Jak szukać (i znaleźć) pracowników. Akademia przedsiębiorczości

Firmy, które dopiero startują, mają sporo zalet w oczach ich potencjalnych pracowników. – Wydają się atrakcyjne, gdyż ludzie spodziewają się, że będą w nich mniej anonimowi, a co więcej – będą mieli wpływ na ich budowę i rozwój, zdobywając przy tym różnorodne doświadczenia, łatwiej im też będzie w nich awansować – zauważa Katarzyna Potrzuska-Chwojnicka, senior account manager SSC/BPO w agencji pracy Randstad Polska.  

– Realna możliwość zawodowego rozwoju to niewątpliwie jeden z najważniejszych atutów początkującego przedsiębiorstwa. Mała firma potrafi świetnie przygotować pracownika do dalszej kariery. O tym zresztą często mówimy podczas rozmów rekrutacyjnych – wtóruje jej Sylwia Chwastyk-Kolasa, dyrektor operacyjna firmy doradczej Lobo HR.

Oczywiście nowy biznes to niewiadoma, więc wywołuje też obawy. Mogą one dotyczyć jego wypłacalności, planów rozwojowych, tego, czy przedsiębiorca umie zarządzać i dbać o swoich ludzi. – Duże firmy, głęboko osadzone na rynku, takich obaw zwykle nie budzą. Kuszą za to szkoleniami, narzędziami do zarządzania, ścieżkami karier i awansów czy benefitami pozapłacowymi – opisuje Sylwia Chwastyk-Kolasa. Mimo to „nowicjuszom” i tak często jest łatwiej, jeśli chodzi o rekrutację. Kandydaci nie mają bowiem w stosunku do nich uprzedzeń, które nieraz żywią wobec mocniej rozpoznawalnych firm. – Hejt biznesowy, choćby ze strony niezadowolonych byłych pracowników, jest dziś brutalną rzeczywistością. W internecie każdy może napisać wszystko, zazwyczaj bezkarnie. Istnieją fora, portale, których treści potrafią w ciągu kilku dni obrócić w perzynę strategię employer brandingową budowaną przez lata – mówi Chwastyk-Kolasa. Początkujący przedsiębiorca może mieć co najwyżej problem ze swoją marką osobistą. Jeśli będzie dobra, stanie się jego sprzymierzeńcem w rekrutacji.

Nie bez kozery mówimy tu o marce, brandingu, atutach i obawach, bo do poszukiwania pracowników należy się zabrać tak samo jak do zdobywania klientów. Trzeba o nich myśleć jak o grupie docelowej. Musimy jasno zdefiniować, kogo szukamy, jakie ma mieć kompetencje, ale także – jakimi powinien się kierować wartościami oraz do jakich jego potrzeb i oczekiwań będziemy się odnosić w swojej komunikacji. To powinno determinować nie tylko jej treść, ale także formę i kanały, którymi będziemy docierać do najbardziej pożądanych kandydatów. – Ważne są zresztą wszystkie punkty styku firmy z kandydatem w procesie rekrutacji, całe jego związane z nią doświadczenie – tłumaczy Maja Gojtowska, ekspertka specjalizująca się w HR i employer brandingu, autorka bloga gojtowska.com i książki „Candidate experience. Jeszcze kandydat czy już klient?”.

Zacznij od profili 

Aby ustalić, ilu i jakich pracowników nam potrzeba, najpierw musimy przeanalizować swój model biznesowy i firmowe procesy, które pomogą go wcielić w życie. Jakie zadania będzie trzeba wykonywać, jakie działania i całe ich ciągi – realizować? Jakie będą w związku z tym potrzebne umiejętności i wiedza? Warto również podejrzeć sposób działania i strukturę pracowników u dobrze prosperującej konkurencji, zwłaszcza tej, której wielkość przypomina to, co zamierzamy osiągnąć w najbliższej przyszłości. Byle nie wpaść w pułapkę ślepego naśladownictwa. Choćby dlatego, że dziś należy wyróżniać się na rynku, wnosząc nań unikalną wartość dla klientów, i to powinno w dużym stopniu wpływać na naszą koncepcję zespołu i sposobu, w jaki będzie pracował. Może w naszym przypadku najlepsza będzie np. grupa osób samoorganizujących się w ramach kolejnych projektów?  

Mając opis zadań, działań, odpowiedzialności i kompetencji, możemy ustalić, ilu ludzi będziemy potrzebować, aby wykonać daną pracę. Jeśli do realizacji związanych z nią czynności czy wybranego firmowego procesu potrzeba będzie więcej osób niż jedna, to podzielmy i pogrupujmy odpowiednie zadania tak, by obowiązki na konkretnych stanowiskach mogły się uzupełniać, a w przypadku części z nich były do siebie nieco zbliżone. 

W efekcie powinniśmy dojść do stworzenia tzw. profili stanowisk. Każdy z nich zawiera opis zakresu związanych z nim obowiązków, kompetencji i umiejętności. Zastanówmy się także, z których z nich moglibyśmy na początku, w razie czego, zrezygnować. Pozostaje dowiedzieć się, ile w naszej branży i regionie płaci się za pracę na takich stanowiskach i możemy przystąpić do kolejnego etapu, czyli rekrutacji. 

Komunikacja z kandydatami

Założyciel czy szef danego biznesu, który chce, aby rekrutacja zakończyła się sukcesem, musi się w nią zaangażować. W przypadku przedsiębiorstw, w których już kogoś zatrudniono, powinna być ona zresztą sprawą całej firmy. – Im przedsiębiorstwo jest mniejsze, tym bardziej powinna to być praca zespołowa. Pamiętajmy, że w niewielkim biznesie jedynym nośnikiem informacji o nim są jego pracownicy, a w przypadku początkującej firmy – przede wszystkim jej właściciele. Ewentualnie mogą nim być jeszcze pracownicy wynajętej firmy rekrutacyjnej. Jeśli więc się na nią zdecydujemy, musimy wspólnie z nią ustalić strategię komunikacji z potencjalnymi kandydatami, a potem być z nią w stałym kontakcie – podkreśla Maja Gojtowska. 

Dodaje, że jeżeli marka osobista właściciela firmy jest dobra i wiarygodna, rosną szanse, że ludzie będą polecać jego przedsięwzięcie wartym uwagi fachowcom. Podobnie będzie, jeśli poszukiwanie nowych sił stanie się zadaniem całego zespołu. A gra jest warta świeczki. Badania pokazują, że stosunek skuteczności rekomendacji pracowniczych do skuteczności normalnego procesu rekrutacji wynosi 70 do 30.

Pytanie, co rozumiemy tu przez „skuteczność”. – Chodzi o to, by w istotnym dla naszych biznesowych planów czasie znaleźć pracowników, którzy nie tylko mają odpowiednie kompetencje, ale także, by ich oczekiwania i wyznawane przez nich wartości pasowały do tego, z czym zetkną się w naszej firmie. Inaczej szybko się z nami rozstaną, bo bariera wejścia, ale też wyjścia z organizacji jest dziś bardzo mała. Mówimy wręcz o pokoleniu skoczków, czyli młodych ludzi, który wciąż zmieniają pracę i szukają swojego zawodowego miejsca – wyjaśnia Gojtowska.

Dlatego tak potrzebna jest klarowna komunikacja wartości, jakimi kieruje się dana firma, wizji jej rozwoju, celów, które pragnie osiągnąć i roli, jaką w tym wspólnym wysiłku odgrywa każdy pracownik, proces czy wręcz każda, nawet prosta czynność. Na przykład eksperci od marketingu pracodawcy podkreślają, że wartości (jak choćby troska o środowisko czy o rozwój pracowników) powinny być najwyżej trzy. Inaczej wszyscy się w nich pogubią. Powinny przekładać się na działania podejmowane w firmie, m.in. na to, jak redagowane są jej anonse o pracy czy związane z rekrutacją posty w mediach społecznościowych, jak postępuje ona z tymi, którzy się do niej zgłosili. 

Jednak rzeczywistość jest daleka od ideału. – Komunikacja HR-owa, nawet jeśli nawiązuje do wartości i celów przedsiębiorstwa, jest zwykle przegadana i ogólnikowa, a przez to nieskuteczna. W ofertach czytamy na przykład, że firma zapewnia pracownikom „odpowiednie narzędzia pracy i możliwość stałego rozwoju”, „adekwatne wynagrodzenie” i „przyjazną atmosferę w zgranym zespole” – mówi Gojtowska. Ta ogólnikowość jest przejawem powszechnego w Polsce podejścia pracodawców wyłącznie z perspektywy własnego „ja”. Bez uwzględnienia potrzeb i oczekiwań tych, do których się zwracają. 

Na przeciwległym biegunie są takie ogłoszenia, jak to warszawskiej agencji szkoleniowo-marketingowej Socjomania – w formie listu od prezeski tej firmy Katarzyny Młynarczyk. Zamieszczono je na LinkedIn, a skierowane było do chętnych na stanowisko menedżera content marketingu. Post ten przypomina nieco informacje od przyjaciela: są konkretne (łącznie z wysokością oferowanego wynagrodzenia) i pokazują, jak w Socjomanii wygląda praca, na jakim etapie rozwoju jest agencja i dlaczego, oraz jakie królują w niej wartości. Jest też opis samego procesu rekrutacji. Łatwo się zorientować, że służy on obu stronom. Mogą się przekonać, czy do siebie pasują. Całość zaś zaczyna się od słów: „Cześć! To może być trochę inny proces rekrutacji niż ten, który ostatnio przechodziłaś/eś”.

Porządny feedback

Zwykle jednak to, jak się czuje kandydat w kontakcie z daną firmą i co sobie pomyśli, nikogo nie obchodzi. Nagminnym błędem jest np. pozostawianie nadesłanych CV bez odpowiedzi. A należałoby chociaż podziękować za to, że ktoś się nami zainteresował i poinformować go, że niestety tym razem wybraliśmy kogoś innego. Więcej – osoby, które odpadają na kolejnych etapach rekrutacji, nie dostają często informacji zwrotnej, jak im poszło, i same muszą się domyślać. Tymczasem powinny również otrzymać wiarygodne wyjaśnienie, co zdecydowało, że pracę zaproponowaliśmy komuś innemu. – Takie lekceważenie ludzi jest niegrzeczne i krótkowzroczne –  zauważa Gojtowska. Wielu z tych, którzy odpadli, nie stoi przecież w miejscu, rozwijają się dalej w różnych kierunkach. Przedsiębiorstwa też się zmieniają. Bywa, że zaczynają potrzebować osób z tymi kompetencjami czy doświadczeniem, które wcześniej nie do końca im odpowiadały. Ale jeśli spaliły za sobą mosty, nikłe są szanse, że ktoś ponownie pozytywnie zareaguje na ich ofertę. Emocjonalne urazy potrafią być trwałe, w dodatku o swoich złych doświadczeniach ludzie będą opowiadać innym i ich do takiej firmy zniechęcać. 

Kolejnym częstym błędem jest traktowanie kandydata jak petenta, którego sprawdzamy, oceniamy, ale nie jesteśmy otwarci na to, by i on mógł się przyjrzeć nam. Zapominamy, że mamy do czynienia z uczestnikiem rynku, niczym w biznesowych negocjacjach. To, co mu komunikujemy i jak go traktujemy, musi być elementem naszej przemyślanej strategii. Rozmowa kwalifikacyjna powinna być m.in. okazją do wyjaśnienia sobie, czy podobnie rozumiemy różne pojęcia, takie jak np. wnoszenie „dużej wartości do zespołu” czy „do relacji z klientami”. Aby potem nie było obopólnych rozczarowań. 

Tymczasem firmy nie dość, że nie rozwijają tego, co zamieściły w ogłoszeniach, to jeszcze serwują w nich modne półprawdy. Kiedy to wychodzi na jaw podczas rozmowy kwalifikacyjnej, tracą zaufanie kandydata i często szansę na jego zatrudnienie. Popularne jest np. wabienie w anonsach obietnicą „elastycznego czasu pracy”. A potem okazuje się, że po prostu można… zaczynać i kończyć godzinę wcześniej lub godzinę później. Jeśli dla kogoś elastyczny czas pracy jest ważny, a takich osób jest coraz więcej, poczuje się zmanipulowany. 

Ważne jest też tempo procesu rekrutacyjnego – w oczach kandydatów. – Nie powinni długo czekać na reakcję ze strony potencjalnego pracodawcy, co niestety jest w naszym kraju bardzo częste. W Polsce ludzie potrzebują, aby feedback był szybki, w wielu zawodach sami też muszą szybko podejmować decyzje, gdzie się zatrudnią – wyjaśnia Katarzyna Potrzuska-Chwojnicka. – Oczywiście wiele zależy od okoliczności, ale zwykle informacja zwrotna powinna nadejść po tygodniu, maksimum dwóch.  

Wniosek z tego, że szukając pracowników, warto pozytywnie wybijać się na tle niefajnego głównego nurtu. Dobra wiadomość jest taka, że początkujące firmy mają pod tym względem lepiej niż pozostałe. – Są bardziej elastyczne niż przedsiębiorstwa z pewną historią i rutyną, w których trzeba zmieniać więcej procedur i zachowania większej liczby osób – mówi Maja Gojtowska. – Debiutanci mogą więc łatwiej i szybciej dostosowywać swoje procesy do sytuacji na rynku pracy i do oczekiwań kandydatów.

---

Katarzyna Potrzuska-Chwojnicka

senior account manager SSC/BPO, Randstad Polska 

Debiutując na rynku i szukając na nim pracowników, dobrze jest nieraz zacząć od kampanii informacyjnej, że oto wchodzimy i będziemy budować zespół. Można ją przeprowadzić, np. na portalach społecznościowych, kierując nasze działania do wyselekcjonowanej grupy docelowej kandydatów. To jedna z bardziej skutecznych metod. Warto też rozważyć ogłaszanie się na rekrutacyjnych portalach czy mobilnych platformach, które specjalizują się w danym typie pracowników. Poza tym w skutecznej rekrutacji na pewno pomoże stworzenie wcześniej swojej spójnej marki pracodawcy, czyli eployer branding. 

-

Sylwia 

Chwastyk-Kolasa, dyrektor operacyjna, 

Lobo HR

Z jednej strony, polecenie danej firmy – a w przypadku początkującego biznesu nawet nie tyle firmy, ile jej właściciela – przez osobę cieszącą się zaufaniem wśród znajomych może być pomocne, jeśli chodzi o znalezienie przez nią wartościowego pracownika. Z drugiej strony, fakt skorzystania z pomocy profesjonalistów zajmujących się rekrutacją, bardzo korzystnie wpływa na postrzeganie marki danego pracodawcy. Wskazuje na jego tzw. świadomość biznesową oraz rozumienie faktu, że każdy ma swój obszar, w którym jest dobry, i rzadko kto jest świetny we wszystkim. Właściciel firmy wchodzącej na rynek może być znakomitym strategiem, analitykiem, ale niekoniecznie musi być przy tym profesjonalnym rekruterem i psychologiem biznesu, choć powinien aktywnie z nimi współpracować. To ważny przekaz na dzisiejszym rynku pracy, na którym jest już wielu bardzo świadomych kandydatów.

-

Maja Gojtowska

ekspertka specjalizująca się w HR i employer brandingu

Niedawno zgłosił się do mnie po poradę właściciel pewnej niewielkiej, innowacyjnej firmy, teoretycznie atrakcyjnej dla specjalistów z branży nowych technologii. Był bardzo zdziwiony, bo na publikowane przez nią oferty pracy w zasadzie nie było odzewu. Problem tkwił w tym, że wzorem większości polskich przedsiębiorców, na żadnym etapie nie angażował się w proces rekrutacji. Wychodził z założenia, że szef powinien się skupiać wyłącznie na swojej typowej robocie, jak opracowywanie strategii czy szukanie nowych rynków, a od szukania personelu jest ktoś inny, kto załatwi wszystko za niego. W efekcie nie proponował na rynku pracy niczego konkretnego i unikalnego, co przyciągnęłoby talenty, na których mu zależało. 

---

Czy zatrudniać znajomych 

Na pierwszy rzut oka wydaje się, że zatrudnienie znajomego czy krewnego będzie tańsze i prostsze niż np. skorzystanie ze wsparcia firmy rekrutacyjnej bądź sieci rekomendacji. Trzeba się jednak liczyć z tym, że potem trudniej będzie odmówić mu podwyżki, która wcale nie musi się przekładać na jego większą motywację. Dlatego, jeżeli chcemy dać pracę koleżance czy koledze, zróbmy to tylko ze względu na ich kompetencje i wiedzę, że są w pracy solidni. Powinniśmy też szczerze odpowiedzieć sobie na pytanie, czy będziemy umieli stawiać im wysokie wymagania i traktować ich pod tym względem na równi z innymi pracownikami (aby nie zachwiać morale zespołu). A także – czy nie będzie nam przeszkadzało, że może to się odbić na naszych relacjach towarzyskich. 

-

Koszt wynajęcia rekrutera

W niedużych przedsiębiorstwach, koszt wynajęcia firmy rekrutacyjnej zaczyna się od równowartości wynagrodzenia danej osoby, ale wzrasta, jeśli jej funkcja ma być bardziej wymagająca. Jeżeli rekrutacja obejmuje wiele osób, jej koszt w przeliczeniu na jednego znalezionego kandydata będzie trochę mniejszy niż jego pensja.