Taniej, łatwiej i z przywilejami, czyli karty flotowe

Jeszcze w latach 90. właściwie nikt nie słyszał o kartach paliwowych, a księgowi – nawet w małych firmach – tonęli w papierach: fakturach za paliwo, za naprawy i wielu innych. Teraz, gdy karty flotowe to praktycznie standard nawet w niewielkich firmach, życie menedżerów floty (lub po prostu osób odpowiedzialnych za firmowe auta) stało się zdecydowanie prostsze. Tym bardziej że w tej chwili karty flotowe to nie tylko ułatwienie w tankowaniu paliwa oraz zbiorcza faktura. Emitenci tych kart oferują bowiem o wiele więcej. Konkurencja robi swoje.

Nowoczesny sposób zarządzania flotą

Jedną z bolączek zarządzających firmowymi autami jest to, że ludzie bywają nieuczciwi. W wielu firmach zdarza się, że kierowcy dokonują nadużyć: wykorzystują służbowe auta prywatnie nawet, gdy nie mają do tego prawa. Bywa, że firmowe paliwo tankują do kanistra albo wręcz do prywatnego samochodu. Takie nadużycia można wykrywać, żmudnie kontrolując stan paliwa, spisując przebiegi, starając się analizować trasy kierowców. To jednak zajmuje mnóstwo czasu. Można też oczywiście, i tak bywa coraz częściej, wykorzystywać smartfony albo tablety i stale monitorować trasy firmowych aut. Nie każdy jednak chce (i może) inwestować w sprzęt i aplikacje. Dotyczy to szczególnie najmniejszych firm, w których każda złotówka się liczy.

Całkiem niezłym rozwiązaniem problemu są jednak karty flotowe. Wystarczy, że kierowca będzie miał obowiązek wpisywania dokładnego przebiegu auta przy każdym tankowaniu, by z łatwością wychwycić wszelkie anomalie. Mało tego! Wydając kartę paliwową, można – z poziomu udostępnionego przez emitenta oprogramowania – narzucić zasady korzystania z takiej karty. Przykładowo, można wyrazić zgodę na tylko jeden rodzaj paliwa (np. podstawowy olej napędowy), wybrać tylko konkretne stacje benzynowe albo wyznaczyć dni, w które można tankować (np. z wykluczeniem weekendów i świąt). 

Większość emitentów daje też do dyspozycji rozbudowane narzędzia analityczne, dostępne przez przeglądarkę. Dzięki nim, można na bieżąco monitorować wszystkie tankowania (oraz inne wydatki z flotowych kart), analizować przebiegi aut i wyciągać wnioski. Oprogramowanie w tym pomoże, bo np. wykryje nietypowo wysokie zużycie paliwa na 100 km – to może oznaczać tankowanie do kanistra. Przykładowo BP do swojej karty Routex dodaje system, który pokazuje miejsca i godziny tankowania, pełną historię operacji, dane o każdej transakcji i pozwala określać limity wydatków i wyznaczać rodzaje towarów, za które można płacić. Krótko mówiąc, karta flotowa to chyba najtańszy sposób na wykrywanie ewentualnych nadużyć.

Niższe koszty paliwa

Narzędzia pozwalające monitorować pojazdy firmy to jednak nie wszystko. To jedynie podstawowa funkcjonalność kart paliwowych. Druga kwestia to rabaty, które są standardem w przypadku praktycznie każdej karty flotowej wydanej przez firmę paliwową. Kto jednak taką kartę może dostać? Kiedyś warunki jej otrzymania były dość wyśrubowane – miesięczne wydatki na paliwo musiały sięgać tysięcy złotych. Teraz jest prościej. Każdy chce przyciągać klientów, więc w praktyce, aby otrzymać kartę paliwową, wystarczy kilka aut albo miesięczne wydatki na paliwo nawet rzędu 1 tys. zł. Oczywiście przy tak niewielkich sumach nie ma co liczyć na znaczące rabaty, ale w dużych firmach oszczędności mogą być spore.

Możliwości uzyskania ceny paliwa niższej niż detaliczna są spore. Jeśli deklaruje się duże wydatki na paliwo, można liczyć albo na obniżkę kwotową, albo procentową. Generalnie, im większa firma i większe zakupy, tym bardziej korzystne rabaty. Zwykle można bez problemu zaoszczędzić od 10 do 20 gr na każdym litrze paliwa. W niektórych przypadkach rabaty są wyższe i sięgają nawet 10 proc., a w skali dużej firmy to naprawdę ogromne oszczędności.

 Przykładowo, gdy ciężarówka pali średnio 30 l/100 km, przy przeciętnych przebiegach zaoszczędzimy kilkaset złotych miesięcznie, w skali roku – nawet ponad 10 tys. zł. To bardzo dużo. Co więcej, karty paliwowe zwykle nic nie kosztują.

Koncerny paliwowe, jak PKN Orlen, BP, Circle-K czy Shell, wydają karty flotowe z myślą o tym, by przyciągnąć klientów. Stali nabywcy paliwa to dla nich najważniejszy klient. Warto jednak pamiętać, 

że korzystanie z kart obwarowane jest opłatami dodatkowymi: przykładowo za spóźnienie ze spłatą, za przewalutowanie w przypadku transakcji zagranicznych czy też za papierowe wyciągi. Warto o tym pamiętać, wybierając jedną z dostępnych na rynku ofert. Z drugiej strony, ważną korzyścią jest to, że dając kierowcom kartę uznanej marki mamy gwarancję, że firmowe auta będą tankowane tylko paliwem dobrej jakości. Praktycznie nie zdarza się, by benzyna lub olej napędowy na stacjach dużych koncernów było „chrzczone” lub w jakikolwiek inny sposób nie spełniało ważnych norm.

Nie tylko w Polsce

Paliwo to oczywiście podstawowy wydatek realizowany z użyciem kart flotowych. W końcu, te wydatki to – tak wynika ze statystyk – ok. 40 proc. wszystkich kosztów utrzymania floty, i to z uwzględnieniem spłaty rat leasingowych. Karty paliwowe, by ułatwić nam życie, mają jednak teraz o wiele więcej możliwości niż tylko dokonywanie bezgotówkowej płatności za paliwo.

Po pierwsze, wybierając karty, możemy zdecydować, czy będziemy tankować tylko w Polsce, czy również za granicą? Wiele firm oferuje bowiem karty międzynarodowe. 

W przypadku najpopularniejszej w Polsce karty Flota naszego koncernu PKN Orlen mamy do dyspozycji ok. 1700 stacji benzynowych w Polsce (nie zdarza się, by był problem ze znalezieniem placówki w pobliżu), ale też kolejne w Niemczech, w Czechach oraz na Litwie. Poza naszymi granicami stacji firmowanych przez Orlen jest jednak niewiele. W przypadku zagranicznych podróży lepiej więc wybrać międzynarodową wersję Routexa (wydaje je m.in. BP) – wówczas mamy do dyspozycji ok. 800 stacji paliwowych w Polsce (BP i Circle-K), ale ponad 18 tys. w całej Europie. Jeszcze większe możliwości dają karty wydawane przez firmy, które nie są koncernami paliwowymi, lecz jedynie pośredniczą w transakcjach. Najpopularniejsze, międzynarodowe karty to UTA (niemal 40 tys. stacji w Europie), DKV (65 tys.) oraz Allstar Mondo (70 tys.). Niezależni emitenci, jak widać, dają o wiele większe możliwości, ale koszty takich kart są większe – w określonych przypadkach wymagana jest miesięczna opłata, a obniżki ceny litra paliwa nie są tak wysokie jak w przypadku kart koncernów paliwowych.

Jeśli korzystamy z kart paliwowych za granicą, warto również 

pamiętać o ważnym, lipcowym wyroku TSUE, czyli Trybunału Sprawiedliwości Unii Europejskiej. Chodzi o zwrot VAT za zakupy paliwa dokonywane za granicą. Wyrok Trybunału wykluczył możliwość zwrotu podatku w przypadku, gdy rozliczenia między emitentem karty a firmą są traktowane jako zapłata za dostarczony towar czy za usługę. O ile – zdaniem prawników – nie ma problemu w przypadku korzystania z kart wydawanych przez koncerny paliwowe, to już w przypadku pośredników mogą się pojawić wątpliwości. Warto je rozwiać, zanim wybierze się konkretną ofertę.

Co poza paliwem?

Na koniec warto jeszcze wspomnieć, że karty flotowe to teraz nie tylko wygodny sposób na tankowanie paliwa, ale też zakupy, bo można nimi zapłacić za wiele innych towarów i usług. Przykładowo karta Routex pozwala opłacać także myjnie, kupować oleje, płyny do spryskiwaczy oraz inne motoryzacyjne akcesoria. Z jej użyciem można też opłacać autostrady i to – w przypadku karty międzynarodowej – praktycznie w całej Europie. Często z jej użyciem można też zapłacić za winiety wymagane w niektórych krajach. Również z użyciem karty Orlen-u, czyli Floty, można płacić za polskie autostrady. Ponadto karta ta pozwala opłacać parkowanie z użyciem usługi mobiParking oraz płacić za korzystanie z dróg w przypadku samochodów o masie całkowitej powyżej 3,5 t (viaToll).

Na jakie jeszcze funkcjonalności możemy liczyć? Zależnie od umowy karta paliwowa i powiązane z nią usługi może ułatwiać likwidację szkód komunikacyjnych i pozwolić na bezgotówkowe opłacenie kosztów napraw lub np. okresowe wymiany opon. Posiadanie karty może też dawać dostęp do usługi assistance i holowania.

Koncerny paliwowe mają jeszcze jedną zachętę dla klientów: każdy zakup dokonywany z użyciem ich kart, powoduje naliczanie punktów, które później można wymieniać na nagrody. 

W przypadku Floty zbieramy punkty Vitay, a Routexa – punkty Payback. Oczywiście, nagrody nie są szczególnie atrakcyjne, a liczba koniecznych do ich uzyskania punktów jest duża, ale w przypadku rozbudowanej floty i znaczących wydatków na paliwo, można w katalogach znaleźć ciekawe oferty. Ot, choćby darmowy ekspres do kawy do siedziby firmy.

---

Jak wybrać kartę paliwową?

1. Sprawdźmy, jak duże rabaty można uzyskać przy założonych miesięcznych wydatkach na paliwo. U niektórych emitentów wystarczy ok. 300 l miesięcznie, by zapłacić za litr paliwa mniej, niż widać przy dystrybutorze.

2. Liczba dostępnych stacji jest ważna, ale bardziej istotne jest to, czy znajdują się one przy najczęściej pokonywanych trasach.

3. System kontroli kart paliwowych powinien być przejrzysty i pozwalać na wygodną kontrolę wydatków oraz monitoring floty. Zwykle, przed podjęciem decyzji, można obejrzeć wersję demonstracyjną takiej aplikacji.

4. Jak duży jest limit kredytowy (za paliwo zwykłe płaci się z dołu, czyli po otrzymaniu zbiorczej faktury) i jakie dokumenty potrzebne są, by go uzyskać? Emitenci kart zwykle potrzebują jakiejś formy zabezpieczenia spłaty – trzeba sprawdzić, czy możemy spełnić ich wymagania.

5. Warto też sprawdzić procedury związane z bezpieczeństwem – co dzieje się w przypadku kradzieży lub zgubienia karty.

6. Czy jet całodobowe wsparcie? Co zrobić, gdy z jakiegoś powodu karta nie działa. Dobrze, by nawet w nocy pracownik mógł uzyskać pomoc, dzwoniąc pod wskazany numer centrum obsługi klienta.

7. Dobrze jest sprawdzić, jakie jeszcze usługi oferuje emitent – wiele z nich dodatkowo ułatwi zarządzanie flotą.

Paweł Grzywaczewski, dyrektor ds. sprzedaży, członek zarządu Anwim S.A.

Jakość paliw na stacjach regularnie się poprawia. Wysokie wymagania klientów, którzy użytkują nowoczesne samochody potrzebujące odpowiedniej jakości paliw, a także silna konkurencja na rynku sprawiają, że sprzedawcy paliw nie mogą sobie pozwolić na odejście od najwyższych standardów. W przypadku stacji niezależnych problemy jakościowe pojawiają się najczęściej na przełomie sezonów, czyli na wiosnę oraz jesień, kiedy to następuje zmiana na paliwa letnie i zimowe. 

W przypadku dużych sieci kontrole jakości są bardzo restrykcyjne. Podobnie jest w przypadku sieci MOYA stacja, gdzie kwestia najwyższej jakości paliw jest priorytetem. Gwarantem najwyższych standardów paliw na obiektach MOYA jest niezależny program TankQ, który funkcjonuje już od 10 lat. Specjalny certyfikat daje gwarancję tankującym kierowcom, że paliwo ma najwyższe jakościowo parametry. Benzyna i olej napędowy poddawane są okresowej kontroli przez niezależne laboratorium J.S. Hamilton Poland Ltd. – jedną z trzech instytucji posiadających atest Państwowej Izby Handlu dotyczący kontroli jakości paliw. Sposób, w jaki program jest realizowany, ma na celu zapewnienie rzetelności jego wyników. Firma badawcza sama decyduje, kiedy i z której stacji pobierze próbki, sama także zapewnia ich transport do laboratorium. Każda stacja jest badana tyle samo razy w trakcie roku.