Lęk a odpowiedzialność zawodowa. Czego najbardziej boimy się w życiu zawodowym?

Jakie czynniki w największym stopniu negatywnie wpływają na poczucie bezpieczeństwa zatrudnionych i nie pozwalają im normalnie funkcjonować oraz w pełni realizować zawodowej misji? Co mogą i powinni zrobić zarządzający, by w obecnych czasach wspierać kadry minimalizując odczuwany przez nie niepokój i zwiększać ich poczucie sprawczości? - pisze w artykule dla portalu mycompanypolska.pl Grzegorz Święch, wiceprezes i partner Grupy Nowe Motywacje.

Aktywność zawodowa człowieka obarczona jest zawsze jakimś poziomem odpowiedzialności. Niektóre zawody (szczególnie zaufania publicznego), a w dzisiejszych dynamicznie zmieniających się czasach już niemal każdy, obarczone są określonym poziomem racjonalności, rzetelności, sumienności, wiarygodności i rozwagi, które w różnym stopniu i w zależności od poziomu zajmowanego stanowiska, spoczywają na poszczególnych zatrudnionych. Często jednak nie są one chętnie realizowane przez pracowników, co wynika nie tylko z naturalnej i psychicznie uwarunkowanej niechęci ludzi do przyjmowania na siebie odpowiedzialności, ale również w bardzo dużym stopniu z zewnętrznych czynników i warunków, w jakich przychodzi im funkcjonować. W otaczającym nas obecnie świecie zmienność, niepewność, złożoność i niejednoznaczność – czyli świecie VUCA – wielu pracowników odczuwa lęk, który przekłada się nie tylko na ich nastawienie do pracy i powierzonych obowiązków, ale również na chęć do brania na siebie odpowiedzialności oraz jej rzetelnego wypełniania.

Choć lęk należy do nieprzyjemnych stanów emocjonalnych, ten odczuwany w miejscu pracy jest zwykle dobrym znakiem. Oczywiście nie ze względu na fakt, że obciąża daną osobę lub grupę osób, ale na to, że jego pojawienie się, lub tym bardziej powiedzenie o nim, jest przyznaniem, że obecnie mamy do czynienia z jakiś problem, który będzie wymagał rozwiązania. Często bowiem ludzie w obronie przed działaniami i związaną z nimi odpowiedzialnością, próbują wmówić sobie oraz całemu otoczeniu, że wszystko jest w porządku i potrafią wykorzystać do tego naprawdę wiele skutecznych narzędzi. A problem jednak trzeba prędzej czy później rozwiązać i wziąć na siebie niewygodną, w danym momencie, odpowiedzialność.

Lęk w życiu zawodowy jest często źle odczytywany przez otoczenie, ponieważ mylące są zachowania ludzi, którzy utracili poczucie bezpieczeństwa. Zachowują się nieracjonalnie, stawiają opór, „wariują”, poddają się i często mówią rzeczy wprowadzające innych w błąd i nie pozwalając im tym samym na poznanie stanu faktycznego. Zachowania takie są naturalną reakcją na rodzący się w ludziach niepokój i obroną przed tym co nieznane. Właśnie dlatego prawidłowe zdiagnozowanie lęku występującego u pracowników w ich środowisku zawodowym jest takie ważne i wymaga od przełożonych i menadżerów posiadania pewnych kompetencji, które pozwolą im zdekodować występujące ogniska niepewności oraz wspomóc pracowników w takim poradzeniu sobie z niepokojem, by w pełni sił i chęci do działania zmierzyli się z sytuacją i wzięli na siebie odpowiedzialność za jej sprawne i efektywne rozwiązanie. 

Co może wywoływać lęk w życiu zawodowym

Życie zawodowe, bez względu na wykonywany zawód, czy też zajmowaną pozycję, pełne jest wyzwań, niepewności, stresu, zaskakujących zwrotów akcji oraz pojawiających się problemów. Mogą mieć one różne źródła i oblicza, jednak obecnie wymienić można kilka czynników, które w znacznym stopniu wpływają na wzrost stresu i poziomu niepokoju towarzyszącemu zatrudnionym. Według wielu prowadzonych obecnie badań największe lęki u współczesnych pracowników wywołują:

- widno utraty pracy;

- nowe obowiązki związane ze zmianą pracy lub powierzonych zadań;

- brak wystarczających kompetencji;

- automatyzacja i robotyzacja oraz rozwój nowoczesnych technologii;

- widmo kryzysu oraz związanych z tym bankructw organizacji, a także pogorszenie koniunktury;

- konfrontacja z przełożonym.

Jak widać wszystkie one, choć są powiązane z wykonywaną pracą, mają również przełożenie na życie prywatne, co u osób mocno świadomych zależności przyczynowo-skutkowych może jeszcze bardziej wzmagać poczucie lęku i wywoływać jeszcze silniejsze reakcje obronne. W sytuacjach takich niezwykle ważna jest rola przełożonego, który w zależności od stosowanego stylu przywództwa, może w mniejszym lub większym stopniu wspierać podwładnych i starać się minimalizować negatywny wpływ niepewności i braku bezpieczeństwa na ich codzienne działania.

Styl przywództwa, a lęk    

Choć nauka wyróżnia kilka stylów przywództwa np.: liberalny, demokratyczny, autokratyczny, trenerski, afiliacyjny, wizjonerski, procesowy czy nakazowy, to praktyka pokazuje jednak, że jest on zwykle indywidualny, wypracowywany przez konkretną osobę zarządzającą i dostosowany do realiów, w której przychodzi jej funkcjonować. Rolą jednak osoby zarządzającej, bez względu na sposób w jaki funkcjonuje ona w swojej rzeczywistości zawodowej jest:

- odpowiedzialność za dostarczanie rezultatów powierzonych zadań;

- sprawne organizowanie rzeczywistości zawodowej by realizacja powierzonych zadań była możliwa (zarządzanie zespołem, wpływanie na innych, przewidywanie zdarzeń i ryzyka, wspieranie, motywowanie itp.) 

- branie odpowiedzialności za brak realizacji, diagnozowanie przyczyn i źródeł niepowodzeń i wyciąganie z nich wniosków pozwalających eliminować błędy w przyszłości.

Bardzo często jednak spotykaną sytuacją jest poszukiwanie przyczyn braku określonych rezultatów przez menadżera nie w ramach swoich aktywności i zadań, ale działań całego otoczenia z pominięciem własnego „poletka”. 

Jeśli zatem styl przywództwa jest zbyt skomplikowany i trudny do zaimplementowania przez samego menadżera może okazać się, że by móc minimalizować poczucie lęku występującego u pracowników, lub u niego samego, będzie musiał podjąć on wiele kroków, pozwalających naprawić zaistniałą sytuację. Na szczęście w przypadku większości liderów i przyjętego przez nich stylu zarządzania wystarczające jest wprowadzenie drobnych poprawek w systemie przywództwa, by zachęcić pracowników do przejścia od lęku do odpowiedzialności. 

Najbardziej skutecznym podejściem w momencie pojawienia się niepokoju jest czerpanie z dyplomatycznego stylu przywództwa. To dyplomaci bowiem kładą mniejszy nacisk na rzucanie kolejnych wyzwań podwładnym, a zamiast tego skupiają się na wykorzystaniu ich mocnych stron, by pomóc im osiągnąć sukces i odbudować utracone chwilowo poczucie bezpieczeństwa. Dyplomatyczni przywódcy są znani z tego, że potrafią wkładać wiele pracy w to, by członkowie ich zespołu nie czuli się nieswojo lub zagrożeni. 

Jak zatem działać?

Pierwszym zadaniem osoby zarządzającej mierzącej się z lękiem podwładnych jest sprawienie, by ludzie poczuli się mniej przytłoczeni. Stan taki można osiągnąć między innymi dzięki podzieleniu problemu i rozłożeniu do na czynniki pierwsze. Łatwiej jest bowiem mierzyć się z małymi rzeczami niż z ogromnym wyzwaniem. Ważne jest zatem pokazanie, że nie trzeba od razu w danej chwili rozwiązywać całej niewygodnej kwestii, ale z sukcesem zrobić to krok po kroku. Działanie takie oprócz znacznej redukcji leku może go nawet cofnąć, sprawiając jednocześnie, że stanie się on możliwy do pokonania. 

Na wiedzy związanej z minimalizowaniem lęku poprzez dzielenie zagadnień, problemów czy projektów na mniejsze części bazuje wiele wykorzystywanych obecnie technik oraz metodyk zarządzania. Jednymi  z najpopularniejszych obecnie są metodyki zwinne, które wykorzystują często scrum i związane z nim sprinty, których jednym z zadań jest między innymi niwelowanie poziomu lęku i bezsilności wśród członków grupy projektowej, które mogłyby zostać zdemotywowane przez wizję całości. Niezwykle popularną i często stosowaną techniką jest również czteroetapowa technika cięcia na pół, która w czterech krokach pozwala na wyznaczanie realnych do osiągnięcia punktów prowadzących do osiągnięcia ostatecznego celu. Jej stosowanie pozwala zejść pracownikom na poziom myślenia „tu i teraz” i realizowania mniejszych zadań, które nie budzą w nich niepokoju i pozwalają im brać za nie pełną odpowiedzialność. Ważne jest zatem by nauczyć zatrudnionych umiejętności implementacji tej techniki, po to by przytłaczające sytuacje były w ich odczuciu bezpieczne i możliwe do opanowania samodzielnie.

Ciekawym i skutecznym, w zmniejszaniu lęku u pracowników w wielu sytuacjach, podejściem może być również zasada drugiego podejścia, czyli popełniania i naprawiania błędów. Gdy pracownicy odczuwają lęk lub obawiają się efektów swoich działań, jeśli pozwoli im się na popełnienie błędu, działanie takie może nie tylko zachęcić ich do wyciągania z nich wniosków i podejmowania kolejnych prób, ale również do nieukrywania poniesionych porażek. Przeszkodą do jej stosowania może być jednak szereg własnych obaw menadżerów, którzy również mogą odczuwać niepokój przed delegowaniem tak dużej odpowiedzialności na swoich podwładnych. Jeśli jednak oczekiwania dotyczące zakresu i poziomu odpowiedzialności zostaną odpowiednio i jasno przedstawione wykorzystanie zasady „Zrób to jeszcze raz” może przynieść organizacji szereg korzyści. Wyeliminowanie strachu przed popełnianiem błędów i zamiana błędów w możliwości uczenia się, które inspirują do rozwiązywania podstawowych problemów, zapewnia wszystkim pracownikom nowe i cenne możliwości rozwoju. Dodatkowo pomaga wyeliminować popełnianie tych samych błędów, zwiększając tym samym wydajność całej organizacji. 

Lęk jest naturalnym stanem psychicznym towarzyszącym ludzkości od zarania dziejów. Towarzyszy nam w każdym aspekcie naszego życia, rzutując na wiele podejmowanych przez nas działań. Jego występowanie jest w pewnym sensie oznaką tkwiącej w ludziach odpowiedzialności, a jednocześnie największym demotywatorem do jej przyjmowania. To ich nierozerwalne połączenie powoduje, że wielokrotnie występowanie niepokoju w życiu zawodowym burzy, często budowany przez lata i z ogromnym wysiłkiem, schemat odpowiedzialności funkcjonujący w danej organizacji. I to rolą osób zarządzających jest umiejętne radzenie sobie z taką sytuacją i wspieranie podwładnych w sprawnym minimalizowaniu skutków pojawiającego się niepokoju. Samo słowo lęk, choć niosące ze sobą duży ładunek pejoratywny, w rzeczywistości zawodowej jest dobrym wskaźnikiem pokazującym, że podwładni wykazują zaangażowanie i czują „własność” powierzonych im zadań. Uznają występowanie problemu i nie cofają się przed poszukiwaniem przyczyn zaistniałego stanu rzeczy. I choć często w sytuacjach lękowych dopada ich szereg nieracjonalnych i niekorzystnych dla całego otoczenia zachowań, mądre podejście i wprowadzenie drobnych zmian w stylu przywództwa, możesz szybko przełączyć ich myślenie z trybu „szaleństwa i chaosu” do „wszystko jest już pod kontrolą”. Eliminowanie nieproduktywnego napięcia psychicznego u zatrudnionych należy bowiem do zadań przełożonych, tylko oni bowiem dzięki swojej wiedzy i doświadczeniu mogą pomóc ograniczać niepokój, który może rzutować na ich kolejne działania. By mogli to jednak zrobić sami potrzebują odpowiedniej wiedzy i pełnego poczucia odpowiedzialności za powierzonych ich zwierzchnictwu ludzi, zadania i rezultaty.