Bez papieru. Nadciąga rewolucja w fakturach

Jest 10 września 2025 r. Budzisz się rano i przypomina ci się, że faktura, którą wystawiłeś i wysłałeś kontrahentowi 31 lipca nie została wysłana do Krajowego Systemu e-Faktur, bo pojawiła się awaria, a potem o tym zapomniałeś. Na twoim czole pojawia się pot. Grozi ci kara – do 100 proc. podatku VAT z faktury.

To właśnie ten koszmar. Na szczęście diabeł nie musi być tak straszny, jak go malują. KSeF, mimo że dosłownie wywróci do góry nogami sposób wystawiania faktur, może być dla przedsiębiorców okazją do uproszczenia procesów i dosłownie odejścia od papierowego obiegu dokumentów. Choć rzeczywiście – z małym batem nad głową.

– Księgowi wciąż nieufnie podchodzą do KSeF-u. Moim zdaniem nie mają się jednak czego bać. KSeF to poważny krok w stronę cyfryzacji i automatyzacji procesów księgowych – uważa Edyta Wojtas, założycielka i wiceprezes zarządu firmy BrainShare IT.

Co to jest ten KSeF

Od 1 lipca 2024 r. każdy czynny podatnik VAT (pozostali od 1 stycznia 2025 r.) będzie zmuszony do korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur. To jedna, wielka baza danych prowadzona przez Ministerstwo Finansów, do której będą musiały trafiać niemal wszystkie faktury wystawiane przez firmy w Polsce. Od tej daty stanie się ona obligatoryjna, bo testowy dostęp do KSeF jest już możliwy od ponad roku.

Wprowadzenie bazy to nie jedyna zmiana. KSeF będzie obsługiwał tzw. faktury ustrukturyzowane. Oznacza to, że każda faktura w Polsce będzie musiała przyjąć odpowiedni format. Nie wystarczy, tak jak obecnie, po prostu umieścić na niej takich informacji, jak nazwa odbiorcy, numer NIP, data wystawienia czy kwota. Obok specyficznej struktury, każda faktura otrzyma swój indywidualny numer i trafi do wspomnianej już bazy. To, jak to robić, opiszę później, ale już teraz wspomnę o nowym obowiązku – musisz upewnić się, że narzędzie, którego używasz do wystawiania faktur, będzie mogło łączyć się z bazą.

Zmiany czekają także nabywców towarów. KSeF w praktyce doprowadzi do zakończenia historii faktur w wersji papierowej (w wymianie B2B, początkowo przewidywanie wprowadzenie e-faktur także dla transakcji B2C, ale ostatecznie ministerstwo zrezygnowało z tego pomysłu). Niewielki sens będzie miało także wysyłanie ich e-mailowo. Nabywca towaru lub usługi będzie mógł ściągnąć ją z KSeF. Koniec z walającymi się (i wciąż gubionymi) dokumentami.

Jak się przygotować

Najlepiej już teraz. Jak wynika z niedawnego raportu Ogólnopolskiej Sieci Certyfikowanych Biur Rachunkowych, aż 42,2 proc. nie podjęło jeszcze żadnych działań w celu wdrożenia KSeF, a niedostatecznie przygotowanych czuje się 35 proc. biur. Pełną gotowość...