W delegacji i restauracji

Badania pokazują również, że 61 proc. firm w Polsce podchodzi do sprawy na tyle poważnie, że wprowadziły u siebie politykę wyjazdów służbowych. Oczywiście znacznie częściej robią to duże korporacje. Grupa Żywiec spisała np. swoją politykę w specjalnym dokumencie, a działające w niej związki zawodowe umieściły go nawet na swojej stronie w internecie. Jak wyjaśnia Magdalena Brzezińska, rzeczniczka prasowa Grupy Żywiec, chodziło o wdrożenie jasnych dla wszystkich, spójnych reguł pomagających efektywnie kontrolować koszty. – Działamy na trudnym, bardzo konkurencyjnym rynku i ważne jest, aby nasi pracownicy traktowali pieniądze firmy jak własne – mówi Brzezińska. – Każda oszczędność to dodatkowe środki na potencjalne inwestycje, które mogą poprawić naszą rynkową pozycję. 

Zasady dotyczące polityki wyjazdów służbowych w Grupie Żywiec są spisane tak metodycznie, że są wręcz rodzajem „konstytucji”, do której można się odwołać, gdy ktoś ma jakieś wątpliwości. Niewiele pozostawiono przypadkowi. „Podróż służbowa” została jasno zdefiniowana, wiadomo np., w jakiej klasie można podróżować samolotem, w jaki sposób należy za granicą wymieniać walutę, zaleca się podpisywanie długoterminowych umów z biurami podróży (jako bardziej opłacalnych) itd. 

Zdaniem konsultantów doradzających, jak optymalizować firmowe koszty, posiadanie spójnej polityki zarządzania wydatkami służbowymi powinno być w biznesie obowiązującym standardem. Tam zaś, gdzie jest dużo delegacji, spotkań w restauracjach, przejazdów taksówkami itd., przydaje się też dodatkowo osoba, która to wszystko koordynuje i szuka tańszych rozwiązań. Tymczasem nawet wśród tej części firm, gdzie funkcjonuje polityka wyjazdów służbowych, rzadko się takich koordynatorów spotyka. 

Optymalizacja z tyłu głowy

Iwona Traliszewska z firmy Most Consulting przestrzega, by szukając oszczędności w wydatkach, nie mylić optymalizacji kosztów z ich prostym cięciem. – Nie powinniśmy wylewać dziecka z kąpielą. Bo np. owszem, możemy kazać pracownikom jechać na ważne negocjacje w nocy (by zaoszczędzić na noclegu) czy umieścić ich w wieloosobowym pokoju ze wspólną łazienką. Tniemy koszty, ale raczej nie poprawiamy naszej pozycji negocjacyjnej. 

Optymalizacja wymaga bowiem takiego zmniejszania wydatków, aby nie odbiło się to negatywnie na innych działaniach firmy, a nawet, jeśli to możliwe – je wspomogło. Mając zawsze „z tyłu głowy” to kompleksowe podejście, można szukać rozwiązań. A tych, obok dobrze opisanej i wdrożonej polityki podróży służbowych, jest sporo. Poczynając od drobiazgów: przejazd samochodem można nieraz zastąpić tanim połączeniem autobusowym, a delegację – rozmową wideo przez internet czy telekonferencją. Można też np. nagrać swoją prezentację i przesłać ją klientowi, jeśli wcześniej uzgodniliśmy, że mu to odpowiada. 

Ale są też rozwiązania większego kalibru oferowane przez systemy IT. Na przykład narzędzia pomagające zarządzać podróżami biznesowymi dostarczają codziennie aktualizowane informacje na temat możliwych rezerwacji i zniżek, co znacznie skraca czas znalezienia odpowiedniego hotelu i korzystnych połączeń. Co ważne, dostarczają również dane, dzięki którym można monitorować wydatki na podróże, analizować je i skuteczniej egzekwować związaną z nimi politykę firmy. 

Po nowe technologie warto zresztą sięgać nie tylko dlatego, że pomagają zmniejszać wydatki służbowe, ułatwiają ich kontrolę, koordynację i wreszcie optymalizację, ale również z tego powodu, że usprawniają działania „dookoła” takich kosztów (chociażby ich rozliczanie przez bezpośrednich przełożonych i księgowość), przez co poprawia się efektywność firmy. 

Panel i elektroniczne portmonetki

Widać to choćby w tak ważnym obszarze, jak wydatki samych pracowników. Zamiast zaopatrywać ich w odliczoną kwotę, vouchery czy gwarantować zwrot kosztów, można zainwestować w specjalne karty przedpłacone (z limitem wypłat), którymi będą się posługiwać, zintegrowane z panelem, gdzie wszystkie ich wydatki służbowe będą na bieżąco odnotowywane i weryfikowane. 

Zastosowanie takiego narzędzia zmniejsza koszty operacyjne związane z rozliczaniem biletów, rachunków za hotele, restauracje czy benzynę i minimalizuje ryzyko sprzeniewierzenia firmowych pieniędzy. Do tego dochodzą większe możliwości analizy dostarczanych danych, by koordynować wydatki służbowe i je lepiej optymalizować. Zaletą kart przedpłaconych jest także to, że pracownicy czują się z nimi bezpieczniej, a do tego można je błyskawicznie zastrzec, gdy wpadną w niepowołane ręce. 

Tego rodzaju rozwiązania (gdzie firma ma stały dostęp do platformy z danymi z kart) oferują między innymi Edenred (system Spendeo) czy niektóre banki, jak choćby Bank Millennium lub ING Bank Śląski. 

Przykładem branży, w której szczególnie dobrze przyjęły się karty przedpłacone, jest transport. Kierowcy z natury rzeczy mają sporo wydatków: na paliwo, opłaty za autostrady czy za usuwanie nieprzewidzianych awarii. Dzięki „elektronicznej portmonetce” pracodawca może też na bieżąco przesyłać im pieniądze, by np. uregulować rachunek za nieplanowany nocleg czy dodatkową opłatę za autostradę. Jak zauważa Marta Postek, kierująca wydziałem bankowości transakcyjnej w Banku Millennium, firmy wprowadzające u siebie karty przedpłacone doceniają zwłaszcza redukcję kosztów związanych z wymianą walut i obsługą kasową zaliczek oraz dostęp do szczegółowych zestawień wydatków w internecie lub aplikacji mobilnej. 

W wielu polskich przedsiębiorstwach wciąż jednak pokutuje tradycyjne podejście do wydatków służbowych – próbuje się je maksymalnie ścinać, nawet jeśli może to ostatecznie zaszkodzić biznesowi. A przy tym samym pracownikom często na żadnych oszczędnościach nie zależy, nie wspominając już o optymalizacji kosztów. Dlatego tak ważne jest, oprócz wprowadzania różnych wspierających rozwiązań, zwiększanie świadomości wszystkich w firmie i stosowanie się każdego bez wyjątku do przyjętej polityki. Iwona Traliszewska radzi, by w proces optymalizacji wydatków włączać pracowników. – Jeśli potraktujemy ich po partnersku, sami podpowiedzą, co można zrobić – zauważa. I ta prawda stosuje się nie tylko do zarządzania kosztami.