Jak odzyskać dług

Mieć czy być?”. Filozoficzne pytanie, na które odpowiedzi szukał sam Erich Fromm, w świecie biznesu jest nie mniej ważne, tylko w nieco innej formie: „Mieć pieniądze czy upaść?”. Obecny kryzys pokazał, że „cash is king” także w przedsiębiorstwach. Dlatego firmy opóźniały płatności za faktury, bo obawiały się, że nie dostaną pieniędzy od swoich kontrahentów. Powoli (przynajmniej w Polsce) wychodzimy z tego błędnego koła, ale firmy odebrały gorzką lekcję w zakresie odzyskiwania należności. Tłumaczymy, jak to zrobić skutecznie.

Ratunek w klauzuli

Odzyskiwanie należności zaczyna się tak naprawdę na poziomie podpisania umowy. Oczywiście nawet najlepszy dokument nie uchroni nas przed nierzetelnym kontrahentem. – Nie oznacza to jednak, że nie można i nie należy minimalizować potencjalnego ryzyka – zwraca uwagę Andrzej Grabarczyk, szef zespołu windykacji polubownej w Coface. – Na płaszczyźnie zapisów umownych warto zwrócić uwagę na pomijaną często instytucję „zastrzeżenia własności towaru/praw do czasu zapłaty ceny nabycia”, tzw. retention title – dodaje. 

Zapis ten zastrzega, że przeniesienie własności towaru ma miejsce dopiero w chwili zapłaty. – Dzięki takiej klauzuli nasz kontrahent do czasu zapłaty pozostaje wyłącznie posiadaczem rzeczy/prawa, nie nabywając własności i wynikającej z tego ochrony prawnej. Otwiera to nam drogę nie tylko do dochodzenia zapłaty, ale mamy też prawo domagania się zwrotu rzeczy, co czasami może okazać się łatwiejsze niż uzyskanie od dłużnika pieniędzy – dodaje.

Jest też inna zaleta tego rozwiązania – szybszy i łatwiejszy proces wydobywania rzeczy od dłużników przez firmy specjalizujące się w odzyskiwaniu należności. Jeśli dłużnik wejdzie w stan upadłości, nie musimy również stać w kolejce z innymi wierzycielami po pieniądze, które pojawią się dopiero po spieniężeniu majątku. Ekspert firmy Coface wskazuje także na elementy umów, których należy się wystrzegać. Chodzi przede wszystkim o zakaz cesji wierzytelności. – Wprowadzenie do kontraktu takiej klauzuli może skutecznie uniemożliwić nam skorzystanie z różnych form finansowania zapłaty za transakcje. Mowa tu zwłaszcza o wszelkich formach faktoringu – komentuje.

Prawne możliwości

Izabela Długołęcka-Górczyńska, head of B2B credit management department w kancelarii RK Legal, zwraca uwagę na zabezpieczenia, które umożliwiają sprawne postępowanie egzekucyjne. – Zarówno weksel in blanco, jak i notarialne poddanie się egzekucji pozwalają szybko i stosunkowo niskim kosztem uzyskać tytuł wykonawczy przeciwko dłużnikowi. Weksel uprawnia do wszczęcia postępowania nakazowego, które jest tańsze i szybsze, akt notarialny wymaga natomiast jedynie nadania mu klauzuli wykonalności, bez udziału dłużnika. Środki te nie są jednak zbyt często stosowane w codziennych relacjach pomiędzy mniejszymi przedsiębiorcami – weksel in blanco budzi pewne obawy, sporządzenie aktu notarialnego wymaga z kolei wizyty u notariusza – komentuje.

Znacznie częściej spotykany jest zapis o karze umownej. – Jego treścią jest zobowiązanie się dłużnika do zapłaty wierzycielowi określonej kwoty pieniężnej w razie niewykonania lub nienależytego wykonania zobowiązania. Można ją zastrzec tylko w stosunku do zobowiązań niepieniężnych – instytucja ta nie dotyczy zatem sytuacji, gdy dłużnik spóźnia się z zapłatą ceny za towar lub usługę –  o czym strony często zapominają – dodaje. 

W umowie warto także umieścić zapis o wysokości odsetek. Niekoniecznie musi być ona na poziomie ustawowym – prawo dopuszcza zwiększenie kwoty do dwukrotności poziomu ustawowego. – To znacząco polepsza sytuację wierzyciela w przypadku opóźnienia w zapłacie przez kontrahenta – dodaje Izabela Długołęcka-Górczyńska.

Jeśli transakcje opiewają na znaczne kwoty, można także wymagać od kontrahenta ustanowienia hipoteki na nieruchomości czy zastawu rejestrowego.

ABC odzyskiwania należności

Sztuka skutecznej windykacji nie polega bynajmniej na szybkim pójściu do sądu. Jeśli już do tego dojdzie, odzyskiwanie pieniędzy może trwać miesiące czy nawet lata! Poza tym jest to krok kosztowny. Dlatego sąd to ostateczność, przed którą możemy się obronić.

Po pierwsze, nawet w małych firmach powinna być osoba, która zajmie się kontrolą należności. Nie powinien to być obowiązek dokładany do zadań osób z działu księgowego lub innych. Osoba, której taki procesy „dorzucimy” do podstawowych zadań, zapewne ograniczy swoje działania do rozmowy z dłużnikiem, w czasie której ustali, że ten nie zapłacił, bo nie mógł, i zapłaci, jak tylko będzie w stanie. Nie zwlekajmy z podejmowaniem profesjonalnych działań windykacyjnych wobec nierzetelnego partnera.

Rozwiązania są dwa: albo wyznaczenie w firmie osoby, której podstawowym obowiązkiem jest dbanie o terminowe płatności od kontrahentów, albo zatrudnienie windykatorów. 

Drugi element procesu to zmiana podejścia do momentu rozpoczęcia działań windykacyjnych. – Nasze doświadczenia pokazują, iż skuteczność działań windykacyjnych po 60. dniu wymagalności spada wykładniczo do czasu przeterminowania naszych należności – mówi Andrzej Grabarczyk, ekspert Coface. Innymi słowy: im szybciej działamy, tym lepiej. Dlatego czasem warto przypomnieć kontrahentowi o płatności nawet przed upływem terminu.

Windykacja w czasie pandemii

Pierwszym działaniem związanym z windykacją długu powinno być uzyskanie od dłużnika uznania długu w formie pisemnej. – Po pierwsze odmowa podpisania takiego oświadczenia przez drugą stronę może świadczyć o złych intencjach i braku podstaw do polubownego załatwienia sprawy. Drugim istotnym argumentem na rzecz pozyskiwania takiego rodzaju dokumentu jest fakt, iż uznanie długu umożliwia nam skorzystanie z uproszczonych trybów dochodzenia należności przed sądem, które również zazwyczaj wiążą się z niższymi kosztami sądowymi aniżeli zwykły tryb procesowy – tłumaczy Andrzej Grabarczyk.

Do procesu trzeba się także dobrze przygotować. W czasie pandemii wiele firm tłumaczy, że nie płaci regularnie ze względu na bieżące wydarzenia. Tyle że obecne problemy finansowe (z wyłączeniem branż, które rzeczywiście zostały mocno dotknięte przez zamknięcie gospodarki, jak MICE czy turystyka) najczęściej wynikają ze złej kondycji firmy jeszcze przed pandemią. Eksperci zwracają uwagę, by takie firmy dokładnie prześwietlić i zastanowić się nad sensem dalszej współpracy. Ważna jest także analiza branży – czy problemy finansowe są czymś powszechnym, czy raczej wyjątkiem. To powinno być dla nas sygnałem, w jaki sposób ubiegać się o odzyskanie pieniędzy.  

Przedstawicielka RK Legal zwraca także uwagę na konieczność dopasowania strategii odzyskiwania należności w zależności od np. liczby faktur oraz ich kwot. – W sprawach, gdzie saldo jest niskie, nie zawsze opłaca się kierować sprawę do sądu ze względu na relatywnie wysoką opłatę sądową, czas i zaliczkę komorniczą – mówi.

Poza tym takie płatności i tak statystycznie są realizowane w pierwszej kolejności. Do tego, by jednak zapłacić, wierzycieli skutecznie zachęca wizja wpisu do rejestru dłużników KRD czy BIG. Jeśli firma zostanie do niego wpisana, będzie miała olbrzymie problemy z pozyskaniem kredytu czy nawet umowy abonamentowej. – Jeśli etap sądowy nie przyniesie oczekiwanego rezultatu, dobrym rozwiązaniem jest też odpisanie niespłaconej należności w koszty uzyskania przychodu – radzi prawniczka. 

W przypadku wyższych sald niekiedy droga sądowa pozostaje jedynym rozwiązaniem. – Etap polubowny ulega zazwyczaj skróceniu do minimum – jeśli dłużnik jest zainteresowany spłatą, możliwe jest zawarcie ugody, ustalenie ratalnej spłaty czy dodatkowych zabezpieczeń. W tym wypadku na niekorzyść wierzyciela działa też czas – im dłużej będzie on prowadził działania polubowne, tym mniejsza może się okazać szansa na zaspokojenie z topniejącego majątku dłużnika. Opłata sądowa w przypadku należności powyżej 20 tys. zł wynosi niezmiennie 5 proc. wartości dochodzonej kwoty. Również pozostałe kwoty (zaliczki komornicze) stanowią mniejszy procent należności do odzyskania – mówi Izabela Długołęcka-Górczyńska.

Jeśli tylko uzyskamy tytuł wykonawczy, powinniśmy jak najszybciej udać się do komornika. – Wysokie wierzytelności są bardzo często zabezpieczone m.in. umowami przewłaszczenia, umowami zastawu czy ustanowieniem hipoteki na nieruchomości – zwiększa to w oczywisty sposób szanse wierzyciela na skuteczną egzekucję, bowiem, jak w przypadku zastawu czy hipoteki, daje wierzycielowi uprzywilejowanemu – pierwszeństwo w wypłacie środków uzyskanych ze sprzedaży danego składnika majątku – dodaje.

Rozmowy i mediacje. Jak je prowadzić?

W czasie rozmów z kontrahentem, który nie płaci, warto mieć przygotowane dokładne pytania. Nie tylko słuchamy tego, co ma nam do powiedzenia. – Pozwala to nam kontrolować przebieg rozmowy. Drugim dobrym nawykiem jest wątpić. To dłużnik w sposób wiarygodny powinien nam wykazać, czy i jak obecna sytuacja wpływa na jego zdolności regulowania zobowiązań. Dla wzmocnienia powyższego efektu warto zacząć negocjacje od przedstawienia dłużnikowi stwierdzenia, iż wedle naszych najlepszych i obiektywnych informacji, COVID-19, na ten moment pozostaje bez wpływu na kondycję finansową branży, w której działa. W powyższym zakresie zawsze powinniśmy odwoływać się do obiektywnej i zewnętrznej wiedzy, powszechnych autorytetów w danej dziedzinie czy też dokumentów, takich jak raporty GUS, czy innych analiz ekonomicznych. W ten sposób tworzymy argument niepochodzący od nas, za który nie musimy brać odpowiedzialności. Pozostawiamy dłużnika z koniecznością obalenia takiego stwierdzenia własną argumentacją – opowiada przedstawiciel Coface.

Są także dłużnicy, którzy całkowicie zgadzają się z naszą argumentacją (model „tak, tak”). Na takie firmy trzeba szczególnie uważać i z dystansem traktować ich zapewnienia o bliskiej spłacie zadłużenia. Skuteczną bronią może być zażądanie podpisania dodatkowych zabezpieczeń na spłacie wierzytelności w określonym terminie.

Rozmowy powinny być stanowcze. – Dowiedziono, iż ludzie przeważnie zapamiętują treści z początku i końca rozmowy, a przecież ustaleń dokonuje się w trakcie! Dlatego każda rozmowa na zakończenie musi być podsumowana odpowiedziami na trzy pytania: „ile?”, „kiedy?”, „jak?”. Unikajmy zwrotów niedookreślonych, typu „połowa należności”, „największe faktury”. Operujmy konkretnymi kwotami. Posługujmy się datami kalendarzowymi zawężonymi do pojedynczych dni, a nie tygodni. Ustalajmy, w jaki sposób dłużnik zapłaci? W kasie? Przelewem? I co najważniejsze, dążmy do tego, aby w ramach podsumowania rozmowy to dłużnik odpowiedział na te pytania – komentuje ekspert z Coface.

Z kolei mediacje z kontrahentem, który nie płaci, są możliwe tylko wtedy, jeśli kontrahent nie neguje zasadności naszych roszczeń. To dość banalne stwierdzenie, ale firmy często o tym zapominają i tracą czas. – Skierowanie sprawy na drogę postępowania sądowego jawi się wówczas jako najszybszy środek do uzyskania tytułu egzekucyjnego przeciwko nierzetelnemu kontrahentowi – mówi Andrzej Grabarczyk.

Działaj szybko!

Niezależnie od sytuacji, ważne jest szybkie działanie. Firmy zaczynają to rozumieć. – Obserwujemy wyraźny wzrost zleceń windykacyjnych, szczególnie tych, które są wymagalne od niedługiego czasu. Coraz więcej jest też zleceń na odzyskanie długów przeterminowanych o miesiąc czy dwa – komentuje Jakub Kostecki, prezes zarządu firmy windykacyjnej Kaczmarski Inkasso.

Jak dodaje, w lutym średni okres przeterminowania faktur przekazywanych do odzyskania wynosił 181 dni. W maju było tu już 165. Niestety, pojawia się jednak inny problem. – Rośnie grupa firm, które wróciły do starych nawyków i wraz z odmrażaniem gospodarki zaczynają znowu być wyrozumiałe dla dłużników. To błąd, bo jeśli chcą wyjść z kryzysu obronną ręką, muszą zadbać o dopływ gotówki na funkcjonowanie – komentuje.

---

Co robić, jeśli dłużnik nie odbiera telefonu?

Izabela Długołęcka-Górczyńska, head of B2B credit management department w RK Legal

Pierwszym krokiem zawsze powinno być wezwanie do zapłaty. Można je wysłać zwykłym listem, a nawet mailem czy SMS-em. Wystarczy podać kwotę zaległości, nowy termin jej zapłaty i numer konta, na który powinna zostać przelana. Skuteczność w dochodzeniu roszczeń zwiększa na pewno intensywność podejmowanych działań: wielość e-maili, SMS-ów czy prób kontaktu.

W sprawach spornych, gdzie już na etapie wezwania do zapłaty kontrahent kwestionuje jakość wykonanego świadczenia czy inne kwestie umowne, warto pomyśleć o skorzystaniu z usług mediatora – instytucja ta pozwala na spotkanie i rozmowę stron pod okiem osoby trzeciej, doświadczonej w rozwiązywaniu konfliktów. 

-

Czytaj umowę do końca

Andrzej Grabarczyk, szef zespołu windykacji polubownej w Coface

Mówi się, że to, co w umowach najważniejsze, zawsze zapisane jest drobnym drukiem na samym końcu. Jest w tym sporo prawdy. Jednym z częstych zapisów dodawanych właśnie na samym końcu umowy jest zastrzeżenie właściwości sądu lub też obowiązek skierowania sprawy do arbitrażu przed skorzystaniem z drogi sądowej. Nieuczciwy kontrahent potrafi wykorzystać takie zapisy do odwlekania możliwości odzyskania należności na drodze postępowania egzekucyjnego. W przypadku transakcji transgranicznych unikajmy zapisów zmuszających do korzystania z sądu w innym kraju niż siedziba dłużnika. Mimo iż nasz lokalny sąd może być i tańszy, i szybszy, to w finalnym rozrachunku proces notyfikacji/uwierzytelniania (nawet w dobie wspólnoty Unii Europejskiej) tytułu wykonawczego w kraju dłużnika może znacznie oddalić moment, kiedy do dłużnika zapuka komornik.

-

Słowo o faktoringu

Dariusz Szkaradek, prezes zarządu firmy NFG

W sukurs firmom, które mają problemy z odzyskiwaniem należności, przychodzą takie rozwiązania jak faktoring online, który błyskawicznie uwalnia środki zamrożone w fakturach. Faktoring w cesji jawnej dodatkowo dyscyplinuje kontrahentów do terminowej spłaty należności. Nie obciąża budżetu firmy, nie wymaga formalności ani obecności w placówce. Pieniądze od faktora można przeznaczyć na bieżące wydatki lub podreperowanie budżetu. To także doskonałe narzędzie motywujące klienta do szybkiej zapłaty za fakturę. Firmy korzystające z faktoringu mają wsparcie ze strony silnej instytucji finansowej, mają możliwość skorzystania z usługi windykacyjnej, jeśli kontrahent nie wykazuje się terminowością w regulowaniu zobowiązań, i mają też większą kontrolę w procesie zarządzania swoją płynnością finansową. Takie firmy po prostu lepiej radzą sobie na rynku. 

-

Ile kosztuje sądowe odzyskiwanie należności?

Jakub Kostecki, prezes zarządu firmy windykacyjnej Kaczmarski Inkasso

Windykacja sądowa jest bardziej czasochłonna i kosztowna dla wierzyciela niż windykacja polubowna. W przypadku windykacji polubownej wierzyciel ponosi koszt jedynie w przypadku, gdy uda się odzyskać jego pieniądze. Wysokość prowizji waha się od kilku do kilkudziesięciu procent. Przyjmując, że średnia wynosi 12 proc., to odzyskanie 5001 zł kosztuje 600 zł, a kwotą tą można obciążyć dłużnika. Tymczasem w sądzie będzie to 3350 zł, gdyż wierzyciel już na początku ponosi wiele kosztów. Do sądu zatem powinno się iść dopiero wtedy, gdy dłużnik nie chce uregulować długu mimo perswazji.

-

Alternatywy dla zabezpieczeń długu

Przedsiębiorcy powinni pamiętać o możliwości stosowania różnych form zabezpieczeń długu, dopuszczalnych przez prawo. To m.in. weksel, oświadczenie o poddaniu się egzekucji, hipoteka, przewłaszczenie na zabezpieczenie oraz cesja wierzytelności. Najprostszym do zastosowania (i bardzo skutecznym) jest weksel własny dłużnika. Wymogi formalne stawiane wekslowi są bardzo proste i takowy można w zasadzie sporządzić ad hoc na kartce papieru, przy okazji spotkania z kontrahentem.