Jak rozliczyć subwencję z tarczy finansowej PFR

Nie ma na co czekać, nawet jeśli na papierze proces rozliczenia się z PFR mija w czerwcu. Tym bardziej że PFR może tak naprawdę w każdej chwili skontrolować firmę. Jak tłumaczy Bartosz Wojtaczka, radca prawny w kancelarii Ostrowski i Wspólnicy, ze względu na bardzo dynamiczną sytuację w momencie pozyskiwania subwencji (szybkie działania wynikające z konsekwencji pandemii), wielu przedsiębiorców popełniało błędy. Jeszcze jest czas na ich naprawę.  

– Naszym klientom zawsze rekomendujemy w pierwszej kolejności weryfikację, czy przyjęte przez nich w momencie składania wniosków do PFR założenia były poprawne. Niejednokrotnie podczas takiej weryfikacji pojawiają się wątpliwości różnorodnej natury, np. czy rzeczywiście posiadamy status MSP, czy przyjęte założenia co do liczby pracowników lub danych finansowych były poprawne itp. – mówi.

Przedsiębiorca powinien na bieżąco monitorować wszystkie parametry, które pozwolą na umorzenie subwencji – zarówno poziom przychodów, jak i stan zatrudnienia, a także sposób wydawania środków. Często pojawiają się pytania, np. czy można wykorzystać środki z PFR do płatności na rzecz spółek należących do kogoś z rodziny. – Im szybciej przedsiębiorcy dokonają takiej weryfikacji, tym lepiej. W momencie samej kontroli na tego typu działania nie będzie już czasu – dodaje.

Kompletny poradnik na temat pozyskiwania pieniędzy w ramach tarczy finansowej 2.0.

KROK 1

Sprawdź terminy

Aby skutecznie rozliczyć się z PFR, należy spełnić określone warunki. Są one zapisane zarówno w umowie subwencji, jak i w regulaminie tarczy finansowej. Pierwszy i najważniejszy to terminowe rozliczenie się z subwencji. – W szczególności, niezwykle ważne jest zachowanie terminu złożenia oświadczenia o rozliczeniu subwencji, co musi nastąpić do 10 dni roboczych od upływu 12 miesięcy od daty wypłaty subwencji (chyba że umowa subwencji przewiduje inny termin) – komentuje Michał Szmigielski, radca prawny w kancelarii Kamiński.

Co, jeśli tego nie zrobimy? Konsekwencją niezłożenia rozliczenia w terminie może być konieczność zwrotu nawet całej kwoty subwencji. Nie mamy szans na uzyskanie umorzenia. To nie jedyna sytuacja, kiedy grozi nam konieczność oddania wszystkich pieniędzy. Całość uzyskanej od PFR subwencji zwrócą także te firmy, które wydały ją niezgodnie z zasadami. Zasady te są bardzo liberalne (więcej dalej), ale dla przedsiębiorców znacznie ważniejszym zadaniem jest konieczność potencjalnego udowodnienia, że pieniądze zostały przeznaczone na realne wydatki związane z prowadzeniem działalności gospodarczej. Aby to stwierdzić, powinno się dobrze przygotować. I to najlepiej już teraz, kiedy do rozliczenia subwencji zostało jeszcze kilka miesięcy. Jeśli potencjalne problemy wykryjemy w ciągu krótkiego okresu, jaki będziemy mieli na złożenie oświadczenia z dokumentami, musimy liczyć się z poważnymi konsekwencjami.

KROK 2 

Policz

Teoretycznie otrzymana rok wcześniej pomoc podlega zwrotowi. Część tych środków (maksymalnie 75 proc.) firmy mogą jednak zachować. Oprócz zachowania terminów związanych z rozliczeniami podstawowym warunkiem otrzymania umorzenia jest zachowanie stanu zatrudnienia – w okresie 12 miesięcy od miesiąca poprzedzającego złożenie wniosku. Ponadto firmy z sektora MSP muszą zanotować stratę ze sprzedaży, a pozyskane środki muszą być wydatkowane zgodnie z regulaminem.

Jak policzyć zmianę liczby pracowników? – Te dane powinniśmy móc ustalić na podstawie informacji dostępnych w PUE ZUS. Chodzi przy tym o pracowników zatrudnionych na umowę o pracę, ale także w określonych przypadkach osoby współpracujące – radzi Jagna Kowalczyk-Fudali, radca prawny, Senior Associate w Rödl & Partner.

Następnie należy porównać liczbę pracowników zatrudnionych na koniec miesiąca poprzedzającego złożenie wniosku o subwencję (w przypadku mikroprzedsiębiorców) z przewidywaną średnią liczbą zatrudnionych przez 12 miesięcy kalendarzowych od zawarcia umowy o subwencję. – Z kolei w przypadku małych i średnich przedsiębiorców porównujemy te same 12 miesięcy od końca miesiąca poprzedzającego datę złożenia wniosków z uśrednionym zatrudnieniem w 2019 r. (brane są pod uwagę stany zatrudnienia na 31.12.2019 r. i 30.06.2019 r.). W zależności od wyniku tego porównania liczona będzie kwota dotacji do zwrotu lub umorzenia. Część subwencji podlegająca umorzeniu w związku z utrzymaniem zatrudnienia to maksymalnie 50 proc. – przy mikro i 25 proc. przy małych i średnich przedsiębiorcach. Warto więc sprawdzić te parametry już teraz – tłumaczy Jagna Kowalczyk-Fudali.

Średnie firmy mogą uwzględnić stratę gotówkową ze sprzedaży. Jeśli wyniesie ona 25 proc. subwencji (w ciągu ostatnich 12 miesięcy), to można wystąpić o umorzenie na takim poziomie. Jeśli mniejsza to odpowiednio mniej. – Strata jest liczona od momentu pierwszego miesiąca, w którym beneficjent odnotował stratę lub od miesiąca, w którym udzielono subwencji. Sposób liczenia jest uzależniony od formy prowadzenia księgowości – wyjaśnia. 

Uwaga! – Należy również pamiętać, że w ciągu 12 miesięcy od otrzymania wypłaty subwencji, przedsiębiorca nie może zaprzestać prowadzenia działalności, w szczególności nie może zawiesić prowadzenia działalności, rozpocząć postępowania upadłościowego lub restrukturyzacyjnego ani otworzyć likwidacji – zaznacza Michał Szmigielski. 

KROK 3 

Zbierz dokumenty

W momencie wysłania tego numeru do drukarni PFR nie opublikował jeszcze wzorów dokumentów związanych z rozliczeniem subwencji. Jak deklarują przedstawiciele instytucji, wszystkie szczegóły na temat procesu samego rozliczenia zostaną opublikowane do końca marca br. Będziemy o tym informowali na portalu mycompanypolska.pl. Dlatego obecnie jest jeszcze za wcześnie na praktyczny poradnik związany z wypełnieniem dokumentów. Pomocą na pewno będą służyli przedstawiciele banków czy sam PFR.

Jak radzi Michał Szmigielski, umowa subwencji finansowej przewiduje obowiązek złożenia oświadczenia o jej rozliczeniu, przedłożenia dokumentu potwierdzającego stan zatrudnienia w ciągu 12 miesięcy od miesiąca poprzedzającego złożenie wniosku, a w przypadku MSP dokumentów finansowych stwierdzających wystąpienie straty gotówkowej ze sprzedaży. – Trudno przewidzieć, jakich danych PFR będzie się domagać na etapie rozliczenia, w szczególności udokumentowania starty gotówkowej ze sprzedaży, która jest pojęciem budzącym znaczne wątpliwości w kontekście ustawy o rachunkowości. Ponadto nie jest pewne, czy w ramach rozliczenia subwencji konieczne będzie przedstawienie dokumentacji dotyczącej wydatkowania środków wypłaconych z subwencji. Taki obowiązek nie wynika z umowy subwencji ani zasad programu tarczy finansowej PFR – mówi. 

Przypominamy jednak nasz artykuł z października 2020 r., w którym opisywaliśmy proces kontroli, które może przeprowadzić PFR w związku z subwencjami. PFR może bowiem weryfikować, czy pieniądze są wydatkowane zgodnie z ich przeznaczeniem (mimo że te przeznaczenie jest rozumiane bardzo szeroko). Przedsiębiorstwa powinny mieć własny system monitorowania i zbierania dokumentów. To dobry moment, by zacząć je zbierać i gromadzić. Mowa tu zarówno o np. fakturach, ale także potwierdzeniach wykonania przelewów. Im więcej dowodów, tym lepiej, bo mniejsza szansa na zakwestionowanie zasadności wydatku. Na pewno wydatkowanie środków z PFR-u gotówkowo bez potwierdzenia nie jest najlepszym wyjściem.

– Zakres dokumentów, oświadczeń i informacji będzie determinowany tak naprawdę sytuacją konkretnego przedsiębiorcy, a dokładniej zakresem wątpliwości jakie pojawią się ze strony PFR w momencie analizy jego przypadku. Stąd wydaje się, że to właśnie w oparciu o samodzielną weryfikację swojej sytuacji przedsiębiorca powinien  ustalić te obszary realizacji umowy subwencji finansowej, które wywołują wątpliwości i w tym zakresie przygotować stosowne informacje, argumentację itp. – radzi Bartosz Wojtaczka.

Z kolei Klaudia Kamińska-Kiempa, radca prawny, Senior Associate w Rödl & Partner, zaleca, by zdecydowanie nie zapominać o gromadzeniu dokumentów. Jeśli nie są one uporządkowane, narażamy się na czasochłonne postępowanie wyjaśniające ze strony PFR. 

– Dodatkowo, w celu zminimalizowaniu ryzyka pomocne mogą okazać się wyciągi z systemu księgowego związane z rozliczeniem subwencji, wszelkiego rodzaju umowy związane z wydatkowaniem subwencji, a także korespondencja e-mailowa potwierdzająca zakup towarów czy realizację usług finansowanych ze środków z subwencji – uważa Adrian Stępień, menedżer w Crido.

KROK 4

Rozlicz się

Tu, jak już pisaliśmy, należy dostarczyć wszystkie wymienione niezbędne dokumenty w wymaganym terminie. To 10 dni roboczych od upływu 12 miesięcy od daty wypłaty subwencji (chyba że umowa określa inny termin). Następnie należy czekać na decyzję PFR, w której instytucja określi, jaki procent subwencji zostanie umorzony. 

– Z informacji udzielanych przez PFR wynika, że składanie dokumentów rozliczeniowych ma przebiegać elektronicznie za pomocą opracowywanego obecnie systemu informatycznego. System ma m.in. pobierać dane z rejestrów publicznych. Przykładowo dane dotyczące zatrudnienia mają być pobierane bezpośrednio z ZUS. Jak informuje PFR, szczegóły dotyczące zasad składania dokumentów rozliczeniowych oraz danych niezbędnych do rozliczenia subwencji mają zostać ujawnione do końca marca br. – komentuje przedstawiciel kancelarii Kamiński.

KROK 5 

Spłać subwencję

Po wydaniu decyzji firmie pozostaje tylko jedno – spłata. Pamiętajmy – nie będzie trzeba spłacić środków jednorazowo (chyba że nie dotrzymamy warunków przekazania pieniędzy). Spłata zostanie rozłożona na 24 miesięczne raty.

Uwaga! Umorzenie subwencji wiąże się z innym problemem. Jest nim konieczność zapłacenia podatku. Teoretycznie otrzymanie subwencji jest neutralne podatkowo, a jak dodaje Natalia Żuchowska, doradca podatkowy w kancelarii Ostrowski i Wspólnicy, wydatki 

poniesione na prowadzenie działalności gospodarczej sfinansowane subwencją PFR mogą zostać zaliczone do kosztów uzyskania przychodów pod warunkiem, że wydatki te spełniają ogólne warunki zaliczenia ich do kosztów uzyskania przychodów. 

– Niestety, pierwsze interpretacje indywidualne, jakie pojawiły się w kwestii umorzenia subwencji, są niekorzystne. Organy podatkowe uznają bowiem, że umorzenie subwencji finansowej stanowi przysporzenie podlegające opodatkowaniu – sygnalizuje Michał Szmigielski.

A to może sporo kosztować. Dla przykładu – jeśli firma w ramach subwencji pozyskała 3,5 mln zł, to maksymalny poziom umorzenia wyniesie 2,63 mln zł. Oczywiście przy założeniu, że spadek przychodów firmy był znaczący, czyli firma jest w złej kondycji finansowej. Niezależnie od tego będzie musiała zapłacić podatek według stawki 19 proc. Oznacza to konieczność zapłacenia nawet 0,5 mln zł. – W mojej ocenie takie stanowisko jest całkowicie sprzeczne z celem tarczy finansowej PFR, jakim było udzielenie realnego wsparcia przedsiębiorcom i utrzymanie zatrudnienia – dodaje Szmigielski.

Nasza rada? Gromadzenie środków już teraz. Nie jest wykluczone, że do momentu rozliczenia subwencji prawo ulegnie zmianie. – W komunikatach zasygnalizowano, że w 2021 r. Ministerstwo Finansów we współpracy z PFR będzie analizowało możliwość częściowego zwolnienia z podatku dokonanych umorzeń. Kwestia związana z trwaniem tych prac stanowiła przedmiot jednej z interpelacji poselskich z grudnia 2020 r., w odpowiedzi na którą wskazano, że prace wciąż trwają z uwagi na dynamicznie zmieniające się warunki funkcjonowania przedsiębiorstw – zaznacza Natalia Żuchowska.

Niemniej trzeba być gotowym na najgorsze.

------------------------------------------------

JAK ZARZĄDZAĆ PIENIĘDZMI Z SUBWENCJI

Joanna Litwińska, doradca podatkowy w Rödl & Partner

Podatnik nie może zaliczyć w koszty uzyskania przychodów kwoty subwencji finansowej, która będzie przez niego zwrócona. Natomiast pozostała kwota podlega zaliczeniu do kosztów uzyskania przychodów na zasadach ogólnych. Wszystkie wydatki, które zostały pokryte ze środków przekazanych przez PFR, podlegają zaliczeniu do kosztów podatkowych, jeżeli spełniają ogólne przesłanki wynikające z ustaw podatkowych do takiej ich kwalifikacji. 

Powyższe oznacza, że kwalifikacja poniesionych wydatków do kosztów uzyskania przychodów odbywa się zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy o CIT (są i będą one ponoszone w celu osiągnięcia przychodów ze źródła przychodów lub w celu zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów). Wydatki nie są także wymienione w art. 16 ust. 1 ustawy o CIT, jako niepodlegające zaliczeniu w koszty uzyskania przychodów.

Biorąc pod uwagę powyższe, wydatki na prowadzenie bieżącej działalności gospodarczej, spełniające ogólne warunki zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów, sfinansowane z udzielonej subwencji finansowej – mogą być zaliczone do kosztów uzyskania przychodów prowadzonej działalności gospodarczej. 

Dodatkowo podkreślenia wymaga, że zgodnie z regulaminem PFR środki z subwencji finansowej mogą zostać przeznaczone przez beneficjenta wyłącznie na pokrycie kosztów prowadzonej działalności gospodarczej, w tym: wynagrodzeń pracowników, kosztów zakupu towarów i materiałów, usług obcych, bieżących kosztów obsługi finansowania zewnętrznego, najmu (lub innych umów o podobnym charakterze) nieruchomości wykorzystywanych do prowadzenia działalności gospodarczej, wszelkich należności o charakterze publicznoprawnym, zakupu urządzeń i innych środków trwałych niezbędnych do prowadzenia działalności gospodarczej. Jednak z wyłączeniem przeznaczenia tych środków na nabycie (przejęcie) w sposób bezpośredni lub pośredni innego podmiotu oraz przedterminową spłatę kredytów – z zastrzeżeniem, że na ten cel może być przeznaczone maksymalnie 25 proc. kwoty subwencji finansowej. 

Wyraźnie podkreślono, że otrzymane środki nie mogą zostać przeznaczone na płatności na rzecz właściciela, ani osób lub podmiotów powiązanych z właścicielem beneficjenta programu.