Firmy jutra: systemy zarządzania informacją zmieniają polskie biura

Systemy dotyczące zarządzania informacjami stają się coraz popularniejsze w polskich firmach. To niezwykle wydajne oprogramowanie pozwalające znacznie uprościć pracę z dokumentami na każdym etapie – od wprowadzenia do systemu po przejrzystą archiwizację.

Jak przekonuje Michał Mikulski, w Canon Polska odpowiedzialny za rozwój narzędzi Information Management, właśnie tego typu narzędzia są jednym z głównych elementów dobrze przeprowadzonej transformacji cyfrowej. – Podstawowy efekt takiej zmiany to poczucie pracowników, że rozwiązania, które stosują w pracy oszczędzają ich czas i pozwalają im wykonać zadania w produktywny sposób – mówi Mikulski.

PROŚCIEJ, WYDAJNIEJ, BARDZIEJ MOBILNIE

Rzecz jasna cyfrowa transformacja to pojęcie dużo szersze i obecne w polskim biznesie od lat. Dlaczego zatem rozwój systemów Information Management miałby ją wynieść na wyższy poziom? Michał Mikulski wylicza trzy główne powody.

Po pierwsze, w związku z rozwojem technologii dzisiejsze systemy mogą dać firmom dużo więcej korzyści niż oprogramowanie wdrażane jeszcze kilka lat temu. Dziś w standardzie jest np. automatyczna akwizycja danych z dokumentów – systemy rozpoznają treść dokumentów i samodzielnie sczytują z nich najważniejsze informacje. Ponadto umieją też uczyć się nowych wzorów, aby następnie dostosowywać je do przyszłej dokumentacji.

Po drugie, jesteśmy dziś w zupełnie innym miejscu, jeśli chodzi o tryb naszej pracy. A oprogramowanie z zakresu Information Management tworzone jest tak, aby ułatwiać coraz popularniejszą pracę zdalną lub hybrydową. W całej koncepcji takich systemów chodzi o to, aby dostęp do dokumentów można było uzyskać z dowolnego miejsca i w dowolnym czasie.

Po trzecie, rozwój modelu SaaS (Software as a Service) lub nawet XaaS (Everything as a Service) sprawił, że firmy jeszcze nigdy nie miały takiej łatwości we wdrażaniu nowych rozwiązań. Oprogramowanie można zakupić w wygodnej formie subskrypcyjnej, dzięki czemu nie trzeba zatrudniać dodatkowych pracowników, przeprowadzać skomplikowanej instalacji ani fizycznie budować zawiłego firmowego systemu IT.

Jak podkreśla Michał Mikulski, dobrze przeprowadzona cyfrowa transformacja niemal zawsze przynosi wyraźne korzyści. – Kluczowe jest tylko wyznaczenie celu: gdzie firma widzi się za 2, 5, 10 lat – przekonuje ekspert Canon Polska.

PODCAST O TAJNIKACH CYFROWEJ TRANSFORMACJI

Zagadnienia dotyczące transformacji cyfrowej były przedmiotem dyskusji w ramach podcastu Canon „Rozmowy o druku”. W roli prowadzącego wystąpił Kuba Dobroszek, dziennikarz „My Company Polska”. Pytał zaproszonych ekspertów, czym właściwie jest cyfrowa rewolucja w firmach, kto może na niej zyskać i jak przygotować przedsiębiorstwo do tego procesu. Goście audycji przyjrzeli się także systemom z dziedziny Information Management.

Za mikrofonem zasiedli: prof. Grzegorz Mazurek – badacz tematu, rektor Akademii Leona Koźmińskiego, Michał Mikulski – ekspert w zakresie systemów zarządzania informacjami w Canon Polska, a także Marek Sawczuk – ekspert do spraw technologii i architektury rozwiązań SAP w EY Polska – Associate Partner, SAP Technology Consulting.

To już piąty odcinek podcastu, w którym zaproszeni przez Canon goście dyskutują o najważniejszych tematach związanych z poligrafią oraz pracą biurową. Do tej pory tematami audycji była sytuacja polskiego rynku wydawniczego; szeroko pojęte cyberbezpieczeństwo; zmiany, jakie podczas pandemii zaszły w trybie naszej pracy oraz najnowsze trendy w dziedzinie aranżacji wnętrz za pomocą druku. Wszystkie odcinki, włącznie z najnowszym, można znaleźć na stronie Canon Polska oraz na popularnych platformach streamingowych (Google Podcast, Apple Podcast, Spotfiy).