Weryfikacja numeru VAT UE i NIP z Unii Europejskiej za pomocą wyszukiwarki VIES
System VIES to narzędzie umożliwiające sprawdzenie, czy dana firma jest zarejestrowana jako dokonująca transakcji wewnątrzwspólnotowych. VIES, czyli VAT Information and Exchange System, należy do Komisji Europejskiej i jest dostępny w 23 językach. Informacje w systemie pochodzą z krajowych baz danych państw członkowskich UE.
Jak działa wyszukiwarka VIES?
Wyszukiwarka VIES, dostępna w języku polskim pod adresem Taxation Customs. Jest prosta w obsłudze. Wymaga podania następujących danych:
- Wybór państwa członkowskiego, z którego pochodzi kontrahent
- Numer VAT kontrahenta (znany w Polsce jako VAT-UE)
Firmy spoza UE, które dokonały rejestracji podatkowej w Unii, nie są uwzględniane w systemie VIES. Dodatkowo można podać informacje o firmie dokonującej weryfikacji, ale nie jest to obowiązkowe.
Wyniki wyszukiwania w systemie VIES
Możliwe wyniki wyszukiwania w VIES to:
- Numer VAT aktywny (można sprawdzić powiązanie z adresem, jeśli dane państwo to udostępnia)
- Nieważny numer VAT dla transakcji wewnątrz UE
Negatywna odpowiedź może oznaczać, że podmiot:
- Nigdy nie był zarejestrowany do VAT-UE
- Jest w trakcie rejestracji
- Został wykreślony z bazy podatników UE
Wykreślenie z listy podatników VAT-UE
Można sprawdzić również własną firmę, szczególnie jeśli przez dłuższy czas nie były dokonywane transakcje wewnątrzwspólnotowe. Jeśli firma nie jest zweryfikowana pozytywnie, warto potwierdzić to w urzędzie skarbowym. W przypadku wykreślenia z listy podatników VAT-UE konieczna będzie ponowna rejestracja.
Rejestracja do VAT-UE w Polsce
Przedsiębiorca zamierzający dokonywać transakcji wewnątrzwspólnotowych musi zarejestrować się do VAT-UE poprzez wypełnienie formularza VAT-R w części C.3., wskazując powód rejestracji (np. dokonywanie dostaw wewnątrzwspólnotowych, nabywanie usług).
VIES a nieprawidłowe informacje
Jeśli dane w VIES są nieprawidłowe lub nieaktualne (np. adres), należy zgłosić to do urzędu skarbowego odpowiedzialnego za aktualizację danych w krajowej bazie podatników VAT-UE.
Dlaczego weryfikacja VAT UE jest ważna?
Przy transakcjach wewnątrzwspólnotowych konieczne jest sprawdzenie, czy kontrahent jest zarejestrowany w VIES. Jest to warunek do zastosowania stawki VAT 0%. Potwierdzenie wywozu towarów do innego kraju UE i zarejestrowanie nabywcy jako podatnika VAT UE jest kluczowe. Niespełnienie tych warunków skutkuje opodatkowaniem sprzedaży krajową stawką VAT.
Weryfikacja kontrahenta w systemie VIES jest niezbędna dla prawidłowego rozliczenia transakcji wewnątrzwspólnotowych i uniknięcia problemów podatkowych. Dzięki temu przedsiębiorcy mogą zabezpieczyć swoje interesy i zapewnić zgodność z przepisami unijnymi.
