3 sprawdzone metody na zarządzanie czasem

Większość osób pozwala, aby tygodnie i miesiące po prostu im się "przytrafiały", kiedy tak naprawdę mogą proaktywnie zarządzać swoim czasem. Nie blokują konkretnych bloków czasowych w kalendarzach, uczestniczą w spotkaniach bez jasnych agend i celów, które w dodatku bardzo się przedłużają, czy też pracują bez zdefiniowanych celów i planu. Gdyby tego było mało, dają się rozpraszać ciągłej fali powiadomień i serwisom społecznościowym. Pora na poważnie zabrać się za zarządzanie czasem. 

Sprawdź: Szczepionka Pfizer

To, jak minie nam dany tydzień zależy od tego, jak zaplanujemy sobie ten czas. Warto dokładnie planować poszczególne dni i godziny. Dla przykładu, o jakiej porze najlepiej nam się pracuje? Ile spotkań w ciągu dnia jesteśmy w stanie odbyć, zanim poczujemy zmęczenie? Czy pozwalamy na to, aby powiadomienia o nowej poczcie czy wiadomościach rozpraszały uwagę od rzeczy priorytetowych? 

Zarządzanie czasem: podstawowa zasada 

Sztukę zarządzania czasem jest w stanie opanować każda osoba. Od czego zacząć? Warto przeprowadzić analizę tego, jak spędzamy czas. 

Umieść wszystko, co robisz, w swoim kalendarzu i zapisuj to przez dwa tygodnie. Spisuj wszystko, od spotkań i bloków czasowych na e-maile, po specjalne projekty i czas poświęcony na social media. Następnie, po dwóch tygodniach, przeprowadź analizę. Taki audyt własnego czasu na pewno skłoni się do refleksji. 

Jaki procent czasu poświęcasz na poszczególne projekty? Ile spotkań odbywasz? W jakie dni tygodnia jesteś najlepiej skoncentrowany i realizujesz najwięcej wartościowych rzeczy? O której porze dnia masz najwięcej energii, a o której najmniej? Spisz wszystkie spostrzeżenia tego rodzaju, aby przejść do kolejnego kroku. Teraz:

• Zidentyfikuj małe zmiany. Sprawdź, gdzie możesz dokonać drobnych ulepszeń, które mogą przełożyć się na duże, pozytywne zmiany. Jakie są te najprostsze i najłatwiejsze kroki, które możesz podjąć, aby proaktywnie zaprojektować tydzień pracy? Może każdego dnia w godzinach 11:00 - 13:30 masz bardzo dużo energii i to właśnie wtedy warto realizować najważniejsze zadania?
• Zidentyfikuj znaczące zmiany. Sprawdź, gdzie możesz wprowadzić duże zmiany strukturalne, które przełożą się na lepsze zarządzanie czasem. Mogą są jakieś spotkania, które ktoś organizuje cyklicznie, a na których nie musisz przebywać? A może regularnie i niepotrzebnie poświęcasz czas na social media? Zacznij już teraz budować nowe, lepsze nawyki. 

Nie pozwól na rozpraszanie uwagi. Odzyskaj stracony czas

Firma Atlassian przeprowadziła badanie nad rozpraszaniem uwagi. Wyniki były bardzo interesujące:

• 6 - tyle razy sprawdzamy pocztę na godzinę
• 16 minut - oto czas potrzebny na ponowne skupienie się po otrzymaniu wiadomości e-mail
• 10 - tyle punktów IQ tracisz, gdy wysyłasz stale wiadomości e-mail (to taki wynik jak w przypadku, gdybyś poprzedniej nocy w ogóle nie spał)
• 56 - tyle razy dziennie ktoś nam przerywa 
• 3 minuty - czas spędzony na pracy przed przełączeniem się między zadaniami
• 2 godziny - spędzamy codziennie na regenerowaniu się po rozproszeniu uwagi

To fatalne wieści, a mimo wszystko większość z nas właśnie tak funkcjonuje. Co zrobić, aby odzyskać stracony czas? 

Zobacz: Faktura bez vat

Po pierwsze, twórz konkretne bloki w kalendarzu, oparte na celach. Dla przykładu, twórz bloki po 30 lub 60 minut, w których realizujesz zadania przybliżające cię do danego celu. Wykorzystywanie tego rodzaju na sztywno ustalonych bloków pozwala na zwiększenie koncentracji i wyeliminowanie zakłóceń. 

Po drugie, wyłącz powiadomienia - zarówno na komputerze, jak i smartfonie. Nie pozwól na to, aby ktokolwiek i cokolwiek mogło odwrócić twoją uwagę. Szkoda czasu, aby później na nowo "budować" koncentrację. To tzw. praca głęboka (deep work), której wielu z nas po prostu nie doświadcza, bo za bardzo skupia się na drobnych rzeczach. 

Po trzecie - e-mail. Przeznacz 2-3 bloki na sprawdzanie i odpowiadanie na e-maile w ciągu dnia. Ignoruj pocztę przez resztę dnia, pamiętając, że jeśli ktoś miałby do ciebie pilną sprawę, mógłby skorzystać z telefonu i zadzwonić.

Zarządzaj czasem poprzez optymalizacje

Kiedy już zaprojektujemy swój dzień pracy, warto na bieżąco monitorować samopoczucie, produktywność i poziom koncentracji. Następnie, na podstawie własnych obserwacji, starajmy się wprowadzać np. dwie czy trzy małe zmiany w ciągu dnia, dzięki którym będziemy jeszcze lepiej zarządzać swoim czasem - czyli bardziej efektywnie. 

Może warto jednak sprawdzać i odpisywać na maile o innej porze? Może nie możemy całkowicie wyłączyć wszystkich powiadomień, bo zdarza się, że niektóre osoby potrzebują czegoś pilnie, a jednak nie potrafią zadzwonić? Co działa, a co nie działa? Wprowadzajmy odpowiednie modyfikacje, aby optymalizować swój dzień pracy. Jedna lub dwie zmiany na dzień wystarczą, aby zobaczyć czy będzie jakaś istotna, korzystna dla nas różnica. 

Pod koniec tygodnia poświęćmy też trochę czasu - zwłaszcza na początku - na przeanalizowanie tygodnia pracy. Zastanówmy się, co zadziałało, a co nie, i spróbujmy wprowadzić stosowne zmiany na kolejny tydzień.