Nowy obowiązek dla firm w 2026 roku. Dotyczy wystawiania faktur

Termin wdrożenia KSeF był wielokrotnie odraczany. Teraz Rada Ministrów przyjęła projekt ustawy o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw w temacie Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF).

KSeF - nowe obowiązki dla firm

Wdrożenie KSeF oznacza nowe obowiązki dla prowadzących własny biznes. Projekt, który trafi teraz do Sejmu zakłada wprowadzenie obowiązku wystawiania e-faktur dla wszystkich podatników, zarówno czynnych, jak i zwolnionych z VAT. Będzie on jednak wprowadzany etapami. Od 1 lutego 2026 roku taki obowiązek będzie dotyczył dużych podatników (o wartości sprzedaży za 2024 r. przekraczającej 200 mln zł wraz z podatkiem). Od 1 kwietnia z systemu będą musieli też korzystać pozostali przedsiębiorcy.

Przewidziano pewne odstępstwa od reguły - faktury VAT RR dokumentujące nabycie produktów rolnych od rolników ryczałtowych nie będą objęte obowiązkiem wystawiania w KSeF. Wystawianie tych dokumentów w systemie dobrowolnie będzie możliwe od 1 kwietnia 2026 r. Dla najmniejszych przedsiębiorców przewidziano wyjątek – mikrofirmy, których miesięczny obrót nie przekracza 10 tys. zł, będą miały możliwość wystawiania faktur poza systemem aż do końca 2026 roku.

Czemu ma służyć KSeF? Wprowadzenie jednolitego krajowego systemu e-faktur, przez który będą rejestrowane wszystkie transakcje objęte fakturami, zapewni fiskusowi natychmiastowy dostęp do danych o zakupach i sprzedaży dokonywanych przez podatników. Ułatwi to i przyspieszy kontrole w zakresie VAT, co w efekcie przyczyni się do ograniczenia nadużyć podatkowych i zwiększenia wpływów do budżetu państwa.

Jakie oprogramowanie do KSeF?

Już teraz można korzystać z darmowych narzędzi Ministerstwa Finansów takich jak aplikacja webowa KSeF dostępna przez przeglądarkę internetową. Narzędzia te nadają się dla mikroprzedsiębiorców lub tych, którzy wystawiają niewielką liczbę faktur. Popularne programy finansowo-księgowe już teraz oferują lub wprowadzają integrację z KSeF.

Mniejsze firmy mają czas, by dostosować się do zmian, ale może się okazać, że będą musiały przejść na KSeF wcześniej.

Trzeba jednak jasno powiedzieć: nawet jeśli nie będą jeszcze wystawiać faktur przez KSeF, to i tak będą je otrzymywać od swoich kontrahentów – zwłaszcza większych firm. Oznacza to konieczność wcześniejszego przygotowania się do odbioru faktur kosztowych przez system. Część dokumentów trafi bowiem przez KSeF, a część tradycyjnie, co może utrudniać codzienną organizację pracy – wyjaśnia Piotr Juszczyk, Główny Doradca Podatkowy inFakt, cytowany przez Radio Zet.