Kasy fiskalne online. Czas na ewolucję w biznesie [KOMENTARZ]

Od stycznia 2020 roku pierwsza grupa przedsiębiorców będzie musiała nabywać kasy fiskalne online. To zrodzi dodatkowe wyzwania - pisze w specjalnym komentarzu dla My Company Polska Patrycja Młynarska, konsultant podatkowy w Independent Tax Advisers Doradztwo Podatkowe.

Stało się. Z początkiem kwietnia Prezydent podpisał ustawę o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz ustawy – Prawo o miarach. Tym samym długo zapowiadana rewolucja w sprzedaży detalicznej staje się faktem, ale czy aby na pewno rewolucja? Czy przedsiębiorcy mają się czego obawiać czy raczej z nadzieją powinni patrzeć w przyszłość?

Wchodzące zmiany dotyczą przede wszystkim wprowadzenia nowego rodzaju kas – kas online. Do tej pory podatnicy, którzy dokonywali sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej ewidencjonowali transakcje za pomocą kas fiskalnych z papierowym zapisem kopii (tzw. kas dwurolkowych) lub kas z elektronicznym zapisem kopii. Rewolucyjny charakter zmian polega na tym, iż kasy online będą automatycznie i niezależnie od podatnika, na bieżąco przesyłać dane i zdarzenia z kasy fiskalnej do Centralnego Repozytorium Kas. Nadal jednak będą emitować tradycyjne, papierowe paragony.

Jak się okazuje zmiany mają być stopniowe. Wejście życie wspomnianej ustawy z dniem 1 maja 2019 r. nie oznacza, że przedsiębiorcy od tego dnia muszą prowadzić ewidencję za pomocą nowych kas. Do zmian muszą przygotować się natomiast przedsiębiorcy działający w wybranych przez ustawodawcę, tzw. „wrażliwych” branżach.

Obowiązkowo sprzedaż za pomocą kas online obejmie od 1 stycznia 2020 r. branże zajmujące się naprawą pojazdów, naprawą i wymianą opon, a także sprzedaż benzyny, oleju napędowego i gazu przeznaczonego do napędu silników spalinowych. Od 1 lipca 2020 r. zmiany zaczną obowiązywać podatników zajmujących się świadczeniem usług związanych z wyżywieniem w stacjonarnych placówkach gastronomicznych oraz zakwaterowania i sprzedaży węgla. Natomiast od 1 stycznia 2021 r. świadczenie usług fryzjerskich, kosmetycznych i kosmetologicznych, budowlanych, medycznych i dentystycznych, prawniczych, a także niektóre z usług związanych z działalnością obiektów służących poprawie kondycji fizycznej.

Należy jednak zwrócić uwagę, iż wskazane wyżej terminy mogą ulec przedłużeniu. Ustawodawca zastrzegł bowiem, że w przypadku niewystarczających możliwości techniczno-organizacyjnych przesyłania danych między kasami rejestrującymi a Centralnym Repozytorium Kas, podane terminy mogą ulec zmianie.

Co więcej, kasy „starego” typu nie znikną z rynku od razu. Kasy z papierowym zapisem kopii znikną z oferty dystrybutorów do 31 sierpnia 2019 r., a kasy z elektronicznym zapisem kopii, których nie należy mylić z kasami fiskalnymi online – do 31 grudnia 2022 r. Wprowadzenie kasy przez dostawcę na rynek wiąże się bowiem z uzyskaniem dla danego typu kas rejestrujących potwierdzenia Prezesa Głównego Urzędu Miar o spełnianiu przez te kasy określonych funkcji oraz kryteriów i warunków technicznych określonych w Rozporządzeniu Ministra Przedsiębiorczości i Technologii. Po wyżej określonych datach potwierdzenia dla poszczególnych rodzajów kas przestaną być wydawane. W praktyce dla przedsiębiorców korzystających z kas fiskalnych oznacza to, że w przypadku konieczności wymiany kasy lub zakupie nowej po 31 sierpnia 2019 r. będzie można wybrać tylko kasy z elektronicznym zapisem kopii lub kasy online. Natomiast po 31 grudnia 2022 r. wymiana lub zakup nowej kasy będzie wiązał się już z koniecznością zakupu kasy online.

Ci podatnicy, którzy obecnie posługują się kasami z papierowym zapisem kopii, nie będą już mogli wymienić jej pamięci fiskalnej np. po uszkodzeniu lub zapełnieniu. W rzeczywistości tego typu kasy za ok. 5-6 lat będą w zasadzie niespotykane w użyciu. W przypadku kas fiskalnych z elektronicznym zapisem kopii proces ten potrwa z pewnością dłużej, gdyż tego typu kas będzie można używać w zasadzie do końca ich żywotności technicznej.

Zdaniem producentów, koszty przeglądów, które do tej pory wynosiły ok. 200 zł za okres dwóch lat, zasadniczo nie powinny ulec zmianie. Dla niektórych przedsiębiorców korzystanie z kas online może wiązać się jednak z dodatkowymi opłatami związanymi z obowiązkiem posiadania dostępu do Internetu w celu zapewnienia przekazywania danych z kas online do Centralnego Repozytorium Kas. Jak to tego typu zmiany powinny przygotować się niewielkie lokale usługowe czy właściciele lokalnych sklepów, u których nie ma możliwości podłączenia do Internetu stacjonarnego czy skorzystania z internetu mobilnego np. z powodu braku zasięgu? W tego typu trwałych przypadkach będzie można wystąpić do naczelnika urzędu skarbowego o udzielenie zgody na zapewnienie połączenia w ustalonych odstępach czasowych, czyli np. na podłączenie kasy online w domu w celu jej połączenia z Centralnym Repozytorium Kas.

Jeżeli chodzi o kwestie wsparcia finansowego przy wymianie urządzeń, to ustawodawca przewidział rozwiązania faworyzujące kasy online. Dotychczas z możliwości odliczenia kwoty wydanej na zakup kas rejestrujących lub jej zwrotu – potocznie zwanej ulgą, mogli korzystać podatnicy, którzy kupili kasy z papierowym lub elektronicznym zapisem kopii i rozpoczęli ewidencjonowanie w obowiązujących terminach. Wraz z nowymi przepisami zmienią się zasady korzystania z ulgi, nie zmieni się jednak jej wysokość. Tak jak dotychczas ulga będzie przysługiwała w wysokości 90 proc. ceny netto zakupu kasy, nie więcej jednak niż 700 zł.

Przedsiębiorcy, którzy zakupią kasy „starego” typu po 30 kwietnia 2019 r. nie będą mogli skorzystać z możliwości odliczenia kwoty wydanej na zakup kas rejestrujących lub jej zwrotu. Oznacza to, że mimo, iż kasy z elektronicznym lub papierowym zapisem kopii będą w obrocie, to podatnicy instalujący te kasy po raz pierwszy po 30 kwietnia 2019 r. nie będą mogli skorzystać z ulgi. Z odliczenia lub zwrotu wydatków na zakup kasy skorzystają natomiast podatnicy, działający w branżach objętych obligatoryjnym stosowania kas online, jeżeli rozpoczną ewidencjonowanie w obowiązujących terminach.

W świetle nowych zasad korzystania z ulgi na zakup kasy podatnicy, działający w branżach nieobjętych takim obowiązkiem, nie powinni spieszyć się z wymianą dotychczasowej kasy na kasę online. Otóż, przedsiębiorcy którzy wymienią kasy z elektronicznym lub papierowym zapisem kopii (czyli jeśli używali wcześniej takich kas), nie skorzystają ponownie ulgi. Z preferencji będą mogli natomiast skorzystać podatnicy, u których obowiązek rozpoczęcia ewidencjonowania jeszcze w ogóle nie nastąpił, a którzy w odpowiednim terminie zakupią kasę online i będą ewidencjonowali na niej sprzedaż.

Ciekawostką może być możliwość ewidencjonowania sprzedaży przez wybrane branże albo wobec niektórych czynności, za pomocą oprogramowania (np. zainstalowanego w smartfonie albo tablecie), emitującego paragon elektroniczny. Brak jest jednak szczegółów w postaci rozporządzenia Ministra Finansów, jakich podatników będzie dotyczyło to innowacyjne rozwiązanie.

Podsumowując, świetle powyższego należy uznać, iż prowadzane zmiany nie mają charakteru aż tak rewolucyjnego. Najważniejsze w perspektywie wprowadzenia i funkcjonowania kas online jest zapewnienie prawidłowości i kompletności raportowanych danych fiskalnych. W pierwszej kolejności do wymiany kas na kasy online powinni przygotować się przedsiębiorcy dokonujący sprzedaży towarów i usług z tzw. branż „wrażliwych” i skorzystać z przewidzianej przez ustawodawcę ulgi na ich zakup. Warto przy tym podkreślić, że administracja skarbowa uzyska kolejne narzędzie do analizy danych finansowych podatników oraz do typowania podmiotów do kontroli.