Istnieje właściwy sposób na zakończenie spotkań w pracy — i niewłaściwy
Okazuje się, że istnieje właściwy i niewłaściwy sposób na zakończenie spotkania w pracy — a liderzy biznesowi i menedżerowie, którzy dokonują złego wyboru, mogą przyczynić się do obniżenia produktywności pracowników i ich zdrowia psychicznego.
— Jednym z najczęstszych błędów, jakie liderzy popełniają podczas spotkań, jest zaniedbywanie odpowiedniego zakończenia — powiedział Steven Rogelberg, profesor nauk organizacyjnych, psychologii i zarządzania na Uniwersytecie Karoliny Północnej w Charlotte. — Jeśli nie zakończysz właściwie spotkania, ludzie zastanawiają się, co do diabła zostało zadecydowane i mogą być bardzo sfrustrowani — dodał.
Częściej niż nie, uczestnicy spotkania kontynuują rozmowę aż do momentu, gdy zostaną "wyrzuceni" z sal konferencyjnych lub gdy nadejdzie pełna godzina i muszą przejść do swojego następnego zobowiązania.
Zamiast tego ludzie powinni kończyć spotkania trzy do pięciu minut przed zaplanowanym czasem zakończenia, aby rozpocząć to, co Rogelberg nazywa odpowiednim "procesem zamykania".
Jak kończyć spotkania służbowe
W tym czasie osoba prowadząca spotkanie powinna zwięźle podsumować, co zostało powiedziane, jakie są następne kroki do podjęcia i kto będzie bezpośrednio odpowiedzialny za wykonanie nadchodzących zadań. Powinna ustalić konkretne terminy i nakreślić oczekiwane działania następcze.
Jeśli koniec wyznaczonego czasu spotkania nadejdzie, a nadal będą niewyjaśnione punkty agendy, osoba, która zwołała spotkanie, powinna wskazać, jakie to są kwestie i kiedy zostaną omówione następnym razem.
Na koniec Rogelberg powiedział, że liderzy muszą nauczyć się lepiej kończyć spotkania na czas.
Spotkania, które trwają dłużej niż planowano, narażają na ryzyko wywołania frustracji wśród uczestników, którzy często muszą spieszyć się na swoje następne spotkanie i mogą martwić się o spóźnienie.
To uczucie utrzymuje się i negatywnie wpływa na produktywność później. — Nie chcemy, aby ludzie rozmyślali nad złym spotkaniem, a następnie zarażali innych takim negatywnym nastawieniem — powiedział.
Inaczej mówiąc następnym razem, gdy uczestnik spotkania poprosi, aby poruszyć jeszcze jedną kwestię, uprzejmie się uśmiechnij, odmów i zasugeruj, aby skontaktował się z tobą e-mailem.
