Karty flotowe, czyli korzyści z tankowania

Trzy dekady temu mało kto wiedział, że na Zachodzie istnieje coś takiego jak karty paliwowe. Użytkownicy aut, szczególnie duże firmy, zasypywane były fakturami za wszystko, co związane jest z eksploatacją samochodów. Teraz jest zupełnie inaczej. Karty flotowe są standardem nawet w małych firmach. Ułatwiają życie księgowym i osobom, które zarządzają flotą. Oczywistą korzyścią z ich stosowania jest zmniejszenie liczby faktur: zamiast – w dużych firmach – setek takich dokumentów, możemy otrzymać tylko jedno, łączne rozliczenie. Firmy, które oferują karty flotowe, proponują jednak znacznie więcej niż uproszczenie rozliczeń. Konkurencja na tym rynku jest duża, na czym oczywiście korzystają klienci. Nie bez znaczenia jest też e-rewolucja, dzięki której karty paliwowe zyskały nowe funkcjonalności.

Obecnie pod nazwą „karta paliwowa” w zasadzie kryje się cały pakiet usług, z których oczywiście nadal najważniejsze to łatwe rozliczanie kosztów i zmniejszenie ceny paliwa. Od lat za pomocą takich kart (np. DKV, Routex itp.) można nie tylko napełniać paliwem baki firmowych pojazdów, ale też opłacać przejazdy autostradami, parkingi, czy warsztaty. W przypadku niektórych kart – nawet w całej Europie. Dzięki rozwojowi e-usług i dostępowi do szybkiego  internetu, karty mogą być teraz powiązane z dedykowanymi aplikacjami mobilnymi. Te ostatnie pomogą znaleźć najbliższe i najtańsze punkty, w których można zatankować, a menedżerom dają możliwość podglądu na żywo wszystkich danych: od pozycji auta aż po powiązane z nim transakcje.

Karty flotowe - oszczędność

Jak duże mogą być obniżki cen paliw, gdy korzystamy z kart? To oczywiście zależy od skali – im większa flota i wyższe sumy wydawane co miesiąc na paliwo, tym większe rabaty. W niektórych przypadkach mogą one sięgać nawet 40 gr za litr! A to naprawdę ogromna oszczędność w przypadku firm, które na co dzień obsługują dużą flotę pojazdów. Niskie ceny za paliwo to jednak także spora korzyść dla małej działalności gospodarczej. W końcu kilkaset złotych miesięcznie to dla wielu firm znaczna kwota. Szczególnie, jeśli można ją zaoszczędzić niemal bez wysiłku.

Czym zatem kuszą firmy, które wydają karty? Przykładowo DKV, jeden z największych emitentów w Europie, informuje o ogromnej liczbie miejsc, w których można korzystać z tej karty. Nie jest ona związana z żadną z sieci stacji benzynowych, więc są to placówki różnych marek. W sumie w Polsce jest ich ok. 5 tys., a w całej Europy – niemal 60 tys. Ciekawostką jest aplikacja mobilna, która pozwala zdalnie zapłacić za zatankowane paliwo bez potrzeby wchodzenia do budynku stacji benzynowej. Przedstawiciele DKV zapewniają, że stale zwiększana jest liczba firm, które pozwalają na taki sposób płatności. Docelowo będą to wszystkie stacje benzynowe, które akceptują płatności tą kartą.

Oczywiście swoje udogodnienia i narzędzia analityczne oferują niemal wszyscy emitenci kart paliwowych. Jeden z powodów, dla których warto z nich korzystać, to – niestety – zdarzające się oszustwa ze strony pracowników. Zdarza się, że kierowcy dokonują nadużyć, wykorzystując służbowe auta do prywatnych celów bez zgody przełożonych albo wręcz tankując paliwo do prywatnych samochodów. Aplikacje dołączane do kart pozwalają wykryć tego typu nadużycia, np. dziwny wzrost średniego zużycia paliwa na 100 km. Można to zrobić, analizując ilość tankowanego paliwa, trasy przejazdu kierowców i przebiegi z liczników. To ważne, bo przecież w niedużych firmach, szczególnie w czasie pandemii, liczy się każda złotówka.

Oprogramowanie idące w parze z kartami flotowymi pozwala ustalić zasady korzystania z karty. Na przykład zablokować możliwość tankowania innego rodzaju paliwa niż wskazany (np. tylko podstawowy olej napędowy) lub wybrać tylko konkretne stacje benzynowe (np. znajdujące się na trasie przejazdu), ewentualnie wskazać, w jakiej można kupować benzynę (np. bez weekendów i świąt).

Te zasady menedżer może zwykle dowolnie zmieniać, wykorzystując aplikację dostępną z każdego miejsca na Ziemi, pod warunkiem, że będzie możliwy dostęp do internetu. Dzięki takim „webowym” aplikacjom można też na bieżąco monitorować koszty tankowania i inne wydatki z kart flotowych. 

BP do swojej karty Routex dodaje system, który pokazuje miejsca i godziny tankowania, pełną historię operacji, dane o każdej transakcji i pozwala określać limity wydatków oraz wyznaczać rodzaje towarów, za które można płacić. Krótko mówiąc, karta flotowa to chyba najtańszy sposób na wykrywanie ewentualnych nadużyć.

Karty flotowe - tańsze paliwo

To nie wszystkie korzyści ze stosowania kart flotowych. Standardem są bowiem rabaty udzielane w przypadku każdej karty wydawanej przez koncern paliwowy. O ile przed laty otrzymać taką kartę mogło niewiele firm – próg miesięcznych wydatków na paliwo był ustawiony na poziomie tysięcy złotych – to teraz jest zdecydowanie prościej, choć oczywiście wielkość zniżek zależy od skali.

Krótko mówiąc, aby otrzymać kartę paliwową, wystarczy utrzymywać kilka aut i miesięcznie wydawać na paliwo ok. 1 tys. zł. Jeżeli deklarujemy znaczne wydatki na paliwo można uzyskać rabaty kwotowe lub procentowe. Im większe wydatki, tym oczywiście bardziej korzystne warunki zakupu paliwa. Zwykle bez specjalnych zobowiązań zaoszczędzimy 10–20 gr na każdym litrze, ale w niektórych przypadkach korzyść firmy może sięgnąć nawet 10 proc. wydatków. W dużych przedsiębiorstwach oznacza to oszczędności liczone w setkach tysięcy złotych. Szczególnie, że duże ciężarówki mogą palić średnio ok. 30 l/100 km.

Samo pozyskanie karty paliwowej zwykle nic nie kosztuje. Koncerny paliwowe, jak PKN Orlen, BP, Circle K albo Shell, chcą przede wszystkim przyciągnąć do siebie klientów. Wybierając kartę flotową danego koncernu, trzeba jednak pamiętać, że zwykle ograniczymy się do jednej marki. Wyjątkiem jest karta Routex, którą otrzymamy od BP i Circle K, z której możemy korzystać na stacjach benzynowych obu marek, a poza Polską m.in. na stacjach sieci Aral (np. w Niemczech). 

Korzystając z karty flotowej, warto jednak pamiętać o dodatkowych opłatach. Kosztowne może być spóźnienie się ze spłatą, zapłacimy również za przewalutowanie transakcji dokonywanych poza Polską. Dodatkowa opłata może być także konieczna w przypadku papierowych wyciągów z karty. Wybierając emitenta, powinno się pamiętać, by pod tym kątem przejrzeć tabelę opłat.

Karty flotowe - dostępność za granicą za granicą

Dla firm, które prowadzą działalność także poza granicami Polski, ważna jest możliwość tankowania aut w innych krajach, bez potrzeby wożenia gotówki albo dokonywania płatności kartami kredytowymi. Karta Flota wydawana przez PKN Orlen daje do dyspozycji nie tylko ok. 1,7 tys. polskich stacji benzynowych, ale też możliwość tankowania w Czechach, na Litwie, a nawet w Niemczech – tam, gdzie nasz narodowy koncern ma swoje placówki. Warto jednak w tym przypadku pamiętać, że poza granicami Polski stacji Orlenu nie ma tak wiele jak u nas.

Jeśli zatem nasze firmowe pojazdy często wyjeżdżają za granicę, lepiej skorzystać z europejskiej wersji karty Routex (wydają je BP i Circle K). Dzięki niej mamy do dyspozycji w Europie ok. 18 tys. stacji benzynowych. Alternatywą mogą być też karty zewnętrznych usługodawców, jak np. UTA (to niemal 40 tys. stacji w Europie), DKV (nawet 65 tys. stacji) czy mało u nas znana karta Allstar Mondo (ok. 70 tys. stacji). Jednak w przypadku niezależnych emitentów koszty kart mogą być wyższe niż w przypadku koncernów paliwowych. Zdarzają się nawet miesięczne opłaty za samo korzystanie z karty, a ceny paliwa mogą być mniej korzystne niż w przypadku kart powiązanych z konkretnymi koncernami.

Karty flotowe to nie tylko poręczny sposób na tankowanie paliwa. Z ich pomocą można bowiem także zapłacić za wiele innych towarów i usług. Korzystając z karty Routex albo Flota można w Polsce płacić za autostrady (europejski Routex – także poza Polską), ale też opłacać myjnie czy dokupić olej, płyn do spryskiwaczy lub inne akcesoria motoryzacyjne. Wydatki te można oczywiście kontrolować, a w razie potrzeby ograniczać.

Wykorzystując międzynarodowe karty, można zapłacić za winiety obowiązujące w niektórych krajach. Z kolei polska Flota pozwala opłacać parkowanie (usługa mobiParking) i za korzystanie z dróg przez samochody ciężarowe (viaToll).

Niektórzy emitenci proponują też inne usługi, takie jak ułatwienia w likwidacji szkód komunikacyjnych, opłacanie wymiany opon czy dostęp do szybkich usług holowania i pomocy na drodze. Zwykle takie dodatkowe usługi wiążą się z abonamentowymi opłatami.

Warto wspomnieć o jeszcze jednej zachęcie, jaką firmom proponują koncerny paliwowe. Otóż, każdy zakup dokonywany z użyciem flotowej karty danej marki powoduje, że zyskujemy punkty. Można je później zamieć na określone korzyści, w tym rabaty lub nagrody rzeczowe. 

W przypadku karty PKN Orlen, czyli Floty, zbieramy punkty Vitay, natomiast z użyciem karty Routex zbieramy punkty Payback. W małej skali te nagrody nie są szczególnie atrakcyjne, ale w przypadku dużej floty i dużej ilości tankowanego paliwa, liczba zebranych punktów może być znaczna, a ich wykorzystanie może dać dodatkową korzyść firmie. Ot, choćby nowy ekspres do kawy dla pracowników.

----------------------------------------

Wiktor Szwarczewski, właściciel firmy Trans Cosmita s.c.

W dzisiejszych czasach sprawne zarządzanie firmą jest podstawą rozwoju na rynku. Programy flotowe dla takich firm jak nasza są również warunkiem koniecznym do sprawnego funkcjonowania wśród dynamicznej konkurencji. Zdecydowaliśmy się na przystąpienie do programu MOYA Firma już wiele lat temu. Przede wszystkim dlatego, że dzięki temu możemy budować naszą przewagę konkurencyjną. Karty MOYA Firma zapewniają optymalizację kosztów, ale także pełną transparentność płatności za paliwo przez naszych kierowców. Transakcje bezgotówkowe są nie tylko proste, ale też bezpieczne, a miesięczne zestawienie kosztów i łatwe fakturowanie upraszczają procesy księgowe. Co jednak unikatowe na rynku – MOYA Firma to także aplikacja mobilna, dzięki której wszystkie czynności można wykonać za pomocą smartfona. Tym bardziej chętnie korzystamy z tego rozwiązania.