KSeF przesunięty! Obowiązkowy system e-faktur obejmie niemal wszystkie firmy w kraju

Przypomnijmy, do tej pory zgodnie z projektem ustawy wprowadzającej e-fakturę terminem wdrożenia KSeF był 1 stycznia 2024 r. Ministerstwo, po konsultacjach społecznych, podjęło decyzję o przesunięciu tego terminu na 1 lipca 2024 r. Co więcej, z KSeF zostaną wyłącozne faktury konsumenckie.

- Proponowane zmiany uwzględniają postulaty organizacji przedsiębiorców, księgowych i biegłych rewidentów, sektora IT oraz resortu infrastruktury - podało Ministerstwo.

KSeF na nowo, czyli jakie zmiany w projekcie ustawy

• Przesunięcie wejścia w życie ustawy z 1 stycznia 2024 r. na 1 lipca 2024 r.
• Wydłużenie o dodatkowe pół roku terminu na wdrożenie KSeF przez podatników zwolnionych podmiotowo z VAT – KSeF będzie dla nich obowiązkowy od 1 stycznia 2025 r.
• Faktury konsumencie (B2C) nie będą objęte KSeF.
• Bilety spełniające funkcję faktury (w tym paragony na autostradach płatnych) zostają wyłączone z KSeF.
• Faktury z kas fiskalnych i faktury uproszczone będą mogły być wystawiane w dotychczasowej formie do 31 grudnia 2024 r.
• W przypadku awarii po stronie podatnika przewidziano możliwość wystawiania faktur w trybie offline poza KSeF i dostarczenia faktury do KSeF następnego dnia po wystawieniu offline.
• Liberalizacja sankcji i ich stosowanie dopiero od 1 stycznia 2025 r.

Jak tłumaczy Ministerstwo finansów, wdrożenie KSeF pozwoli na optymalizację procesów fakturowych, obiegu dokumentów i wykorzystywanych przez przedsiębiorców systemów fakturowych.

Więcej o zmianach ich znaczeniu dla biznesu specjalnie dla redakcji portalu mycompanypolska.pl pisze Michał Szwed, partner w zespole biznesowo-technologicznym w CRIDO.

Być jak Kazimierz Wielki

Spore wyzwania dla firm, ale także ogromne możliwości zmiany ich funkcjonowania poprzez chociażby przyśpieszoną cyfryzację – to wszystko przyniesie Krajowy System e-Faktur. Będzie on obowiązkowy dla niemal wszystkich przedsiębiorców od połowy przyszłego roku. 

KSeF będzie dotyczył wszystkich podatników VAT zarejestrowanych w Polsce, a jest ich niemal 2 miliony. To zarówno jednoosobowe działalności gospodarcze, ale i giganty naszej gospodarki. Zainteresowanie pilotażem KSeF nie było do tej pory nie było duże. Według danych MF przytaczanych w grudniu zeszłego roku tzw. środowisku testowym wystawiono ponad 25 mln e-faktur na przewidywane 2,5 mld, które ma objąć system. Większość czekała na projekt zmian (ogłoszono je pod koniec zeszłego roku). Warto wiedzieć, że wejście w życie KSeF dla wielu firm wiąże się ze sporymi wyzwaniami, ale również ogromnymi możliwościami zmiany ich funkcjonowania. 

To nie JPK-bis

Wprowadzenie KSeF to niewątpliwie rewolucja w funkcjonowaniu wielu firm. Niestety w wielu firmach świadomość tego jest cały czas niska. Bardzo często informacja ta nie dociera do właścicieli i decydentów. Ewentualnie widać podejście, że nowy system e-faktur to „drugi jednolity plik kontrolny VAT”, czyli projekt, który polegał przede wszystkim na systemowych zmianach w raportowaniu informacji VAT-owskich do resortu finansów (zapewnionych przez dostawcę oprogramowania).

KSeF to zmiana dużo bardziej znacząca, która dotyczy funkcjonowania wielu obszarów w firmie. Zespoły projektowe w firmach, które są już mocno zaawansowane w projektach wdrożeniowych, liczą często kilkadziesiąt osób z działów finansowych, podatkowych, IT, administracji, obsługi klienta, zakupów a nawet i sprzedaży. 

Z papieru w świat cyfrowy

Obecnie bardzo wiele firm ma nieefektywne procesy w tzw. „back office”, do którego z reguły właściciele nie przykładali zbyt dużej uwagi koncentrując się głównie na procesach produkcyjnych i sprzedaży. Jest to pewnie jeden z głównych obszarów, gdzie gołym okiem widać różnicę między dużymi zachodnimi korporacjami, korzystającymi z najnowszych rozwiązań technologicznych, a polskim biznesem. O ile rodzimy biznes może konkurować z zachodnimi producentami tańszą siłą roboczą oraz niższymi kosztami, o tyle ta przewaga konkurencyjna często jest mniej lub bardziej tracona poprzez nieefektywne procesy i i brakiem informacji zarządczej. Wejście w życie KSeF to ogromna możliwość, aby zmienić funkcjonowanie firmy i zrobić technologiczny skok do dużo bardziej wydajnej i lepiej zorganizowanej organizacji. Niczym król Kazimierz Wielki, który zastał Polskę drewnianą, a zostawił murowaną – KSeF może zmienić firmę z papierowej na cyfrową.

Szybszy zwrot VAT i oszczędności

Wejście w życie Krajowego Systemu e-Faktur to olbrzymia liczba korzyści. Przede wszystkimi faktury będą wystawiane w tej samej ustrukturyzowanej formie, ich wystawienie będzie od razu widoczne dla kontrahentów co wpłynie na transparentność, szybkość obiegu dokumentów i przepływy pieniężne. Faktury nie ulegną zagubieniu, co więcej będą archiwizowane przez KSeF przez 10 lat. I chociaż nowy system to z jednej strony większa kontrola fiskusa nad firmami (i to on-line), to z drugiej mogą one liczyć na np. szybsze zwroty podatku VAT. 

Również procesy księgowania faktur krajowych mogą ulec znaczącym zmianom i mogą zostać zautomatyzowane (bez konieczności skanowania dokumentów, drukowania, ręcznego księgowania itd.) – w tym elemencie wiele firm mówi o znaczących oszczędnościach.   

Czas goni przedsiębiorców

Według Ministerstwa Finansów KSeF to kolejny ważny element uszczelnienia systemu i zmniejszenia luki VAT-owskiej. Wspomniana wcześniej transparentność może stanowić więc wyzwanie dla firm, których procesy fakturowania i odbierania faktur są z różnych powodów nieefektywne lub niekoniecznie zgodne z obowiązującymi przepisami podatkowymi. W obecnej sytuacji firmy radziły sobie z tym poprzez różnego rodzaju operacje dotyczące daty wystawienia lub otrzymania faktury. Po wejściu w życie KSeF nie będzie to już możliwe. 

Doświadczenia firm, które projekty wdrożeniowe rozpoczęły już w roku 2022 pokazują, że kilkanaście miesięcy, które pozostały do wejścia w życie projektu to nie jest dużo. Sama analiza procesów biznesowych i podatkowych w dużych organizacjach zajmuje dwa lub trzy miesiące. Następnie konieczne jest przygotowanie wymagań dla systemów informatycznych i zaangażowanie ich dostawców. Należy zaplanować również czas na wdrożenie, testy, aktualizację procedur wewnętrznych, umów z kontrahentami. Wszystko to prowadzi do konkluzji, że z projektem nie można zwlekać i trzeba wpisać go jak najszybciej na listę priorytetów dla organizacji na rok 2023.