Umowę o pracę podpiszemy online. Ministerstwo Pracy finalizuje nowelizację przepisów
Zgodnie z wykazem prac legislacyjnych Rady Ministrów, zmiany zostaną wprowadzone poprzez nowelizację ustawy o systemie teleinformatycznym do obsługi niektórych umów, a nie bezpośrednio w Kodeksie pracy. Nowe rozwiązania mają wejść w życie najpóźniej w styczniu 2026 r. i będą dostępne na znanych platformach administracji publicznej: praca.gov.pl oraz biznes.gov.pl.
– To istotny krok w kierunku unowocześnienia procesów kadrowych. Umożliwienie zawierania umów z wykorzystaniem różnych form podpisu elektronicznego, przy zachowaniu odpowiedniego poziomu bezpieczeństwa, otwiera realne możliwości dla firm działających w modelu zdalnym, hybrydowym lub o rozproszonej strukturze – komentuje Agnieszka Bocian, Project & Business Development Manager w SIGNIUS.
Pracodawcy nie lubią umów online
Choć aktualnie umowy o pracę mogą być zawierane elektronicznie przy użyciu podpisu kwalifikowanego, część pracodawców postrzegała ten wymóg jako czynnik ograniczający. W praktyce jednak dostępność rozwiązań takich jak podpisy kwalifikowane jednorazowego użytku – generowane zdalnie po weryfikacji tożsamości online – znacząco zmniejsza barierę wejścia. Tego rodzaju podpis może być wystarczający do jednorazowego zawarcia umowy z pracownikiem sezonowym czy zleceniobiorcą, bez konieczności wdrażania pełnej infrastruktury po stronie firmy lub pracownika.
Włączenie podpisu osobistego i Profilu Zaufanego do systemu e-Umów dodatkowo rozszerza wachlarz możliwych form zawierania umów. To elastyczność, która z perspektywy pracodawcy może znacząco przyspieszyć proces zatrudniania, a dla pracownika – uprościć formalności, szczególnie przy rekrutacji zdalnej.
Cyfryzacja procesów HR
W pełni zdalne podpisywanie dokumentów otwiera drogę do kompleksowej cyfryzacji procesów kadrowych – od momentu zatrudnienia, przez onboarding, aż po bieżącą obsługę pracowniczą. Możliwość podpisywania umów w bezpieczny, elektroniczny sposób upraszcza codzienną pracę działów HR i redukuje ryzyko błędów formalnych, szczególnie w środowisku rozproszonym lub wysokiej rotacji.
Z punktu widzenia organizacji, cyfrowy obieg dokumentów oznacza nie tylko oszczędność czasu i kosztów, ale również większą transparentność oraz łatwiejsze zapewnienie zgodności z przepisami – m.in. Kodeksem pracy, RODO czy regulacjami podatkowymi. W ujęciu operacyjnym, zmiana ta może zniwelować wiele wąskich gardeł w tradycyjnych procesach kadrowych.
Dla kogo nowe rozwiązania?
Dobrym przykładem zastosowania nowych rozwiązań mogą być sieci franczyzowe działające w branżach o dużej sezonowości, takich jak gastronomia czy logistyka. Zatrudnianie pracowników w krótkim czasie – często w wielu lokalizacjach jednocześnie – wymaga szybkiej i zgodnej z prawem procedury. Możliwość zawierania umów zdalnie, z użyciem jednorazowych podpisów kwalifikowanych lub Profilu Zaufanego, pozwala franczyzodawcom skrócić czas rekrutacji i uniknąć opóźnień wynikających z konieczności fizycznej obecności obu stron.
Zgodnie z raportem Fortune Business Insights, światowy rynek e-podpisów rośnie w tempie ponad 40% rocznie – z 7,61 mld USD w 2024 r. do prognozowanych 118,88 mld USD w 2032 r. Wprowadzenie przepisów umożliwiających szerokie stosowanie podpisów elektronicznych w prawie pracy może być impulsem do dynamicznego rozwoju tego segmentu również w Polsce – zwłaszcza w sektorach, które już dziś intensywnie wdrażają cyfrowe rozwiązania, takich jak HR, administracja, edukacja czy leasing.
