Zwolnienie lekarskie pracownika. Co zrobić, gdy jest ono nadużywane? [PORADNIK]

Nieprawidłowe wykorzystywanie zwolnienia

Pracodawca może skontrolować prawidłowość wykorzystywania zwolnienia lekarskiego, przez co należy rozumieć:

• wykonywanie pracy zarobkowej w trakcie zwolnienia lekarskiego

Chodzi tu o wykonywanie pracy o jakimkolwiek charakterze, nawet polegającej na oczekiwaniu na wydanie poleceń i pobieranie z tego tytułu wynagrodzenia, niezależnie od podstawy prawnej takiej pracy, w tym wykonywanie czynności w ramach prowadzonej własnej działalności gospodarczej.

• wykorzystywanie zwolnienia lekarskiego w sposób niezgodny z celem

Wszelkie czynności podejmowane przez chorego w trakcie zwolnienia mające negatywny wpływ na proces zdrowienia, a zwłaszcza prowadzące do przedłużenia nieobecności w pracy. W zależności od rodzaju schorzenia zalecenia lekarza mogą być jednak inne i dlatego każdy przypadek wymaga indywidualnej oceny co do sposobu wykorzystywania zwolnienia lekarskiego. W praktyce za niezgodne z celem zwolnienia lekarskiego w danym przypadku uznano m.in. wycieczka z pielgrzymką we Włoszech, udanie się na wakacje nad morzem po urazie ortopedycznym, remont domu mieszkania, udział w imprezie sportowej lub w szkoleniu.

Dodatkowo w przypadku zwolnień lekarskich z powodu konieczności osobistego sprawowania opieki nad dzieckiem (ale tylko w przypadku dziecka powyżej 2 lat) lub innym chorym członkiem rodziny dodatkowo pracodawca może zweryfikować czy poza ubezpieczonym nie ma innych członków rodziny pozostających we wspólnym gospodarstwie domowym, mogących zapewnić opiekę. Warto pamiętać jednak, że nie można pracownikowi zarzucić nadużywania takiego zwolnienia w sytuacji gdy pracodawca wie, że na co dzień zdrowym dzieckiem opiekuje się babcia, ale nie podejmuje opieki nad chorym dzieckiem.

Jeśli któraś z tych okoliczności zostanie stwierdzona oznacza to, że mamy do czynienia z nieprawidłowym wykorzystywaniem zwolnienia lekarskiego, które wiązać się będzie dla pracownika z negatywnymi konsekwencjami. 

Warto pamiętać, że kontroli mogą podlegać nie tylko osoby zatrudnione na umowie o pracę, ale również takie który wykonują dla danego podmiotu czynności na podstawie umowy cywilnoprawnej (np. umowa zlecenie). Kontrola może dotyczyć zarówno okresu pobierania zasiłku lub wynagrodzenia chorobowego, zasiłku opiekuńczego jak i świadczenia rehabilitacyjnego (przyznawanego po wyczerpaniu okresu zasiłkowego).

Kto może kontrolować zwolnienie lekarskie

Każdy pracodawca, niezależnie od liczby zatrudnionych osób, może kontrolować prawidłowość wykorzystania zwolnienia lekarskiego w okresie łącznie pierwszych 33 dni (lub 14 dni w przypadku pracowników po 50 roku życia) a więc w okresie kiedy pracownik pobiera wynagrodzenie chorobowe. 

Jeśli chodzi o zwolnienia lekarskie obejmujące okres po tych pierwszych 33 (lub 14) dniach samodzielną kontrolę mogą przeprowadzić wyłącznie pracodawcy zgłaszający do ubezpieczenia powyżej 20 ubezpieczonych. W pozostałych przypadkach pracodawca musi się zwrócić do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych, jeśli ma wątpliwości co do sposobu wykorzystywania zwolnienia lekarskiego.

Kontrola w praktyce

W pierwszej kolejności pracodawca musi wystawić imienne upoważnienie osobie, która będzie przeprowadzać kontrolę. Takie działania kontrolne najczęściej zlecane są pracownikowi działu kadr i płac, ale może być to dowolna osoba, nawet spoza organizacji. Kontrolujący powinien udać się do miejsca zamieszkania lub czasowego pobytu pracownika, do miejsca zatrudnienia (jeśli wiemy, że ubezpieczony jest zatrudniony również w innym podmiocie) albo do innego miejsca, w którym zgodnie z wiedzą pracodawcy dana osoba może przebywać. 

Najczęstszym wynikiem kontroli jest stwierdzenie nieobecności pracownika w domu. Jednak ta okoliczność sama w sobie nie zawsze wystarcza do stwierdzenia, że zwolnienie jest wykorzystywane nieprawidłowo.  W takiej sytuacji należy kontrolę należy w miarę możliwości ponowić oraz wyjaśnić przyczyny tej nieobecności (wyznaczenie pracownikowi terminu na wyjaśnienie). Jeżeli pracownik poda uzasadniony powód swojej nieobecności, np. wizyta u lekarza itp., nie można uznać, że zwolnienie lekarskie od pracy było nieprawidłowo wykorzystywane. Warto jednak pamiętać, że usprawiedliwieniem nieobecności nie może być zmiana miejsca pobytu, jeśli pracownik o tej zmianie nie poinformował pracodawcy (i ZUS) w terminie 3 dni. Nieudzielenie wyjaśnień lub odmowa udzielenia wyjaśnień może być podstawą uznania, że doszło do niewłaściwe wykorzystywania zwolnienia lekarskiego.

W sytuacji gdy w wyniku kontroli dojdzie do stwierdzenia nieprawidłowości należy sporządzić protokół, w którym podaje, na czym polegało nieprawidłowe wykorzystywanie zwolnienia lekarskiego od pracy. Protokół należy przedłożyć ubezpieczonemu w celu wniesienia przez niego ewentualnych uwag. Dokument ten jest kluczowy, ponieważ to właśnie protokół jest podstawą odmowy wypłaty wynagrodzenia chorobowego bądź zasiłku czy świadczenia rehabilitacyjnego.

Prawo i podatki. Przeczytaj więcej

Zdjęcia z mediów społecznościowych a zwolnienie lekarskie

W obecnych czasach coraz częściej jednak pracodawca dowiaduje się o możliwym nieprawidłowym wykorzystywaniu zwolnienia lekarskiego nie wskutek osobistej wizyty w domu pracownika, ale ze zdjęć umieszczonych w mediach społecznościowych. Z punktu widzenia regulacji dotyczących danych osobowych wątpliwym może być działanie pracodawcy polegające na aktywnym przeglądaniu konta pracownika na Facebooku w poszukiwaniu poszlak nieprawidłowego wykorzystywania zwolnienia lekarskiego. Jeśli jednak do pracodawcy dotrą np. zdjęcia z udziału w imprezie sportowej pracownika, który korzysta ze zwolnienia lekarskiego może to być podstawa do przeprowadzenia kontroli w miejscu zamieszkania albo samo w sobie stanowić podstawę dla sporządzenia protokołu. Pracownik powinien oczywiście mieć możliwość udzielenia wyjaśnień, a następnie odniesienia się do protokołu.

Warto pamiętać, że protokół można a nawet należy sporządzić również wtedy, gdy doszło już do wypłaty świadczenia, a dopiero następczo uzyskano z dokumentów lub innych źródeł informacje dotyczące nieprawidłowego wykorzystywania zwolnienia. 

Rola Zakładu Ubezpieczeń Społecznych

W przypadku kontroli przeprowadzanej samodzielnie przez pracodawcę Zakład Ubezpieczeń Społecznych może odgrywać istotną rolę. W pierwszej kolejności ZUS rozstrzyga wątpliwości, czy zwolnienie lekarskie od pracy wykorzystywane było niezgodnie z jego celem uzyskując w miarę potrzeby opinię lekarza leczącego. W przypadku sporu między pracownikiem a pracodawcą co do oceny zgodności wykorzystywania zwolnienia ZUS wydaje decyzję, od której przysługują środki odwoławcze do sądu pracy i ubezpieczeń społecznych. Warto jednak pamiętać, że ZUS nie rozstrzyga sporu co do prawidłowości wykorzystania zwolnienia w okresie pobierania wynagrodzenia chorobowego. Oznacza to, że w przypadku odmowy wypłaty wynagrodzenia chorobowego przez pracodawcę na skutek przeprowadzonej kontroli pracownik, który z taką decyzją pracodawcy się nie zgadza może dochodzić zapłaty wynagrodzenie na drodze sądowej. 

Konsekwencje nieprawidłowego wykorzystywania zwolnienia lekarskiego

Pracownik, który w czasie niezdolności do pracy orzeczonej zwolnieniem lekarskim wykonuje pracę zarobkową albo wykorzystuje to zwolnienie niezgodnie z jego celem, traci prawo do:

1) wynagrodzenia chorobowego lub zasiłku chorobowego/opiekuńczego - za cały okres objęty zwolnieniem lekarskim

2) świadczenia rehabilitacyjnego - za cały miesiąc kalendarzowy, w którym pracownik wykonywał pracę zarobkową albo wykorzystywał okres, na który zostało przyznane świadczenie rehabilitacyjne, w sposób niezgodny z jego celem

Co ciekawe, okres niezdolności do pracy, za który pozbawia się prawa do wynagrodzenia chorobowego i/lub zasiłku chorobowego z powodu niewłaściwego wykorzystywania zwolnienia lekarskiego od pracy, wlicza się do okresu zasiłkowego, tj. do okresu, przez który pracownikowi przysługują świadczenia z tytułu niezdolności do pracy z powodu choroby.

W przypadku gdy pracodawca wypłacił już zasiłek chorobowy, zasiłek opiekuńczy albo świadczenie rehabilitacyjne, a w wyniku kontroli prawidłowości wykorzystywania zwolnień lekarskich od pracy ustalił brak prawa do świadczenia, powinien on wystąpić do ZUS o wydanie decyzji zobowiązującej ubezpieczonego do zwrotu wypłaconego mu nienależnie świadczenia. W związku z tym, że w tych przypadkach do zwrotu świadczenia jest zobowiązany ubezpieczony, płatnik składek nie dokonuje korekty dokumentów rozliczeniowych, w których świadczenie to było wykazane.

Czy pracownika można zwolnić?

W razie stwierdzenia nieprawidłowości wykorzystywania zwolnienia lekarskiego przez pracownika wielu pracodawców nie chce już kontynuować zatrudnienia z taką osobą i chce zakończyć je najlepiej w trybie natychmiastowym. Należy jednak wystrzegać się automatycznych decyzji – nieprawidłowe wykorzystywanie zwolnienia lekarskiego samo w sobie nie stanowi podstawy do rozwiązania umowy w trybie dyscyplinarnym. Dla jego zastosowania konieczne jest nie tylko obiektywnie nieprawidłowe zachowanie, ale również zawinienie. Konieczne jest również wykazanie, że takie działanie pracownika naruszyło w sposób ciężki jego podstawowe obowiązki. Często jako taki obowiązek przywoływane jest dbanie o dobro zakładu pracy, każdą sprawę należy jednak badać indywidualnie i zważyć wszystkie okoliczności, w tym m.in. świadomość pracownika co do działania w sposób niezgodny z zaleceniami lekarza, aby nie narazić się na przegraną w sporze sądowym.