Jak AI zautomatyzuje twoje biuro

Rozwój sztucznej inteligencji zmieni naszą pracę. Na razie nie widać, by miała całkowicie zlikwidować niektóre zawody. Sprawia jednak, że pracujemy szybciej, ergo rośnie nasza wydajność. Wiele procesów – pisanie maili, analiza danych czy ustalanie harmonogramu – można bardzo łatwo zautomatyzować, a co za tym idzie, zyskać dodatkowy czas na wykonywanie tych bardzo kreatywnych, ludzkich obowiązków. To zasada prosta i coraz częściej wdrażana w firmach na całym świecie.

W Polsce również? Nie do końca. Jak wynika z danych KPMG, z technologii AI korzysta tylko 15 proc. wszystkich organizacji. To oczywiście szybko się zmienia, bo do końca roku taki status osiągnie kolejnych 13 proc. ankietowanych firm. Dla porównania – na świecie z takich rozwiązań korzysta już co czwarta firma.

Chcesz zatem być w awangardzie. Oto kilka pomysłów, jak przyspieszyć procesy, zwiększyć efektywność i zmniejszyć koszty działania twojego biura.

Automatyzacja obsługi klienta

Systemy AI, takie jak chatboty czy wirtualni asystenci, mogą obsługiwać zapytania klientów na stronie internetowej, w aplikacjach mobilnych czy na platformach społecznościowych. Wykorzystywane są tu różne platformy takie jak Amazon Alexa czy Asystent Google.

Jednak firma może też wdrożyć np. automatyczne odpowiedzi na e-maile. AI może analizować i kategoryzować przychodzące e-maile od klientów oraz automatycznie udzielać odpowiedzi na często zadawane pytania. To pomaga w szybkiej reakcji na zapytania, a pracownicy mogą się skupić na bardziej skomplikowanych zagadnieniach.

Inny, ciekawy obszar to analiza sentymentu w mediach społecznościowych – tak przede wszystkim działa polskie Brand24. AI może monitorować wpisy w mediach społecznościowych oraz fora internetowe, aby zidentyfikować nastroje klientów wobec marki i produktów. To pozwala na szybką reakcję na negatywne komentarze i budowanie pozytywnego wizerunku firmy.

Przetwarzanie i analiza dokumentów 

AI może automatycznie analizować i klasyfikować dokumenty takie jak faktury, umowy czy formularze. Może też wykrywać istotne informacje takie jak daty, numery seryjne czy nazwiska, co ułatwia pracę biura.

Przykładowo wykorzystanie technologii OCR do przetwarzania zeskanowanych dokumentów i konwersji ich zawartości na edytowalny tekst. To umożliwia automatyczne wyodrębnianie informacji z faktur, umów, notatek itp. AI może także analizować i klasyfikować dokumenty na podstawie ich zawartości. Na przykład umowy mogą być automatycznie sortowane według typu, daty czy rodzaju zawartych umownie postanowień.

Elementem automatyzacji może być wykorzystanie funkcji przetwarzania języka naturalnego do wyszukiwania konkretnych treści w dokumentach. Dzięki temu można szybko odnaleźć potrzebne informacje bez konieczności ręcznego przeszukiwania dokumentów. AI może również analizować długi tekst i generować krótkie podsumowania, ułatwiając pracownikom szybkie zrozumienie zawartości dokumentów bez konieczności czytania każdego z nich.

Na koniec AI może automatycznie identyfikować istotne informacje w dokumentach, takie jak daty, numery seryjne, kwoty finansowe czy nazwiska. To pomaga w skróceniu czasu przetwarzania i uniknięciu błędów ludzkich.

Przykłady narzędzi: ABBYY FineReader - narzędzie do rozpoznawania tekstu (OCR), które może automatycznie przekształcać zeskanowane dokumenty w edytowalny tekst. DocuWare - platforma do zarządzania dokumentami, która automatycznie indeksuje i klasyfikuje dokumenty na podstawie ich zawartości.

Zarządzanie zadaniami i harmonogramem prac

AI może analizować kalendarze pracowników i automatycznie proponować dostępne terminy dla spotkań, uwzględniając preferencje oraz dostępność uczestników. Sztuczna inteligencja potrafi także analizować złożone harmonogramy projektów, uwzględniając zależności między zadaniami i zasobami, aby wyznaczać najlepsze kolejności oraz przewidywać potencjalne opóźnienia. Na koniec