Ten sam bałagan w dokumentach, który dziś kończy się roszczeniami, jutro uniemożliwi wdrożenie AI w budownictwie

Rachunek za dokumentacyjny chaos 

W 2025 roku 54% specjalistów branży budowlanej wskazało brak lub opóźnienie w podejmowaniu kluczowych decyzji jako główną przyczynę sporów - wyprzedzając po raz pierwszy wzrost kosztów realizacji, który przez lata niepodzielnie dominował w tym rankingu (45%). Ale to nie koniec listy: niekompletne wymagania zamawiającego wskazało 42% respondentów, błędy i pominięcia w dokumentacji przekazanej wykonawcy - 38%. Razem: cztery na pięć sporów ma bezpośredni związek z tym, co zostało lub nie zostało zapisane w dokumentacji. 

Skala finansowa tego problemu jest konkretna. Firma doradcza CAS - Contract Advisory Services - specjalizująca się w zarządzaniu roszczeniami i sporami kontraktowymi wyliczyła roszczenia o łącznej wartości 9,18 mld zł netto na projektach wartych łącznie 180,5 mld zł. To rachunek za dokumentacyjny chaos, który branża generuje systematycznie, projekt po projekcie. 

I ten rachunek rośnie: 47% respondentów przewiduje dalszy wzrost wartości sporów w 2026 roku. 51% spodziewa się ich wydłużenia. 

Rozproszona odpowiedzialność, rozproszone dane 

Z obserwacji BinderLess, platformy do zarządzania dokumentacją za pomocą AI, wynika, że projekt budowlany o wartości 20 milionów złotych, prowadzony cyfrowo i w ustrukturyzowany sposób, generuje około 8000 plików – to niespełna 10 GB danych. W platformie każda informacja ma swoje miejsce: pełną historię komentarzy, zapytań projektowych i poleceń zmiany, do których można wrócić w każdej chwili. 

Dokumentacja projektu, która zwykle trafia do CAS, prezentuje odmienny obraz. To często trzydzieści lat historii technologicznej w jednym miejscu: zeskanowane kontrakty jako PDF, zdjęcia placu budowy jako JPG, kosztorysy w Excelach sprzed 2007 roku czy maile z Outlooka z załącznikami wewnątrz załączników. W takim zbiorze trudno znaleźć nie tylko konkretny plik, ale też odpowiedzi na proste pytania. 

Mnogość kanałów komunikacji to problem, który branża przez lata skutecznie przed sobą ukrywała. Maile działały. Ludzie się dogadywali. Nikt nie pytał, gdzie jest "prawdziwa" wersja dokumentu. Wyniki raportu CAS 2025 pokazują jednak dobitnie, gdzie to prowadzi: problemy z dokumentacją stały się jedną z głównych przyczyn sporów budowlanych. 

Piotr Przybysz, CEO BinderLess, dodaje: - Kiedy firmy przychodzą do nas z chęcią wdrożenia cyfryzacji albo AI, pierwsze pytanie, które zadajemy, brzmi: kto w waszej organizacji jest właścicielem dokumentacji? Kto odpowiada za to, żeby była aktualna, skategoryzowana i dostępna? To pytanie bardzo często wprawia ludzi w zakłopotanie. Bo odpowiedź brzmi: nikt. Dokumentacja żyła w mailach - i właśnie dlatego nikt nie musiał za nią odpowiadać. Problem pojawia się wtedy, gdy na budowie zaczynają się schody - albo gdy firma chce wdrożyć AI i okazuje się, że nie ma czym nakarmić algorytmów. 

Historia decyzji w pigułce 

CAS przez lata wypracował metodę pracy z dokumentacyjnym chaosem i wie, że w sporach kontraktowych to właśnie czas jest najcenniejszą walutą. Tym, co sprawia, że taka praca jest w ogóle możliwa w realistycznych terminach, jest zdolność do przeszukania wszystkich formatów jednocześnie - bez ręcznego konwertowania plików, pomijania skanów czy gubienia załączników z maili - z pomocą AI. To właśnie dlatego CAS sięgnął po BinderLess. Cała dokumentacja dotycząca sprawy trafia na platformę, gdzie agent AI może działać jednocześnie na całym spektrum formatów dokumentacyjnych, przy zachowaniu bezpieczeństwa danych. 

Marcin Więckowski, Specjalista ds. analiz terminowych w CAS komentuje: - Analizowana przez nas dokumentacja obejmuje często bardzo dużą liczbę dokumentów pochodzących z różnych etapów realizacji inwestycji. Dla człowieka ręczne przeszukanie takiego zbioru w celu odnalezienia konkretnych zapisów wymaga znacznego nakładu czasu i zwiększa ryzyko pominięcia istotnych informacji. Dzięki Binderless liczba dokumentów nie ma znaczenia – system umożliwia jednoczesne przeszukiwanie całego zasobu i błyskawiczne odnalezienie wszystkich dokumentów zawierających poszukiwane informacje. 

Dodatkowo Binderless umożliwia przeszukiwanie treści wpisów w dziennikach budowy, protokołach z narad technicznych oraz pozostałej dokumentacji. Pozwala to na szybkie zidentyfikowanie pierwszych wzmianek o danym zdarzeniu, prześledzenie jego przebiegu oraz precyzyjne określenie terminów jego wystąpienia, eskalacji i usunięcia. 

Jak wynika z raportu CAS: 38% sporów wynika z błędów i pominięć w dokumentacji przekazanej przez zamawiającego, 42% z niekompletnych wymagań. Te liczby nie opisują złej woli - opisują sytuacje, w których obie strony mają inną wersję rzeczywistości, bo nikt nie zadbał o wspólne, niepodważalne źródło prawdy. Platforma to źródło tworzy - nie dlatego, że tak wymaga procedura, lecz dlatego, że każdy dokument, który do niej trafia, dostaje znacznik czasu, autora i status. Staje się faktem, nie interpretacją. 

Dla CAS, które na co dzień analizuje dokumentację sporów, różnica jest natychmiastowa. Projekt prowadzony na platformie oznacza, że cała historia decyzji - od pierwszej rewizji planu po ostatni protokół - jest dostępna, kompletna i przeszukiwalna. Nie trzeba jej rekonstruować. Dla inwestora oznacza to coś równie konkretnego: pełną kontrolę nad tym, co dzieje się z projektem w trakcie realizacji - i gotowy dowód na wypadek, gdyby cokolwiek poszło nie tak. 

Czy firmy budowlane są gotowe na AI? 

Ten sam chaos w dokumentacji, który dziś jest wskazywany jako główna przyczyna sporów budowlanych, ma dużo dalej sięgające konsekwencje. Branża budowlana coraz poważniej przygląda się AI - i widzi w niej odpowiedź na swoje problemy. Według raportu Mastt State of AI in Construction 2025, dwa obszary, gdzie specjaliści budowlani widzą największy potencjał sztucznej inteligencji, to raportowanie (23,4%) i zarządzanie dokumentacją (21,3%). Innymi słowy: branża doskonale wie, gdzie AI mogłoby jej pomóc. Problem w tym, że rzadko zadaje sobie pytanie, jak się na to AI przygotować. 

A przygotowanie zaczyna się od porządku w danych. AI nie jest magią. To przede wszystkim rachunek prawdopodobieństwa: jeśli na wejściu dostaje chaos, na wyjściu też go produkuje. Branża budowlana ma dziś wybujałe wyobrażenia o tym, co AI bez udziału człowieka może zrobić - i jest to zrozumiałe, bo potencjał jest ogromny, ale żeby go zrealizować, trzeba najpierw zadać sobie inne pytanie: czy nasze dokumenty są w ogóle gotowe na AI? 

Piotr Przybysz, CEO BinderLess: - Firmy budowlane pytają nas, kiedy nadejdzie moment, w którym trzeba będzie używać AI.Odpowiedź jest prosta: ten moment zaczął się już dawno temu. Słyszę to regularnie: zaczniemy na nowym projekcie, tam sobie wszystko poukładamy od zera. Ten nowy projekt zaczyna się za pół roku. Przez te pół roku firma nie robi nic - czeka. A kiedy projekt rusza, okazuje się, że procesów i tak nie ma, bo technologia nie zastępuje myślenia. Tymczasem AI w ciągu tych sześciu miesięcy zrobiła kolejny krok do przodu. I ta firma jest jeszcze bardziej w tyle niż była. 

Posiadanie dokumentacji w jednym miejscu - aktualnej, skategoryzowanej, dostępnej - to nie jest kwestia porządku dla porządku. To jednocześnie najlepsza ochrona przed roszczeniami, które CAS obsługuje na co dzień, gwarancja, że cały zespół pracuje na tej samej wersji dokumentów i warunek konieczny, żeby AI miało skąd czerpać wiedzę. 

Fala inwestycji publicznych - KPO, CPK, energetyka jądrowa, modernizacja sieci kolejowej - już nadchodzi. Projekty będą większe, bardziej złożone, z większą liczbą podmiotów i krótszymi terminami. Firmy, które dziś poukładają dokumentację, będą mogły z AI skorzystać wtedy, kiedy będzie to miało największe znaczenie. Pozostałe będą się do tego dopiero przygotowywać. 

Raport CAS 2025 kończy się postulatem, który dobrze podsumowuje kierunek zmiany całej branży: „Budownictwo w Polsce musi przejść od gaszenia pożarów i sporów do modelu proaktywnego, gdzie konflikty rozwiązuje się, zanim trafią na wokandę." 

To łatwiej powiedzieć niż zrobić, ale punkt wyjścia jest konkretny i dostępny dla każdej firmy już dziś: dokumentacja. Aktualna, skategoryzowana, w jednym miejscu. Nie jako wymóg formalny, lecz jako fundament — pod sprawne zarządzanie projektem, pod obronę w sporze, pod AI, która nadchodzi. 

Platforma CDE jest narzędziem realizacji projektu, ale gdy kończy się projekt, nie kończy się wartość dokumentacji, którą zgromadził. To, co przez miesiące powstawało jako codzienny porządek na budowie - aktualne plany, zatwierdzone rewizje, protokoły odbiorów, korespondencja między stronami - staje się w momencie sporu czymś zupełnie innym. Nie zbiorem plików, a dowodem. 

Firmy, które to rozumieją, nie czekają na idealny moment. Zaczynają od porządku w dokumenta