PPK – jakie obowiązki reforma nakłada na twoją firmę

Materiał partnera

Zegar tyka. Pierwsze wdrożenia PPK coraz bliżej. Czas na analizę długiej listy obowiązków, jakie reforma nakłada na pracodawców.

Największe organizacje (zatrudniające co najmniej 250 osób) zostaną objęte ustawą  w lipcu 2019 r. Najpóźniej do 25 października 2019 r. będą musiały podpisać umowę o zarządzanie PPK, a do 12 listopada 2019 r. zawrzeć umowę o prowadzenie PPK w imieniu pracowników. Firmy zatrudniające od 50 – 250 os. będą musiały uporać się z tym zagadnieniem od stycznia 2020. Kolejna partia (firmy zatrudniające do 20 osób) zostanie objęta reformą w lipcu 2020 r., a najmniejsze firmy w styczniu 2021 r. Nie warto z wdrożeniem czekać na ostatnią chwilę, bo może się bowiem okazać nie lada zadaniem. Tym bardziej że lista obowiązków do spełnienia jest naprawdę długa. 

Obowiązki informacyjne

Zacznijmy od tego, czego nie wolno. Pod groźbą sankcji karnej pracodawca nie może zniechęcać pracowników do rezygnacji z udziału w PPK. Pracownik, który chciałby zrezygnować z udziału w PPK musi podpisać deklarację, a właściwie złożyć kilka podpisów pod szeregiem oświadczeń uświadamiających mu, że rezygnacja z PPK to kiepska decyzja. Taka rezygnacja to tylko tymczasowe zawieszenie udziału, bowiem za 4 lata (licząc od 1 kwietnia 2023 r.) pracownik zostanie ponownie zapisany do PPK, chyba że znów zadeklaruje chęć rezygnacji.  

Należy poinformować pracowników/uczestników PPK o możliwości zadeklarowania wpłaty dodatkowej ponad obowiązkowe w wysokości minimum 2 proc. wynagrodzenia. Ponadto na pracodawcy spoczywa obowiązek poinformowania pracowników pomiędzy 55.–70. rokiem życia o możliwości skorzystania z PPK, pomimo że nie są oni objęci reformą z urzędu. Uwaga! W przypadku nowego pracownika, trzeba ich poinformować o możliwości złożenia wniosku o wypłatę transferową. Chodzi o to, aby posiadał on środki w jednym PPK zarządzanym przez partnera obecnego pracodawcy, zamiast mieć je rozsiane nawet w kilku instytucjach. Pracownik może sprzeciwić się takiemu transferowi. Jeśli jednak tego nie zrobi, nowy pracodawca musi złożyć wniosek o wypłatę transferową. 

Firmy będą miały również obowiązki informacyjne względem instytucji finansowych. Taki obowiązek będzie spoczywał na nich np. w sytuacji, w której uczestnik zadeklaruje chęć rezygnacji z udziału w PPK lub po upłynięciu 4 lat od ostatniej deklaracji nastąpi konieczność ponownego utworzenia planu dla danej osoby, chyba że ta ponownie złoży deklarację rezygnacji. Obowiązek przestrzegania terminów spoczywa na pracodawcy. 

Obowiązki  administracyjne 

Jednym z pierwszych obowiązków pracodawcy jest wybór instytucji finansowej odpowiedzialnej za zarządzanie środkami zgromadzonymi w PPK. Wybór powinien zostać przeprowadzony wraz z przedstawicielami związków zawodowych lub reprezentacją pracowników, jeśli związki w firmie nie funkcjonują. Na tym etapie trudno przewidywać jakie dokładnie warunki instytucje zaproponują poszczególnym firmom, choć np. w kwestii opłat nie powinno być wielkich różnic, ponieważ ich maksymalny poziom określa ustawa. Środki mają być inwestowane w ramach tzw. funduszy cyklu życia, w których proporcje składu portfela papierów wartościowych uzależnione są od wieku uczestnika PPK. To rozwiązanie oznacza, że tylko kilka podmiotów w kraju może się pochwalić doświadczeniem w zarządzaniu tego typu funduszami. 

Po dokonaniu wyboru konieczne będzie podpisanie umów na zarządzania PPK, a potem umów na prowadzenie PPK, zawieranych przez pracodawcę w imieniu poszczególnych pracowników. Potem wystarczy już tylko wypatrywać wpłat. 

Sprawiedliwie  nie znaczy równo

Podstawowym obowiązkiem pracodawcy będzie odprowadzanie wpłat na PPK i to zarówno części finansowanej przez przedsiębiorstwo, jak i tej pobranej z pensji uczestnika. Zabronione jest dyskryminowanie pracowników ze względu na przynależność do PPK lub rezygnację z udziału w nim.  Zabronione będzie np. zatrudnianie jedynie takich pracowników, którzy zadeklarowali chęć rezygnacji z uczestnictwa w PPK. Co ważne, pracodawca może przy tym różnicować wysokość wpłaty dodatkowej, która może wynosić nawet 2,5 proc. wynagrodzenia ponad obowiązkowe minimum w wysokości 1,5 proc. wynagrodzenia. Co daje zarządom przedsiębiorstw spore pole manewru w obszarze wykorzystania PPK w polityce kadrowej i systemach motywacji. Poziom wpłaty dodatkowej może być zróżnicowany np. ze względu na staż zatrudnienia. 

Ostatnie, ale nie mniej ważne, są obowiązki związane z prawidłowym obiegiem dokumentów. Zgodnie z zasadami opisanymi przez generała  Carla von Clausevitza – w dużych organizacjach nawet proste rzeczy stają się trudne. Dlatego zawczasu należy opracować i wdrożyć nowe procedury, ustalić rodzaj niezbędnych dokumentów oraz zasady i system ich przepływu w triadzie uczestnik–pracodawca–instytucja finansowa. Przy czym na pracodawcy spoczywa nie tylko obowiązek przyjęcia dokumentu i jego archiwizacji, ale również weryfikacja oświadczeń pod względem formalnym. 

Na początku z wdrożeniem PPK zmierzą się duże organizacje. To dobrze, bo posiadają one struktury i know how, dzięki któremu powinny sprostać wymogom ustawy. To z ich doświadczeń korzystać będą mniejsze podmioty, które reformą zostaną objęte szybciej, niż im się to wydaje.