Działy prawne o(d)porne na technologie

Dla zaledwie 40 proc. dyrektorów działów prawnych nowoczesne systemy są sposobem na zwiększenie efektywności pracy ich zespołów - wynika z badań Deloitte.

   Prawie połowa działów prawnych na świecie w 2018 r. nie odnotowała wzrostu budżetu i zaobserwowała stagnację w zatrudnieniu. Dodatkowo 63 proc. dyrektorów tych departamentów (Chief Legal Officer, CLO) uważa, że powtarzające się zadania i ograniczenia w zarządzaniu danymi uniemożliwiają im wytworzenie dodatkowej wartości w organizacjach. Jak zauważają autorzy opracowania „Tech Bytes Part I ”, przygotowanego przez firmę doradczą Deloitte, inwestycje w nowe rozwiązania technologiczne nie tylko pozwolą zmniejszyć koszt pracy działów prawnych, ale także poprawią ich wydajność.

Analiza Tech Bytes analizuje problemy, z którymi na co dzień borykają się prawnicy. Ma także pomóc szefom zespołów zwiększyć wydajność i dostosować strategię prawną do potrzeb organizacji.

Dyrektorzy działów prawnych mają podzielone opinie na temat rozwoju technologicznego w branży. Jak wykazało badanie Deloitte, jedynie 40 proc. ankietowanych uważa, że nowe rozwiązania oraz outsourcing mogą zwiększyć efektywność ich zespołów. Jednocześnie, z innego badania firmy doradczej „Going beyond risk and compliance” wynika, że 56 proc. działów prawnych zainwestowało już w nowoczesne systemy właśnie w tym celu.

- Branża prawnicza stoi w obliczu wyzwań, które niesie za sobą postęp technologiczny. Co chwilę na rynku pojawiają się kolejne rozwiązania pozwalające zaoszczędzić czas pracowników oraz zwiększyć ich efektywność. Ważnym jest, aby już dziś maksymalnie wykorzystać te narzędzia, które mamy w zasięgu ręki – mówi Daniel Martyniuk, Partner, Lider doradztwa technologicznego w Deloitte.

Potencjalne korzyści

Wśród szefów działów prawnych przekonanie o istotności zmian technologicznych nie jest wysokie. Aż 65 proc. z nich deklaruje, że ich departament w większym stopniu skoncentrowany jest na zarządzaniu ryzykiem niż na możliwościach rozwoju. Prawie dwie trzecie (63 proc.) przyznaje natomiast, że powtarzające się zadania i ograniczenia w zarządzaniu danymi uniemożliwiają im tworzenie wartości dla ich organizacji. Mimo to 50 proc. uważa, że automatyzacja procesów oraz ich przekonstruowanie pozwoli na redukcję kosztów oraz poprawę efektywności działań. Zdaniem prawników, do rozwiązań technologicznych, które wzmocnią ich działy, należą te, które pomogą mierzyć kluczowe wskaźniki efektywności (Key Performance Indicators, KPI).

- 87 proc. naszych ankietowanych przewiduje, że w ciągu najbliższych trzech lat to właśnie wskaźniki KPI będą wykorzystywane przez korporacyjne działy prawne do śledzenia i raportowania swoich wyników. Jednak, aby osiągnąć korzyści, które niesie wdrożenie nowych rozwiązań technologicznych, dyrektorzy prawni muszą najpierw opracować strategię dostosowaną do koncepcji pracy przedsiębiorstwa oraz prawny model działań. Następnie, korzystając z posiadanych danych, badać potencjalne programy bezpośrednio wspierające pracę dyrektorów, a co za tym idzie, całych działów – mówi Wojciech Sygnowski, Partner, Lider obszaru integracji systemów oraz robotyki i inteligentnej automatyzacji, Deloitte.

Technologiczna mapa drogowa

Zdaniem ekspertów Deloitte, żeby sięgnąć po rozwiązania technologiczne, dyrektorzy prawni muszą najpierw ocenić jakie problemy przed nimi stoją.

- Osiągnięcie założonych celów rozwojowych firmy nie jest możliwe bez uzyskania odpowiedzi na kilka prostych pytań: jak pracownicy zarządzają własnym czasem, jakie zadania są w tym momencie realizowane oraz jakie dane lub technologie dział posiada. Wśród niezbyt popularnych, ale przydatnych rozwiązań technologicznych, jest m.in. planowanie czasu pracy całego zespołu z wykorzystaniem systemów. Dzięki temu jasne będzie jakie zadania mają pracownicy, kto nadzoruje ich wykonanie i ile czasu zajmuje ich realizacja. Tym samym dział będzie lepiej zorganizowany, a więc efektywniejszy – mówi Jan Jarmul, Radca prawny, Partner w Kancelarii Deloitte Legal.

Następnym krokiem do usprawnienia pracy działów prawnych w przedsiębiorstwach jest uświadomienie sobie przez dyrektorów korzyści, jakie niesie ze sobą implementacja nowoczesnych rozwiązań technologicznych. Wśród nich jest efektywniejsze zarządzanie zespołami i ich bieżącymi sprawami. Pozwala to także na wykorzystanie narzędzi e-discovery, czyli nowoczesnych systemów poszukiwania, zabezpieczania i analizowania danych, oraz sprawniejsze kierowanie systemami do oceny globalnego ryzyka i compliance. Aby to osiągnąć potrzebny jest dalszy rozwój i wdrażanie rozwiązań technologicznych pozwalające na automatyzację procesów. Są to m.in.: sztuczna inteligencja, która niebawem może wyręczyć ludzi w przygotowywaniu prostych ustandaryzowanych dokumentów, jak np. klauzuli o zachowaniu poufności. Kolejną technologią, która ma szanse w przyszłości jeszcze efektywniej wesprzeć procesy w organizacjach jest chmura obliczeniowa. Coraz więcej usług i programów jest oferowanych np. w modelu SaaS (software as a service), co pozwala na skuteczne uruchamianie aplikacji na serwerach innych firm, eliminując potrzebę posiadania rozbudowanej pamięci wewnętrznej. Również technologia blockchain może być używana w celu polepszenia efektywności działań prawnych, ponieważ umożliwia skuteczne rejestrowanie transakcji między stronami oraz jest odporna na cyberataki.

Wdrożenie i dostosowanie

Podczas implementacji nowych rozwiązań technologicznych CLO muszą skoncentrować swoją uwagę na dwóch podstawowych obszarach: skupieniu wokół siebie doświadczonego zespołu technologicznego i grupy entuzjastów pozytywnie nastawionych do zachodzących zmian. Działania te pozwolą skuteczniej przekonywać najbardziej konserwatywne osoby do zmiany ich sposobu pracy.

- Dystansowanie się pracowników do zmian to jedna z najpowszechniejszych barier postępu technologicznego. Podstawowym problemem jest najczęściej brak komunikacji. Bez informowania o korzyściach płynących ze zmian, nie ma możliwości, aby pracownicy je zaakceptowali. Z biegiem czasu przed branżą prawną będą pojawiać się nowe wyzwania oraz potrzeba kolejnych modyfikacji działania poszczególnych systemów. Warto jednak pamiętać, że nadmierne zmiany mogą uczynić niektóre rozwiązania mniej intuicyjnymi dla ich użytkowników – mówi Jan Jarmul, Radca prawny, Partner w Kancelarii Deloitte Legal.