Bądź elastyczny i nie utoń w papierach

Kiedy w marcu 2020 roku rozpoczynał się pierwszy lockdown, wszystko działo się ekstremalnie szybko. Pracownicy musieli fizycznie zabrać komputery do domów, zdalnie instalować aplikacje do komunikacji, a firmy błyskawicznie wprowadzały np. cyfrowy obieg dokumentów czy uczyły się nadzorować prace rozbudowanych zespołów w różnych miastach bez fizycznego kontaktu.

Dziś tempo zmian nie jest tak dramatyczne, ale wciąż zmienność i nieprzewidywalność jest bardzo duża. Załamanie łańcucha dostaw oznacza, że każda firma w Polsce, która np. importuje, może w każdej chwili otrzymać telefon z informacją: „Nie wiemy, kiedy zamówienie dojdzie”. W dalszej perspektywie obok tradycyjnych dla Polski obaw przed zmianami w prawie i kwestiami podatkowymi, największym wyzwaniem wydaje się kwestia pozyskania i utrzymania pracowników. Wyścig o talenty staje się istotny. A tu liczą się nie tylko wynagrodzenia czy możliwość realizacji ciekawych projektów, ale także tematy „poboczne”.

Przykładem może być obszar pracy hybrydowej. Jak wynika z różnych raportów, nowym standardem staje się częściowa praca z domu i częściowa z biura. Stąd obszar dojazdów do i z pracy staje się jeszcze bardziej istotny. To może być z jednej strony okazja do zaproponowania pracownikom lepszych warunków (np. opłacanie dojazdów do pracy), ale z drugiej strony to dodatkowe obciążenie dla pracodawcy. Nie tylko po stronie kosztowej. Ogrom pracy związanej z dokumentacją takich przejazdów jest trudny do wyobrażenia, jeśli liczymy je w setkach czy tysiącach w skali miesiąca. 

Ratunek na każdym kroku 

Każdy przedsiębiorca czy menedżer powinien poszukać rozwiązań, które umożliwią mu skoncentrowanie się na najważniejszych problemach. Czy ważniejsze jest umówienie firmy do przewozu kluczowej dostawy do kontrahenta czy zebranie faktur za przejazdy pracowników? To, co możemy zautomatyzować, automatyzujmy. I porządkujmy pracę. 

Z pomocą przychodzą rozwiązania, z których korzystamy… prywatnie. Znany Uber to dziś synonim przejazdów. Firma ma jednak również specjalne rozwiązanie dla przedsiębiorców. Uber for Business tworzy systemowe rozwiązanie dla każdego przedsiębiorstwa, które zatrudnia pracowników. 

Jak to działa? Wystarczy stworzyć konto biznesowe i wyznaczyć administratorów. To osoby, które zarządzają użytkownikami (czyli pracownikami firmy), w tym np. nadają im uprawnienia, ale mogą również „załatwić” przejazd gościom zewnętrznym. Pracownicy następnie podpinają własne konto pod utworzone konto biznesowe. To koniec formalności. 

Co można uzyskać? 

Po pierwsze dostęp do całego obszaru przewozów w firmie. Chodzi o transport w dziewięciu polskich miastach i ponad 10 tys. na całym świecie – czyli wszędzie tam, gdzie działa Uber. Dla przedsiębiorcy ważne jest to, że założenie konta nie wiąże się z dodatkowymi kosztami. Nie ma także żadnych minimalnych limitów typu liczby przejazdów czy „wyjeżdżonych” kilometrów. Jedyne, za co płacimy, to realnie zrealizowane przejazdy w ściśle określonych cennikach. 

Zyskujemy za to olbrzymie możliwości związane z zarządzeniem podróżami. Przykładowo, możemy wyznaczyć różne grupy pracowników, które mają dostęp do różnych usług w ramach Uber. To rozwiązanie dla np. kadry zarządzającej (dostęp do przewozów premium w ramach Uber Black), ale również można to wykorzystać jako program motywujący. Przykładowo możemy ustalić im wyższe limity cen przejazdów do wykorzystania. Bo jako szef firmy (albo administrator, którego wyznaczymy) mamy możliwość ustalenia zakresu przejazdów, z których mogą korzystać nasi pracownicy. 

To nie jedyny obszar benefitowy, który można połączyć z Uber. Kolejną z zalet jest możliwość zamawiania posiłków poprzez Uber Eats. W obecnych czasach częściej jemy w domu, bo z powodu pandemii więcej pracujemy z domu. Jeśli pojawiamy się w biurze, to mamy kłopot związany z tym, że firmowe przestrzenie do spożywania posiłków nadal bywają wyłączone z użytku. Wyjście na szybki lunch odpada - dlatego tutaj z pomocą przychodzi aplikacja Uber Eats.

Innym narzędziem jest możliwość planowania przejazdów. Przykładowo, podczas podróży międzynarodowych w drodze na lotnisko nie musimy obawiać się, że nie złapiemy taxi. A większość przejazdów na lotnisko, jak pokazują statystyki od firmy Uber, odbywa się o godz. 4 nad ranem w przypadku odlotów, a w godz. 22-23 po stronie przylotów.

Dodatkowo dostęp do konta biznesowego umożliwia generowanie voucherów przejazdowych z okazji np. konferencji prasowej czy ważnego wydarzenia firmowego. Wszystko to z poziomu komfortowego systemu, z pełnym przeglądem historycznych przejazdów. 

Dużym udogodnieniem dla firm będzie usługa o nazwie Uber Connect, czyli możliwość wysyłania przesyłek z gwarantowaną dostawą tego samego dnia. Aplikacja pozwala na ekspresową lokalną realizację dostaw między firmami lub na linii firma - klient. To wygodny sposób na szybkie przesyłanie paczek, dokumentów czy produktów, o które w danej chwili prosi partner biznesowy. Usługa jak na razie jest dostępna w Warszawie, Poznaniu, Krakowie, Wrocławiu i Trójmieście.

No i na koniec najważniejsze z punktu widzenia optymalizacji biznesu. Konto Uber for Business sprawia, że możemy płacić nie po każdym przejeździe, ale w ramach zbiorczej płatności np. na koniec miesiąca. Bez konieczności rozliczania setek przejazdów i przesyłania do księgowości dziesiątek faktur. Wszystko można rozliczyć w ramach kilku kliknięć. W dodatku system Ubera można zintegrować np. z systemem do rozliczania wydatków służbowych Concur. To oznacza, że możemy również zaplanować wydatki związane z przewozami osób zawczasu – bo na bieżąco widzimy należności, które musimy zapłacić w konkretnym terminie. 

Firmy, które zatrudniają więcej niż 75 osób, mogą liczyć na dodatkowe narzędzia. Przykładowo, dedykowaną po stronie Ubera osobę wspierającą firmę w obszarze zarządzania kontem. Inna opcja to wyznaczenie specjalnych punktów „odbioru pracowników”, co umożliwia szybsze podróżowanie po mieście. 

Uber rośnie jak na drożdżach 

O tym, że taka usługa jest potrzebna, świadczą konkretne dane. Uber w Warszawie od początku roku zrealizował o prawie 50 proc. więcej przejazdów za pomocą Uber for Business niż w tym samym okresie 2020 roku. Pracownicy coraz częściej decydują się na pracę w modelu hybrydowym, dlatego poranne podróże do biura ponownie stają się popularne. Wracają też podróże służbowe, spotkania i lunche biznesowe. Będzie jeszcze więcej!