Rewolucja w biurach

Na taką rewolucję większość firm nie była przygotowana. Procedury powstawały więc ad hoc – codzienne telekonferencje przy użyciu nowych narzędzi (np. Zoom), sposoby raportowania czy podziału prac między zespołami. Niezależnie od tego, jak sprawna była ta transformacja, możliwość funkcjonowania firmy pomimo kryzysu doprowadzi do zmian w myśleniu o tym, czym powinno być biuro.

– Po epidemii praca zdalna upowszechni się na tyle, że wiele organizacji, które do tej pory ograniczone były w swych działaniach tym, że nie mają infrastruktury i rozwiązań umożliwiających pracę zdalną, będą mogły przearanżować biura zgodnie z koncepcją activity-based workplace – komentuje Karolina Dudek, Workplace Strategy Director w Forbis Group.

Będzie to ukoronowanie ewolucji na rynku obserwowanej od lat i coraz częściej wdrażanej przez największe korporacje. – Warto się zastanowić, czemu firmy, pomimo możliwości technologicznych, wstrzymywały się do tej pory z podjęciem takiej decyzji. Mogło to wynikać z braku zaufania do technologii, braku umiejętności zarządzania zdalnymi zespołami, nawyków pracowników czy braku zaufania do pracowników i potrzeba fizycznej kontroli. Uważam, że konieczność pracy zdalnej dla bardzo dużej liczby organizacji jest formą rewolucji, która zmieni znane nam dotychczas środowisko pracy – mówi Aleksander Szybilski, Associate, Workplace Strategy Expert, Office Department, Cushman & Wakefield.

Metry na pracownika to przeżytek

– Kiedyś wynajmowana powierzchnia biurowa musiała przede wszystkim spełnić wymóg dotyczący optymalnej liczby metrów kwadratowych na osobę. Traktowano to bardzo literalnie. Firma zapewniała pracownikowi podstawowe, ergonomiczne miejsce pracy: biuro, krzesło, własną szafkę, a w najlepszym przypadku dodatkiem był pokój socjalny, gdzie można było zaparzyć przyniesioną z domu kawę. Dziś takie podejście to przeszłość – twierdzi Piotr Kozłowski, dyrektor zespołu architektów w dziale biurowym Echo Investment.

Duże firmy od kilku lat zmieniły profil biura z typowego miejsca pracy na stymulanta lepszej wydajności pracownika. Efekt? Więcej przestrzeni wspólnych, pokoje z grami czy strefami relaksu. Wzorem do naśladowania stały się np. kampusy Google’a, w których znaleźć można np. zjeżdżalnie.

Piotr Kozłowski wskazuje także na przykłady innych firm. Deloitte w warszawskim wieżowcu Q22 uruchomiło siedzibę w 2016 r. – By dopasować biuro dokładnie do wymogów pracowników Deloitte, zorganizowano specjalne warsztaty. Grupa chętnych testowała różne rodzaje wyposażenia, a w dotychczasowym biurze zorganizowano także „przestrzeń pokazową”, czyli próbkę aranżacji jaka powstanie w nowej siedzibie. Finalnie w nowej przestrzeni w Q22 zaprojektowano specjalne strefy przeznaczone do nieformalnych spotkań, pracy zespołowej, kreatywnej i projektowej, a także przeznaczoną dla pracowników kawiarnię Green Cafe Nero – komentuje. 

Inny przykład to biuro L’Oreala w Biurach przy Bramie, pierwszym ukończonym biurowcu Browarów Warszawskich. – Wnętrza zostały tak zaprojektowane, aby wspierać pracowników w ich dynamicznym trybie pracy, czyli zapewniać miejsca do nieformalnych spotkań, odpoczynku i koncentracji. Do dyspozycji jest tu duży taras i przestronna kafeteria, co także podnosi jakość środowiska pracy – dodaje. Grupa Havas z kolei stworzyła koncept Havas Village, czyli połączyła wszystkie zespoły w jednym biurze. Celem było zwiększenie efektywności wykonywania zadań, a osiągnięto to m.in. dzięki pomieszczeniom do pracy indywidualnej oraz stworzenie przestrzeni do pracy w mniej formalnej atmosferze. 

Dopasowanie biura do pracownika

Co ciekawe, wyzwania stojące przed sposobem pracy w trakcie i po kryzysie zostały przewidziane przez ekspertów już kilka lat temu. – Aby poznać, jakich wnętrz będą wkrótce potrzebować użytkownicy biur, razem z infuture.institute stworzyliśmy raport „Future of Office Space”. Wspólnie zdefiniowaliśmy trendy związane z przestrzeniami biurowymi i przyjrzeliśmy się, jak będą wyglądać w przyszłości. Wyróżniliśmy sześć trendów: udomowienie miejsca pracy, biuro skoncentrowane na człowieku, projektowanie biofilne, inteligentne biura, hybrydowe i elastyczne przestrzenie oraz idea lokalności. Są to najważniejsze czynniki, które będą definiować wygląd i charakter naszych miejsc pracy – opowiada Adam Targowski, Sustainnovation Manager w Skanska Commercial Development Europe.

Skanska w swoich biurowcach wdrożyła certyfikację WELL, która w odróżnieniu od powszechnych już certyfikatów na rynku (LEED i BREEAM) stawia na pierwszym miejscu wpływ danego miejsca na pracownika. – Takie elementy jak dostęp do strefy pracy cichej czy dużych sal na większe spotkania biznesowe stwarzają odpowiednie warunki do pracy, zwiększając efektywność pracowników, ich poczucie przynależności do zespołu oraz motywację i satysfakcję – zauważa. 

Obniżamy koszty

Stworzenie nowoczesnego, pełnego gadżetów biura, kosztuje czasem nawet miliony złotych. Mniejsze firmy mają jednak dostęp do rozwiązań, które umożliwią stworzenie biura wygodnego i dopasowanego do trendów. – W dzisiejszych czasach projektanci nie mają ograniczeń co do wykorzystywania zamiennych produktów w stosunku do markowych, które wcale nie oznaczają gorszej jakości. Ogranicza ich jedynie wiedza na temat danej dziedziny lub produktów. Natomiast must-have w biurach jest tym samym co np.: must-have w ubiorze – zaznacza Agnieszka Chołuj, prezes firmy Spaceplan.

Podstawą jest efektywne rozsadzenie pracowników. Dzięki możliwości odesłania części pracowników do pracy zdalnej, zyskujemy dodatkowe metry kwadratowe powierzchni. Większą efektywność uzyskamy, rozdzielając dwie strefy pracy – „głośną” i „cichą”. – Jest to bardzo duży problem, który wpływa na wydajność pracowników, gdyż finalnie dwie lub jedna z grup nie ma przestrzeni na to, by skupić się na własnej czynności. Myślenie więc o tym, jak rozróżnić strefowanie danych działów, jak i ludzi w przestrzeni biurowej jest bardzo ważne dla wydajnej pracy – sygnalizuje prezes firmy Spaceplan.

– Warto przemyśleć, jakie złożone funkcje mają być w danym pomieszczeniu realizowane oraz jak zrobić tą wielofunkcyjność w elastyczny sposób. Przy aranżowaniu takiej przestrzeni staramy się zadbać o akustykę tych stref i stworzyć dźwiękochłonne aranżacje w formie mobilnych ścianek akustycznych, paneli z materiałów odbijających pogłos. Mogą to być też meble, które swoją budową ograniczają dostęp wzrokowy i dźwięki, dając w ten sposób komfort pracy w przestrzeni nadal otwartej. Przemyślenie aranżacji i funkcji takich stref jest już istotne na etapie projektów branżowych tak, aby zapewnić w tych obszarach więcej miejsc do zasilania laptopów lub podłączenia wideokonferencji. Miejsca do pracy w skupieniu natomiast aranżuje się w obszarach o podwyższonej izolacyjności akustycznej. Łączny poziom dźwięku przenikającego do takiego pomieszczenia łącznie ze wszystkich zewnętrznych źródeł hałasu nie powinien przekraczać 35dB – wyjaśnia Anna Oksiuta-Strzałkowska, Head of Design Team w Forbis Group.

Transformacja 

Po kryzysie firmy z pewnością zwrócą jeszcze większą uwagę na koszty działalności. Wynajem biura jest jednym z nich. Większe zainteresowanie powinno dotyczyć np. biur elastycznych (zwłaszcza dla mniejszych biznesów). W przypadku większych firm pracodawcy powinni zadać sobie pytanie – czy zamiast 300 mkw. powierzchni biurowej za kilkadziesiąt tysięcy złotych miesięcznie nie lepiej jest zmniejszyć wynajmowaną powierzchnię, przekształcić ją z typowego open space na sale spotkań i uwolnione pieniądze zainwestować np. w nowoczesny sprzęt dla pracowników. Ewentualnie jak poprawić wydajność pracowników dzięki większym przestrzeniom po usunięciu części biurek.

– Co do zasady, nowoczesne biuro musi odpowiadać stylowi pracy uwzględniającemu większą mobilność, częstszą pracę zdalną oraz współpracę w interdyscyplinarnych zespołach łączących ludzi o różnych specjalizacjach. Wyrazem takiego podejścia są biura „półotwarte”, czyli korzystające z idei open space, ale jednocześnie dzielące przestrzeń ściankami czy meblami. Pracownicy oczekują też przestrzeni, w których będą mogli skupić się na pracy indywidualnej lub porozmawiać w spokoju przez telefon. Większe zespoły potrzebują odpowiedniej liczby sal konferencyjnych – uważa Karol Wyka, Country Leasing Director, HB Reavis Poland.

Firmy powinny również znacznie lepiej przeliczać koszty działalności. Czasem absurdalne (po stronie kosztowej) rozwiązania są lepsze niż dotychczas stosowane. – Ciekawym przykładem jest Google, który wprowadził darmowe jedzenie dla swoich pracowników, co może się wydawać rozrzutnością. Firma zauważyła jednak, że pracownicy wychodzący jeść poza firmę spędzają więcej czasu na posiłkach niż ci, którzy jedzą wewnątrz. Z przeprowadzonej kalkulacji wyszło, że potencjalne straty związane ze spędzaniem przez pracowników większej ilości czasu poza biurem, są większe niż koszty jedzenia dla pracowników – zdradza  Aleksander Szybilski.

Rezygnując z części biurek, sprawimy, że więcej miejsca będzie na dodatkowe, zwiększające efektywność pracowników, przestrzenie. – Pojawi się konieczność zapewnienia przestrzeni wspierających współpracę zespołów rozproszonych, np. sal wyposażonych w rozwiązania wideokonferencyjne i ekrany dotykowe umożliwiające współpracę osób znajdujących się w różnych lokalizacjach – mówi Karolina Dudek.

Oprócz tego niezbędne będą inwestycje w nowe technologie. – W obecnej sytuacji każdy pracuje w swoim biurze domowym z dostępem do serwera, wideokonferencji oraz innych narzędzi. Technologie stają się bardziej intuicyjne i tańsze. Moim zdaniem będzie to skutkowało tym, że biura będą mniejsze i znacznie bardziej naszpikowane technologiami – podsumowuje Andrzej Grabowski, Chief Operational Officer, Forbis Group. Nie bez znaczenia będą także zmiany w cyfrowej wymianie dokumentów.

---

Elastyczność jest najważniejsza

Monika Szelenberger

Head of Leasing and Asset Management, Adgar Poland

Obecna sytuacja jest niebywale trudna dla najemców, którzy często martwią się o przetrwanie własnego biznesu. Rozwiązanie Flexi Lease, które Adgar Poland wprowadził stosunkowo niedawno, pozwoli firmom na łatwe i bezstresowe działanie na elastycznych warunkach. Zyskają te firmy, które nie zdążyły się jeszcze przeprowadzić albo wyprowadziły się z poprzedniego biura i będą czekać na swoje docelowe biuro. Jest to produkt również dla firm, które po kryzysie nie będą chciały wiązać się długoterminowymi umowami najmu lub takich które nauczyły się w dużej mierze pracować zdalnie i zdecydują się na elastyczne powierzchnie, aby częściowo nadal korzystać z modelu pracy zdalnej. W ramach Flexi Lease wszyscy najemcy mają do swojej dyspozycji kompaktowe biura składające się z open space, sal spotkań, gabinetów oraz aneksu kuchennego, a dodatkowo strefę wspólną. Koncept skierowany jest do klientów, którzy potrzebują powierzchni optymalnej kosztowo, a do tego dostępnej od zaraz. Rozumiejąc tę potrzebę, stawiamy na elastyczność, stąd m.in. jednomiesięczny okres wypowiedzenia czy brak kaucji. Oferta Flexi Lease jest gotowym rozwiązaniem, które po zakończeniu kwarantanny będzie czekać na najemców.

-

Młode pokolenie zmieniło oblicze biur

Piotr Kozłowski

dyrektor zespołu architektów w dziale biurowym Echo Investment

Na rynek wkracza młode pokolenie wychowane w kulturze mobilności i dostępności, dla którego obecność technologii jest normą. Elastyczność, dopasowanie do wymagań najemcy, modułowość to hasła, które rozpoczynają twórczy proces aranżacji przestrzeni. 

Kiedyś uwielbiany przez korporacje open space oddaje scenę hot-deskom i idei activity-based working, czyli elastycznego projektowania biura. Takie podejście do aranżacji przestrzeni biurowych zakłada, że biurka często nie mają stałego właściciela. Jest to wynik rosnącej mobilności pracowników oraz tego, że ludzie coraz chętniej pracują także z domu.