10 zasad ludzi produktywnych

1. Ustal, co należy zrobić

W tak bardzo niepewnym naszym świecie zwykłe uświadomienie sobie i spisanie tego, co jest do wykonania, może pokrzepić i ukoić nerwy. Taka lista to nie tylko „przypominajka” o czekających nas zadaniach, to także realna pomoc w poprawie efektywności, ponieważ rozjaśnia nam w głowie. Takie wnioski wyciągnęli w 2011 r. badacze Uniwersytetu Stanu Floryda, którzy odkryli, że spisanie zadań do zakończenia w istotnym stopniu redukuje psychiczną dekoncentrację związaną z posiadaniem niedokończonych spraw, zapewniając zarazem swobodę do ich skutecznego wykonania.

Zważywszy na te zalety, posiadanie listy zadań do wykonania, choćby spisanej na serwetce, jest zdecydowanie lepsze od jej nieposiadania. Produktywni ludzie

wynoszą jednak sztukę tworzenia takich list na kolejny poziom. Wiedzą, że jedynie ciągłe tworzenie i uaktualnianie uporządkowanej listy może zapewnić optymalizację ich wydajności. Ma to poparcie w badaniu, jakie w 2016 r. przeprowadziła Shamarukh Chowdhury z kanadyjskiego Uniwersytetu Carletona. Zapytała ona 300 studentów, w jaki sposób tworzą i prowadzą swoje listy zadań do wykonania i jaki wpływ mają ich wybory na produktywność i skuteczność ich terminowej realizacji. Wnioski były następujące:

• osoby, które opracowywały bardziej sformalizowane listy, przejawiały słabszą skłonność do prokrastynacji w porównaniu z tymi, których listy zadań do wykonania były mniej lub bardziej przypadkowe

• osoby, które regularnie korzystały ze swoich list i dbały o ich aktualność, były bardziej sumienne od pozostałych studentów.

Najwyższy czas, byście się stali ekspertami w tworzeniu waszych list zadań!

2. Powiedz „nie”

Nie zawsze trzeba zachowywać się miło. Być może sądzisz, że osiągasz superproduktywność, zgadzając się na kolejne prośby – niezależnie od wszystkiego wywołuje to mniej zadrażnień niż odmawianie. A nawet może przysparza ci popularności. Nie ma jednak niczego imponującego w tym, że twoja lista zadań do wykonania rozrasta się w szybkim tempie, ponieważ nie potrafisz powiedzieć „nie”. W pewnym momencie albo nie uda ci się dotrzymać kolejnych obietnic, albo możesz doświadczyć stanu wypalenia. Dobrze się zastanów, zanim:

• zgodzisz się skończyć raport na najbliższy czwartek, chociaż wiesz, że jedyny wolny czas na to masz dopiero w przyszłym tygodniu

• podczas spotkania zgłosisz się do pokierowania projektem, mając świadomość, że będzie to ogromnym obciążeniem dla ciebie i twojego harmonogramu pracy

• wyrazisz zgodę na pracę w weekend, żeby dokończyć obliczenia do budżetu, mimo że masz już zaplanowane rodzinne zobowiązania.

O wiele lepszym rozwiązaniem jest wykonać kilka spraw, jak należy, niż zmagać się w stresie i zmęczeniu z długą listą zadań. Ludzie produktywni to wiedzą. Po mistrzowsku opanowali sztukę stawiania granic i odmawiania, kiedy wymagają tego okoliczności.

3. Wiedz, kiedy „się wyłączyć”

Niewychodzenie z trybu pracy może mieć nieprzyjemne konsekwencje dla twojej produktywności i jakości życia. Jeżeli każdą chwilę spędzasz na myśleniu o pracy, rozmowach telefonicznych, odpowiadaniu na e-maile i wiadomości, w końcu odbije się to na twoim zdrowiu.

W 2019 r. spółka Myers-Briggs przeprowadziła badanie ankietowe na ponad tysiącu uczestników. Okazało się, że osoby, którym trudno zapomnieć o pracy, borykają się z wyższym poziomem stresu zawodowego, brakiem równowagi pomiędzy życiem zawodowym i prywatnym oraz nieumiejętnością skupienia uwagi na jednej rzeczy naraz. Spośród wszystkich respondentów, którzy przyznali, że nie są w stanie przestać pracować:

• 28 proc. zadeklarowało, że nie potrafi się psychicznie wyłączyć

• 26 proc. potwierdziło, że praca koliduje z ich życiem rodzinnym i osobistym

• 20 proc. zgłosiło wyczerpanie umysłowe.

Wyłączenie się oznacza odpuszczenie sobie i odzyskanie poczucia spokoju i równowagi. Pozwala ci poświęcić czas na skupienie się na czymś innym niż praca, otrząsnąć się z zawodowej presji i solidnie się wyspać, żeby wstać rano z nową energią, poczuciem odprężenia i gotowością, by zmierzyć się z kolejnym dniem. Alternatywą jest powolne, lecz nieuchronne wyczerpywanie się energii, motywacji, pozytywnego nastawienia i produktywności, prowadzące ostatecznie do wypalenia.

4. Sprawdź, czy jesteś skowronkiem czy sową

Za to, że jesteś skowronkiem lub sową, możesz obwiniać swoich przodków. Autorzy badania opublikowanego w 2019 r. na łamach czasopisma „Nature Communications” wysnuli wniosek, że predyspozycje dotyczące rytmu okołodobowego, a więc naturalnego cyklu snu i czuwania, a tym samym zdolności do wydajnej pracy o określonych porach dnia, ukryte są w naszym DNA. Dlatego u każdego z nas występuje inny rozkład energii. Ranne ptaszki są najbardziej produktywne przed obiadem, wtedy też ich umysły działają najjaśniej. Nocne marki potrzebują rozpędu. Jeżeli największy przypływ formy odczuwasz wieczorem, najpewniej jesteś sową.

Wiedza o tym, kiedy odczuwasz największy przypływ aktywności, energii i produktywności, ma ogromne znaczenie, ponieważ wskazuje ci najlepszą porę, w której wykonasz większość swojej pracy. W szczególności tyczy się to zadań wymagających największej czujności. Niestety wiele osób musi pracować w godzinach, które nie pozwalają w pełni rozwinąć skrzydeł, na przykład w różnych strefach czasowych, na nocnej zmianie lub według elastycznego grafiku. Jeśli przymuszasz swój organizm do aktywności w porach niezgodnych z jego rytmem okołodobowym, potrafi to negatywnie wpływać na produktywność i zdrowie. Badanie opublikowane w czasopiśmie „Journal of the US National Institute on Alcohol Abuse and Alcoholism” wykazało, że zaburzenie naturalnego wzorca snu i czuwania może prowadzić do depresji, alkoholizmu i problemów psychicznych.

Nie wszyscy mają szczęście mieć wybór w tej kwestii, ale najbardziej produktywni ludzie starają się przestrzegać swego naturalnego rytmu okołodobowego. A jeśli okoliczności zmuszają ich do jego naruszenia, dbają, by się wyspać i wypocząć

5. Zaakceptuj swoją niedoskonałość

Dobre wieści dla perfekcjonistów. Macie największe szanse osiągnąć wysoką produktywność, prześcignąć swoich kolegów i przekroczyć oczekiwania klientów. Przeprowadzony w 2018 r., szeroko zakrojony przegląd 95 badań naukowych opublikowany w czasopiśmie „Journal of Applied Psychology” wykazał, że perfekcjoniści są zasadniczo bardziej zaangażowani, zmotywowani i gotowi do dłuższej pracy niż ich współpracownicy.

Skoro perfekcjonizm jest taki wspaniały, skąd przekonanie, że wcale nie trzeba być doskonałym? Są trzy powody.

• Perfekcjoniści płacą za to przesadnie wysoką cenę. Autorzy wspomnianego badania odkryli silną korelację pomiędzy perfekcjonizmem a wyższym poziomem depresji, stresu, wypalenia, lęku i skłonnościami do pracoholizmu.

• Dodatkowy czas, jaki perfekcjoniści przeznaczają na pracę, miewa niewielkie przełożenie na jej jakość. Zawieszają poprzeczkę przesadnie wysoko, czego ich przełożeni i klienci ani nie oczekują, ani nie doceniają.

• Spada ogólna wydajność – przeznaczając więcej czasu na każde zadanie, perfekcjoniści nierzadko nie dotrzymują terminów i nie nadążają z wykonaniem pozostałych obowiązków ze swej listy.

Naukowcy przekonują, że jeśli już chcesz być perfekcjonistą, bądź takim, który dąży do doskonałości, a nie takim, który przesiaduje po godzinach z lęku przed porażką. Opublikowane w czasopiśmie „Personality and Individual Differences” wyniki badań dotyczących obu rodzajów perfekcjonizmu wykazały, że ci, którzy pracują z lęku przed porażką, częściej doświadczają spadku produktywności, a w końcu również stanu wypalenia.

6. Zacznij od najtrudniejszego zadania

Codziennie rano, przystępując do pracy, dokonujesz wyboru, czy zająć się sprawami najłatwiejszymi i szybko ogłosić sukces, czy rozpocząć od najtrudniejszego bądź najważniejszego z zadań. Większość ludzi skuszonych przede wszystkim dobrym samopoczuciem, jakie czerpie się ze sprawnego zrealizowania obowiązków, wybiera z listy to, co jest łatwiejsze do wykonania.

Zwyczaj wykonywania łatwiejszych zadań w pierwszej kolejności to inaczej „preferencja ukończenia zadania” i niekoniecznie bywa szkodliwy, najczęściej jednak nie jest to wybór produktywny. W badaniu przeprowadzonym przez Harvard Business School w 2019 r. wykazano, że zapracowani lekarze w izbie przyjęć skupiają się najpierw na zadaniach, którymi można zająć się najszybciej, co oznacza pacjentów w najlżejszym stanie. W efekcie poważniej chorzy, którzy wymagają większej wiedzy medycznej i poświęcenia im więcej czasu, muszą czekać dłużej. Lekarze, którzy się nimi zajmują, często są już zmęczeni i nie funkcjonują na najwyższych obrotach.

Ludzie najbardziej produktywni rozpoczynają każdy dzień od najważniejszego i najtrudniejszego spośród czekających ich obowiązków. Bez względu na to, jak wymagające, nużące lub trudne jest to zadanie, zajmują się nim na samym początku. Pełna świadomość tego, w jaki sposób mają rozpocząć każdy dzień pracy, pomaga im też unikać prokrastynacji.

7. Zadbaj o efektywność spotkań

Większość ludzi zapytana o zebrania w pracy odpowie, że trwają zbyt długo, są nudne, źle zorganizowane lub niesprawnie prowadzone. Badania potwierdzają, że wiele spotkań jest stratą czasu.

• 67 proc. uczestników badania ankietowego, które przeprowadziła amerykańska firma headhunterska Korn Ferry w 2019 r., stwierdziło, że bezpośrednie i wirtualne spotkania zabierają im tyle czasu, że wręcz uniemożliwiają im prawidłowe wykonywanie pracy.

• Autorzy badania przeprowadzonego na zlecenie firmy doradczej Bain & Co. w 2014 r. i opublikowanego w czasopiśmie „Harvard Business Review” ustalili, że kierownicy wyższego szczebla spędzają na spotkaniach dwa pełne dni robocze tygodniowo; co więcej, ten zakłócający pracę, zbędny zwyczaj staje się coraz powszechniejszy.

• Profesor Steven Rogelberg z Uniwersytetu Karoliny Północnej, który badał skuteczność spotkań, stwierdził na łamach „MIT Sloan Management Review”, że jedynie około 50 proc. wszystkich spotkań można zaliczyć do efektywnych i zajmujących.

Rosnąca popularność pracy zdalnej i spotkań wirtualnych niesie za sobą dodatkowe wyzwania związane z niską jakością łączy internetowych, co negatywnie oddziałuje na jakość spotkań, a także ze zwyczajem częstego wyłączania kamerek przez uczestników, a to utrudnia nawiązanie kontaktu i wytworzenie więzi.

8. Korzystaj ze swoich atutów

Ludzie naprawdę produktywni pracują w dziedzinach, w których wykorzystują swoje mocne strony, zamiast zmuszać się do polegania na słabiej rozwiniętych umiejętnościach. Mając wybór, wszyscy chętniej zajmiemy się czymś, w czym jesteśmy dobrzy i co pozwoli czerpać z naszych zdolności. Kto chciałby się wysilać, by wykonywać pracę, w której jego talenty są nieprzydatne? Szeroko zakrojone badania amerykańskiego Instytutu Gallupa dowiodły, że takie podejście pomaga ludziom w osiąganiu lepszych wyników, jest mniej stresujące, a także silniej angażuje i motywuje.

Niestety wielu z nas nigdy nie zastanawia się nad tym, w czym są naprawdę dobrzy, i nigdy też nie znajduje pracy, w której mogliby czerpać korzyści ze swoich wrodzonych i nabytych zdolności. Przeciwnie, poświęcamy całe lata na pracę w zawodzie wymagającym od nas rozwoju i korzystania z umiejętności, których – w sposób naturalny – możemy w ogóle nie posiadać.

Podam przykład. Znałem kiedyś księgową, która stale myliła się w obliczeniach. Dopiero parę lat później przyznała, że nigdy nie czuła się stworzona do pracy w finansach i rachunkowości, a jej prawdziwe talenty ujawniają się w innych dziedzinach, takich jak kontakty z ludźmi. Przeniosła się na inne stanowisko w swojej firmie i zaczęła odnosić duże sukcesy w dziale obsługi klienta, awansując na kierowniczkę całego zespołu. Szkoląc nowo zatrudnionych pracowników, dzieli się swoimi doświadczeniami i zachęca młodszych kolegów i koleżanki, by zawsze starali się podejmować pracę adekwatną do ich mocnych stron i talentów.

9. Siła powtórzeń i rytuałów

Wszyscy jesteśmy ukształtowani przez swoje nawyki. Najlepiej czujemy się w znanym i stałym otoczeniu i każdy z nas ma swoje rytuały, takie jak oglądanie tych samych seriali, wspólne przerwy na kawę, jedzenie określonych dań w określone dni tygodnia czy regularne weekendowe spacery. Powtarzalność koi nerwy i pozwala nam stanąć mocno na ziemi, dając wrażenie kontroli w stale zmieniającym się świecie.

Osiągniesz większy sukces, jeśli skupisz się na powtarzaniu pomocnych i produktywnych czynności, nawyków i działań, a będziesz unikać tych, których wpływ jest odwrotny. Osoba produktywna może na przykład regularnie:

• wstawać wcześnie rano, żeby medytować

• zaczynać każdy dzień od aktywności fizycznej

• przeznaczać czas każdego dnia na „chwilę dla siebie”, aby naładować akumulatory

• poświęcać codziennie kilka minut na lekturę książki

• robić sobie weekendowy odwyk od poczty elektronicznej i technologii

• mówić coś miłego swoim współpracownikom i współpracownicom każdego dnia

• starannie przygotowywać się do każdego spotkania

• zdrowo się odżywiać każdego dnia.

Nie jest szczególnym wyzwaniem powtarzanie nawyków, które nie sprawiają ci większych trudności i wywołują dobre samopoczucie, jak na przykład rozpoczynanie każdego dnia od szklanki zdrowego soku, niezaglądanie do skrzynki pocztowej w weekendy czy wieczorna lektura poradników. Prawdziwe wyzwania zaczynają się, kiedy w grę wchodzą czynności wymagające wysiłku, nużące i nudne. Być może będziesz mieć trudności ze znalezieniem w sobie dość dyscypliny i zaangażowania, aby na przykład:

• robić notatki po każdym spotkaniu

• utrzymywać porządek w e-mailach i dokumentach

• każdego popołudnia uaktualniać listę zadań do wykonania.

Osoby produktywne rozumieją, że stajemy się tym, co robimy. Starają się znaleźć w sobie motywację do powtarzania właściwych nawyków i czynności, nawet jeśli wydaje się to czasochłonne i nieciekawe.

10. Wielozadaniowość – tak czy nie?

Wielozadaniowość może wzbudzać w tobie przekonanie, że jesteś osobą produktywną, gdyż wydaje ci się, że skutecznie realizujesz wiele obowiązków jednocześnie. W rzeczywistości jest odwrotnie. Szczegółowe badania wykazały, że takie podejście okazuje się skrajnie nieproduktywne w porównaniu z wykonywaniem kolejnych zadań pojedynczo. Dzieje się tak, ponieważ przerzucanie się pomiędzy obowiązkami prowadzi do nieefektywności, szczególnie gdy zadania mają złożony i niejednorodny charakter.

Najsłynniejsze badanie poświęcone temu zagadnieniu zostało opublikowane w „Journal of Experimental Psychology”. Jego trzej autorzy stwierdzili, że zajmowanie się wieloma sprawami jednocześnie może obniżyć produktywność nawet o 40 proc. Wyniki ich badań wykazały, że przeskakując pomiędzy niepowiązanymi ze sobą zadaniami, musimy najpierw „wyłączyć”, a następnie „włączyć” inne zestawy reguł poznawczych odnoszących się do sposobu ukończenia właściwych zadań; takie zmiany są nieefektywne i pochłaniają czas. Do zbliżonych wniosków doszli też inni naukowcy.

• Badanie przeprowadzone w 2009 r. na Uniwersytecie Stanforda udowodniło, że osoby wielozadaniowe stają się bardziej roztargnione i jest im coraz trudniej przerzucać się pomiędzy obowiązkami.

• W 2014 r. badacze z Uniwersytetu Sussex odkryli, że jednoczesne wykonywanie wielu zadań na kilku urządzeniach może być wręcz szkodliwe dla zdrowia i funkcjonowania mózgu.

Trudno jednak uchronić się przed wielozadaniowością, nawet mając świadomość, jak jest to nieefektywne. W ostatnich latach wskutek „odchudzania” firm i cięcia kosztów wszyscy mamy więcej na głowie, oczekuje się też od nas lepszych wyników osiąganych przy mniejszym nakładzie zasobów. Trend nie ominął też ludzi produktywnych, lecz choć pokusa wielozadaniowości jest czymś całkowicie naturalnym, największe sukcesy osiągają ci, którzy nadal potrafią skupić się na jednym zadaniu.