Jak przygotować wniosek o unijną dotację

To bardzo ważne: ubieganie się o unijną dotację zawsze powinna poprzedzić analiza sytuacji naszej firmy i dostępnych możliwości zdobycia tego rodzaju dofinansowania. Ten wstępny etap w dużej mierze decyduje, jakie będą potem nasze szanse. Mamy przy tym trzy możliwości. Po pierwsze, informacje na temat dostępnych programów można gromadzić samemu (ale uwaga: trzeba wgryzać się w regulaminy danych konkursów, kryteria wyboru projektów i przez ich pryzmat krytycznie oceniać własny). Po drugie, można za darmo skorzystać z pomocy jednego z kilkudziesięciu punktów informacyjnych funduszy unijnych rozsianych po całej Polsce. I wreszcie, można sięgnąć po pomoc firmy doradczej specjalizującej się w pozyskiwaniu dotacji – tego rodzaju usługi są zwykle bardziej kompleksowe i dogłębniej traktują problem. Są też oczywiście płatne (zazwyczaj 4–10 tys. zł), ale czasami analiza wstępna robiona jest za darmo, w nadziei na późniejszą obsługę klienta przy sporządzaniu i składaniu wniosku. Wówczas najczęściej płaci się tzw. success fee od wartości zdobytych pieniędzy (4–10 proc.). 

Jak opisuje Tomasz Powroźnik, partner w firmie doradczej MG Premium z Krakowa, w ramach analizy możliwości pozyskania dofinansowania bada się m.in. finansową zdolność danego przedsiębiorstwa do realizacji projektu, a także sprawdza liczbę punktów, jakie może on zdobyć, jeśli chodzi o kryteria wyboru projektów w różnych konkursach (żeby zwiększyć jego potencjał). 

Wszystko to zajmuje kilka dni, po czym powstaje kilkudziesięciostronicowy raport, z którego wynika, czy firma ma realne szanse na uzyskanie dotacji, co powinna zrobić, aby je zwiększyć, jakie konkursy wchodzą w grę oraz na co mogłaby ewentualnie zdobyć bezzwrotne unijne wsparcie. 

– Rekomendujemy ten konkurs, który w danym momencie jest najlepszy ze względu na harmonogramy naborów i to, co nasz klient w pierwszej kolejności chciałby zrobić – dodaje Powroźnik. 

Innymi słowy, już na tym etapie weryfikowane są elementy istotne dla powodzenia projektu. 

Instrukcja i kryteria

Przy wypełnianiu wniosku zdecydowanie niewskazane jest wpisywanie odpowiedzi „na wyczucie”: należy korzystać tu z instrukcji dostępnej na stronach danej instytucji oceniającej (wymienia się w niej elementy, które muszą się znaleźć w odpowiedziach w aplikacji, czasem też podawane są stosowne przykłady). Z taką instrukcją oraz z listą kryteriów oceny projektów warto zapoznać się zresztą dużo wcześniej. 

Kryteria te są formalne i merytoryczne. Wśród tych drugich część to tzw. kryteria dopuszczające. Oceniane są, podobnie jak formalne, w sposób zerojedynkowy: albo więc nasza firma i projekt je spełniają i przechodzimy dalej, albo wniosek jest odrzucany. Pozostałe kryteria są punktowane – nie wszystkie trzeba spełnić, lecz warto uzyskać jak najwyższy wynik. 

– Duża część wniosków jest odrzucana na etapie oceny formalnej, a także oceny kryteriów dopuszczających. Jednak nawet w sytuacji, gdy projekt przejdzie te dwa pierwsze etapy, to ostatecznie może uzyskać zbyt mało punktów, aby zakwalifikować się do dofinansowania – ujmuje rzecz Paweł Szarubka, dyrektor działu doradztwa europejskiego w warszawskiej firmie doradczej ISP. 

Świadomość tego, które kryteria trzeba spełnić i pod jakim kątem będą one oceniane, jest bardzo ważna: musimy bowiem wiedzieć, jakie informacje na temat firmy i projektu uwzględnić, na co położyć nacisk, o wyjaśnienie, których ewentualnych wątpliwości powinniśmy szczególnie zadbać. 

Zdaniem Szarubki strategia przygotowania projektu powinna być oparta właśnie na kryteriach jego oceny. Należy też na te przygotowania zarezerwować wcześniej odpowiednio dużo czasu – zwykle minimum sześć tygodni, ale zdarza się, że nawet kilka miesięcy. 

Formularze i załączniki

W każdym konkursie obowiązuje osobny wzór formularza wniosku, który wypełniamy (zgodnie z instrukcją) i do którego gromadzimy niezbędne załączniki. Wymagania w konkursach i programach skierowanych do przedsiębiorców bardzo się tu różnią, można jednak wymienić kilka elementów, które się powtarzają. – W każdym wniosku muszą się znaleźć informacje o firmie wnioskodawcy, o jego doświadczeniu, potencjale, zasobach ludzkich, finansowych, organizacyjnych, technicznych – wymienia Tomasz Powroźnik. 

W aplikacji opisywana jest dotychczasowa działalność firmy i cele projektu, czyli np. to, czy naszym zamiarem jest wprowadzenie innowacyjnych usług, produktów czy też wdrożenie technologii, wyjaśniamy, czy projekt przewiduje prowadzenie prac badawczo-rozwojowych, czy też wdrożenie efektów takich prac itp. Do tego dochodzą kwestie finansowe – harmonogram i budżet przedsięwzięcia, planowane rezultaty finansowe, biznesowe, ale też np. związane z zatrudnieniem, skutkami ekologicznymi itd. (zależnie od danego programu unijnego czy poddziałania) oraz wskaźniki do pomiaru tych rezultatów. 

Kolejna sprawa: wiele firm ma tendencję, by przy wypełnianiu wniosku używać ogólników. Błąd – należy być maksymalnie szczegółowym i konkretnym, na ile tylko pozwala miejsce w formularzu. Jeżeli w aplikacji istotne są kwestie techniczne, język, którym jest ona napisana, nie może być zbyt prosty, a tym bardziej potoczny. Musi być nieco bardziej techniczny, co pokaże, że znamy branżę i temat. 

W porównaniu do poprzedniej unijnej perspektywy (z lat 2007–2013) w obecnej przy ocenie wniosków bardzo zyskał na znaczeniu fakt, czy będziemy w stanie zrealizować projekt od strony finansowej. Trzeba nie tylko zadeklarować własny wkład finansowy, ale też udowodnić, że się go ma. Jest to weryfikowane podczas oceny wniosku. Jeśli firma nie ma zdolności finansowej do realizacji projektu, to w większości wypadków składanie wniosku o dotację nie ma sensu. 

Przejdźmy do wymaganych załączników. Są one jednym z głównych powodów, dla których warto mieć czas na przygotowanie wniosku, zamiast robić wszystko na ostatnią chwilę. Powiedzmy, że nasz projekt przewiduje prace budowlane. Prędzej czy późnej potrzebne będzie pozwolenie na budowę i dokumenty środowiskowe. Wytyczne konkursowe podają, w którym momencie dokumenty te będą wymagane – czy na etapie oceny merytorycznej wniosku, czy w momencie podpisania umowy o dofinansowanie. 

– Proces uzyskiwania takich dokumentów trwa i jeżeli się ich nie zdobędzie we właściwym czasie, to wniosek może odpaść – ostrzega Powroźnik. 

Generatory i wizyty osobiste

Po napisaniu wniosku trzeba go jeszcze we właściwy sposób złożyć. Tu również, podobnie jak na poprzednich etapach, są spore różnice pomiędzy poszczególnymi programami. Zawsze zatem sprawdźmy, co, kiedy i w jakiej formie należy dostarczyć. Lepiej też uporać się ze wszystkim przed terminem. Możemy bowiem trafić na jakiś techniczny problem, np. generator wniosków składanych online nie będzie akceptował formatu, w którym mamy któryś z dokumentów, i nie starczy nam czasu, by go rozwiązać. Może też pojawić się kłopot z podpisem elektronicznym. 

Pamiętajmy także, że choć wszędzie obowiązkowe jest korzystanie z generatorów, nie zawsze wszystko załatwimy przez internet. Szczególnie na poziomie województw i regionalnych programów operacyjnych nadal dużą część dokumentacji trzeba składać fizycznie w siedzibach instytucji oceniających wnioski. Każda z nich ma na dodatek własny, specyficzny dla siebie generator. 

Patrząc na listę najczęściej popełnianych błędów w największym krajowym programie – PO Inteligentny Rozwój – widać, że sporo z nich pojawia się właśnie na tym etapie. Chodzi np. o niezgodność wniosku przesłanego za pośrednictwem generatora z jego wersją papierową, o brak pieczątek, nieczytelne podpisy. Na szczęście błędy te można nieraz poprawić już po złożeniu aplikacji, ale po co dokładać sobie pracy i nerwów?

Choć wszystkim formalnym aspektom trzeba poświęcić sporo uwagi, nie można tracić też z oczu sprawy podstawowej:  pisanie wniosku jest ściśle związane z tym, co sobą reprezentuje nasza firma, oraz tym, o co chodzi w projekcie, na który pragniemy pozyskać finansowanie. Trzeba się zatem równie mocno skoncentrować na treści: na klarownym i przekonującym przedstawieniu celu, jaki chcemy osiągnąć. Od tego bowiem, czy przekonamy do niego ekspertów oceniających wnioski, zależy, czy ostatecznie dostaniemy pieniądze. Ubieganie się o unijną dotację jest więc trochę podobne do pisania biznesplanu z myślą o potencjalnym inwestorze. Forma jest niezbędna, ale to treść i pomysł przesądzą o sukcesie. 

Paweł Szarubka, dyrektor działu doradztwa europejskiego w firmie ISP

Firmy, które już ubiegały się o dotację, wiedzą, jak wielką wagę należy przyłożyć do przygotowania poprawnego formalnie wniosku. Często zdarza się, że jest on składany po wielu tygodniach pracy, a po kilku dniach okazuje się, że nadaje się do kosza, ponieważ popełniono błąd formalny, którego czasem nie da się już poprawić. Na szczęście często jest możliwość jednokrotnej poprawy błędów formalnych, ale trzeba pamiętać, że można wtedy korygować jedynie te, które zostały wskazane przez urzędników. Jeżeli zrobimy wówczas jakieś inne, nieuzasadnione zmiany w projekcie, zostanie on odrzucony. 

Przygotowanie wniosku o dotację – krok po kroku

Krok 1 – analiza wstępna

Przeglądamy ofertę na rynku pod kątem naszych potrzeb, celów i tego, czy pasujemy do danego konkursu, a także harmonogramy naborów. 

Uważnie czytamy regulaminy wybranych konkursów, dogłębnie sprawdzamy kryteria wyboru projektów i przez pryzmat tych kryteriów krytycznie oceniamy własny projekt. Sprawdzamy, ile możemy zdobyć punktów w danym konkursie i gdzie mamy szanse, by tych punktów było jak najwięcej. 

Upewniamy się, że nasza firma ma finansową zdolność do realizacji projektu i że możemy to formalnie udowodnić. 

Upewniamy się, że zdążymy zgromadzić wszystkie wymagane załączniki. 

Na analizę i przygotowania rezerwujemy wystarczająco dużo czasu – minimum sześć tygodni. 

Krok 2 – piszemy wniosek

Wypełniamy go zgodnie z instrukcją zamieszczoną na stronie www danego konkursu/instytucji oceniającej. 

Upewniamy się, że w naszym wniosku spełnione są wszystkie kryteria formalne i dopuszczające. 

Skupiamy się na kryteriach punktowanych, kładąc stosowne akcenty i wyjaśniając starannie kluczowe kwestie. 

Piszemy zwięźle, konkretnie, fachowo i na tyle szczegółowo, na ile pozwala miejsce w formularzu wniosku, aby pokazać, że znamy dobrze temat i branżę. 

Staramy się klarownie i przekonująco opisać możliwości oraz cele naszego projektu (i spójne z nimi mierniki ich realizacji). 

Pilnujemy spójności treści wniosku i załączników. 

Krok 3 – składamy wniosek

Sprawdzamy, jakie są wymogi związane ze składaniem aplikacji w przypadku danego konkursu i generatora wniosków online. 

Upewniamy się, czy mamy wszystkie wymagane załączniki. 

Wniosek składamy na tyle wcześnie, by mieć czas na reakcję, jeśli w ostatniej chwili wyskoczą jakieś niespodzianki. 

Najczęstsze błędy formalne popełniane przez wnioskodawców ubiegających się o dotację z PO Inteligentny Rozwój

30 proc. – brak załączonych umów warunkowych z kluczowym personelem lub podwykonawcą: dotyczy to umów lub oświadczeń o ich podpisaniu w przypadku personelu odpowiedzialnego za kluczowe prace B+R i kadry zarządzającej. 

17 proc. – źle przygotowany załącznik „Sytuacja finansowa wnioskodawcy”: rozbieżności między plikami w Excelu a pdf (wymagane są oba i powinny być identyczne), do tego brak dat, pieczątek lub podpisów osób składających oświadczenie albo odpowiadających za księgowość firmy. 

16 proc. – nieprawidłowe wskaźniki dotyczące produktu i bezpośredniego rezultatu: chodzi o określenie wartości wskaźników dotyczących szczegółów realizacji projektu i jego efektów, jak np. wkład własny firmy, liczba przedsiębiorstw objętych wsparciem, wzrost zatrudnienia we wspieranych przedsiębiorstwach itp. 

15 proc. – źle przygotowane załączniki ogólne: brak dat, pieczątek, podpisów osób uprawnionych (lub podpisy są nieczytelne), błędne wzory załączników, uszkodzone lub niekompletne pliki, brak pełnomocnictw. 

10 proc. – nieprawidłowości w wykresie Gantta: wykres ten pokazuje podział projektu na zadania i harmonogram ich realizacji, a nieprawidłowości polegają najczęściej na nieoznaczeniu zadań, braku spójności pomiędzy danymi na wykresie i we wniosku, na błędnej wersji językowej. 

5 proc. – zaniedbanie wskaźników zrównoważonego rozwoju: brak wartości bazowych, docelowych, jednostek ich pomiaru. 

7 proc. – inne. 

Źródło: Opracowanie własne na podstawie danych NCBR

Najczęstsze błędy  we wnioskach

Brak wersji elektronicznej wniosku o dofinansowanie. 

Różnice między wersją elektroniczną a wersją papierową wniosku. 

Podpisanie wniosku przez osobę nieuprawnioną do reprezentowania firmy. 

Dołączenie kopii dokumentów, których zgodność z oryginałem nie została odpowiednio potwierdzona. 

Brak załączników, które są wymagane regulaminem. 

Pozostawienie niewypełnionych pól we wniosku lub załącznikach. 

Źródło: ISP