Zmiana czasu na zimowy uderzy w firmy? Za błędy przy wypłatach grozi 60 tys. zł kary

W nocy z soboty na niedzielę, 25 października 2026 r., o godz. 3 zegary zostaną cofnięte na godz. 2. Oznacza to, że przedział między 2 a 3 w nocy wystąpi dwukrotnie.

Konsekwencje odczują przede wszystkim osoby pracujące na nocnych zmianach. Przykładowo pracownik, którego grafik obejmuje godziny od 22 do 6, przepracuje faktycznie dziewięć zamiast ośmiu godzin. W przypadku 12-godzinnego dyżuru rzeczywisty czas pracy może wydłużyć się do 13 godzin.

Sama zmiana czasu nie oznacza jednak automatycznie powstania nadgodzin. Decydujące znaczenie mają obowiązujący system czasu pracy, harmonogram oraz liczba faktycznie przepracowanych godzin.

Dodatek nocny i ryzyko niedopłaty

Zgodnie z Kodeksem pracy za każdą godzinę pracy w porze nocnej przysługuje dodatek w wysokości 20 proc. stawki godzinowej obliczonej na podstawie minimalnego wynagrodzenia. W październiku 2026 r. wynosi on 5,46 zł brutto za godzinę.

Jeżeli pracodawca rozliczy zmianę trwającą od 22 do 6 jako osiem godzin, zamiast uwzględnić dziewięć godzin faktycznej pracy, pracownik może otrzymać zbyt niskie wynagrodzenie. Niedopłata obejmie również dodatek nocny. Jeśli dodatkowa godzina będzie stanowiła nadgodzinę, konieczne będzie także jej prawidłowe zrekompensowanie. W przypadku nadgodzin przypadających w porze nocnej dodatek wynosi 100 proc. wynagrodzenia, o ile pracownik nie otrzymał czasu wolnego na zasadach przewidzianych w przepisach.

Systemy kadrowe pod lupą

– Zmiana czasu może ujawnić słabości procesów kadrowo-płacowych, zwłaszcza na styku harmonogramowania, ewidencji czasu pracy i naliczania wynagrodzeń. Odpowiednio skonfigurowane systemy HR i payroll pomagają wykrywać rozbieżności, kontrolować normy czasu pracy i prawidłowo naliczać dodatki. Przed zamknięciem październikowej listy płac warto przetestować poprawność rozliczeń, szczególnie w firmach pracujących całodobowo oraz sprawdzić, czy systemy i dostawca payroll uwzględniają zmianę czasu. Technologia ogranicza ryzyko błędów, ale nie zwalnia pracodawcy z odpowiedzialności za prawidłowe rozliczenia – mówi Ewa Ślusarczyk-Bajer, dyrektor obszaru usług kadrowych i płacowych HRK Payroll Consulting.

Przedsiębiorstwa powinny sprawdzić, czy grafiki uwzględniają dodatkową godzinę, system rejestruje dwukrotne wystąpienie przedziału 2–3, a dane trafiające do działu płac są kompletne. Warto również zweryfikować prawidłowość naliczenia dodatków i zachowanie wymaganych okresów odpoczynku.

Grzywna nawet do 60 tys. zł

Błędy w ewidencji czasu pracy i niewypłacenie należnych świadczeń mogą prowadzić do roszczeń pracowników oraz odpowiedzialności za wykroczenia przeciwko ich prawom. Zgodnie z przepisami wskazanymi w materiale źródłowym grzywna za naruszenie regulacji dotyczących czasu pracy lub niewypłacenie wynagrodzenia w terminie może wynieść od 2 tys. do 60 tys. zł.

Dlatego przed rozliczeniem październikowych wynagrodzeń firmy powinny upewnić się, że systemy kadrowe i płacowe prawidłowo uwzględniają zmianę czasu. Jedna godzina może bowiem oznaczać znacznie więcej niż tylko korektę grafiku.