7 zasad small talku

Tony Blair, jeszcze zanim został premierem, na konferencji w Holandii został poproszony przez pięćdziesięciokilkuletnią kobietę o przedstawienie się. Dalej rozmowa przebiegała mniej więcej tak:

– Tony Blair – odpowiedział przyszły premier.

– Czym pan się zajmuje?

– Jestem szefem brytyjskiej Partii Pracy. A pani jak ma na imię?

– Beatrix. 

– A czym się pani zajmuje?

– Jestem królową. 

Jeśli przeraża cię wizja prowadzenia small talku na najbliższym spotkaniu biznesowym, pociesz się, że Blaira raczej nie przebijesz. 

Nam Polakom small talk wydaje się często czymś trudnym i bliżej nieokreślonym. Z sondażu przeprowadzonego w 2020 r. przez SW Research na zlecenie Babbel wynika, że prawie 29 proc. czuje się niekomfortowo, prowadząc go, a 42 proc. nie umie powiedzieć, czy lubi go prowadzić co może sugerować, że nie do końca wie, na czym on polega. W rzeczywistości jednak small talk ma dość jasne zasady, których poznanie bardzo ułatwia życie.

1. Doceń small talk

Trudno być dobrym w dziedzinie, której się nie ceni, a small talk, czyli niezobowiązująca pogawędka,  nie ma najlepszej opinii, bo niby jak – według niektórych – rozmowa „o niczym” miałaby być „coś” warta? Do takiego myślenia mogły przyczynić się m.in. badania naukowe, z których wynikało, że od small talku lepsze są pogłębione rozmowy. Tyle że jak dziś często zauważają psycholodzy i eksperci od komunikacji, nie ma sensu obu tych rodzajów konwersacji ze sobą porównywać. Każdy z nich ma swoje funkcje i jeden nie może zastąpić drugiego. Small talk też przynosi sporo korzyści i są na to dowody. Na przykład badania Ikuko Sugawary pokazały, że osoby, które w okresie pandemii prowadziły mniej niezobowiązujących pogawędek z osobami spoza rodziny (także przez telefon i komunikatory wideo) niż wcześniej, miały większe poczucie osamotnienia niż osoby, które nie zauważyły, by częstotliwość ich pogawędek się zmniejszyła. Znany jest także eksperyment Dunn i Sandstrom przeprowadzony w Starbucksie. Samopoczucie tych klientów, którzy mieli pogawędzić chwilę z baristą było potem o wiele lepsze niż tych, którzy kupowali kawę w milczeniu. Ważną rolą small talku jest też stworzenie podwalin współpracy biznesowej. Jak pisze Dorota Warakomska w książce „Śmiało mów własnym głosem” pozwala on na wysondowanie rozmówców, znalezienie płaszczyzn porozumienia i wspólnych zainteresowań. – Co ważne small talk może być nie tylko osobną całością, ale także istotnym wstępem do każdej rozmowy – pozwala zorientować się, jaki nastrój ma nasz rozmówca i w jakiej jest formie. Dzięki temu można potem lepiej dostosować swój komunikat, podjąć decyzję co i w jakiej formie przekazać. Jest rodzajem smaru w kontaktach międzyludzkich – mówi badacz komunikacji dr Wojciech Laskowski z Uniwersytetu WSB Merito. 

2. Nie załatwiaj interesów pogawędką

Reklamowanie siebie, swoich usług czy swojej firmy to jeden z największych  błędów, jakie można popełnić na biznes party. 

– Podejmowanie tematu związanego z pracą lub interesem, który się chce komuś zaproponować będzie w tych okolicznościach odebrane jako niestosowne – uważa ambasador Tomasz Orłowski, profesor Krakowskiej Akademii im. Andrzeja Frycza Modrzewskiego i autor publikacji na temat protokołu dyplomatycznego. 

To, że znaleźliśmy się w jednym miejscu z osobami, z którymi łączą nas lub mogą nas łączyć w przyszłości interesy, nie znaczy jeszcze, że musimy w tym właśnie miejscu o tych interesach dyskutować.

– Powinniśmy wybierać tematy niekonfliktowe, a jednocześnie starać się pokazać swoją osobowość i wiedzę z różnych dziedzin np. kultury i sztuki – podpowiada prof. Tomasz Orłowski i tłumaczy: – Chodzi o stworzenie wizerunku kogoś, kto reprezentuje sobą coś więcej niż zdolności biznesowe. Dla wielu ludzi, którzy są bardzo skoncentrowani na swoich interesach, takie podejście do small talku może wydawać się pozbawione sensu. Wiem jednak z długoletniego doświadczenia, że w dalszej perspektywie ono procentuje. Wspomnienie miłej rozmowy na tematy odbiegające od codziennych obowiązków i pracy sprawia, że potencjalni partnerzy biznesowi są do nas o wiele lepiej nastawieni.

Dr Wojciech Laskowski podpowiada, że jeśli już musimy zmienić tryb rozmowy ze small talku na zadaniowy, bo np. przypomnieliśmy sobie o czymś ważnym i pilnym, powinniśmy wyraźnie to oddzielić od reszty konwersacji. Możemy powiedzieć np.: „Pozwól, że na chwilę zmienię temat. Nie zdążyłem cię uprzedzić, ale jutrzejsze spotkanie muszę odwołać z powodu pilnego wyjazdu. Bardzo cię przepraszam”. Trzeba sprawę załatwić najszybciej, jak się da i wyraźnie zaakcentować koniec tematu: „Proponuję żebyśmy porozmawiali pojutrze w sprawie nowego terminu, a teraz wróćmy już do naszej rozmowy”. 

3. Przygotuj się

„Większość z nas wie, że trzeba przynieść wino na imprezę, bo nie wypada przychodzić z pustymi rękami. Dlaczego więc przychodzimy z pustymi głowami?” – dziwią się w książce „What to Talk About: On a Plane, at a Cocktail Party, in a Tiny Elevator With Your Boss’s Boss” („O czym mówić w samolocie, na koktajl party, w małej windzie z szefem twojego szefa”) autorzy Chris Colin i Rob Baedeker. Przekonują, że chociaż teoretycznie każdy z nas zgromadził przez całe swoje życie wystarczająco solidną wiedzę, by móc powiedzieć coś na imprezie, to jednak wielu z nas potrzebuje wcześniej uporządkować to sobie w głowie. Czasem trzeba po prostu uświadomić sobie lub przypomnieć, co się wie, co się widziało, czytało, gdzie się było. Zwłaszcza w ostatnim okresie. – Chodzi o podzielenie się z innymi swoim doświadczeniem, subiektywną opinią na temat ostatniej wystawy czy turystycznymi rekomendacjami. To nie tylko dowodzi pewnego poziomu kulturalnego, ale też chęci ofiarowania czegoś innym, a to jest  zawsze mile widziane – twierdzi prof. Tomasz Orłowski.

Warto też zastanowić się wcześniej, jakie aktualne i niekontrowersyjne tematy będą prawdopodobnie znane wielu osobom na spotkaniu. To mogą być np. nadchodzące święta, właśnie rozdane popularne nagrody jak Oscary czy Noble, trwające turnieje sportowe jak olimpiada czy mistrzostwa świata, głośne wydarzenia w naszym mieście jak koncert znanego artysty czy przebudowa głównej arterii. Dr Wojciech Laskowski radzi też zastanowić się wcześniej, czego (poza sprawami zawodowymi oczywiście) chcielibyśmy się dowiedzieć od osób, które będą na spotkaniu. Może jeden z klientów przebiegł maraton i jesteśmy ciekawi, jak się przygotowywał, a córka szefowej właśnie poszła do przedszkola i interesuje nas, czy jest to placówka godna polecenia. Ludzie zwykle lubią występować w roli ekspertów, więc będą zadowoleni z tego, że mogą się wykazać.

4. Obserwuj reakcje

Wchodzę do pomieszczenia pełnego pogrążonych w rozmowach ludzi, rozglądam się i… stwierdzam, że nikogo nie znam. – To chyba jeden z najgorszych scenariuszy, jakie można wylosować. Jeśli podejrzewasz, że tak może się stać, przyjdź na imprezę możliwie wcześnie. Kiedy ludzie dopiero się zbierają, łatwiej do kogoś dołączyć. Pozycje nie zostały jeszcze zajęte. Poza tym warto uświadomić sobie, że większość zebranych przyszła także po to, by kogoś poznać i nie chce ograniczać się do rozmów w dobrze znanym gronie. Jeśli więc zastanawiasz się, czy wypada podejść do grupy nieznanych ci osób, odpowiedź brzmi: tak, zdecydowanie wypada.

– Trzeba jednak cały czas obserwować reakcję grupy –  zwracać uwagę na to, czy język ciała poszczególnych osób, mówi nam, że jesteśmy oczekiwanym uczestnikiem rozmowy czy wręcz przeciwnie – zaznacza prof. Tomasz Orłowski i dodaje: – Najpierw przez kilka minut powinniśmy być biernymi uczestnikami, a dopiero gdy upewnimy się, że nie spotkaliśmy się z negatywną reakcją, możemy włączyć się do rozmowy.

Dobrym pomysłem będzie też podejście do kogoś, kto również stoi sam i też wydaje się trochę zagubiony. – Wtedy warto przyznać, że jesteśmy w takiej samej sytuacji. Nie ma sensu udawać, że nad nią panujemy. Można powiedzieć np.: „Jestem tu po raz pierwszy i nie znam uczestników spotkania. Czy pan też nigdy wcześniej tutaj nie był?” – podpowiada prof. Tomasz Orłowski. 

5. Uważaj na miny

Dorota Warakomska w swojej książce do tematów tabu zalicza m.in.: politykę, seks, śmierć, kłopoty finansowe, choroby, plotki, skandale i obmawianie innych. Przypomina „zjawisko nazywane spontanicznym przeniesieniem cech, które sprowadza się do tego, że negatywne cechy, które przypisujesz innym w swoich wypowiedziach, osoby słuchające automatycznie przypiszą tobie”. Warto też omijać temat religii i zrezygnować z narzekania. Są jednak tematy, które wydają się bezpieczne, ale często okazują się pułapką. Jednym z nich jest nasza pasja. Jeśli się coś kocha, łatwo zapomnieć, że inni mogą być do tego mniej entuzjastycznie nastawieni. Jesteś przekonany, że gdy opowiadasz o ukochanej grze w szachy pozostali bawią się równie dobrze jak ty? Psycholog Bernardo Carducci, który był dyrektorem Instytutu Badań nad Nieśmiałością na Indiana University radził to sprawdzać, robiąc często krótkie pauzy, żeby dać towarzyszom okazję do zmiany tematu. Jeśli będą zainteresowani tym, o czym mówiłeś, zaczną domagać się kontynuacji.

Pułapką może być też temat, w którym czujemy się ekspertem, więc na wszelkich imprezach zawsze go poruszamy. Nie tyle dzielimy się swoimi przeżyciami, jak to bywa np. w przypadku pasji, co prezentujemy swoją wiedzę. To według prof. Orłowskiego może prowadzić do tego, że ludzie będą nas później unikać jako tych, którzy „znów będą mówić o winach” albo „znów zrobią wykład o koronczarstwie”. – Taka postawa często wynika z przekonania, że nie ma się nic oryginalnego do zaproponowania. Jestem jednak głęboko przekonany, że każdy człowiek potrafi być interesujący, tylko musi zadać sobie trud, żeby przemyśleć swoje doświadczenia, zastanowić nad odczuciami, jakie w nim budzą – mówi profesor.

6. Nie staraj się za bardzo

– Small talk ma być rozmową bezpieczną, więc cały czas powinniśmy wysyłać niewerbalne sygnały, że nie stanowimy zagrożenia. Chodzi o zachowanie opisywane czasem akronimem SOFTEN – od angielskich słów: smile (uśmiech), open posture (otwarta postawa) forward lean (nachylenie się), touch (dotknięcie), eye contact (kontakt wzrokowy), nod (potakiwanie). Warto sobie o tych elementach czasem przypominać, ale nie powinniśmy się na nich zbytnio koncentrować, bo stracimy autentyczność – przestrzega dr Laskowski.

Zamiast starać się dobrze wypaść, lepiej skupić się na tym, by drugiej osobie było z nami przyjemnie, czyli np. pozwolić jej mówić o sobie. Ludzie zwykle to kochają. Niejeden po własnym długim nieprzerwanym monologu stwierdził, że dawno z nikim tak dobrze mu się nie rozmawiało. 

Początek rozmowy z nieznajomym może być banalny. Kołem ratunkowym są zawsze sytuacja i miejsce, w jakich się znaleźliśmy. Można więc pytać o opinie na temat centrum konferencyjnego, w jakim zorganizowano spotkanie, bo np. jesteśmy zachwyceni efektami przebudowy. Można zastanawiać się, jaki składnik sałatki sprawia, że jest taka pyszna, co z kolei jest dobrym wstępem do wspomnień o warsztatach kulinarnych, w których uczestniczyliśmy albo pytań o ulubiony rodzaj kuchni naszego rozmówcy. 

Zawsze dobrze działają komplementy (byle szczere). Jeśli rzeczywiście podoba ci się sukienka czy biżuteria twojej rozmówczyni, zadając pytania na ich temat możesz zwykle liczyć na życzliwe i wyczerpujące odpowiedzi. Inny wygodny temat to droga na imprezę. Można zapytać, czy nasz rozmówca też miał problem ze znalezieniem wejścia, bo nam np. przesłonił je wielki plakat reklamujący zawody sportowe (dzięki czemu możemy przeskoczyć do sportu, jeśli akurat był na naszej liście). Korki na drogach to równie wygodny temat jak pogoda. Dekoracje bożonarodzeniowe mogą być pomostem do rozmów o prezentach, a interesujące obrazy na ścianach pozwolą przeskoczyć do ostatniej wystawy. 

Natomiast jeśli spotykamy już kogoś kolejny raz, to jak radzi prof. Tomasz Orłowski, powinniśmy pokazać, że się nim interesujemy i że jest dla nas ważny, np. przez to, że pamiętamy imię jego współmałżonka albo fakt, że syn zaczął studia. Dobrze jest również zapytać o ich zdrowie i o to, jak im się wiedzie.

7. Nie stawiaj innych w sytuacji kłopotliwej

– Small talk jest częścią autoprezentacji. Niestety, my Polacy, mamy z nią duży problem. Albo jesteśmy zbyt skromni, albo zbyt ekspansywni, co zawsze jest obserwowane z niepokojem i nie budzi chęci pogłębienia znajomości. Najgorsze jest maskowanie swoich kompleksów i niepewności chwaleniem się swoimi osiągnięciami – mówi prof. Tomasz Orłowski. Wiele lat słyszeliśmy, że nie potrafimy siebie samych doceniać, a już zwłaszcza kobiety umniejszają swoje zasługi i na komplementy reagują słowami: „To nic takiego” albo „Udało mi się”. Niektórzy tak sobie to wzięli do serca, że popadli w drugą skrajność. W dobrej wierze wygłaszają więc monologi: „Jestem świetną negocjatorką. Każdy chce ze mną pracować, bo mam najlepsze wyniki…”. To często budzi w słuchaczach zażenowanie. Nie wiadomo jak na to zareagować, co odpowiedzieć. 

Inne nieprzyjemne dla rozmówców zachowanie to takie prowadzenie rozmowy, które stwarza ryzyko obnażenia jakiegoś ich braku np. zadawanie pytań w taki sposób, by musieli się przyznać, że czegoś głośnego nie czytali albo pierwszy raz o czymś słyszą. Jest też cała grupa zachowań czy cech, które samemu trudno zidentyfikować. To tzw. martwe punkty – wszyscy znajomi je w nas widzą, a my nie mamy o nich pojęcia. Dlatego najlepiej byłoby zapytać bliskiego przyjaciela, czy coś takiego drażniącego u nas zauważył. To może być np. kończenie zdania słowami: „tak?” lub „prawda?”, zbytnie nachylanie się w kierunku rozmówcy, drapanie się po głowie albo zbyt ciche mówienie. Naprawdę konieczność wytężania słuchu, wyłapywania pojedynczych słów i próby domyślania się reszty zdania, czy ciągłe proszenia „czy możesz powtórzyć?” są szalenie męczące i zrażają do nas rozmówców.

A jak zakończyć small talk, by nikt nie poczuł się niezręcznie? Na szczęście większość osób przychodzi na imprezy z zamiarem rozmowy z więcej niż jedną osobą, więc w tym przypadku o urazę wcale nie tak łatwo. Czasem wręcz nasze odejście może zostać przyjęte z ulgą. Warto oczywiście jakoś się wytłumaczyć, np. powiedzieć, że musimy coś zjeść, czegoś się napić albo kogoś znaleźć, bo planowaliśmy wracać razem samochodem czy obiecaliśmy mu, że z kimś go poznamy. Można też wykorzystać patent, który prof. Jan Miodek w wykładzie na temat prowadzenia rozmowy przedstawia jako sposób na gości, którzy się zasiedzieli. Trzeba się zachwycić: „Jak dobrze nam się rozmawia” i dodać np. „Musimy częściej się spotykać”. Natomiast kończąc small talk z nieznajomym można powiedzieć: „Musimy się kiedyś jeszcze spotkać” albo zaproponować wymianę telefonów.