują konkurencyjni dostawcy. Jeśli są mniejsze, albo jeśli aktualny cennik naszego dostawcy ma korzystniejsze ceny, będzie to dobry argument w negocjacjach.

Możemy również sprawdzić, czy prowadzimy biznes energooszczędnie. Przykładowo sklep, który sprzedaje mrożonki, może sprawdzić, czy warstwa lodu przy produktach jest bardzo gruba – to znak, że zamrażarki zużywają więcej energii niż powinny. Duże znaczenie mają również żarówki i systemy oświetlenia, jakie stosujemy w firmie. Ich wymiana może przynieść oszczędności, zwłaszcza długoterminowo. Możemy też dojść do wniosku, że warto zamontować czujniki ruchu w magazynie, aby światło nie paliło się w nim przez cały czas. Dobrą praktyką jest także kontrolowanie i regulowanie wysokości temperatury we wszystkich pomieszczeniach. Tutaj możemy pokusić się o instalację regulatorów z programatorem czasowym. Tego rodzaju metody sprawią, że sumarycznie uda nam się doprowadzić do zauważalnych oszczędności, bez utraty jakości produktu czy usługi.

Biuro i księgowość

Obecnie bardzo modna i akceptowana zarówno przez pracowników, jak i kontrahentów staje się praca zdalna. Wszystko zależy tutaj od branży, w jakiej działamy, ale jeśli to możliwe, warto rozważyć wprowadzenie pracy hybrydowej lub całkowicie zdalnej. Klienci nie będą mieli nam za złe, jeśli niektóre spotkania zrealizujemy na mieście w restauracji albo zdalnie poprzez rozmowę wideo. Wielu pracowników również preferuje pracę z domu. Taki ruch pozwoli nam na rezygnację z wynajmu części biura i stworzenia tzw. hot desków, czyli stanowisk nieprzypisanych żadnemu pracownikowi. Kto akurat jest w biurze może z niego skorzystać. Wtedy koszty na pewno spadną. Jeśli wynajmujemy biuro, ale musieliśmy kupić do niego sprzęt trwały, np. drzwi lub klimatyzację, to automatycznie podnosimy standard lokalu. Wówczas powinniśmy ubiegać się o obniżenie czynszu lub dofinansowanie inwestycji.

Kolejnym dobrym sposobem dla niektórych firm będzie biuro wirtualne. Mamy możliwość rejestracji firmy pod adresem wirtualnego biura, tam również może trafiać służbowa korespondencja. W razie potrzeby pracownicy biura wirtualnego mogą otwierać listy i informować adresatów o ich nadejściu lub wysyłać ich skany. To zaleta szczególnie dla jednoosobowych działalności gospodarczych, które często są zarejestrowane tam, gdzie mieszka właściciel (dom jednorodzinny, mieszkanie w bloku). Przedsiębiorca może zarejestrować działalność pod adresem biura wirtualnego, bez konieczności wynajmowania prawdziwej przestrzeni biurowej. Koszt miesięczny wirtualnego biura zaczyna się od ok. 150 zł.

Jeśli chodzi o księgowość, tutaj sprawa jest dość złożona. W przypadku spółek, które muszą prowadzić pełną księgowość, wykonywanie tego zadania samodzielnie mija się z celem – przedsiębiorca, jeśli miałby samodzielnie zajmować się księgowością, poświęcałby na to za dużo czasu. Pełna księgowość wymaga rozbudowanego systemu księgowego, który umożliwia również tworzenie sprawozdań finansowych. Koszt jest zależny od wielu czynników – od ilości wszystkich generowanych w przedsiębiorstwie i miesięcznie dostarczonych do biura rachunkowego dokumentów (faktury, rachunki, wyciągi bankowe itp.), ilości zatrudnionych pracowników czy nawet branży firmy. Zwykle pełna księgowość kosztuje 800–1200 zł i więcej. Ceny są bardzo konkurencyjne, więc trudno szukać tańszych opcji. Jeśli jednak okazuje się, że księgowość zaczyna być bardzo kosztowna, warto rozważyć zatrudnienie odpowiedniego specjalisty na etacie w firmie – wówczas faktycznie wydamy na księgowość mniej.

Jednoosobowe działalności gospodarcze mają z kolei wybór: opłacać biuro rachunkowe (ok. 250 zł miesięcznie) lub księgować samodzielnie. Naszym zdaniem jest to relatywnie mały koszt i warto jednak zdecydować się na oddanie tych prac profesjonalistom, którzy – co ważne – nie tylko zajmują się księgowaniem, ale także mogą kontaktować się w naszym imieniu z urzędem skarbowym czy rozliczyć PIT.

Od opakowania po kuriera

Duże oszczędności możemy wprowadzić również w logistyce. W grę wchodzą wszystkie koszty związane z łańcuchem dostaw – od momentu wyjścia towaru z produkcji do momentu dotarcia do klienta końcowego. Jeśli wprowadzimy tutaj jakąś optymalizacje, możemy zyskać przewagę nad konkurencją, ponieważ uda nam się wypracować większą marżę zysku. Dzięki temu będziemy mogli np. zaoferować niższe ceny klientom, by zachęcić ich do zakupu u nas.

Co warto wziąć pod uwagę? Zastanówmy się, czy możemy stosować mniejsze opakowania. Ważne, aby było ono ściśle dostosowane do potrzeb produktu, co sprawia, że wyeliminujemy potrzebę stosowania folii stretch, zapinek, taśm, dodatkowych kartonów i innych materiałów do ochrony ładunku. Ponadto opakowania powinny być zaprojektowane w taki sposób, aby zminimalizować czas pakowania – dzięki temu pracownicy szybciej i wydajniej zapakują towary, co oznacza mniejsze wydatki na obsługę produktu. Na rynku znajdziemy wiele firm, które zajmują się projektowaniem opakowań, np. Zapakuj.to czy Rotom.pl.

Ponadto w wielu przypadkach możemy zdecydować się na opakowania wtórne. Dla przykładu, firma może kupić używane palety drewniane, które mają taką samą wytrzymałość jak nowe, ale mogą mieć drobne usterki lub być podniszczone. Dodatkową zaletą jest fakt, że przyczyniamy się do ochrony środowiska. Idąc dalej, możemy ograniczyć koszty składowania nieużywanych palet, skrzyń, pojemników czy nawet kontenerów i zacząć je wynajmować. Warto przeanalizować, czy bardziej opłaca nam się przechowywanie wszystkich tych materiałów, czy lepszą opcją będzie wynajem, który pozwoli nam uwolnić się od kosztów utrzymania. Firmy, które wysyłają dużo, mogą również wprowadzić tzw. pooling opakowań. To nic innego jak obieg opakowań ograniczający generowanie odpadów i przyczyniający się do oszczędności. Korzystamy wówczas – tam, gdzie można – z opakowań wielokrotnego użytku.

Kolejną drogą do redukcji kosztów są dostawy. Im więcej paczek wysyłamy klientom, tym lepsze ceny będziemy mogli wynegocjować z firmą kurierską. Kiedy zauważymy, że zaczęliśmy wysyłać więcej paczek i nic nie wskazuje na to, aby sytuacja miała się pogorszyć, warto odezwać się do opiekuna handlowego i postarać o lepszą cenę. Niski koszt dostawy jest zarówno ważny dla nas, jak i dla klientów. Jak wynika z raportu Gemius „eCommerce w Polsce 2020”, aż 41 proc. klientów kupujących online uznaje cenę dostawy za czynnik motywujący do wyboru oferty.

Jeśli szkolenia, to online

Na koniec zostają szkolenia. Kompetencje pracowników są bardzo ważne, dlatego należy inwestować w ich umiejętności i poszerzanie wiedzy. Weźmy jednak pod uwagę, że w obecnych czasach łatwo znajdziemy wiele szkoleń online. Wówczas nie musimy wysyłać personelu w podróże służbowe, co wiąże się z wypłatą diet, pokryciem kosztów przejazdów i noclegów. W sieci znajdziemy świetne miejsca z kursami online i innymi materiałami edukacyjnymi. Kursy opracowywane są przez profesjonalistów i zdecydowanie tańsze niż szkolenia stacjonarne – zwłaszcza gdy możemy wykupić abonament i zyskujemy dostęp do setek czy nawet tysięcy materiałów.

Muzyka z darmową licencją

Jeśli prowadzimy np. zakład fryzjerski czy lokal gastronomiczny, a przy tym umilamy gościom pobyt muzyką, możemy zaoszczędzić na opłatach wnoszonych do ZAiKS. Tutaj prosta porada: nie musimy odtwarzać muzyki komercyjnej. Wystarczy dostęp do internetu i z łatwością znajdziemy muzykę na licencji Creative Commons z opcją nieodpłatnego korzystania. Jeśli zaczniemy korzystać z muzyki na licencji CC, nie musimy opłacać ZAiKS-u i innych stowarzyszeń. Gdzie znaleźć taką muzykę? Polecane miejsca to m.in. Epidemicsound.com, Audionautix.com czy Freemusicarchive.org. W ten sposób możemy zaoszczędzić nawet kilkaset złotych miesięcznie.

Pracownik z pomysłem na optymalizację

Jeśli prowadzimy średnią lub dużą firmę, jednym z najlepszych sposobów na znalezienie optymalizacji są rozmowy z personelem. Zazwyczaj to właśnie pracownicy wiedzą, że np. jakiś sprzęt jest przestarzały i generuje wysokie koszty, albo że warto nieco inaczej zaaranżować magazyn, bo wiele osób niepotrzebnie traci dużo czasu na przenoszenie konkretnych produktów. Pracownicy chętnie podzielą się odpowiednimi spostrzeżeniami i pomysłami – zwłaszcza że dzięki wprowadzonym optymalizacjom ich praca stanie się bardziej komfortowa.