Jak przygotować działy HR do nowych wymagań dyrektywy o sygnalistach?

Wdrożenie minimalistyczne to głównie kwestie logistyczne. Przede wszystkim należy wybrać dostawcę kanałów komunikacji, chyba że firma posiada zasoby, aby utworzyć takie kanały samodzielnie. Outsourcing tej funkcji może okazać się tańszy, niż wdrożenie wewnętrzne. Organizacje mają do wyboru różne kanały komunikacji, zarówno pisemne (np. e-mail, portal internetowy, poczta), jak i ustne (infolinia, spotkania osobiste). Wybór kanałów komunikacji powinien być dostosowany do specyfiki firmy - należy zwrócić uwagę m.in. na preferencje pracowników, czy pracują zdalnie, istniejące kanały komunikacji, języki którymi posługuje się kadra, oraz dostępność dla pracowników z niepełnosprawnościami. Najlepiej jest posiadać przynajmniej jeden kanał pisemny, oraz przynajmniej jeden ustny.

Organizacja powinna też wdrożyć wewnętrzną procedurę dokonywania zgłoszeń i ich wyjaśniania. Procedura ta będzie podlegała konsultacjom z przedstawicielami pracowników. Konieczne będzie wydzielenie zespołu odpowiedzialnego za przyjmowanie zgłoszeń od sygnalistów i ich wyjaśnianie.

Przyjmowanie zgłoszeń będzie wiązało się z koniecznością dokonywania konkretnych działań w krótkich terminach. Przykładowo, konieczne będzie potwierdzenie przyjęcia zgłoszenia w ciągu 7 dni, oraz informacja zwrotna do sygnalisty - po przeprowadzeniu postępowania wyjaśniającego - nie później niż trzy miesiące po zgłoszeniu. Szybkość, widoczność i merytoryka odpowiedzi na zgłoszenia sygnalistów wpłyną na poziom zaufania do systemu przyjmowania zgłoszeń. Zarówno przyjmowanie zgłoszeń, jak i kontakt zwrotny z sygnalistą, mogą być zorganizowane wewnętrznie, albo za pośrednictwem dostawcy zewnętrznego, takiego jak Qualitime.

Samo techniczne wdrożenie systemu może nie spowodować, że pracownicy będą chcieli dokonywać zgłoszeń tą drogą. Mogą wtedy wybrać zewnętrzne kanały komunikacji, czyli zgłoszenie do Rzecznika Praw Obywatelskich, który przekaże informacje odpowiedniemu organowi - Policji, urzędowi skarbowemu czy celnikom. Organy te będą zobowiązane do przeprowadzenia postępowania wyjaśniającego, a pracownik skorzysta z takiej samej ochrony, jak przy zgłoszeniach wewnętrznych. Aby zachęcić pracowników do zgłaszania nieprawidłowości wewnątrz firmy, konieczne będzie zbudowanie zaufania do systemu, w czym kluczowa jest komunikacja wewnętrzna. 

Efektywny system przyjmowania zgłoszeń przynosi dodatkowe korzyści. Przed wszystkim, pomaga on zarządowi firmy wcześnie wykryć nadużycia - takie jak kradzieże, wręczanie łapówek czy ich przyjmowanie. Może to zapobiec stratom finansowym i reputacyjnym. Efektywny system przynosi też korzyści w obszarze HR, takie jak obniżenie wskaźnika rotacji i absencji chorobowej. Jak? Jeśli system będzie funkcjonował prawidłowo, jako część systemu komunikacji z pracownikami, może stać się źródłem cennych informacji na temat zastrzeżeń pracowników w zakresie organizacji procesu pracy. Takie informacje pozwalają - często tanim kosztem - poprawić satysfakcję pracowniczą, która wpływa na inne wskaźniki HR-owe. System, któremu ufają pracownicy, wpływa też na employer branding.

Efektywny system przyjmowania zgłoszeń charakteryzuje się w szczególności następującymi cechami:

1) obejmuje kilka kanałów komunikacji, dostosowanych do kultury organizacyjnej firmy oraz potrzeb pracowników,

2) jest elementem komunikacji wewnętrznej, a nie narzędziem represji,

3) wymaga od kadry menedżerskiej wyjaśnienia wszystkich zgłoszeń, również tych o mniej poważnym charakterze,

4) przykłada wysoką wagę do widoczności odpowiedzi na każde zgłoszenie,

5) jest wsparty przez profesjonalną komunikację wewnętrzną i system szkoleń.