Obszar kadr i płac zyskuje niezależność w firmach. Powstają osobne działy payroll

Rewolucja w firmowych strukturach. Działy płac zyskują niezależność

W ciągu zaledwie roku odsetek firm traktujących obszar płac jako niezależne jednostki wzrósł z 13% do 43% – wynika z nowej edycji badania „Potencjał listy płac w 2026 roku”. Jednocześnie spadła rola działów finansowych, które dotychczas kontrolowały payroll (spadek z 52% do 21%). To wyraźny sygnał: nowoczesne firmy zaczynają traktować listy płac nie tylko jako część działań administracyjnych, a także jako niezależną funkcję strategiczną. Za tą zmianą idą inwestycje w pracowników o nowych kompetencjach oraz zmiana ich zakresu obowiązków:

• Ponad trzy czwarte (76%) organizacji deklaruje transformację swoich zespołów płacowych. Poszukiwane są zupełnie nowe kompetencje: od kwestii prawno-etycznych (38%) i bezpieczeństwa danych (37%), aż po zaawansowaną analitykę i wsparcie IT.
• Zamiast rutynowego przetwarzania list płac, priorytetem staje się analiza danych i usprawnianie procesów biznesowych (wskazuje na to 44% liderów) oraz integracja nowoczesnych technologii (43%).

– Działy płac – działające na styku finansów, HR i prawa – gromadzą najbardziej wartościowe dane o pracownikach. Rosnąca złożoność przepisów prawa pracy, trend zatrudniania pracowników w różnych lokalizacjach, w tym za granicą – wszystko to sprawia, że rozdzielenie działów finansów i płac może być praktycznym i racjonalnym posunięciem. Stoi za nim konieczność zapewnienia bezwzględnego bezpieczeństwa prawnego i operacyjnego w dziedzinie, w której nie powinno być miejsca na błąd ludzki – tłumaczy Tomasz Czerkies, radca prawny ADP Polska.

AI ratuje listy płac

Aż 68% firm przyznaje, że ich działy płacowe cierpią na dotkliwy brak wykwalifikowanych pracowników (rok temu było to 61%). Co gorsza, aż 64% organizacji przyznaje, że ma problem ze znalezieniem specjalistów na rynku zewnętrznym. To właśnie ten kryzys – a nie chęć masowych zwolnień – zmusza biznes do natychmiastowych inwestycji w nowe technologie.

Samo podnoszenie kwalifikacji obecnych zespołów już nie wystarcza. Liderzy rynkowi zdają sobie sprawę, że aby nadążyć za złożonością przepisów prawnych oraz ich częstymi zmianami, muszą wdrożyć sztuczną inteligencję. Kluczem do sukcesu stają się narzędzia AI, które łączą algorytmy z ludzkim wyczuciem i unikalną wiedzą ekspertów.

• Jak poradzić sobie z kurczącym się rynkiem talentów? To pytanie spędza sen z powiek 72% menedżerów odpowiedzialnych za płace. Najpopularniejszą odpowiedzią na ten kryzys staje się AI.
• Zwrot w kierunku sztucznej inteligencji deklaruje 44% organizacji, 40% stawia na automatyzację pracy ręcznej, a 39% na unifikację procesów w różnych regionach.
• Ponad 30% firm wykorzystuje sztuczną inteligencję do kontroli błędów i zarządzania zgodnością z przepisami prawa.
• Biorąc pod uwagę, że niemal 40% przedsiębiorstw projektuje właśnie systemy oparte na AI, w ciągu najbliższych miesięcy algorytmy będą kontrolować procesy płacowe w większości nowoczesnych firm.

Firmy nie wiedzą, kiedy łamią prawo pracy

Śledzenie zmian w przepisach prawa (uwzględniając lokalne ustawodawstwo w poszczególnych krajach) to obecnie jedno z największych obciążeń dla międzynarodowych organizacji. Trzy czwarte menedżerów (75%) ocenia ten proces jako poważne wyzwanie operacyjne. Z badania wyłania się niepokojący obraz: aż 70% liderów ma trudności z precyzyjnym zidentyfikowaniem obszarów, w których ich firmy działają niezgodnie z lokalnym prawem. W sytuacji restrykcyjnych kontroli taka niewiedza generuje ogromne ryzyko finansowe i reputacyjne, stając się jednym z głównych hamulców globalnego rozwoju.

• 69% przedsiębiorstw stosuje strategię „nadpłacania na wszelki wypadek”, byle tylko uniknąć oskarżeń o łamanie prawa pracy.
• Ta polityka okazuje się jednak nieskuteczna. Blisko 68% organizacji i tak ponosi kary z powodu niedopełnienia procedur compliance co najmniej raz w roku. Głównym winowajcą jest tempo zmian legislacyjnych – 47% liderów przyznaje, że wdrażanie nowych przepisów w pośpiechu to najczęstsza przyczyna błędów w naliczaniu wynagrodzeń.

– Skoro dwie trzecie organizacji celowo przepłaca pracowników, bo nie potrafi sprawnie poruszać się po lokalnych przepisach, trudno o lepszy dowód, że obecny system nie działa. Rozwiązaniem nie jest jednak jeszcze większa ostrożność, lecz całkowite przebudowanie zarządzania ryzykiem. W złożonym, globalnym środowisku liderzy muszą dążyć do ujednolicenia procedur prawnych i bezpieczeństwa w ramach jednego modelu operacyjnego. Nawet gdy firmy sięgają po AI, technologia ta słabo skaluje się na rynkach międzynarodowych z powodu różnic w prawie pracy, systemach zabezpieczenia społecznego i podatkach. To pokazuje, że potrzebujemy systemów monitorujących zmiany prawne w czasie rzeczywistym, wbudowanych zabezpieczeń oraz zespołów, które łączą wiedzę techniczną z unikalną znajomością przepisów – komentuje Tomasz Czerkies.